Praktijk samenwerking reguliere aanpak

Het werkproces is nu duidelijk en ook de gesignaleerde problemen volgens het landelijk Aanjaagteam Verwarde Personen en de inventarisatie van het VHH zijn benoemd, maar hoe ziet dit er in de praktijk uit als het gaat om de samenwerking tussen de betrokken partners? Om hierachter te komen zijn drie Focusoverleggen, waarbij onder andere sprake is van verward gedrag, geobserveerd. Daarnaast zijn meerdere partners, die betrokken zijn bij een van de drie focusoverleggen, geïnterviewd. Hieronder zijn de bevindingen per component en factor toegelicht. Daarnaast wordt op basis van de bevindingen aangegeven in welke mate iedere individuele component en factor van belang is als het gaat om de samenwerking.

Afhankelijkheid tussen samenwerkende partners

Bij de eerste component wordt gekeken of altijd duidelijk is wie welke acties moet uitvoeren en of bepaalde acties pas uitgevoerd kunnen worden, nadat andere acties (door andere partners) zijn uitgevoerd. Tijdens de observaties was te zien dat actiepunten werden toebedeeld aan verschillende partners, waarbij het dus duidelijk was wie wat moest doen. In de interviews kwam dit ook naar voren en er waren op dit punt geen onduidelijkheden bij de betrokken partners. Wat in mindere mate te zien was, was dat bepaalde acties pas uitgevoerd konden worden, nadat andere acties uitgevoerd waren. Bij de geobserveerde focusoverleggen was het grootste deel van de acties voor individuele partners en deze stonden verder los van elkaar. Denk hierbij aan een bezoek van de wijkagent aan de besproken persoon. Deze wijkagent gaat op bezoek om contact te leggen of te onderhouden, zodat meer informatie verkregen kan worden. In eerste instantie wordt dit niet gedaan met het doel dat een andere partner vervolgens een andere actie uit kan voeren. Dit neemt niet weg dat naar aanleiding van het bezoek van de wijkagent nieuwe acties toebedeeld kunnen worden. De respondenten laten tijdens de interviews weten dat een deel van de acties dus individueel is en een deel gezamenlijk. Wat hierbij wordt aangegeven is dat het grootste deel van de acties individueel wordt uitgevoerd. Hierbij wordt wel aangegeven dat alle acties worden uitgevoerd,

32

om het gezamenlijke doel te bereiken. Het lijkt erop dat (vrijwel) alle acties worden uitgevoerd, al wordt aangegeven dat sommige acties simpelweg niet haalbaar zijn.

Als wordt gekeken naar de mate van belang van de eerste component, is te zien dat partners niet per definitie van elkaar afhankelijk hoeven te zijn, om acties uit te kunnen voeren. Het komt wel voor dat de ene actie pas uitgevoerd kan worden nadat de andere actie is uitgevoerd, maar de meeste acties uit de geobserveerde focusoverleggen stonden los van elkaar. Wat uit de observaties en interviews naar voren is gekomen is dus dat iedereen weet wie welke actie uit moet voeren (weten wat er speelt in de casus), maar dat niet iedereen van elkaar afhankelijk is om deze acties uit te kúnnen voeren. Volgens het model van Bronstein over interdisciplinaire samenwerking, is de eerste component dus niet geheel aanwezig, waardoor de samenwerking minder succesvol zou kunnen zijn. In de praktijk blijkt echter dat deze component ook niet geheel aanwezig hoeft te zijn, om ervoor te zorgen dat acties uit worden gevoerd. Het is voor partners belangrijk dat zij weten wat er speelt en dus ook wie welke acties uitvoert, maar onderlinge afhankelijkheid is hierbij niet noodzakelijk gebleken. De eerste component is hiermee deels van belang in die zin dat partners weten wat er speelt in de casus.

Activiteiten die bij gezamenlijke uitvoering meer bewerkstelligen dan bij individuele samenwerking De tweede component hangt samen met de eerste, omdat het ook hier gaat om de wijze waarop acties worden uitgevoerd. Bij de eerste component is al aangegeven dat het grootste deel van de acties individueel wordt uitgevoerd, maar dat sommige acties ook pas uitgevoerd kunnen worden nadat andere acties zijn uitgevoerd. Als we vervolgens kijken naar gezamenlijke uitvoering van acties, is hetzelfde te zien; het gebeurt wel, maar in mindere mate ten opzichte van individuele uitvoering van acties. Tijdens de focusoverleggen is te zien dat de partners verwachten dat sommige acties beter uit zullen pakken bij gezamenlijke uitvoering. Er wordt dan aangegeven dat partners met elkaar optrekken in deze casus. Een voorbeeld hiervan is dat een hulpverlener in het kader van persoonlijke veiligheid alleen op bezoek gaat bij de besproken persoon als de wijkagent hier ook bij aanwezig is. Wel is duidelijk geworden dat het grootste deel van de acties individueel wordt uitgevoerd en dat de partners hierbij niet denken dat dit beter zou uitpakken bij gezamenlijke uitvoering.

33

Het belang van de tweede component hangt deels samen met die van de eerste component. Ook hierbij is het zo dat de samenwerking volgens het model van Bronstein minder zou kunnen zijn, omdat lang niet alle acties in gezamenlijkheid worden uitgevoerd. Echter, uit de observaties en interviews is gebleken dat gezamenlijke uitvoering van acties niet noodzakelijk is. Dit komt alleen voor als partners denken dat dit beter is dan individuele uitvoering van acties en dat is vaker niet dan wel het geval. Ook hierbij is het van belang dat partners in ieder geval weten wat er speelt in de casus en dat een ieder op de hoogte is van wie welke acties uitvoert.

Flexibiliteit

Op het gebied van flexibiliteit wordt gekeken of partners buiten hun eigen rol treden en of er compromissen worden gesloten bij conflicten of stagnaties in de casus. Tijdens de drie geobserveerde focusoverleggen zijn geen conflicten waargenomen, waardoor ook geen sprake was van het sluiten van compromissen. Wat wel aan het licht is gekomen is dat sommige partners bij de focusoverleggen (nog) niet betrokken waren bij de casus, maar wel aanwezig waren om vanuit hun expertise mee te denken. Dit getuigt van flexibiliteit, omdat tijd wordt vrijgemaakt om andere partners te helpen in een casus. Aan de andere kant was er een partner, die zeer gewenst was bij het focusoverleg om mee te denken (en die volgens de reeds betrokken partners eigenlijk aan zet was in de casus), maar die juist niet aansloot omdat deze (nog) niet betrokken was bij de casus. De betreffende organisatie was officieel nog niet betrokken bij de besproken persoon, omdat er geen behandeling gaande was. De besproken persoon was al wel aangemeld bij deze organisatie, maar deze aanmelding stagneerde. De reeds betrokken partners waren niet blij dat deze organisatie daarom niet aan wilde sluiten bij het focusoverleg.

Tijdens de interviews is aangegeven dat de partners over het algemeen wel flexibel zijn, maar dat zij ook te maken hebben met wettelijke kaders. Door deze kaders zijn sommige partners beperkt in hun mogelijkheden. Dit is echter precies waar het binnen deze component (onder andere) om gaat; buiten de eigen rol treden en daarmee ook buiten de kaders denken. Dit is ook terug te zien in het genoemde voorbeeld van de organisatie die (nog) niet betrokken was bij de casus en daarom niet aan wilde sluiten bij het focusoverleg. Uit de interviews komt dus naar voren dat er in die zin niet buiten de eigen rol wordt getreden. Hiermee komt punt 2 van het Aanjaagteam Verwarde Personen naar voren, waarmee wordt aangegeven dat er te veel wordt gekeken naar wat een organisatie mag en niet per definitie naar wat de besproken persoon nodig heeft. In sommige gevallen verwachten partners in die zin dat er meer flexibiliteit getoond wordt, zodat er (mogelijk) meer bereikt kan worden in een casus. Wat verder door een respondent is aangegeven is dat het wenselijk is dat

34

partners meer interesse tonen in de vakgebieden van andere betrokken partners, omdat je met meer kennis over andere organisaties breder kunt kijken en beter kunt meedenken in een casus.

Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat de flexibiliteit in sommige gevallen groter kan zijn. Het is duidelijk dat partners het belang zien van flexibiliteit van partners, omdat daarmee (mogelijk) meer bereikt kan worden. Hierbij komt dan ook naar voren dat afwezigheid van flexibiliteit kan leiden tot een minder goede samenwerking, zoals Bronstein aangeeft met het model van interdisciplinaire samenwerking. Deze component is gezien het onderzoek hiermee van groter belang dan de eerste twee componenten.

Gezamenlijk eigenaarschap van doelen

Bij deze component moet duidelijk zijn of er een gezamenlijk doel is, of beslissingen gezamenlijk worden genomen en of de verantwoordelijkheid in de casussen gezamenlijk wordt gedragen. Tijdens alle drie de focusoverleggen werd vooraf het beeld van de casus geschetst en werd een doel gesteld (de eerder genoemde BOB-methodiek werd hierbij gehanteerd). Voor alle respondenten was dit doel duidelijk en was duidelijk wie welke rol had in de casus. Over het algemeen wordt aangegeven dat dit gezamenlijke doel niet conflicteert met het doel vanuit de eigen organisatie. Wel wordt door één respondent aangegeven dat het zou kunnen conflicteren, maar dat dit niet te voorkomen is doordat bijvoorbeeld de openbare orde en veiligheid bewaakt moet worden, wat andere doelen op bijvoorbeeld het gebied van zorg in de weg zou kunnen staan. Een voorbeeld hiervan is dat een persoon na lange tijd eindelijk goede zorg krijgt, maar dat deze door een strafbaar feit in detentie moet. Door de detentie raakt deze persoon de goede zorg kwijt, waardoor hij of zij op dat gebied weer verder af zou kunnen glijden. Tijdens de focusoverleggen werd verder duidelijk dat alle beslissingen gezamenlijk en in overleg genomen zijn. Zoals eerder gezegd is hier ook geen onenigheid in geweest, waardoor het sluiten van compromissen niet nodig was.

De gezamenlijke verantwoordelijkheid in de casussen ligt wat gecompliceerder. Over het algemeen geven de respondenten aan dat zij zich verantwoordelijk voelen voor het gehele proces, maar tegelijkertijd wordt veelal gezegd dat zij toch vooral kijken naar hun eigen acties en taken (en dus niet naar die van de andere partners). Om dit te ondervangen, is in iedere casus een casuscoördinator aangesteld die erop toeziet dat het plan van aanpak wordt uitgevoerd. Deze moet dus bij de betrokken partners onder andere nagaan of de acties worden uitgevoerd en wat de stand van zaken is. Over dit casuscoördinatorschap bestaat onduidelijkheid bij de respondenten. Een enkeling weet precies wat dit inhoudt, maar voor het overgrote deel is dit onduidelijk. In een aantal gevallen wordt deze rol dan ook niet (voldoende) uitgevoerd. Het is daarmee onduidelijk wie in die

35

zin de regie heeft in de casus (punt 3 Aanjaagteam Verwarde Personen). Wel wordt aangegeven dat de rol van casuscoördinator belangrijk is, mede doordat sommige casussen te maken hebben met veel betrokken partners. Op de vraag of een onafhankelijke casuscoördinator (in plaats van een betrokken partner) beter zou zijn, wordt verdeeld geantwoord. Hierover wordt aangegeven dat afstand in een casus belangrijk is, omdat anders mogelijk de objectiviteit verloren gaat. Daarnaast wordt aangegeven dat een casuscoördinator voldoende kennis moet hebben van de problematiek en van de casus op zich. Door een aantal respondenten wordt hierover aangegeven dat een casuscoördinator wellicht overbodig is, omdat er ook al een procesregisseur is die toeziet op de uitvoering van het plan van aanpak.

Volgens het model van Bronstein, wordt op het punt van deze component deels goed samengewerkt. Het doel wordt gezamenlijk vastgesteld en beslissingen worden gezamenlijk genomen. De verantwoordelijkheid in de casus wordt echter niet (geheel) gezamenlijk gedragen. De meeste partners hebben aangegeven dat zij vooral naar hun eigen acties en taken kijken en niet naar die van andere partners. Om ervoor te zorgen dat alles overzichtelijk blijft, wordt in iedere casus een casuscoördinator aangesteld die erop toeziet dat het plan van aanpak wordt uitgevoerd. De rol van casuscoördinator wordt echter niet in alle gevallen goed uitgevoerd, omdat deze rol voor veel partners niet duidelijk is. Uit de interviews is gebleken dat er behoefte is aan meer duidelijkheid hieromtrent, omdat een casuscoördinator wel nodig wordt geacht. Het belang van deze component is dus groot gebleken, echter is deze niet volledig aanwezig binnen de huidige aanpak.

Reflectie op samenwerkingsproces

Uit de interviews is gebleken dat op dit moment vrijwel geen reflectiebijeenkomsten worden georganiseerd. Een enkeling geeft aan dit één keer eerder meegemaakt te hebben. Wel geeft een respondent aan dat het regelmatig voorkomt dat de procesregisseur één-op-één met een partner bespreekt hoe de samenwerking verloopt. Over de behoefte aan reflectiebijeenkomsten lopen de meningen uiteen. Ongeveer de helft van de respondenten geeft aan hier geen behoefte aan te hebben, maar de andere helft heeft hier wel behoefte aan. Zo wordt aangegeven dat er veel geleerd kan worden van een reflectiebijeenkomst. Verder wordt gezegd dat een reflectiebijeenkomst vooral goed kan zijn als een casus regelmatig terugkeert of als er knelpunten gesignaleerd zijn in de samenwerking. Als een casus slechts één keer wordt besproken, lijkt de behoefte aan reflectie in mindere mate aanwezig te zijn.

36

Volgens het model van Bronstein zou de samenwerking binnen de huidige aanpak minder goed zijn, omdat er nauwelijks sprake is van reflectie op het samenwerkingsproces. Er wordt af en toe wel één- op-één door een procesregisseur met een betrokken partner gesproken over de samenwerking, maar reflectiebijeenkomsten worden vrijwel nooit georganiseerd. De meeste partners zien hier echter ook geen meerwaarde in, omdat een casus vaak slechts één keer wordt besproken in het VHH. Hierbij is aangegeven dat een reflectiebijeenkomst bij langdurige besprekingen op het VHH mogelijk wel gewenst is. Binnen de huidige aanpak personen met verward gedrag is de behoefte dus marginaal, waarmee deze component in mindere mate van belang lijkt.

Professionele rol

Bij de professionele rol wordt bekeken of de betrokken partners respect hebben voor elkaar en of zij elkaar als aanvulling zien in de casus. Daarnaast wordt bekeken of voor partners duidelijk is wat zij van elkaar kunnen verwachten. Tijdens de observaties en de interviews is duidelijk geworden dat alle partners met respect met elkaar omgaan en dat zij elkaar ook als aanvulling zien in de casus. Alle partners hebben aangegeven dat zij dat respect over en weer voelen en dat zij zien dat partners alleen aansluiten als zij kunnen bijdragen aan een goed verloop van de casus. Over wat partners van elkaar kunnen verwachten in de casus bestaat meer onduidelijkheid. Zo geeft de ene respondent aan dat niet geheel duidelijk was wat op het gebied van zorg al gedaan was en wat er nog mogelijk was in de casus. Een andere respondent gaf aan dat niet duidelijk was wat de mogelijkheden van de andere partners waren, maar dat dit ook kwam doordat deze respondent geen ervaring heeft met dergelijke overleggen. Hierover wordt door een derde respondent aangegeven dat hij uit ervaring inmiddels weet wat de andere partners wel en niet kunnen in een casus. In die zin heeft het dus ook met ervaring te maken. Er wordt aangegeven dat het wellicht goed zou zijn als de betrokken partners tijdens een focusoverleg beter aangeven wat hun mogelijkheden (en onmogelijkheden) zijn in de casus, zodat dit voor alle partners duidelijk is. Daarnaast geldt voor deze factor hetzelfde als wat bij de component “flexibiliteit” is aangegeven; dat het wenselijk is dat partners meer interesse tonen in de vakgebieden van andere betrokken partners, zodat zij meer kennis hebben over deze vakgebieden.

Volgens het model van Bronstein is de samenwerking voor wat betreft het respect naar elkaar goed. De betrokken partners vinden dit respect ook belangrijk en geven hierover aan dat dit meer aanwezig is, naarmate er meer wordt samengewerkt in dergelijke samenstellingen. Op het gebied van de verwachtingen naar elkaar, is nog winst te behalen. Het is niet voor iedere partner duidelijk wat van een andere partner verwacht kan worden of wat de verdere mogelijkheden zijn in een casus. Daarnaast zou het wenselijk zijn als partners meer kennis hebben over de vakgebieden van andere

37

partners, zodat zij breder kunnen kijken en beter kunnen meedenken in een casus. De punten van de “professionele rol” worden dus zowel door Bronstein als door de betrokken partners van belang geacht.

Structurele karaktereigenschappen

Bij structurele karaktereigenschappen wordt gekeken of de betrokken partners voldoende tijd hebben vanuit hun eigen organisatie om dergelijke samenwerkingen aan te gaan en of zij beslissingen kunnen nemen namens hun eigen organisatie. Alle respondenten geven aan dat zij tijd maken voor dergelijke samenwerkingen, maar niet elke respondent heeft deze tijd vanuit de eigen organisatie gekregen. Zo zijn er partners die normaal gesproken niet bij dit soort samenwerkingen betrokken zijn, waardoor zij hier in principe ook geen tijd voor hebben. Door de ernst van de casus maken zij hier echter tijd voor vrij, zodat zij bij kunnen dragen aan een beter verloop van de casus. Eén respondent geeft hier wel bij aan dat hij twijfelt of hij genoeg tijd zou hebben als hij ook nog de taken van casuscoördinator goed uit zou moeten voeren, omdat dit bovenop de reeds uit te voeren taken komt.

Over het nemen van beslissingen namens de organisatie wordt veelal aangegeven dat veel in overleg gebeurt binnen de eigen organisatie. Dit heeft er mede mee te maken dat bepaalde acties (zoals een uithuiszetting) complex zijn en binnen een wettelijk kader vastliggen. Goede afstemming hierover is noodzakelijk. Zo kunnen er dus vaak geen toezeggingen gedaan worden tijdens het overleg, omdat partners daar de autonomie niet voor hebben. Dit kan gezien worden als een probleem, omdat voor bepaalde acties dan meer tijd nodig is. Wanneer mensen aan tafel zitten die wel de autonomie hebben, kunnen beslissingen mogelijk meteen tijdens het overleg in het VHH genomen worden, waardoor sneller vorderingen gemaakt kunnen worden in de casus.

Ook volgens Bronstein is de samenwerking minder goed als de autonomie bij een overleg ontbreekt. Partners zelf hebben niet expliciet aangegeven dat zij die autonomie wel willen hebben, maar omdat het meer tijd kost in een casus, is het volgens het VHH wel wenselijk als deze autonomie aanwezig is bij een overleg. Voor wat betreft de tijd die partners kunnen besteden aan de samenwerking, lijkt dit voldoende te zijn, omdat iedere partner aangeeft er hoe dan ook tijd voor te hebben of voor vrij te maken. Hier zou wel een probleem kunnen ontstaan als de rol van casuscoördinator erbij komt, omdat dit extra tijd kan kosten. Voor partners is het van belang dat zij voldoende tijd hebben, omdat zij anders hun werk niet goed genoeg kunnen uitvoeren. Daarnaast is het van belang dat er voldoende autonomie bij overleggen aanwezig is, zodat bepaalde acties zo snel mogelijk uitgevoerd

38

kunnen worden. Deze factor lijkt dus, net als de eerste factor, van belang maar nog niet geheel