A. Algemene bepalingen
Artikel 1: Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° jeugdvereniging: particuliere vereniging die jeugdwerk organiseert in de gemeente Boom en die voldoet aan de bepalingen vervat in het decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid. Deze jeugdvereniging dient erkend en gesubsidieerd te worden door het gemeentebestuur van Boom overeenkomstig het “subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven”.
2° jeugdwerk: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dat wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
3° jeugdlokalen: lokalen die zich in een gebouw bevinden, gelegen op het grondgebied van de gemeente Boom, die langdurig en in hoofdzaak gebruikt worden voor de werking van één of meerdere jeugdverenigingen zoals beschreven in artikel 1 1°. Deze jeugdvereniging(en) moet(en) de lokalen doorlopend in gebruik hebben en instaan voor het beheer ervan.
4° gebouw: geheel van alle jeugdlokalen die voor de werking van een jeugdwerkinitiatief worden gebruikt en die gelegen zijn op één bepaald adres. In het gebouw waarin deze jeugdlokalen gelegen zijn, dienen op het moment van de aanvraag het merendeel van de werkingsdagen van de jeugdvereniging(en) plaats te vinden. Indien dit niet het geval is, kunnen de jeugdvereniging(en) voor dit gebouw eenmalig een subsidie aanvragen op voorwaarde dat in het gebouw binnen de drie jaar na het voltooien van de gesubsidieerde werken het merendeel van de werkingsdagen van de jeugdvereniging(en) plaatsvinden. Indien er in een gebouw jeugdlokalen worden ingericht ter vervanging van jeugdlokalen die in een ander gebouw door de jeugdvereniging in gebruik waren, moeten deze jeugdlokalen voor de werking gebruikt worden zodra de werking in het ander gebouw wordt stopgezet.
5° werkingsdagen: Elke dag (minimum 2 uur) waarop een jeugdwerkinitiatief activiteiten organiseert bestemd voor alle leden zoals beschreven in het “subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven”.
6° beschikking over gronden en/of lokalen: gebruik, bezit, huur of erfpacht voor de duur van minstens 5 jaar van gronden en/of jeugdlokalen.
7° derde: eigenaar, (ver)huurder, gebruiker of erfpachter gedurende 5 jaar van jeugdlokalen zoals beschreven in artikel 1 3° die niet tot een jeugdvereniging behoort zoals beschreven in artikel 1 1°
maar waarvan de jeugdlokalen langdurig en in hoofdzaak door één of meerdere jeugdverenigingen worden gebruikt.
8° datum van aanvraag: datum van indiening van het volledige dossier bij het college van burgemeester en schepenen.
9° dienstjaar: de periode van 1 januari tot en met 31 december van een bepaald kalenderjaar.
10° uitbreiding of inrichting van nieuwe jeugdlokalen:
- het bouwen van nieuwe jeugdlokalen ter vervanging van oude jeugdlokalen - het bouwen van nieuwe jeugdlokalen om het aantal jeugdlokalen uit te breiden
- het herinrichten van een gebouw tot nieuwe jeugdlokalen dat voordien voor een andere functie werd gebruikt
11° verbouwing en onderhoud van bestaande jeugdlokalen: verbouwing- en/of onderhoudswerken aan jeugdlokalen met als doel de kwaliteit van de jeugdlokalen te verbeteren, onder andere op het vlak van veiligheid, geluidsisolatie, inbraak- en vandalismepreventie, hygiëne, sanitair, duurzaam energieverbruik en toegankelijkheid.
12° verhogen van de brandveiligheid: verbouwing-, onderhoud- of controlewerken aan jeugdlokalen met als doel de gebreken inzake brandveiligheid van de jeugdlokalen weg te werken en/of de brandveiligheid van de jeugdlokalen vast te stellen of te verbeteren.
B. Subsidie
Artikel 2: De jeugdraad stelt in het voorgaande dienstjaar telkens een planning op van de voorziene werken. Het college van burgemeester en schepenen neemt hiervan kennis en onderzoekt of de aanvragen aan het reglement voldoen. De jeugdraad en de betrokken verenigingen worden hiervan op de hoogte gebracht.
Artikel 3: De gemeenteraad voorziet op basis van de planning van de jeugdraad jaarlijks een bedrag op het budget voor het toekennen van de subsidies vervat in dit reglement.
Artikel 4: Voor de uitbreiding of inrichting van nieuwe jeugdlokalen bedraagt de subsidie 50% van de bewezen kosten met een maximum van 6.200 EUR.
Artikel 5: Voor de verbouwing en onderhoud van bestaande jeugdlokalen bedraagt de subsidie 50% van de bewezen kosten met een maximum van 3.100 EUR. De aan de hand van facturen bewezen kosten moeten bovendien minstens 500 EUR bedragen om recht te geven op een subsidie.
Artikel 6: Voor het verhogen van de brandveiligheid bedraagt de subsidie 100% van de bewezen kosten met een maximum van 3.100 EUR indien uit een advies van de brandweer blijkt dat de uitgevoerde werken noodzakelijk zijn voor de brandveiligheid van de jeugdlokalen. Dit brandweeradvies dient bijgevoegd te worden bij de aanvraag. Voor de controle en het onderhoud van brandveiligheidmateriaal dient de jeugdvereniging eenmalig een aanvraag in. De kosten van de controles en het onderhoud worden na goedkeuring van de aanvraag jaarlijks terugbetaald door het gemeentebestuur.
Artikel 7: Aanvragen welke niet in verhouding staan tot een normale werking van een jeugdvereniging komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Het college van burgemeester en schepenen heeft de discretionaire bevoegdheid om dit te beoordelen vooraleer principieel akkoord te verlenen. De betrokken vereniging wordt hiervan op de hoogte gebracht en heeft vervolgens een maand de tijd om de huidige aanvraag te motiveren of een alternatief voorstel in te dienen.
Artikel 8: Per gebouw én per vereniging kan per dienstjaar slechts één subsidie voor verbouwing en onderhoud of het verhogen van de brandveiligheid van bestaande jeugdlokalen worden toegekend en per vijf dienstjaren slechts één subsidie voor de uitbreiding of inrichting van nieuwe jeugdlokalen.
Binnen eenzelfde dienstjaar kan een subsidie voor uitbreiding of inrichting van nieuwe jeugdlokalen niet gecombineerd worden met een subsidie voor verbouwing en onderhoud of het verhogen van de brandveiligheid van bestaande jeugdlokalen. De jaarlijkse controle en het onderhoud van brandveiligheidmateriaal vormt hierop een uitzondering. Deze kan binnen hetzelfde dienstjaar gecombineerd worden met een andere aanvraag.
C. Begunstigden
Artikel 9: Een jeugdvereniging die instaat voor werken aan de jeugdlokalen waarover zij beschikt, kan tot 1 november van elk dienstjaar een aanvraag indienen bij het college van burgemeester en schepenen. Deze aanvraag dient betrekking te hebben op de werken die in de planning van de jeugdraad voor dat dienstjaar zijn voorzien. Hiervan kan slechts afgeweken worden indien de jeugdraad positief advies verleent. Voor hoogdringende werken kan na deze datum nog een aanvraag worden ingediend.
Artikel 10: Voor het onderhoud en de controle van brandveiligheidmateriaal waarvoor reeds een aanvraag werd goedgekeurd, wordt de tussenkomst uitbetaald na indiening van de facturen. Deze worden ten laatste op 1 november ingediend. De facturen dienen betrekking te hebben op de laatste controle- en onderhoudswerken die werden uitgevoerd in het voorbije of het huidige dienstjaar.
Artikel 11: Een derde zoals beschreven in artikel 1 7°, kan een betoelaging bekomen, mits de toelage gebruikt wordt voor werken aan de jeugdlokalen die hij aan de jeugdvereniging ter beschikking stelt.
De derde moet dit aan het College van Burgemeester en Schepenen waarborgen door de aanvraag voor akkoord te ondertekenen.
Artikel 12: Werken die bij hoogdringendheid dienen uitgevoerd te worden, krijgen voorrang op de overige aanvragen. Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt de noodzaak en hoogdringendheid van deze werken op advies van de bevoegde gemeentelijke diensten. Voor deze aanvragen legt het gemeentebestuur een provisie aan opdat het budget voor de reeds lopende aanvragen gevrijwaard blijft.
D. Procedure
Artikel 13: Bij vergunningplichtige werken, moet er een bouwvergunning afgeleverd zijn voor de bedoelde werken.
Artikel 14: De aanvraag wordt ingediend bij het college van burgemeester en schepenen door middel van een hiervoor bestemd aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier vermeldt de vermoedelijke aanvangsdatum van de werken en dient vergezeld te zijn van:
• een raming van de kosten
• een bouwvergunning (bij vergunningplichtige werken)
• een eigendomsattest, geregistreerd huurcontract, erfpachtovereenkomst of schriftelijke verklaring waarin de eigenaar het (toekomstige) gebruik door de vereniging bevestigt
• een advies van de brandweer (bij brandveiligheidswerken)
Een ontvangstmelding zal aan de aanvrager worden bezorgd binnen de 30 dagen na ontvangst van de aanvraag.
Artikel 15: Het college van burgemeester en schepenen neemt binnen de twee maanden na de uiterste indieningsdatum een principebesluit over de toekenning van de toelagen, na voorafgaand advies van de gemeentelijke jeugdraad en advies van de bevoegde diensten omtrent de noodzaak en de kostprijs van de voorziene werken in functie van de werking die de jeugdvereniging in de jeugdlokalen ontplooit of zal ontplooien.
Artikel 16: Na het einde van de werken, licht de aanvrager het college van burgemeester en schepenen hiervan in en legt de voor echt verklaarde en betaalde facturen voor. Deze facturen moeten betrekking hebben op de werken die werden uitgevoerd overeenkomstig de subsidieaanvraag. De facturen moeten ten laatste op 15 november van het volgende dienstjaar worden ingediend. In geval van onvoorziene omstandigheden kan deze periode verlengd worden na voorafgaande en schriftelijke motivatie aan het gemeentebestuur. De bevoegde diensten doen vervolgens een plaatsbezoek om vast te stellen of de werken waarvoor subsidies werden toegekend effectief werden uitgevoerd en in overeenstemming zijn met de ingediende aanvraag.
Artikel 17: Het college van burgemeester en schepenen stelt, overeenkomstig dit reglement en op basis van de ingediende facturen, het definitief bedrag van de subsidie vast en stelt deze betaalbaar binnen een termijn van twee maanden na het indienen van de facturen.
E. Voorwaarden
Artikel 18: De aanvrager van bovenvermelde subsidies moet de technische en financiële controle van het gemeentebestuur en zijn aangestelden op de werken toelaten. De aanvrager dient op vraag van het gemeentebestuur eveneens bijkomende inlichtingen te verstrekken omtrent de aard, het doel en de kostprijs van de werken.
Artikel 19: De aanvrager moet het gebouw zorgvuldig onderhouden.
Artikel 20: De aanvrager moet het volledige (of een gedeelte van het) subsidiebedrag terugbetalen aan de gemeente Boom indien het gebouw verkocht wordt, indien het huurcontract wordt stopgezet, indien het gebruik wordt stopgezet of als het gebouw niet meer hoofdzakelijk en langdurig voor jeugdwerk wordt gebruikt, tenzij dit het gevolg is van overmacht of indien de lokalen in het gebouw vervangen worden door lokalen in een nieuw gebouw. Artikel 1 maakt melding van het in bezit, gebruik of huur hebben voor een periode van minimum 5 jaar. De terugbetaling van het subsidiebedrag wordt berekend à rato van het aantal jaren dat het gebouw nog in bezit, gebruik of huur was van een jeugdvereniging of langdurig en hoofdzakelijk voor jeugdwerk werd gebruikt (bijv.
het gebouw wordt verkocht na 1 jaar – 4/5 van het subsidiebedrag moet terugbetaald worden). De aanvrager wordt geacht het verschuldigde bedrag op eigen initiatief terug te betalen aan het gemeentebestuur.
Artikel 21: De aanvrager verliest zijn recht op subsidie indien blijkt dat hij onjuiste gegevens heeft verstrekt of indien de voorwaarden van dit reglement niet worden nageleefd.
Artikel 22: Alle geschillen zullen na advies van de jeugdraad en het horen van de betrokken vereniging onherroepelijk beslist worden door het College van Burgemeester en Schepenen. Ook uitzonderingen ten gevolge van onvoorziene omstandigheden of overmacht worden onherroepelijk door het College van Burgemeester en Schepenen toegekend.
Artikel IV: dit reglement bekend te maken overeenkomstig artikel 186 van het gemeentedecreet.
19 DIENST JEUGD - SUBSIDIEREGLEMENT VOOR PLAATSELIJKE JEUGDWERKINITIATIEVEN - WIJZIGING
De gemeenteraad, in openbare zitting van 21 mei 2015.
Gelet op het subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 30 juni 2014.
Gelet op advies 2014/07 van de gemeentelijke jeugdraad waarin zij voorstelt om een sanctie in te voeren voor aanvragen die laattijdig worden ingediend.
Advies Gemeentelijke Jeugdraad
Jaar : 2014
Volgnummer : 2014/07
Datum : 12 november 2014
Onderwerp : Verdeling werkingssubsidies Advies gevraagd door : Jeugddienst
Voorafgaand aan de jeugdraad vond een overleg plaats tussen de subsidieverantwoordelijken van de jeugdverenigingen. Hierop werd de verdeling van de werkingssubsidies besproken. De jeugdraad verklaart zich akkoord met het advies dat op de vergadering werd uitgebracht.
De opmerkingen die bij het behandelen van de aanvragen naar boven kwamen, werden door de jeugddienst opgelijst (zie bijlage). De verantwoordelijken verklaren zich hiermee akkoord en halen bijkomend volgende punten aan:
- De vorming over verkeersveiligheid wordt aanvaard als kadervorming;
- Bij de activiteiten in het kader van het gemeentelijk beleid voor kinderen en jongeren is het niet duidelijk welke activiteiten in aanmerking komen. Een lijst met de activiteiten zal daarom steeds in juni ter advies aan de jeugdraad worden voorgelegd zodat het voor iedereen duidelijk is welke activiteiten in september in de aanvraag kunnen worden opgenomen.
- Eén aanvraag werd te laat ingediend. Er wordt voorgesteld deze dit jaar nog te aanvaarden, maar vanaf volgend jaar een sanctie in te voeren. Bij aanvragen die max. 1 week te laat zijn, zullen dan 100 punten bij die vereniging in mindering worden gebracht. Bij aanvragen die tussen 1 en 2 weken te laat zijn, zullen 200 punten worden afgetrokken. Aanvragen die meer dan twee weken te laat zijn, worden niet meer aanvaard. Een vereniging verliest bij laattijdige indiening bovendien het recht om ontbrekende bewijsstukken binnen te brengen.
De Secretaris De voorzitter
Gunter Waegemans Keno Janssens
Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 4 mei 2015, waarin het college het ontwerp van gewijzigde reglement samen met het advies van de Gemeentelijke Jeugdraad naar de Gemeenteraad verzendt.
BESLIST: eenparig
Artikel I: kennis te nemen van het advies 2014/07 van de gemeentelijke jeugdraad van de gemeentelijke jeugdraad d.d. 12 november 2014 aangaande de verdeling van de werkingssubsidies.
Artikel II: het reglement “Subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven” als volgt te wijzigen:
Artikel 9 te wijzigen als volgt:
Alle subsidieaanvragen kunnen enkel gebeuren via de door de Gemeentelijke Jeugddienst afgeleverde documenten. Dit dient uiterlijk te gebeuren voor 1 oktober, eerstvolgend op het afsluiten van het werkingsjaar.
Deze documenten moeten VOLLEDIG ingevuld aan de Gemeentelijke Jeugddienst terugbezorgd worden met de bewijsstukken vermeld in artikel 8. Indien uit een nazicht van het aanvraagformulier door de Gemeentelijke Jeugddienst blijkt dat er nog bewijsstukken ontbreken, krijgt de betrokken vereniging na kennisname twee weken de tijd om de ontbrekende bewijsstukken alsnog in te dienen.
Voor aanvragen die laattijdig worden ingediend, wordt een sanctie voorzien. Indien een aanvraag van 1 oktober tot 7 oktober wordt ingediend, wordt van het totale puntenaantal (zie artikel 8) 100 punten in mindering gebracht. Bij een aanvraag die van 8 oktober tot 14 oktober worden ingediend, wordt 200 punten in mindering gebracht. Aanvragen die na 14 oktober worden ingediend, worden niet aanvaard.
Bij laattijdige indiening vervalt bovendien het recht om ontbrekende bewijsstukken alsnog in te dienen.
Artikel III: de gewijzigde versie van het subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven goed te keuren:
Subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven BASISPRINCIPES
♦ Dit subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven heeft tot doel de Boomse jeugdwerkinitiatieven te ondersteunen zodat zij kunnen bouwen aan kwalitatief jeugdwerk.
♦ Door het toekennen van deze subsidies wil het gemeentebestuur van Boom de nodige impulsen geven om de kwaliteit van erkende jeugdwerkinitiatieven te bevorderen en te waarderen zonder de kwantitatieve eigenschappen en kosten van activiteiten uit het oog te verliezen.
♦ Het gemeentebestuur wenst de jeugdwerkinitiatieven er tevens toe aan te zetten om maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren te bereiken en bij de werking te betrekken. Uit onderzoek blijkt immers dat het jeugdwerk minder toegankelijk is voor deze kinderen en jongeren.
Om dit te bereiken, worden acties beloond die de algemene toegankelijkheid van de werking bevorderen en wordt een extra tegemoetkoming voorzien voor deelnemers met een beperkt gezinsinkomen en deelnemers behorend tot een etnisch-culturele minderheid. Dit moet verenigingen in staat stellen om de drempels voor deelname structureel te verlagen. Uit een periodieke evaluatie van het reglement zal moeten blijken of deze maatregelen het beoogde effect bereiken en zal – indien nodig – het reglement worden bijgestuurd.
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1:
Binnen de perken van de kredieten voorzien op haar begroting stelt het gemeentebestuur van Boom subsidies ter beschikking van de plaatselijke, door het College van Burgemeester en Schepenen erkende, jeugdwerkinitiatieven.
Artikel 2:
Alleen de initiatieven die voldoen aan de bepalingen betreffende ‘jeugdwerk’ van het decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid, komen voor deze subsidies in aanmerking. (zie ook artikel 4: Algemeen begrippenkader).
Artikel 3:
Dit reglement treedt in werking vanaf 1 juli 2014 en vervangt het vorige ‘Subsidiereglement voor plaatselijke jeugdwerkinitiatieven’.
Artikel 4:
Algemeen begrippenkader:
Voor de toepassing van dit reglement gelden volgende begripsomschrijvingen:
Jeugd:
Kinderen en jongeren van 3 tot en met 25 jaar Jeugdwerkinitiatief:
Een concrete organisatievorm (VZW, feitelijke vereniging) die zich bezighoudt met jeugdwerk.
Jeugdwerk:
Groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd, die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door particuliere jeugdverenigingen.
Deze jeugdverenigingen moeten een kwaliteitsverbetering van de samenleving nastreven door een of meer van de volgende functies te vervullen:
ontmoeting
werken aan maatschappelijke en politieke veranderingen.
Jeugdwerker:
Elke persoon die verantwoordelijkheid op zich neemt in jeugdwerk en/of aantoonbare ervaring heeft, of inspanningen levert op het vlak van vorming met betrekking tot jeugdwerk.
Erkenningvoorwaarden:
Voorwaarden waaraan plaatselijke jeugdwerkinitiatieven moeten voldoen om in aanmerking te komen voor subsidiëring.
Erkenningprocedure:
Procedure die éénmalig moet gevolgd worden om in aanmerking te komen voor subsidiëring.
Maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren:
Kinderen en jongeren die leven in situaties die sterk bepaald worden door:
1° het behoren tot een etnisch-culturele minderheid;
2° armoede;
3° lage scholing;
4° problematische opvoedingssituaties of als misdrijf omschreven feiten.
HOOFDSTUK 2: ERKENNINGVOORWAARDEN