Rekenpligtige beamptes

Die hoofde van departemente (wat in die merendeel van gevalle na verwys word as die Direkteurs-generaal van openbare instellings) is gewoonlik die rekenpligtige beamptes wat vir alle finansiële transaksies en ander aktiwiteite van hulle instellings verantwoordelik is en wat volgens Pauw et al. (2002:30) op finansiële aanspreeklikheid dui. Die politieke hoof van ‘n departement, te wete ‘n minister en as lid van die uitvoerende raad, se finansiële aanspreeklikheid is nie so omvattend soos dié van ‘n rekenpligtige beampte nie, alhoewel die politieke hoof ook verantwoording aan die wetgewer moet doen oor die wyse waarop die

begrotingspos van die bepaalde departement in belang van die publiek aangewend is (Visser & Erasmus 2002:41).

Durell (1917:3), soos aangehaal in Oosthuizen (1997:7), beskryf ‘n rekenpligtige beampte as “… the officer which administers the service provided for the vote, on whom the duty is imposed of rendering the appropriation account of the vote … and he is responsible for seeing that the expenditure corresponds with the vote and is spent in a proper fashion.” Wat sy verantwoordelikheid betref “… it must be sole and undivided. It cannot be delegated. Responsibility is null when nobody knows who is responsible ...” (Idem 1917:3). Slegs een persoon “… receives the whole praise of what is well done, the whole blame of what is ill … “ (Idem). Rekenpligtigheid setel derhalwe in ‘n enkele amptenaar, te wete die rekenpligtige beampte (Oosthuizen 1997:7).

Die rekenpligtige beampte van ‘n openbare instelling is verantwoordelik vir al die funksies wat met die finansiële administrasie van sy departement verband hou (Gildenhuys 1997:75). Hierdie funksies sluit beplanning van sy instellings se werksaamhede, beraming van die kostes verbonde aan hierdie werksaamhede, die opstel van die konsepbegrotingsdokumente en die uitvoering van en beheer oor die begroting in. ‘n Rekenpligtige beampte is egter nie by die dag-tot-dag finansiële bestuursfunksies van sy departement betrokke nie, maar moet byvoorbeeld steeds by die bepaling van die inhoud van die konsepbegroting betrokke wees aangesien hy oor eerstehandse kennis beskik rakende die goedere en dienste wat deur sy instelling gelewer moet word. Indien ‘n rekenpligtige beampte nie op hoogte van die nuutste, relevante owerheidsbeleid(e) vir sy instelling is nie, sal sy begroting nie voldoende aan die wense van die wetgewer gehoor gee nie. Rekenpligtige beamptes moet ook verseker dat hulle voldoende beheer oor die uitvoering van programme binne daardie instelling uitoefen ten einde voldoende rekenskap aan die publiek oor die uitsette te kan lewer (Gildenhuys 1993:201-202).

Soos reeds verklaar, moet rekenpligtige beamptes aan die wetgewende gesag oor die uitvoering van sy instelling se begroting verantwoording doen. Volgens Visser & Erasmus (2002:41) bepaal artikel 38(1) van Wet 1 van 1999, dat ‘n rekenpligtige beampte van ‘n departement, openbare entiteit of grondwetlike instelling vir onder meer die volgende verantwoordelik is:

Om te verseker dat die openbare instelling eerstens oor effektiewe, doeltreffende en deursigtige stelsels van finansiële- en risikobestuur en beheer beskik en dit handhaaf; oor ‘n stelsel van interne oudit onder die beheer en leiding van ‘n ouditkomitee beskik; ‘n voldoende verkrygingstelsel (procurement) wat regverdig, deursigtig, kompeterend en koste-effektief is; en laastens ‘n stelsel wat alle omvangryke kapitaalprojekte voldoende evalueer voordat finale besluite oor die projekte geneem word.

Die effektiewe, doeltreffende, ekonomiese en deursigtige benutting van die instelling se hulpbronne.

Om stappe te neem om alle gelde wat aan die instelling verskuldig is, in te samel; ongemagtigde, onreëlmatige, vrugtelose en verkwiste uitgawes en verliese as gevolg van kriminele gedrag te voorkom; en om die beskikbare bedryfskapitaal so effektief en ekonomies moontlik te bestuur.

Vir die bestuur van bates, insluitende die bewaring en instandhouding van die bates, en die bestuur van die laste van die instelling.

Vir die nakoming van belasting, heffings, pensioen- en ouditverpligtinge soos deur tersaaklike wetgewing vereis word.

Om alle kontraktuele verpligtinge binne die voorgeskrewe tydperk na te kom en alle gelde verskuldig aan goedere- en diensverskaffers te betaal, insluitende interowerheidseise.

Die bonoemde verpligtinge weerspieël slegs enkele van die voorgeskrewe verantwoordelikhede van ‘n rekenpligtige beampte. Met betrekking tot begrotingsbeheer, is ‘n rekenpligte beampte verantwoordelik om te verseker dat:

werklike uitgawes van die instelling in ooreenstemming met die goedgekeurde begroting is;

effektiewe en voldoende en/of gepaste stappe geneem word om ongemagtigde uitgawes binne die instelling te voorkom;

effektiewe en voldoende stappe geneem word om enige oorbesteding van die begrotingspos binne die instelling te vermy;

verslae by die uitvoerende gesag en die relevante tesourie in te dien wat inligting verskaf oor die invordering van inkomste verskuldig, tekortkominge in die begrote inkomste en oorbesteding by die instelling se begrotingspos; en laastens

aan enige regstellende maatreëls wat vir die voorkoming van oorbesteding binne ‘n begrotingspos deur die relevante tesourie in terme van Wet 1 van

1999 afgdwing word, te voldoen.

Rekenpligtige beamptes wat nalatig is en geen pogings aanwend om hulle verantwoordelikhede na te kom nie, staar streng dissiplinêre sanksies (insluitende ontslag) in die gesig. Ten einde hierdie sanksies te vermy, moet rekenpligtige beamptes die hoof-finansiële beamptes van hulle instellings as deel van hul senior bestuur aanstel om sodoende hul verantwoordelikhede te kan nakom. Die rolle en funksies van ‘n rekenpligtige beampte het ‘n omvangryke invloed op die effektiewe en doeltreffende administrasie van ‘n instelling (op nasionale- en provinsiale vlak). Versuim om die sleutelverantwoordelikhede binne sy instelling na te kom, sal deursigtigheid kortwiek.