5. Diagnose van de huidige situatie
5.4 Ondersteunende systemen
5.4.1 Informatiesysteem
Voor de uitvoering van de benodigde activiteiten om de geleverde diensten te kunnen leveren is er de volgende informatie nodig:
- Omschrijving van de opdracht/melding/storing - locatie van de activiteiten
- omvang van de activiteiten
- informatie over de te gebruiken hulpmiddelen
Dit is in het kort weergegeven welke informatie de medewerkers van de buitendienst nodig hebben om hun taken goed uit te kunnen voeren. Naast deze informatie hebben de coördinatoren informatie nodig die gebruikt kan worden voor het beheersen van de uitvoerende taken. Deze informatie omvat onder andere:
- informatie over de kwaliteitsniveau van de openbare ruimte - informatie over prestaties van de afzonderlijke eenheden - informatie over de beschikbaarheid van personeel - informatie over kosten en opbrengsten
Op dit moment wordt er relatief weinig informatie verzameld en bewaard. Er wordt alleen informatie bewaard over opbrengstgegevens van afval, keuringen van speeltuinen, areaalwijzigingen en
begraafplaatsen. Deze informatie wordt jaarlijks verzameld per eenheid of werkgebied en is erg globaal. De twee coördinatoren, de productgroepmanager, de beheerder van de begraafplaatsen en de receptionist zijn de enige personen die deze informatie verzamelen en beheren deze informatie ook. Er wordt weinig tijd gestoken in het verwerken van de verzamelde informatie waardoor veel werk op dit gebied blijft liggen. In principe heeft iedereen toegang tot de verzamelde informatie alleen wordt hier erg weinig tot geen gebruik van gemaakt. De informatie wordt door middel van rapportage formeel overgedragen aan bijvoorbeeld het college van B & W en wordt informeel overgedragen naar de medewerkers buitendienst toe. Zo nu en dan worden er nieuwe onderdelen of pc’s toegevoegd aan het informatiesysteem, hetgeen gemakkelijk uit te voeren is.
5.4.2 Opleidingssysteem
Het opleidingsniveau binnen het te onderzoeken systeem varieert van LBO tot MBO met aanvullende vakopleidingen. Daarnaast krijgen medewerkers training in onder andere ARBO-voorschriften en andere veiligheidsaspecten. Er wordt van de medewerkers geëist dat ze aanvullende vakopleidingen
volgen of reeds diploma’s hiervoor bezitten en dat ze bepaalde veiligheidscursussen volgen. Per medewerker worden er per jaar 1-3 dagen gereserveerd voor cursussen en trainingen. Deze cursussen en trainingen worden vrijwel allemaal intern gevolgd. Alle korte opleidingsactiviteiten worden gecoördineerd door de productgroepmanager; dit gaat buiten de eenheid Personeelszaken om.
Naast deze formele trainingen biedt het werk zelf ook voldoende leermogelijkheden. Vooral het leren omgaan met verschillenden soorten materieel is een vorm van leren dat eigenlijk alleen door
ervaringsleren of praktijkleren onder de knie kan worden gekregen. Iemand kan al 20 jaar in het bezit zijn van een vrachtwagenrijbewijs, maar hoe je met een veegauto om moet gaan kun je niet onder de knie krijgen zonder er daadwerkelijk gedurende langere tijd mee te werken. Veelal wordt dit soort leren bereikt door onervaren medewerkers met ervaren medewerkers op pad te sturen om zo de benodigde kennis over het materieel op te doen.
Nieuwe medewerkers worden bekend gemaakt met het werken bij een gemeente door het volgen van de cursus “Hoe werkt de gemeente?” en worden tevens gedegen begeleid door de verantwoordelijke manager door bijvoorbeeld het regelmatig houden van begeleidingsgesprekken.
5.4.3 Beloningssysteem
Het beloningssysteem bij de buitendienst van de gemeente Dantumadeel is een geformaliseerd systeem en is hoofdzakelijk gebaseerd op opleiding en diensttijd. De functiewaarderingen en bijbehorende salarissen zijn opgesteld aan de hand van de voor de betreffende functie benodigde opleiding. De diensttijd kan hier bovenop nog zorgen voor een hoger salaris binnen hetzelfde
functieprofiel. Er vinden binnen de productgroep Gemeentelijk Beheer geen prestatiemetingen plaats, wat met zich meebrengt dat er geen andere beloningen dan de vaste periodieke beloningen worden uitgekeerd. Het beloningssysteem is niet erg transparant; het is lang niet voor iedereen duidelijk waarom iemand in een bepaalde schaal zit en waarop de inschaling is gebaseerd. Daarnaast wordt het beloningssysteem niet erg consistent gehanteerd. Bij Gemeentelijk Beheer worden er geen bijzondere beloningen meer uitgekeerd, terwijl werknemers die op het gemeentehuis zitten nog welbijzondere beloningen kunnen ontvangen voor bijzondere prestaties of door voorgedragen te worden door collega’s.
5.4.4 Leiderschap
In de huidige situatie wordt de leiderschapsrol vervuld door de twee coördinatoren van
Afvalstoffen/Groen en Infrastructuur. De coördinatoren verrichten alle coördinerende en sturende taken die nodig zijn om de werknemers aan te sturen. Omdat ze zowel de gemeente in gaan om te kijken bij werkzaamheden en anders in de kantoren op het terrein van Gemeentelijk beheer zitten, zijn de coördinatoren snel aanspreekbaar. De afstand tussen de leiding en de mensen op de werkvloer is dus klein.
Mede vanwege het feit dat de coördinatoren geen formele machtspositie hebben, wordt hoofdzakelijk gebruik gemaakt van indirecte macht en overtuigingskracht om de medewerkers aan te sturen. De productgroepmanager is de enige met een formele machtspositie binnen Gemeentelijk Beheer. Overleg met de medewerkers wordt alleen gevoerd om praktische zaken te bespreken; de meeste beslissingen worden genomen zonder participatie van medewerkers.
Het beeld en beleid dat de coördinatoren proberen uit te dragen is dat er hard gewerkt moet worden en inzet moet worden getoond samen met het behouden van een hoge kwaliteit van de openbare ruimte. Dit doet men in het kader van de missie van de gemeente Dantumadeel: “Leefbaar en gezond in het groen”. Hoewel de leiding claimt altijd aanspreekbaar te zijn in geval van problemen of vragen zijn de medewerkers niet allemaal even tevreden over de afhandeling hiervan. Volgens de medewerkers wordt met veel opmerkingen niks gedaan en blijven teveel zaken liggen bij de leiding.
In tabel 5.1 wordt een overzicht gegeven van de hiervoor behandelde systeemkenmerken. Uit deze tabel is af te lezen hoe de organisatie in de huidige situatie scoort op de systeemkenmerken die worden behandeld in de paragrafen 5.2 tot en met 5.4.
TABEL 5.1
Overzicht uitkomsten uit diagnose*
Systeemkenmerk Functionele structuur Taakgroepen
Complexiteit Laag * Hoog
Bewerkingsonzekerheid Laag
* Hoog
Afhankelijkheidsrelaties tussen taken Gepoold
* Wederzijds afhankelijk
Variëteit aan diensten Klein
* Groot
Grenstransactie-onzekerheid Laag
* Hoog
Tempo van technologische ontwikkelingen Laag * Hoog
Groepsgrootte Groot ( ≥ 30 pers.)
* Klein ( ≤ 10 pers.)
*
Taakverdelingsstructuur Functioneel c.q. gedifferentieerd Taakgroepen c.q. multifunctioneel
*
Beslissingsstructuur gescheiden van werkvloer Standaardisatie + Wederzijdse aanpassing + dicht bij werkvloer
*
Informatiesysteem Weinig info verzameld + beperkt toegankelijk Veel info verzameld + vrij toegankelijk
*
Opleidingssysteem Beperkte opleidings-mogelijkheden veel tijd voor opleiding Brede opleidingen + *
Beloningssysteem Individuele beloning o.b.v. dienst-/ leeftijd Groepsbeloning o.b.v. resultaten *
Leiderschap non-participatief + op grote afstand van werkvloer makkelijk bereikbaar Ondersteunend +
* De asterisk geeft in bovenstaande tabel voor elk systeemkenmerk aan waar de organisatie zich nu ongeveer bevindt
5.5 Prestatiecriteria
Er zijn tijdens gesprekken met de productgroepmanager en de coördinatoren een aantal prestatiecriteria naar voren gekomen die als belangrijk worden gezien voor de productgroep Gemeentelijk Beheer. Klanttevredenheid is één van deze criteria. Er worden regelmatig
klanttevredenheidsonderzoeken gehouden onder de burgers om te peilen hoe de burgers de service van de gemeente beoordelen. Op het moment scoort Gemeentelijk Beheer goed in deze onderzoeken en men wil dit peil behouden en eventueel zelfs verbeteren. Door de invoering van het wijkgericht werken hoopt men betere service te kunnen verlenen, waardoor de klanttevredenheid omhoog moet gaan.
Een tweede prestatiecriterium is dat men bij Gemeentelijk Beheer tracht marktconform te werken (efficiency). Dit houdt in dat men zowel op het gebied van kwaliteit als kosten het even goed of zelfs beter probeert te doen dan het gemiddelde in de markt. Door de gelijktijdige invoering van
resultaatgericht werken met het wijkgericht werken wordt een poging gedaan om meer te sturen op prestaties binnen de gemeente. Dit resultaatgericht werken kan bijdragen aan de poging om
marktgericht te (blijven) werken.
Flexibiliteit is een derde prestatiecriterium dat wordt genoemd door de leidinggevenden. Men vindt het belangrijk dat er snel op wijzigende situaties of meldingen van burgers kan worden ingespeeld zonder dat daar veel extra overleg met de betrokken partijen en werknemers voor nodig is. Door de invoering van het wijkgericht werken probeert men hier ook op in te spelen door medewerkers multifunctioneel in te zetten. Hierdoor zijn medewerkers flexibeler inzetbaar en kan dus beter en sneller op wijzigende situaties worden ingespeeld.
Een ander criterium dat enigszins gerelateerd is aan flexibiliteit is de doorlooptijd. Door de medewerkers flexibel in te zetten kunnen opdrachten of meldingen sneller worden uitgevoerd c.q. opgelost. Medewerkers kunnen doordat ze flexibel inzetbaar zijn namelijk naar gelang de situatie ingezet worden waardoor de capaciteit op het betreffende gebied tijdelijk vergroot kan worden zonder extra mensen van derden in te huren.
Als laatste prestatiecriterium wordt door de leidinggevenden de kwaliteit van de openbare ruimte aangedragen. Zoals eerder genoemd wordt momenteel binnen de gemeente Dantumadeel ook resultaatgericht werken ingevoerd. In het licht van het resultaatgericht werken wil men binnen het wijkgericht werken het werken op basis van beeldkwaliteit gaan invoeren. Hierbij worden aan medewerkers voorbeelden in een handzaam boekje ter beschikking gesteld aan de hand waarvan de medewerkers kunnen bepalen op wat voor kwaliteitsniveau ze zitten ten aanzien van de kwaliteit van de openbare ruimte. Er wordt dan vooraf bepaald welk kwaliteitsniveau gewenst is op een bepaald
gebied, bijvoorbeeld zwerfvuil, en kan worden gemeten of dat niveau daadwerkelijk wordt gehaald. Door de invoering van onder andere dit werken op basis van beeldkwaliteit wil men proberen de kwaliteit van de openbare ruimte te verhogen.
5.6 Conclusie
In de voorgaande paragrafen 5.2 tot en met 5.4 is een beeld geschetst van de huidige situatie bij Gemeentelijk Beheer bij de gemeente Dantumadeel in termen van taak-, omgevings- en
structuurkenmerken en ondersteunende systemen. Met de gegevens uit deze diagnose kan het model van Deetman (1994) ook worden ingezet als ontwerpinstrument, hetgeen in hoofdstuk 6 nader wordt beschreven. Met het schetsen van dit beeld is een antwoord gegeven op deelvraag 1 uit het
onderhavige onderzoek. Ook is er in paragraaf 5.5 antwoord gegeven op deelvraag 2, waarbij wordt gekeken naar de prestatiecriteria die van belang zijn na de invoering van het wijkgericht werken. Het is belangrijk om deze prestatiecriteria op te stellen, zodat na invoering van het wijkgericht werken kan worden gekeken of de productgroep Gemeentelijk Beheer ook beter presteert op deze vooraf bepaalde criteria.