Prijs en samenstellen inventaris

14.3 Audit van cost accounting

Auditor moet zien of id prijsbepaling de juiste grondstofprijzen werden toegerekend, dat de juiste kosten mbt arbeidstijd, machinetijd en overhead worden toegerekend  cost accounting systeem volledig nakijken

 overhead 2 elementen: beheersbare en niet-beheersbare kosten (als je JR wil bijschaven, kan dit hier relatief gemakkelijk en auditor moet dus deftig controleren)

14.3.1 Cost accounting controles

Zijn deze controles gerelateerd aan de processen die de fysische voorraad en het tracken vd de gerelateerde kosten van de grondstoffen tot het afgewerkt product beïnvloeden. Twee brede categorieën:

 Fysieke controles voor grondstoffen, wip en afgewerkte goederen voorraden: o Voorkomen van misbruik en diefstal:

 Beperken toegang

 Aanstellen verantwoordelijke

 Gebruik voorgenummerde documenten voor toegang  Controles ivm toegewezen kosten



Opvolging vd inventaris master file gebeurt door iemand die geen toegang heeft tot de goederen. Voordelen:

 Overzicht beschikbare voorraad  basis productie of aankoop  Overzicht gebruikte grondstoffen en verkoop afgewerkte productie

 Bepaling verantwoordelijkheid bij verschil fysieke en theoretische telling goederen

14.3.2 Cost accounting testen

Auditor is begaan met vier aspecten van cost accounting:  Fysische controle van de voorraad:

o Beperkt tot observatie en gesprekken o Beveiliging tegen diefstal

o Bespreking functie werknemers

o Bepaalt hoeveelheid goederen die aanwezig zijn. De telling gebeurt door telling, weging of meting

o Samenstelling voorraad kent grote verschillen tss ondernemingen door verschillen in activiteiten.

 Verschillende artikelen

 Sectorspecifiek (bv diamant) waardoor audit voor productkennis afhankelijk is van externen of de auditor moet zich eerst verdiepen in de

sectorspecifieke voorraden

 Complexiteit hangt af vd grootte vd onderneming

o Auditor maakt vaan een toer door de voorraadfaciliteiten  moet geleid worden door supervisor die vragen kan beantwoorden, vooral over enige veranderingen ih SIC en andere processen sinds vorig jaar

o Qua audit wordt nagekeken of onderneming een inventarismethode gebruikt die consistent is met de accounting standaarden en met vorige jaren

o Waarde voorraad is eigenlijk een som van vermenigvuldigen: prijs maal hoeveelheid  Documenten en gegevens voor het verplaatsen vd voorraad:

o Bestaan, kwaliteit, beschrijving, datum  eventueel scannen barcodes  Permanente update voorraad master file:

o Betrouwbaarheid bepaalt timing en bereik onderzoek auditor

o Accurraat  fysieke telling voor afsluiting balans + tussentijdse telling in voordeel klant en auditor

o Controle obv documenten mbt in- en uitstroom voorraad  veroudering, waardedaling of vervaldatum

 Eenheidskosten:

o Obv kost voor grondstoffen, arbeid en onderhoud (vaste kosten)  tijdsintensief o Reasonableness: afhankelijk van assumpties management

o Accurate kostengegevens zijn cruciaal

14.4 Analytische procedures



Auditor gaat heel wat analytische procedures uitvoeren  tabel 20-1 p. 680



Men gebruikt ook veel niet-financiële gegevens om de ‘reasonableness’ van de voorraad- gerelateerde balans te evalueren

14.5 Fysieke observatie van de voorraad

Kan zowel door de loop van het jaar of op de balansdatum  altijd gekoppeld aan het SIC, hoe beter het SIC, hoe meer controle doorheen het jaar, hoe slechter het SIC, hoe meer je je gaat focussen op de balansdatum

14.5.1 Observatievereisten



Auditor is verplicht om een fysieke telling uit te voeren vd goederen om de effectiviteit vh SIC te controleren. Om aan de vereisten te voldoen moet de auditor:

 Fysieke aanwezigheid: op het moment dat auditklant hun inventaris opmaakt op

balansdatum  controle vd omstandigheden (respect voor goederen, algemeen beheer, ..)  Observatie vd telprocedures vd klant: wordt er goed geteld en worden de tellers goed

begeleid:

o Diegene die inventaris opmaken moet goederen kennen & herkennen, maar ook kunnen lezen/rekenen/wiskundig inzicht hebben:

 Rondlopen met telbladen: artikel ‘Q1’ (=artikelnr.) en invullen hoeveel ze

ervan geteld hebben

 Nu: met pc rondlopen en ingeven of met een scanner

 Als je geteld hebt, moet je hier ook spoor van achterlaten  men gaat ‘tag’ toevoegen  voorkomen dat dubbel wordt geteld, maar laat ook ad auditor toe om te checken of alles geteld werd

 Elk artikel verifiëren: bevat listing alles?  Personeel bevragen: hoe verloopt de procedure  Zelf onafhankelijke tellingen uitvoeren:

o Vanuit magazijn vertrekken: 1 artikel in het magazijn kiezen en dan kijken of men dit terug vindt id listing van de waardering vd voorraad

o Vanuit voorraadkaart/listing: zijn artikelen die boekhoudkundig aanwezig zijn, ook fysiek aanwezig

 MAAR! Goederen kunnen ergens tss magazijn en winkel zijn bv. op camion o Steekproef uitvoeren en auditor gaat opgegeven moment ook effectief zelf

tellen/wegen/…

 Bv.: bak met nageltjes tellen  aantal nageltjes wegen, dan volledige bak wegen en dan gewicht vd nageltjes gewogen extrapoleren naar de volledige bak

14.5.2 Controle van de fysieke telling

Onderneming moet minstens 1 keer per jaar een inventaris maken:  Oplijsting van de goederen

 Telploegen (meestal 2 personen per team) in elk een deel vh magazijn: o Moeten duidelijke instructies hebben (gekregen via diensnota)  Werknemers moeten voldoende productkennis hebben

 Het noodzakelijke materiaal moet voorzien zijn

 Tag zetten op getelde goederen  is een fysische controle en moet altijd  Supervisie door een verantwoordelijke

Daarna wordt de aanwezigheid van tags gecontroleerd en worden de telbladen verzameld en verwerkt. Fysieke documenten in deze procedure zijn: dienstnota, telbladen en tags

Voorbeeld

Een auditor in latijns-amerika controleert een voorraadtelling van bomen. Auditor wordt

rondgereden door een medewerker en hij herkent een stapel bomen die ze hem dubbel willen laten tellen omdat hij er tegen geplast had

14.5.3 Auditbeslissingen



Auditor moet beslissingen maken omtrent: auditprocedures, timing ervan, steekproef, items te selecteren voor de tests



Wanneer onderneming beschikt over een goed SIC houden ze vaak ook een permanente

inventaris bij. Dit laat onderneming toe een overzicht te maken vd vorraad op een random moment. ZO kan de onderneming maandelijks iets meer dan 1/12 vd voorraad tellen. De selectie van deze goederen kan via een random generating computerprogramma gebeuren. Het gaat om net is meer dan 1/12 zodat niet duidelijk is welke goederen slechts 1 keer per jaar geteld worden en welke 2 of 3.



Kwaliteit vh SIC en gewenste zekerheid bepalen de grootte van de steekproef. De auditor

controleert de procedures, kijkt na of het magazijn weerspiegeld wordt in de boekhouding en omgekeerd en kijkt uit voor dingen die unusual zijn.

14.5.4 Fysieke observatie testen

Belangrijk is om vast te stellen of de fysieke telling vd voorraad in overeenstemming was met de instructies vh management

Zelfde 8 balans-gerelateerde auditdoelstellingen gelden, maar er wordt slecht met 7 vd 8 rekening gehoduen. Detail tie-in wordt hier uitgesloten en besproken bij de prijszetting en compilatie vd voorraad  tabel 20-2 p. 684!

14.5.5 Mogelijke problemen

 Geografische locatie: opslag goederen gebeurt vaak op verschillende locaties zodat hetzelfde product op verschillende plaatsen ligt en tussen twee tellingen verplaatst kan worden zodat goederen soms dubbel getelw orden

 Bepaling hoeveelheid: indien beslist wordt om de telling te doen adhv een weging is de nauwkeurigheid van belang. Zo is 100gram niet helemaal hetzelfde als 100,2 gram en zeker niet als je een groot gewicht moet meten. Problematiek met bak met nageltjes:

o Bakken wegen niet allemaal evenveel

o Ligt iets anders onderaan in de bak  bak eerst eens omkeren

o Auditor kan toevallig de lichtste nageltjes gemeten hebben  fouten bij extrapolatie o Weegschaal is niet altijd even nauwkeurig  is onderhevig aan afwijkingen  kijken

 Verpakking: Goederen zijn vaak verpakt. Zo zitten koekjes per drie in een plastic, zitten dan in een doos en deze dozen worden dan op elkaar gestapeld. Auditor kan ofwel aantal dozen tellen en den vermenigvuldigen ofwel vragen om een palet te ontmantelen:

o Diepvriesonderneming stockeert haar goederen in loodsen van -30°C en stapelt ze tot 18m hoog. Auditor vraagt om enkele paletten naar beneden te halen en merkt zo dat er enkel dozen aan de buitenkant vh palet staan.

 Na deze ontdekking worden er meer controles uitgevoerd.  Dit is overschatting vd voorraad en dus vh actief

 Beweging:

o Goederen op de laadkade om te transporteren  wie heeft juridische eigendom o Goederen in transit

o Goederen in bewerking: bepaling overhead, arbeidskosten en machinekosten  belang vd hoeveelheid en plaats in het productieproces

Specifieke problemen rond de materie zelf:

 Melkerij wordt overgekocht door een andere melkerij en men heeft nog een # tanks vol met melk staan. Bij verkoop moet waarde van de onderneming berekend worden  ook voorraad moet berekend worden  melk in de tanks berekenen door stok te steken in gat en zien waar melk komt:

o MAAR! Ze hebben aangelengd met water  hebben ze niet gezien omdat melk gaat drijven op het water:

 Hoe oplossen?  open buis inschuiven en dichthouden van boven en dan krijg je perfect overzicht van wat er in zit

 Twee voorraden steenkool in de vorm van een piramide  iedere keer dat er wordt bijgeleverd wordt er bovenop gekapt en veranderd de piramide een beetje  het gaat om twee identieke hopen steenkool, maar op verschillende plaatsen (zolder & lennik)

o In zolder is de ondergrond zand  deel is in grond gezakt o In lennik is de ondergrond klei

o In zolder ligt er waarschijnlijk veel meer onder de grond dan boven de grond o Bij maken inventaris ruimtelijke meetkunde kennen en de ondergrond

14.6 Audit van de prijszetting en compilatie

Voorraad prijs testen = alle testen van de prijzen per eenheid vd klant om vast te stellen of deze

correct zijn

VPrijs moet boekhoudkundig verantwoord zijn + in overeenstemming met markt  klopt prijs id markt + kijken of prijs op correcte wijze wordt berekend en toegepast

14.6.1 Prijszetting en compilatie controles

Het is belangrijk overschatting van het actief te vermijden. Daarom:

 Goederen in voorraad zonder waarde (zoals machineonderdelen ve machine die niet meer id onderneming staat) moeten afgeboekt worden en een eventuele provisie moet geboekt worden als er betaald moet worden voor het afval

 Traagroterende goederen: nakijken of ze nodig zijn en de hoeveelheid niet te groot is  Beschadigde goederen: verkoopbaar met nieuwe verpakking? Verkopen met korting?

Verkopen aan werknemer?



Ook hier is productkennis zeer belangrijk 14.6.2 Prijszetting en compilatie procedures



Zelfde balans-gerelateerde auditdoelstellingen gelden, buiten cutoff  fysieke observatie geeft veel informatie ivm cutoff voor verkopen en aankopen + test voor accounting gegeven mbt cutoff worden al uitgevoerd als deel vd verkopen en aankopen



Tabel 20-3 p. 685!

14.6.3 Waardering van de voorraad

Bij het uitvoeren van voorraad waarderingstesten moet auditor met drie dingen rekening houden:

1. Methode moet in overeenstemming zijn met accountingstandaarden

In document Samenvatting Auditing (pagina 107-112)