De rol van de archivaris

3.3.1 Inleiding

In de voorgaande paragrafen van dit hoofdstuk werd onder andere aangestipt hoe de presentatie van de toegang het zoekproces van de gebruiker beïnvloedt. Ook werd in het begin van dit hoofdstuk melding gemaakt van de klassieke rol van de archivaris als ‘bemiddelaar van brein naar bron’. In hoofdstuk twee zagen we hoe de archiefdienst en de archivaris een meer erfgoedachtige rol gingen vervullen.

Niet alleen door keuzes in de vormen van de presentaties, ook door gedrag beïnvloedt de archivaris het zoekproces van de gebruiker. Fenne Böhmbeschrijft dit proces heel helder in een blog op Kia Pleio (2018, z.pag). De archivaris kan verschillende rollen ten opzichte van zijn gebruikers vervullen. Wat is de rol van de archivaris ten opzichte van de gebruikers en is deze rol veranderd?

Om deze vraag te onderzoeken heb ik de publicatie van uit 2013 van Cook “Evidence, Memory, Identity and Community” als uitgangspunt genomen. Cook beschrijft daarin de vier rollen die de archivarissen volgens hem in de loop van de tijd hebben vervuld. Er is volgens hem steeds een rol bijgekomen, maar de oude rollen zijn niet verdwenen, ze zijn alleen minder dominant geworden. Cook redeneert vanuit de Angelsaksische situatie en ook de fasering die hij gebruikt, sluit hierbij aan. Hieronder zal ik kijken of de rollen die hij omschrijft ook in Nederland herkenbaar zijn en wat dat betekent voor de rol van de archivaris in de (digitale) onderzoekomgeving. Hierbij heb ik gebruik gemaakt van de nodige Nederlandse bronnen en een eigen onderzoek dat ik eerder heb verricht.

3.3.2 Evidence

Dezerol was volgens Cook tot ca 1930 dominant. De taak van de archivaris is in deze periode het onafhankelijk bewaren van archieven in de originele orde (Cook 2013, 106). In Nederland valt dit samen met de periode waarin de Handleiding6 _{tot stand kwam. De opvatting is dat de archivaris zo} objectief mogelijk bemiddelt tussen brein en bron. De beroepscode van archivarissen ademt nog steeds die geest. Artikel 6 van de code luidt: ‘De archivaris dient het gebruik van archieven zo breed mogelijk te bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen’. Verderop bij de uitleg staat ‘Hij dient eeniederobjectief advies te verstrekken en de beschikbare middelen aan te wenden om een evenwichtig uitgebouwde dienstverlening te verzekeren’ (Bos-Rops en Janssens 1997, z. pag.).

3.3.3 Memory

Deze rol was volgens Cook in de periode 1930-1970 dominant. De hoeveelheid overheidsarchieven explodeert en waardering en selectie door de archivaris-historicus, die daarbij rekening hield met de ontwikkelingen in het historisch vakgebied, spelen een belangrijke rol (2013, 107). Er kwam ook meer

6 _{Muller Fz., S et al. Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven: ontworpen in opdracht van de} Vereeniging van Archivarissen in Nederland. Groningen: Erven. B. van der Kamp, 1898.

32 aandacht voor particuliere archieven (2013, 108). Dit is in Nederland de periode van de bijna- vakbroeder zoals door Wieland en Keverling Buisman (1988, 239) is beschreven, vlak voor de explosieve groei in bezoekersaantallen plaatsvond. In deze periode is er nog een sterke band tussen archivarissen en historici. Cook benoemt niet expliciet wat dit voor de bemiddelende rol van de archivaris betekent, maar ik denk zelf dat deze nog niet wezenlijk verandert ten opzichte van de vorige periode.

3.3.4 Identity

Deze rol komt volgens Cook op vanaf de jaren 70 van de vorige eeuw. De archivaris ontwikkelt een eigen identiteit door eigen opleidingen. Er was sprake van het van professionalisering van het vakgebied, maar ook een grotere afstand tot de historici (en juristen). De invloed van andere vakgebieden nam toe (2013, 109-110). Nederland kent na korte periode (1919-1924) sinds 1955 een eigen archiefopleiding. De opleiding is sinds 1995 ondergebracht bij de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam (Kruijssen 2010, 11).

In deze tijd groeien de bezoekersaantallen van archieven sterk, zoals we ook in Nederland zagen optreden. De archivaris krijgt volgens Cook (2013, 112) een rol als mediator om de gemeenschappen te helpen hun identiteit te vormen. Dit is vergelijkbaar met de rol voor de archivaris binnen het erfgoed zoals we in Nederland zagen optreden en die besproken is in hoofdstuk twee. Opvallend is wel, dat volgens sommigen in deze periode de archivaris steeds minder historisch onderzoeker werd (Knotter 2000, 17). Het teken van de grotere afstand tot historici, zoal door Cook omschreven?

In zijn oratie in 2010 Archiefwetenschap, erfgoed en politisering verwoordt Thomassen het verschil tussen de erfgoedfunctie van archieven ten opzichte van hun functie als historische bron. Erfgoed wordt pas erfgoed als het door de gemeenschap als zodanig wordt beschouwd en is dan ook aan verandering onderhevig omdat er steeds verschillende betekenissen aan worden toegekend. Het maakt dus een onderdeel uit van de identiteitsvorming. Een historische bron blijft gelijk, maar er kan uiteraard wel steeds een nieuwe interpretatie aan worden gegeven (z. pag.).

In Nederland zou ik de echte omslag rond de jaren 1995/2002 plaatsen, dus later dan Cook. In 1995 werd erfgoedwaarde in artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 als tweede reden voor het bewaren van archiefbescheiden toegevoegd. Ditnaast de andere reden die al in het Archiefbesluit 1962 stond, het bewaren van archiefbescheiden voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. In 2000 verscheen Archieven in de Etalage waarin de archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed werden benoemd. Deze koerswijziging is wel van belang, omdat dit uiteindelijk grote invloed zou hebben op de manier waarop het publiek wordt benaderd en de wijze waarop naar de archiefsector gekeken wordt.

Daarnaast blijft de archivaris andere rollen vervullen, zoals die van inspecteur of informatieadviseur voor overheidsarchieven. Deze rollen sluiten aan bij de functies van bewijs en geheugen. Het onderstaand schema uit de Handreiking toekomstbestendige archiefinstellingen geeft die twee verschillende rollen weer. Ook in deze handreiking is geen enkele aandacht voor de rol van de archivaris en de archiefdienst als facilitator van historisch onderzoek.

33

Afbeelding 4. de rollen van de archivaris.

Bron: Van Gastel en Obdeijn 2016, 34.

In het Werkprogramma 2018 van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland wordt de spanning tussen de verschillende rollen verwoord:

De archiefsector heeft per definitie een duale opdracht: richting de actuele informatievoorziening van overheden en richting het culturele erfgoed. De sector lijkt te worstelen met dit vooral bestuurlijke vraagstuk inzake de positionering. Keuzes op dit terrein zijn lang niet altijd helder. Het voortbestaan van de archieffunctie vraagt echter om een heldere en stevige inzet op beide fronten. Het imago van archiefinstellingen in het algemeen speelt de archieffunctie daarbij nog parten. Papier overheerst en de focus op erfgoed overschaduwt vooralsnog de rol als betrouwbare speler ten aanzien van actuele informatievoorziening.(2017, 6)

3.3.5 Community

Op het moment van schrijven van het artikel tekent zich volgens Cook een nieuwe rol voor de archivaris af (2013, 113). Allerlei virtuele community’s vormen door het verzamelen van gegevens en het toevoegen van gegevens hun eigen archief. Dit archief is belangrijk voor hun identiteit. Cook spreekt van ‘identity provenance’ (2013, 114). Deze groepen willen hun archieven niet af staan aan een instituut. Bovendien is de massa aan archieven niet te overzien. Dit vereist weer een nieuwe rol van de archivaris; hij moet gaan deelnemen aan de archiefvorming. Dit is het zogenaamde participatief archiveren (2013, 114). Een verregaand voorbeeld is Canada waar een Pan-Canadese strategie is ontwikkeld om samen met de gemeenschap het documentaire erfgoed te waarderen en te verzamelen. Uiteindelijk moet dit tot meer democratische en holistische archieven leiden (2013, 116). De vraag is of dit al echt tot Nederland is doorgedrongen Bergervoet concludeert in zijn masterscriptie “Archieven in transitie”, dat de archiefsector erg voorzichtig is in het betrekken van gebruikers. De input van gebruikers wordt maar mondjesmaat en gescheiden van de eigen archiefactiviteiten toegepast (2011, 72). Er zijn wel al experimenten mee gedaan, bijvoorbeeld voorbeeld tijdens het

34 Archiefatelier documenteren van de samenleving in 2015 met het project Bijlmer Meer (Houtekamer 2015). Wat dit betekent voor de archivaris zijn rol in de digitale onderzoekomgeving, blijkt niet uit de tekst van Cook.

Theimer heeft hier in een lezing in 2014 wel een aantal dingen over gezegd. Zij schetst hoe in het huidige internettijdperk gebruikers op zoek gaan naar makkelijk beschikbare, dat wil zeggen digitale informatie over het onderwerp waarin ze geïnteresseerd zijn. Ze wijst erop dat toegang verlenen een passieve rol is. In navolging van Lankes en zijn concept van ‘library as a platform’, zou volgens haar de nieuwe missie voor archieven moeten zijn: ‘Archives add value to people’slives by increasing their understanding and appreciation of the past’ (z.pag.). Dit is een actieve missie waarbij de mensen (en niet de archieven of collecties) centraal staan. Dit maakt archieven meer participatief, dat wil zeggen in de woorden van Theimer ‘an organization, site or collection in which people other than the archives professionals contribute knowledge or resources resulting in increased understanding about archival materials, usually in an online environment’ (z. pag.). De belangrijkste eigenschap van de archivaris/archiefdienst bij een dergelijk archief is volgens Theimer engagement.

Theimer baseert haar ideeën op die van Lankes, die bekend is van zijn pleidooi voor de community librarian. Belangrijk is dat Lankes de rol van de bibliothecaris niet in de eerste plaats ziet als beheerder van een collectie, maar als kennisfacilitator binnen zijn of haar community. De missie van de bibliothecaris blijft onveranderd, maar zijn hulpmiddelen veranderen wel (Leguijt 2017, 7). Is zo’n rol als kennisfacilitator ook geschikt voor de Nederlandse archivaris en hoe gaat zoiets in zijn werk? Kennis wordt door Lankes niet gezien als iets statisch, zoals vastgelegde kennis in boeken, maar als een actief proces. De conversatie tussen een groep mensen is een essentieel onderdeel van de kenniscreatie. Hierdoor komen de deelnemers aan het kennisproces van hun huidige staat van kennis in een nieuwe staat van kennis (Leguijt 2017,7).

Taal speelt in de conversatie een belangrijke rol, maar de verschillende partijen hebben niet vanzelf hetzelfde begrippenkader of taal. Hier is een rol weggelegd voor de bibliothecaris als kennisfacilitator. Hij moet allereerst op zoek gaan naar het referentiekader van diegenen die een vraag hebben en daar bewust op aansluiten. Dit betekent dat de bibliothecaris niet zijn eigen jargon opdringt, maar vertrekt vanuit het perspectief van de ander. Vanuit dit perspectief (de huidige staat van kennis) gaat de bibliothecaris gezamenlijk met de vragensteller(s) aan de slag. Het gaat dus om een gemeenschappelijke activiteit waarin alle partijen gelijk zijn. Uiteindelijk wordt er door middel van de conversatie een bepaalde overeenstemming bereikt. Deze nieuwe stand van zaken in de kennis kan worden vastgelegd in een kennisproduct, zoals een boek, een website of een film. Omdat dit de resultante is van een gemeenschappelijk proces, is er ook sprake van gedeeld auteurschap. Dit product moet ook vastgelegd en bewaard worden door de bibliothecaris. De vier elementen van kenniscreatie zijn hiermee benoemd: conversatie, taal, overeenstemming en geheugen (Leguijt 2017, 7).

De bibliothecaris beschikt over specifieke vaardigheden die bij het kennisproces van pas komen. Het gaat hier om het verzamelen en toegankelijk maken van de kennis van de gemeenschap en om het verbinden van kennis. Ook is de het de taak van de bibliothecaris om te zorgen dat in de huidige overvloed aan data meerdere bronnen en gezichtspunten aangeboden worden, zodat de vragensteller een goede keus kan maken. Hier lijkt de bibliothecaris van Lankes meer op een archivaris (Leguijt 2017, 8).

Is dit nu te vertalen naar de rol van de archivaris in de digitale onderzoekomgeving? Er zitten een aantal elementen in de benadering van Lankes die van belang kunnen zijn voor de invulling van rol van de archivaris. Allereerst de rol van kennisfacilitator in een gemeenschappelijk, gelijkwaardig proces. Dit zou een geschikte rol kunnen zijn voor de archivaris in een digitale onderzoekomgeving.

35 Ook de nadruk die Lankes legt op de rol van taal, het vertrekken vanuit het perspectief van de ander en zo te komen tot een gemeenschappelijk kader is zinvol om over na te denken. Dit betekent dat de archivaris zich als het ware voegt naar de gebruiker in plaats van de gebruiker zich naar de archivaris en zijn systemen. In de voorgaande paragraaf bleek dat gebruikers behoefte hebben aan archiefintelligentie. Als we dit vertalen naar de rol van de archivaris in het kennisproces betekent dit dat de archivaris niet moet zenden (dus archiefintelligentie aanbieden), maar moet vertrekken vanuit de gebruiker en door middel van conversatie de archiefintelligentie kan aanleren.

Meedoen aan een dergelijk proces vereist wel een zeer actieve en inlevende rol van de archivaris. Hij zal de community’s moeten gaan opzoeken in plaats van dat zij naar hem toekomen, zowel in de fysieke en de digitale wereld. Dit kunnen lokale gemeenschappen zijn, maar ook gemeenschappen van genealogen of onderzoekers die met een bepaald onderwerp bezig zijn. Daarnaast kan de archivaris een rol vervullen bij het duurzaam opslaan van de resultaten van kenniscreatie. Hiermee is de cirkel, archiefvorming, bewaring en hergebruik compleet.

3.4 Conclusies

Welke opvattingen zijn er binnen het vakgebied archivistiek over het gebruikers en toegankelijkheid?

3.4.1 Competenties en archiefintelligentie

Heeft de gebruiker specifieke competenties nodig om archieven en archiefwebsites te benutten? In de literatuur wordt verondersteld dat met name voor het raadplegen van archiefinventarissen en het doen van archiefonderzoek specifieke kennis en competenties nodig zijn, archiefintelligentie genoemd. Dit lijkt het geval te zijn, vooral het verschil tussen een representatie van een bron en de bron zelf is vaak niet duidelijk. Ervaren en minder ervaren onderzoekers vertonen verschillend zoekgedrag. Gebruikers hebben met name behoefte aan contextinformatie. Dit wordt niet altijd op de juiste plaats aangeboden, dat wil zeggen op het punt van het zoekproces waar de gebruiker zich bevindt.

Wordt archiefintelligentie aangeleerd op sites van Nederlandse archiefdiensten?

Mijn algemene indruk op basis van de literatuur is dat er wel archiefintelligentie te vinden is op de verschillende websites van archiefdiensten. De vraag is of de vorm waarin en de plaats waar dit op de websites wordt aangeboden de meest optimale is.

3.4.2 De invloed van de presentatie

Veel inventarissen zijn 1:1 overgenomen uit de papieren versie. Er wordt weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om gegevens in een digitale omgeving in een ander vorm te aan te bieden. Er is nog weinig bekend over de voor- en nadelen van verschillende manier van presenteren, maar de presentatie heeft invloed op het zoekproces. Ik heb in mijn onderzoek weinig tot geen aandacht besteed aan de gebruikersvriendelijkheid van de archiefwebsites. Het lijkt erop dat dit een punt van verbetering en in ieder geval nader onderzoek is.

36

3.4.3 Wat is de rol van de archivaris ten opzichte van de gebruiker?

De rol van de archivaris is in de loop van de tijd veranderd. De indeling en verschillende rollen die Cook beschrijft, zijn in Nederland ook herkenbaar, alleen de fasering is anders. Er zijn steeds nieuwe rollen bijgekomen, naast de oude. Met name de rol in de erfgoedsector heeft de laatste decennia steeds meer de overhand gekregen en heeft geleid tot een andere benadering van de bezoekers. Dit kan botsen met de andere rollen die in archivaris kan vervullen. Op dit moment lijkt er weer een transitie van de rol van de archivaris plaats te vinden.

37