6.1 Inleiding
Nu de diagnose is gemaakt van de huidige situatie bij de gemeente Dantumadeel kunnen de gegevens die hier uit voortkomen worden gebruikt als input voor het model van Deetman (1994). In dit
hoofdstuk zullen de benodigde ontwerpregels worden toegepast op de gegevens uit de diagnose waardoor er voorwaarden kunnen worden geformuleerd voor het ontwerp van de nieuwe situatie met taakgroepen. Zodoende kan er een antwoord worden gegeven op de derde onderzoeksvraag van dit onderzoek.
6.2 Toe te passen ontwerpregels
Door naar de uitkomsten uit de diagnose te kijken kan worden bepaald welke ontwerpregels van belang zijn bij het maken van een nieuw ontwerp. Om het geheel overzichtelijk te houden wordt hieronder per kenmerk van het systeem benoemd wat de uitkomsten zijn en welke ontwerpregels daarbij horen. Het getal tussen haakjes is het nummer van de ontwerpregel zoals die door Deetman (1994) is opgesteld.8
TABEL 6.1
Uitkomsten uit het model (ontwerpfase)
Systeemkenmerk Ontwerpregel
Complexiteit
- Hoog → (1) Taakverdelingsstructuur dient gedifferentieerd te zijn
Bewerkingsonzekerheid
- Laag → (2) Afsplitsing van de regelende taken van de uitvoering is mogelijk (3) Coördinatie van taken mogelijk via planning en standaardisatie (4) Taakverdelingsstructuur kan sterk gedifferentieerd zijn
(17) Er kan gebruik worden gemaakt van formele en gedetailleerde
informatie
(29) Arbeidsprestaties meten o.b.v. observeerbare fysieke actie (31) Leider kan gebruik maken van formele regels en onpersoonlijke
coördinatiemechanismen
Afhankelijkheidsrelaties
- Gepoold → (5) Coördinatie dient via standaardisatie plaats te vinden (18) Informatieoverdracht dient schriftelijk te gebeuren
- Wederzijds → (5) Coördinatie dient via wederzijdse aanpassing plaats te vinden
(6) Coördinatiebeslissingen dienen gedelegeerd te worden naar uitvoering (18) Mondelinge informatieoverdracht met schriftelijke vastlegging (28) Grens van te beoordelen groep daar trekken waar
afhankelijkheid het kleinste is
Variëteit aan diensten / bewerkingsactiviteiten
- Groot → (9) Coördinatiebeslissingen dienen gedelegeerd te worden
Grenstransactie-onzekerheid
- Hoog → (10) Grenshandhavings- allocatie en coördinatiebeslissingen dienen niet van elkaar gescheiden te worden
(12) Er dient enige overlap te zijn tussen de taakgebieden van groepsleden (20) Informatie moet veelvuldig worden verzameld, snel beschikbaar
zijn voor meerdere personen en minder gedetailleerd zijn (32) Leider dient snel beschikbaar te zijn voor overleg
Tempo van technologische ontwikkelingen
- Laag → (14) Specialisatie op één vakgebied is mogelijk
Groepsgrootte
- Klein → (15) Differentiatie in taakverdeling dient beperkt te zijn
(16) Werkzaamheden zijn efficiënt via wederzijdse aanpassing te
coördineren
(23) Informatiesysteem informeel met persoonlijke overdracht (27) Indien er wordt gekozen voor flexibele taakverdeling en
delegatie van regelbeslissingen dient opleiding breed en veelzijdig te zijn
Diversen
(30) Naarmate meer beslissingen aan de groep gedelegeerd zijn, zal het takenpakket van de groepsleider minder operationele en meer ondersteunende activiteiten bevatten, wordt de rol van bemiddelaar tussen de groep en haar omgeving belangrijker en zal de leider meer gebruik moeten maken van indirecte, op beïnvloeding gebaseerde
macht.
Aan de hand van bovenstaand overzicht zal er in de volgende paragraaf (6.3) een korte samenvatting worden gegeven van de uitkomsten van het model met betrekking tot het ontwerp van de nieuwe
structuur. De regels uit de bovenstaande tabel geven voorwaarden met betrekking tot de aspecten taakverdelingsstructuur, beslissingsstructuur en de ondersteunende systemen uit het model van Deetman (1994). Vandaar dat de uitkomsten hierna per elk van deze aspecten uitgewerkt zijn. In de tekst zijn tussen aanhalingstekens de bijbehorende regels uit tabel 6.1 vermeld.
6.3 Uitwerking uitkomsten
6.3.1 Taakverdelingsstructuur
Vanwege de hoge complexiteit van het takenpakket dient in de nieuwe situatie de
taakverdelingsstructuur gedifferentieerd te zijn (1). De lage bewerkingsonzekerheid en laag tempo van technologische ontwikkelingen steunen deze uitspraak (4; 14). De hoge grenstransactie-onzekerheid vraagt echter om enige overlap tussen de taakgebieden van de groepsleden (12). Tevens wordt doordat de groepen relatief klein zijn beperkte differentiatie aanbevolen (15). Samengevat kan er dus worden gesteld dat er twee “dwingende” factoren9 zijn die pleiten voor beperkte differentiatie – de kleine groepsgrootte en de hoge grenstransactie-onzekerheid – terwijl er één dwingende factor is voor een sterke mate van differentiatie – de hoge complexiteit. Uitgaande van deze gegevens kan de
aanbeveling worden gedaan om in de nieuwe structuur te zorgen voor een beperkte mate van
differentiatie en dus enige mate van multi-inzetbaarheid van de groepsleden. Door het toepassen van multifunctionaliteit zal de flexibiliteit van de teams toenemen.
6.3.2 Beslissingsstructuur
In de nieuwe situatie dient de coördinatie hoofdzakelijk te gebeuren door middel van standaardisatie en wederzijdse aanpassing. Dit komt voort uit de aanwezigheid van zowel gepoolde als wederzijdse afhankelijkheid en de kleine groepsgrootte in de nieuwe situatie (5; 16). Deze coördinatie dient gedelegeerd te worden naar de uitvoering, aangezien er sprake is van een grote variëteit aan diensten en bewerkingsactiviteiten en er wederzijdse afhankelijkheidsrelaties aanwezig zijn (6; 9). Daarnaast schept de hoge grenstransactie-onzekerheid de voorwaarde dat grenshandhavings- , allocatie- en coördinatiebeslissingen niet van elkaar moeten worden gescheiden, maar door dezelfde personen of op het zelfde niveau dienen te worden genomen (10).
6.3.3 Informatiesysteem
De nieuwe structuur met taakgroepen vraagt ook om enkele aanpassingen aan het informatiesysteem dat wordt gebruikt binnen het onderzochte systeem. De aanwezige gepoolde afhankelijkheid vraagt om schriftelijke informatieoverdracht, terwijl in het kader van de wederzijdse afhankelijkheidsrelaties mondelinge informatieoverdracht met schriftelijke vastlegging de voorkeur geniet (18). Daarnaast vereist ook het feit dat de groepen klein zijn dat de informatie informeel en door middel van
persoonlijke overdracht wordt uitgewisseld (23). Naast deze vormen van informatieoverdracht dient er
ook aandacht te worden geschonken aan andere aspecten van het informatiesysteem. De verzamelde informatie dient namelijk snel beschikbaar te zijn en toegankelijk te zijn voor meerdere personen. Ook dient er veelvuldig gedetailleerde informatie te worden verzameld door de medewerkers (20). Beide voorwaarden vloeien voort uit de hoge grenstransactie-onzekerheid die aanwezig is.
6.3.4 Opleidingssysteem
Er wordt voor de nieuwe structuur van de buitendienst bij de gemeente Dantumadeel gekozen voor een flexibele taakverdeling, of ook wel multi-inzetbaarheid van de medewerkers, en mogelijk ook delegatie van regelbeslissingen. Deetman (1994) zegt hierover dat indien wordt besloten tot invoering van een flexibele taakverdeling of delegatie van regelbevoegdheden dit met zich meebrengt dat de benodigde opleidingen breed en veelzijdig moeten zijn (27). Er zal later in dit paper verder worden ingegaan op een opleidingsplan dat past bij de nieuwe structuur met taakgroepen.
6.3.5 Beloningssysteem
Volgens de ontwerpregels dienen prestaties van de werknemers te worden gemeten aan de hand van observeerbare fysieke actie (29). Daarnaast is het van belang dat de beoordeling plaatsvindt over de activiteiten die bijdragen tot het bereiken van de groepsdoelen. Hierbij moet de grens van de te beoordelen groep worden getrokken daar waar de afhankelijkheid het kleinste is (28). Dit zal zeer waarschijnlijk de afzonderlijke teams betreffen, aangezien de relaties tussen de teams zwakker zijn dan de relaties binnen de teams. Dit omdat binnen elk team alle voorkomende activiteiten worden uitgevoerd en men dus minder afhankelijk is van de expertise van de leden van andere teams.
6.3.6 Leiderschap
De lage bewerkingsonzekerheid die aanwezig is binnen het onderzochte systeem biedt de mogelijkheid om als leider gebruik te maken van formele regels en onpersoonlijke coördinatiemechanismen (31). Echter, Deetman (1994) stelt ook dat naarmate er meer
beslissingsbevoegdheden aan de groep worden toegekend, de leider meer ondersteunende dan operationele zal uitvoeren en zal hij gebruik moeten maken van indirecte macht door middel van beïnvloeding van de groepsleden (30). Als laatste dient door de aanwezigheid van een grote
grenstransactie-onzekerheid de leider snel beschikbaar te zijn voor overleg, met andere woorden, er moet direct en zonder tussenkomst van derden gecommuniceerd kunnen worden met de leider (32).
6.4 Conclusie
Met behulp van het model van Deetman (1994) zijn in dit hoofdstuk een aantal randvoorwaarden geformuleerd waaraan een nieuw ontwerp met taakgroepen voor de buitendienst dient te voldoen. Zo zijn er voor elk van de zes systeemeigenschappen voorwaarden geformuleerd die in de paragrafen 6.3.1 tot en met 6.3.6 zijn uitgewerkt. Met deze voorwaarden wordt een kader gegeven waarbinnen het
nieuwe ontwerp uitgewerkt dient te worden om op die manier een goed passend concept te vormen dat past binnen de huidige situatie waarin de buitendienst van de gemeente Dantumadeel zich nu bevindt. Zodoende kan de gemeente naar eigen inzicht een nieuwe organisatiestructuur met taakgroepen (laten) ontwerpen zolang de voorwaarden die uit het model van Deetman komen in acht worden genomen. Door de invoering van de taakgroepen aan de hand van de voorwaarden die uit het model van
Deetman (1994) komen, hoopt men bij de gemeente Dantumadeel dat de resultaten met betrekking tot de prestatiecriteria zullen stijgen. Het toepassen van multifunctionaliteit van de groepsleden zal bijdragen aan het verhogen van de prestatiecriteria klanttevredenheid, flexibiliteit en doorlooptijd.