Gaat over bankrekeningen of contante middelen plus alle financiële technieken die ie JR kunnen inzetten
Elementen van kas en bank komt men in elke cyclus tegen (geldstromen)
Vanaf 2014 GEEN contante betalingen meer voor betalingen boven de €300016.1 Soorten van cash en financiële instrumenten
16.1.1 Zichtrekeningen
Een onderneming houdt verschillende rekeningen aan voor verschillende doeleinden (bv. aparte bankrekening voor lonen uit te betalen). Voor de rekeningen aangehouden bij 1 bank kan er eventueel aan ‘pooling’ gedaan worden (=debet- en creditsaldo’s worden op het einde van de dag samengevoegd, interest wordt betaald/ontvangen op het totale debet-/creditsaldo).
Een bankrekening kan zowel een debet- als creditsaldo hebben. Afhankelijk hiervan komt deze dan aan de actief- of passiefzijde van de balans te staan (want compensatie is verboden!).
Een andere mogelijkheid is verschillende rubrieken binnen 1 rekening op te richten. Zo kan bijvoorbeeld een bouwfirma voor elke bouwwerf een afzonderlijk rubriek oprichten binnen 1 algemene rekening.16.1.2 Deposito- of termijnrekeningen
Straight forward: voor langere perioden
Depositorekening (spaarrekening) is voor onbepaalde tijd, indien men zeker weet dat men geld voor bepaalde periode niet gaan nodig hebben kan men het geld beter op een termijnrekening zetten (1m/3m/6m/1j/…)16.1.3 Imprest petty cash fund
= kleine kas in de onderneming voor courante uitgaven. Er zit een kleine hoeveelheid geld in, altijd eenzelfde bedrag: ofwel in geld ofwel in onkostennota’s. Wanneer onkostennota’s worden
opgenomen id boekhouding (en dus uit de kas verdwijnt) wordt de kas opnieuw aangevuld met cash. Auditor zal enkel controleren indien die en-passant kan gebeuren, maar zeker niet helemaal natellen aangezien het niet typisch materieel is. In bedrijven waar er rechtstreeks contact is met klanten (B2C° wel, want kassen zijn daar groter
Verdwijnt stilaan16.2 Audit van general cash account
16.2.1 Contant geld
Dit is vooral belangrijk punt in ondernemingen met distributieactiviteiten (B2C). Contant geld moet naar de bank gebracht worden, waarbij auditor zich volgende vragen dient te stellen:
Hoeveel geld mag er maximaal in de kas zitten?
o Geld in kas kost enkel geld, brengt namelijk geen interest op! Wie brengt geld naar de bank?
o Is personeel te vertrouwen of beter geldtransporteur? o Is personeel hiervoor wel verzekerd?
Is proces niet te routinematig?
o Bijvoorbeeld steeds een andere weg nemen, geld op ander tijdstip wegbrengen, ander personeelslid dit laten doen, etc. (bv. koning altijd andere weg naar Laken en ook altijd andere auto)
Verder is het cruciaal dat het systeem de kassierster toelaat om een kasverschil te hebben (kassiersters zonder kasverschil beschikken bijna altijd over zwarte kas). Er is dus een materieel toelaatbare fout
16.2.2 Vreemde deviezen
Met betrekking tot vreemde deviezen is er altijd een extra afwijking mogelijk vanwege de
wisselkoers. Indien een bedrijf de wisselkoers van 29/12 gebruikt heeft en de auditor deze van 31/12 zal hier een verschil op zitten. De auditor heeft gelijk (waarde einde BJ = wisselkoers einde BJ), maar is het verschil materieel?
Een bijkomend probleem zijn valuta uit ‘apenlanden’: hiervoor is geen liquide wisselmarkt en is het dus zeer lastig een realistische wisselkoers te bepalen. Sommige Noord-Afrikaanse en Aziatische landen laten het zelf niet toe dat hun valuta in het buitenland verhandeld wordt, waardoor deze praktisch waardeloos zijn
16.2.3 Interestverrekening
Tegenwoordig automtisch, quasi onmiddellijk overlopende rekeningen hier niet meer nodig Intrestverrekeningen dienen echter extra gecheckt te worden. Indien onderneming intrest dient te betalen moet nagekeken worden voor welke kredieten, en moet men hiervan de kredietbrieven nakijken (om bijvoorbeeld na te kijken welke hypotheken er gegeven zijn).
De auditor dient altijd een confirmatie naar alle banken vd onderneming te sturen om de relatie met de onderneming te achterhalen. Zijn alle rekeningen id JR opgenomen + welke andere relaties heeft onderneming met de bank, inclusief mogelijke hypotheken en modaliteiten en onderliggende documenten (alle gemachtigden over de rekening, etc)
16.2.4 Link met andere cycli
Verifiëren van de saldi is gemakkelijk, gewoon de bankuittreksels nakijken. Deze zeggen echter niets over het ‘terecht’ zijn vd saldi. De audit van de bankrekeningen zegt dus niets over operationele zaken zoals bv: onder- of overpricing van artikelen, niet geleverde goederen, wanneer men klant vergeet te factureren, …
Wel kan gevonden worden of de klant correct betaald heeft, de leverancier correct betaald is, …
Niet elk aspect van de verschillende cycli kan gezien worden, maar er zijn wel aansluitingspunten 16.2.5 Reconciliatie van de bankrekeningDit komt neer op het nakijken of de saldi van de rekeninguittreksels overeenkomen met de boekhouding (verschillende bronnen naast elkaar leggen). De saldi van de transacties in de
uittreksels dienen maw overeen te komen met de boekhouding. De reconciliatie dient te gebeuren door iemand die voor de rest niets anders doet met de rekeningen (= functiescheiding!)
Bank debet, BH geen credit Bv. interesten van de bank
Bank credit, BH geen debet Bv. wij hebben geld klant al ontvangen van de bank, maar nog niet afgeboekt
Checken of bankdebetsaldo = ons debetsaldo en of bankcreditsaldo = ons creditsaldo Stel bank debiteert voor €100, dan is bankDS €100
Auditor dient dit schema te maken voor elke specifieke rekening, en rekening houden met valutadatum (indien deze bijvoorbeeld te laat is bestaat er de mogelijkheid dat hier extra kosten aan verbonden zijn).
Onderneming doet zelf ook aan reconciliatie vd bankrekeningen, en dit meestal op maandelijkse basis (aangezien dit voor langere periode meestal onbegonnen werk is).
Hoewel auditor geen of zeer lage materialiteitsdrempel opstelt voor deze posten, en veelbewijsmateriaal zoekt om tot hoge zekerheidsgraad te komen, worden er echter toch bepaalde kleine fouten getolereerd. Men kan namelijk niet de hele batterij in gang zetten voor een verschil van €1. Indien het vaste klanten zijn, kan men tekort bij volgende facturatie bijtellen, indien eenmalige klant dient men een kosten-baten-analyse te maken.
Dit wil echter niet zeggen dat deze fouten niet opgespoord dienen te worden! Indien een fout wordt opgespoord dient bekeken te worden wat de oorzaak ervan is (intern/extern), en of er actie moet ondernomen worden. Indien geen actie nodig, dient iemand anders de bevoegdheid te hebben om deze kleine bedragen weg te boeken. Indien er wel actie moet ondernomen worden: gameplan opstellen.
Auditor dient het SIC achter de reconciliatie vd bankrekeningen uitgevoerd door de onderneming te checken dmv bevragingen, etc. Indien hieruit blijkt dat het SIC goed is en de procedures ook effectief gevolgd worden kan de auditor hier eventueel op steunen. Indien twijfels dient auditor de reconciliatie volledig zelf heruit te voeren = reperformance16.2.6 Cutoff
Cutoff moet correct gebeuren. Zijn er transacties van de eerste (7-10) dagen vh nieuwe boekjaar die effect hebben op de financiële staten van 31/12/x0 (eind vorig boekjaar)? Deze eerste dagen zijn dan ook een belangrijke focus van de auditor. Is er sprake van een juiste afgrenzing op het einde vh BJ? Dit is hetzelfde als bij verkoop- of aankoopcyclus: cutoff voor de goederenstroom
16.2.7 Proof of cash
De rubrieken mbt contant geld zijn heel fraudegevoelig, en moeten dus met meer argwaan gecontroleerd worden. Indien auditor twijfels heeft, kan hij zelf de reconciliatie uitvoeren over meerdere maandenProof of cash wordt uitgevoerd om vast te stellen of het volgende werd gedaan: Alle geregistreerde cash receipts were deposited
Allle deposito’s werden geregistreerd in de accouting records Alle geregistreerde cash disbursments werden door de bank betaald Alle bedragen die betaald werden door de bank werden geregistreerd Vier stappen:
1. Reconciliatie van bankuittreksels met het grootboek aan het begin van de proof-of-cash
periode
2. Reconiciliatie van cash receipts deposited in de bank met receipts geregistreerd in de cash
receipts dagboek voor een gegeven periode
3. Reconcilitie van de elektronische betalingen en geannuleerde cheques met deze
geregistreerd in het cash disbursements dagboek voor een gegeven periode
4. Reconciliatie van de bankuittreksels met het grootboek aan het einde van de proof-of-cash
16.2.8 Kiting
Bij kiting gaat onderneming inspelen op het tijdsverschil om liquiditeit te beïnvloeden in zijn voordeel Bv.: op 31/12/x0 om 16u brengt onderneming een cheque voor zijn KBC-rekening binnen bij Dexia
Dit is frauduleuze methode om de liquiditeitspositie te verhogen, want er staat een te groot bedrag op de rekening van X€, en dit bedrag moet er eigenlijk nog af. Zo is het EV overstated. Auditor dient dit te zien (zeker omdat zijn focus op de eerste dagen van het boekjaar ligt: cutoff). Als hij dit opmerkt moet hij zich ook de vragen stellen waarom ze dit gedaan hebben en wat betrouwbaarheid is vh SIC.
Onderneming heeft dus twee rekeningen bij 2 banken brengt cheque vd ene naar de andere bank. Deze wordt al gecrediteerd bij de tweede bank, maar cheque wordt pas volgende dag erop
aangeboden aan de eerste bank op dat moment geld twee keer op de rekening