Accounts en klassen van transacties

10.1.1 Contact klant



Contact met klant kan in twee richtingen gebeuren: onderneming contacteert klant of omgekeerd.



Er zijn verschillende soorten van contact (id winkel, online, telefonisch, fax, …) en voor de auditor is dit contact belangrijk  bv.: bij getekende bestelbon is het duidelijk dat er iets besteld werd, bij telefonisch contact heeft auditor deze zekerheid niet  verschil in bewijswaarde tussen de verschillende soorten contact en voorkeur wordt gegeven aan geschreven bewijs



Voor onderneming zit zekerheid ie creditcard of een voorschot, auditor bekijkt vooral het auditspoor (oa om na te gaan of er geen fictieve verkoop plaatsvond



Autorisatie voor de bestelling gebeurt via het sales order (hier worden de specifieke bepalingen vh artikel besproken)



Operationele bedenkingen:

 Bepaling van het soort klant id doelgroep  geen dubieuze debiteuren tenzij een target gehaald moet worden of de onderneming in slechte papieren zit

 Kennis van de productmix (optimaliseren vd winstmarge)

 Informatie over de verkochte artikelen (bv. beschikbaarheid, productaansprakelijkeheid)  Goede verkoper:

o Moet verkoopprijs kennen

o Moet beschikken over geautoriseerde prijslijst die door directie wordt vastgelegd. o Kan bepaalde kortingen toekennen, maar aan wie bepaalt ook hij weer niet o Moet nagaan of hij met klant mag werken:

 Andere afdeling = kredietafdeling bepaalt met welke klanten er wel en niet mag gewerkt worden en met welke voorwaarden (betalingskrediet, kortingen, …)

 Iemand anders dan de verkoper maakt customer id aan (anders zou hij fictieve klant kunnen aanmaken en zo frauderen)

o Moet leveringstermijnen en alles mbt leveringsvoorwaarden kennen

o Moet kostprijs of marges kennen  productmix optimaliseren en winstmarges zo

groot mogelijk maken

 Bv.: kortingen op producten met kleinste marge

 Verkoper moet ook productkennis hebben, maar hij mag niet liegen over de producten. Hij moet ook productkennis hebben over de producten vd concurrenten



Ook de performantie vd verkoper moet men vastleggen en kan men meten adhv:

 Klantentevredenheid  bedrijf contacteert je om te vragen wat je van de service vond  Omzet per verkoop  gaat men stimuleren als men omzet wil doen stijgen

 Marge die ze realiseren

 Hoe lang een klant, klant blijft = klantenrelatie

 Betrouwbaarheid vd documentatie vd verkoper, de betrouwbaarheid van zijn administratie  Het aantal offertes dat je opstelt en het aantal hiervan dat effectief wordt omgezet ie

verkoop of het aantal annulaties van verkopen

Audit analyseert de klantenportefeuille. Dit kan onder meer door die performantie-indicatoren zoals de succesrate of analytische testen

10.1.2 Kredietafdeling

 Gaat dus zeggen of men wel of niet met een bepaalde klant mag werken (bv. embargo)  Bepaald ook leveringscondities en andere voorwaarden

 Bestelbon passeert eerst langs hier om kredietwaardigheid toekomstige klant te beoordelen en bewaakt deze van huidige klanten

 Owv functiescheiding mag dit niet door iemand vh verkoopdepartement worden uitgevoerd  Creëert customer ID

 Kan ook klanten weigeren om verschillende redenen:

o Eerdere negatieve ervaringen o Selectie obv rating

o Duurzaamheid (bv.: ethische code) o Politieke redenen: bv. boycot, embargo

10.1.3 Bestelbon/Bestelling  Voorgenummerd

 Sommige organisaties hebben systeem waarin wordt vastgelegd wat besteld wordt zodat men kan kijken of op leverdatum de goederen aanwezig zullen zijn of tijdig geleverd zullen worden  om zo goed mogelijk voorraad te beheren



Sommige goederen moeten geproduceerd worden en anderen gewoon aangekocht



De autorisatie vd bestelling kan enkel wanneer de bestelling op correcte wijze is opgemaakt. Dwz obv de juiste prijslijst bij de verkoper die van kracht is op het moment van overeenkomst en

goedgekeurd is door de directie 10.1.4 Magazijn ‘uit’

 Juiste goederen uit het magazijn  juist gestructureerd/georganiseerd  Juiste gegevens op bestelbon

 Op het juiste moment uit het magazijn  begrip timing is heel belangrijk

 Op correcte manier verpakt: moet overeenstemmen met wat klant vraagt + zodat er goed geleverd kan worden (geen beschadiging)

 Opstellen magazijn-uitbon zodat duidelijk is wat magazijn verlaat  correcte nummering + datering



Operationele audit controleert het aantal, de aard vh product en het moment. Daarnaast controleren ze ook of de verpakking aansluit bij de vraag vd klant en schade tgv slechte verpakking voorkomen kan worden



Boekhoudkundig kunnen gereserveerde goederen via orderrekeningen (de nulrekeningen) geboekt worden. Hierbij hoor dan een toelichting

10.1.5 Levering

 Leveringsborderel en/of vrachtbrief opstellen  kan belangrijk zijn wnr er een derde partij bij betrokken is (bv. transporteur)

 Goederen zelf leveren of laten leveren door derden of klant het laten oppikken  Operationele bedenkingen:

o Juiste tijdstip leveren  logistieke programmering uitbouwen o Juiste/kortste/snelste/optimale leveringsroute

o Tijdige levering  wat zijn de consequenties van te vroeg of te laat te leveren? o Als goederen geleverd zijn, ben je ze kwijt. Op voorhand goede autorisatieprocedure

die duidelijk vastlegt wie beslist heeft dat ze geleverd mogen worden

o Om te kijken dat goederen en/of documenten verloren gaan moet er getekend

worden voor ontvangst 10.1.6 Factuur

 Opmaken factuur

 Tijdselement  hoe sneller factuur gemaakt, hoe sneller ze betaald kan worden

o Laattijdig opstellen van facturen kan symptoom zijn van slecht SIC (bv.: het

operationele is losgekoppeld van het administratieve)

 Juiste gegevens op factuur  controle hierop vooral wanneer factuur buiten gaat  om te checken of ze correct zijn en of het in overeenstemming is met wat met klant was

afgesproken 10.1.7 Betaling



Als het goed zit, wordt elke levering gevolgd met een betaling. Op bepaalde momenten kunnen er problemen voorkomen: klant zit in problemen of hij kan sowieso niet betalen.



Als goederen niet conform zijn  creditnota en ook hier moet autorisatie weer op onafhankelijke manier gebeuren (bv. niet door verkoper) en moet er op gelet worden dat er geen fouten zijn gebeurd mbt cut-off.



Als onderneming denkt dat een bepaalde betaling niet of slechts gedeeltelijk zal gebeuren, moet dit afgeboekt worden. Auditor controleert of de veronderstellingen correct zijn. Bj andere visie dan het management kan auditor beslissen een verklaring onder voorbehoud af te geven.

10.1.8 Belangrijkste elementen



Het belangrijkste/meest cruciale moment id cyclus is de juridische overdracht van eigendom  levering  goederen al bij klant en dus eigendomsoverdracht, maar nog geen betaling. Dit hangt oa af vd bepalingen ih contract. Problemen ontstaan wanneer de levering niet gevolgd wordt door een betaling of de levering niet geautoriseerd was. Belangrijk: auditor moet nakijken of er key controls of compensating controls aanwezig zijn

 Kijken of elk order vd klant heeft geleid tot bestelorder, magazijn ‘uit’ tot leveringsbon en facturatie en betaling, gaat men na of dat alles dat ooit verkocht werkt ook effectief

geleverd, gefactureerd en betaald werd. Men gaat nakijken of elk order hiertoe heeft geleid.

o Bewijzen van volledigheid

 Beginnen bij de levering en dan kijken of elke levering heeft geleid tot facturatie en betaling. Het gaat nog steed om volledigheid, maar er is ook een verschil met hier boven:

o Vanaf de levering is er een effect op de boekhouding en zit men met een financiële audit

 Als goederen geleverd worden, worden ze vervangen door een schulvordering  effect BH

o Nakijken of elke betaling gebaseerd is op een factuur en dat deze op een levering

gebaseerd is, die dan weer op een effectieve bestelbon van een effectieve klant gebaseerd is

o Bewijzen van existentie/voorkomen  of de transactie effectief heeft

plaatsgevonden

 In de eerste stappen tot aan het moment dat goederen magazijn verlaten & geleverd wordt, heeft het geen effect op BH en zit men met een operationele audit

o Bewijzen van accuracy/nauwkeurigheid

10.2 Methode voor ontwikkeling van controle- en substantieve testen –

In document Samenvatting Auditing (pagina 78-82)