7.1 Inleiding
Om een overzicht te krijgen van welke personen in staat zijn welke groepen taken uit te voeren, wordt in deze paragraaf een inzetbaarheidsmatrix opgesteld. Door gebruik te maken van deze ingevulde matrix kan dan worden bepaald welke taken nog aangeleerd moeten worden om te zorgen dat er een team ontstaat dat alle voorkomende werkzaamheden in de wijk uit kan voeren. Hierbij moet rekening worden gehouden met de mogelijkheden die de werknemer heeft om bepaalde taken uit te kunnen voeren, zowel aan de hand van fysieke beperkingen die een medewerker kan hebben als aan de hand van mentale capaciteit. Natuurlijk moet van te voren eerst worden bepaald in hoeverre de teamleden multifunctioneel inzetbaar dienen te zijn c.q. hoeveel verschillende groepen taken een medewerker moet kunnen uitvoeren. Aan de hand van bovenstaande informatie en uitkomsten kan dan een passend opleidingsplan worden opgesteld met betrekking tot de aan te leren vakkennis voor de afzonderlijke medewerkers.
7.2 Mate van multifunctionaliteit
Zoals hiervoor is aangehaald is het van belang om, voordat er een begin wordt gemaakt met het opstellen van een inzetbaarheidsmatrix, helder te krijgen in hoeverre de werknemers multifunctioneel inzetbaar dienen te zijn. Uit de uitkomsten van het model van Deetman (1994) blijkt dat enige mate van multifunctionaliteit nodig is in de nieuwe structuur.10 Daarnaast dragen ook factoren als het vormen van heterogene groepen in de nieuwe structuur en de krappe personeelsbezetting bij aan de noodzaak tot het toepassen van multifunctionaliteit (Van den Beukel & Molleman, 1998). Van de krachten die multifunctionaliteit tegenwerken11 is eigenlijk alleen het verdwijnen van specialisme van belang. Ongeveer een derde van de werknemers is tegen de invoering van taakgroepen vanwege het verdwijnen van hun specialisme, de rest is bereid om ook andere taken naast hun specialisatie uit te
10zie paragraaf 6.3.1
voeren in de nieuwe situatie. Er is ook in beperkte mate sprake van statusverlies; dit geldt alleen voor enkele werknemers die op een vrachtwagen rijden (4 á 5 werknemers van de 19). Deze zelfde
medewerkers zitten ook bij de groep die tegen taakgroepen zijn vanwege het verdwijnen van hun specialisme (vrachtwagenchauffeur). De twee genoemde krachten zijn echter niet dermate sterk dat de mate van multifunctionaliteit verminderd moet worden. Deze krachten gelden slechts voor een grote minderheid van de werknemers en oefenen daardoor niet veel invloed uit op de mate van
multifunctionaliteit voor de groep werknemers als geheel.
Uit overleg met de productgroepmanager en de coördinatoren van de twee betreffende eenheden is naar voren gekomen dat men graag ziet dat iedere medewerker ten minste vijf van de twaalf verschillende groepen taken12 uit kan voeren. Hierbij wordt een uitzondering gemaakt voor de medewerkers O, P en S; deze medewerkers zijn gedeeltelijk afgekeurd en zijn niet in staat om voldoende verschillende taken uit te voeren. Hierdoor ontstaat een ongelijke verdeling van
multifunctionaliteit wat zorgt voor een langere totale doorlooptijd, een negatieve invloed op het succes van teams heeft en minder geschikt is in situaties waarin rekening moet worden met verzuim; het zorgt voor een verminderde flexibiliteit (Molleman & Slomp, 1999). Echter, deze ongelijke verdeling is onvermijdbaar vanwege de fysieke en mentale beperkingen van enkele werknemers.
Daarnaast heeft het management voor een aantal groepen taken een minimum aantal mensen vastgesteld dat die taken zelfstandig uit moeten kunnen voeren. Molleman en Slomp (1999) zeggen over het aantal mensen dat gekwalificeerd is om een taak uit te voeren, redundantie genaamd, dat dit moet worden vormgegeven aan de hand van de variaties in het aanbod en de vraag naar arbeid of taken en aan de hoogte van het verzuim. Zij zeggen ook dat elke taak door tenminste door twee werknemers uitgevoerd moet kunnen worden om de invloed van lage tot matige vormen van verzuim te verkleinen. Bij de gemeente Dantumadeel zal in ieder geval elke groep taken door minimaal 2 werknemers uitgevoerd kunnen worden, dus zal verzuim zolang het geen overmatige vormen aanneemt geen grote invloed hebben op de prestaties van de teams. Het is echter niet mogelijk om de redundantie aan te passen aan de vraag en het aanbod van arbeid of taken, omdat de gemeente hier geen gegevens over verzamelt. Ook heeft het management geen gegevens over het verzuimpercentage dat er per taakgroep bestaat; er worden wel verzuimgegevens bijgehouden, maar deze gegevens zijn niet gedetailleerd genoeg om verzuimpercentages per groep taken te berekenen. Om toch een invulling te geven aan het minimaal benodigde aantal mensen die een taak uit kunnen voeren, heeft het management een schatting gemaakt voor taken waarvan zij denkt dat daar bepaalde minimumaantallen bij horen. Het gaat om een schatting van het benodigde aantal mensen voor de volgende groepen taken:
• Groenonderhoud → 6 personen
• Snoeien, maaien, beplanten → 6 personen • Ondergronds reinigen met kolkenzuiger → 6 personen
• Straatvegen → 4 personen
• Afvalinzamelen met zijlader → 5 personen
• Afvalinzamelen met kraanauto → 8 personen
• Pompenonderhoud → 5 personen
• Gladheidbestrijding → iedereen
• Begraafplaatsen → 4 personen
Deze gegeven worden tevens meegenomen bij het opstellen van de matrix en het bijbehorende opleidingsplan.
7.3 Aanwezige kennis bij werknemers
Om een overzicht te krijgen van de aanwezige vakkennis bij de afzonderlijke werknemers, zal er in deze paragraaf een inzetbaarheidsmatrix worden gemaakt van alle werknemers van de buitendienst die zijn afgezet tegen de twaalf verschillende groepen taken. Deze matrix is door iedere medewerker zelf ingevuld onder begeleiding van de beide coördinatoren van de beide eenheden die onder het nieuwe wijkgericht werken gaan vallen. In de door de medewerkers in te vullen matrix is gevraagd aan te geven welke taken door de medewerker zelfstandig kunnen worden uitgevoerd en welke taken niet zelfstandig, maar wel in samenwerking met iemand anders uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast is gevraagd om aan te geven welke groepen taken men bereid is om aan te leren. Een vereiste hierbij is dat het totaal van het aantal taken dat iemand reeds kan uitvoeren en welke taken men nog bereid is te leren samen minimaal vijf groepen taken omvat. Zodoende kan tevens inzicht worden verkregen in welke opleidingsmogelijkheden en voorkeuren er bij de afzonderlijke werknemers bestaan.
7.4 Indeling van de teams
Op basis van de ingevulde formulieren en de gestelde voorwaarden vanuit het management zijn er twee teams geformuleerd. Hierbij is getracht zo compleet mogelijke teams te creëren waarbij minimale aanvullende opleiding nodig is om de teams alle voorkomende taken uit te kunnen laten voeren. Naast de numerieke voorwaarden voor elke werknemer – minimaal 5 groepen taken uit kunnen voeren – en voor enkele groepen taken, is er ook rekening gehouden met kanttekeningen van het management om de teams qua motivatie van werknemers ook op gelijke hoogte te krijgen. Het gaat hier voornamelijk om een goede verdeling van mensen met een positieve en mensen met een negatieve werkhouding. Wanneer de verdeling van (motiveerde en) ongemotiveerde werknemers over de teams niet gelijkmatig is, krijg je “goede” en “slechte” teams. Een team met relatief meer mensen die minder gemotiveerd zijn, c.q. een negatieve werkhouding hebben, zal een “slecht” team vormen ten opzichte van teams met meer gemotiveerde werknemers. De minder gemotiveerde mensen zullen door de
relatief slechte prestaties van en negatieve werkhouding binnen hun team nog minder gemotiveerd raken, hetgeen zorgt voor een slechte ontwikkeling of zelfs achteruitgang van het team en de prestaties van het team. Door te zorgen dat er binnen de afzonderlijke teams een goede en gelijke mix van gemotiveerde en minder gemotiveerde werknemers bestaat, zullen er gelijkwaardige teams ontstaan die elkaar qua motivatie van de teamleden niet veel zullen ontlopen. Het goed verdelen van de gemotiveerde werknemers over de verschillende teams zorgt er tevens voor dat de lat voor wat betreft prestaties hoger wordt gelegd (Kreitner, Kinicki & Buelens, 2002). De gemotiveerde teamleden zullen hogere doelen stellen voor zowel zichzelf als voor hun team, wat zorgt voor een betere collectieve prestatie en ook, tussen de teams, voor meer gelijke doelen en dus meer gelijke prestaties om deze doelen te behalen. Na rekening te hebben gehouden met het voorgaande, zien de twee wijkteams er als volgt uit:
TABEL 7.1 Team 1 (10 personen)
Werknemer → A D* L* H K Q E O M S Tot.
1 Groenonderhoud 2 3
2 Snoeien, maaien, beplanten 2 (4) 3
3 Schoonhouden, opruimen 10
4 Controle / onderhoud infra 5 (6)
5 Aanleg infrastructuur 5
6 Kolkenzuiger 5 3
7 Veegauto 1 (4) 2
8 Afvalinzameling II I I II I+II 3 (I) 3 (II) 2 4
9 Pompenonderhoud 4 (6) 3 10 Gladheidbestrijding 7 5 11 Begraafplaatsen 2 2 12 Overige 6 Team 2 (9 personen) Werknemer → B C* F* I J G** N P R Tot. 1 Groenonderhoud 3 3
2 Snoeien, maaien, beplanten 3 (4) 3
3 Schoonhouden, opruimen 9
4 Controle / onderhoud infra 3 (6)
5 Aanleg infrastructuur 3 (6)
6 Kolkenzuiger 4 (5) 3
7 Veegauto 1 (2) 2
8 Afvalinzameling I I+II I II 3 (I) 2 (II) 3 4
9 Pompenonderhoud 2 (4) 2
10 Gladheidbestrijding 7 (8) 5
11 Begraafplaatsen 2 (4) 2
12 Overige 7
I = kan afval inzamelen met zijlader * = heeft geen groot rijbewijs & chauffeursdiploma II = kan grofvuil/takken inzamelen met kraanauto ** = heeft geen chauffeursdiploma
= kan zelfstandig door de betreffende persoon worden uitgevoerd
= kan door de betreffende persoon samen met een ervaren iemand worden uitgevoerd = zou de betreffende persoon nog graag (zelfstandig) willen leren uitvoeren
In bovenstaande tabel is per team voor elke groep taken aangegeven welke werknemer (A t/m S) deze taken in het betreffende team kan uitvoeren. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het zelfstandig uit kunnen voeren van een taak (geel) en het samen met een ervaren iemand uit kunnen voeren van een taak (oranje). De grijze vakjes betekenen dat iemand de betreffende taak nog graag wil aanleren en een wit hokje houdt in dat degene die taak niet kan uitvoeren en deze ook niet wil leren. Achter elke tabel staat ook het totaal aantal mensen dat in het betreffende team een groep taken zelfstandig uit kan voeren. Tussen haakjes is hierachter het aantal mensen vermeld dat deze taak potentieel zelfstandig uit kan voeren, door de mensen die bereid zijn deze taak aan te leren bij de mensen die deze taak reeds zelfstandig kunnen uitvoeren op te tellen. In de laatste kolom is tenslotte het aantal mensen
weergegeven dat de betreffende taak uit zou moeten kunnen voeren, dit naar aanleiding van de eisen die vanuit het management zijn gesteld.13 Op deze manier is duidelijk te zien waar de discrepanties zitten tussen de totale aantallen en de gewenste aantallen werknemers die de taken uit moeten kunnen voeren.
Zoals eerder vermeld zijn de werknemers O, P en S vrijgesteld van de verplichting om minimaal 5 van de 12 groepen taken uit te kunnen voeren. Uit de tabel is af te lezen dat in de realiteit alleen
werknemer P ook daadwerkelijk niet aan deze eis voldoet (hij kan slechts 3 groepen taken uitvoeren).
7.5 Opleidingsplan
Uit tabel 7.1 kunnen een aantal discrepanties worden afgelezen tussen de gewenste en de aanwezige capaciteiten van de werknemers. Om deze discrepanties op te kunnen lossen is er opleiding nodig, zodat er voldoende mensen zijn om iedere taak uit te kunnen voeren. In onderstaande tabel worden de tekorten aan opleiding weergegeven met eventueel de aanvulling “intern” indien deze opleiding intern via “leren door het te doen” kan worden verkregen. Bij het opstellen van het opleidingsplan is
rekening gehouden met de inschatting van de capaciteiten van de individuele werknemers door het management en de opleidingsvoorkeuren van de medewerkers die tevens in tabel 7.1 zijn
weergegeven. Bij team 1 is er sprake van een tekort van één persoon bij de taakgroep
“groenonderhoud”, echter er zijn geen mensen die nog graag deze opleiding willen volgen. Dit wordt opgelost door deze opleiding in te voegen in opleiding voor de groep “snoeien, maaien, beplanten”, waarvan er ook een tekort is van 1 persoon in team 1. Voor deze opleiding zijn er namelijk wel mensen die aangeven deze groep taken wel te willen leren. Voor het leren omgaan met een kraanauto zijn er geen mensen die aangeven dit te willen leren, dus hier zal een alternatieve oplossing voor moeten gezocht. Wellicht kunnen de medewerkers expliciet benaderd worden met de vraag of ze willen leren omgaan met een kraanauto.
Naast de opleidingen die resulteren uit de inzetbaarheidsmatrix, is er vanuit het management ook nog de wens dat sommige opleidingen eigenlijk door alle medewerkers gevolgd zouden moeten worden. Het gaat hier bijvoorbeeld om het volgen van een vaardighedentraining over hoe om te gaan met burgers of het feit dat het management graag wil dat iedere werknemer over een vrachtwagenrijbewijs beschikt. Het management wil namelijk graag dat iedere medewerker een training volgt waarbij de nadruk ligt op het omgaan met klanten c.q. klantgerichtheid en op het (samen)werken in teams. Het management is van mening dat een dergelijke training een basis vormt van waaruit de teams zich kunnen ontwikkelen. Daarnaast bestaat zoals gezegd de wens dat elke werknemer over een
vrachtwagenrijbewijs beschikt. Deze wens komt vooral voort uit het feit dat men in de huidige situatie problemen heeft om de consignatie- of storingsdienst goed in te plannen. Wanneer er een storing is, is het vaak het geval dat er iemand met een kolkenzuiger of kraanauto aan te pas moet komen om deze storing of dringende melding op te kunnen lossen. Wanneer er een aantal mensen die in het bezit zijn van een vrachtwagenrijbewijs met vakantie zijn, kan dit in de huidige situatie problemen opleveren bij het inroosteren van de overgebleven werknemers voor de consignatiedienst. Dit is de voornaamste reden waarom het management graag wil dat iedereen over een vrachtwagenrijbewijs en
chauffeursdiploma beschikt. Deze opleidingen zijn naast de opleidingen die uit de
inzetbaarheidsmatrix resulteren meegenomen in onderstaand opleidingsplan in tabel 7.2 (zie de punten 5 en 6).
TABEL 7.2 Opleidingsplan
Opleiding Wie moeten opleiding volgen? Totaal aantal deelnemers
1. Groenonderhoud + snoeien,
maaien, beplanten H of M (team 1) 1
2. Veegauto H, E of M (team 1) + N (team 2) 2 (INTERN)
3. Kraanauto ? 4 (INTERN)
4. Vaardighedentraining Iedereen 19
5. Chauffeursdiploma G (team 2) 1
6. Rijbewijs +
chauffeursdiploma C en F (team 2) + D en L (team1) 4
7.6 Conclusie
In dit hoofdstuk is in kaart gebracht welke capaciteiten er bij de medewerkers aanwezig zijn en welke eisen vanuit het management worden gesteld. Op basis van deze informatie is in tabel 7.2 een
opleidingsplan weergegeven met de te volgen opleidingen met de daarbij behorende aantallen werknemers. Op basis van deze tabel kan eenvoudig een schatting worden gemaakt van de te
verwachten opleidingskosten. Hiervoor moet het management echter nog wel eerst offertes aanvragen bij opleidingsinstituten die deze opleidingen aanbieden.