Plek van die Aankoopfunksie in die Organisasiestruktuur van die

in die organisasiestruktuur beklemtoon. Daar word van verskillende literatuur gebruik gemaak om die plek van die aankoopfunksie in die ondernemingshiërargie te identifiseer.

Hierdie teoretiese grondslag kan moontlik prakties toepasbaar wees in privaatondernemings waar die aankoop van goedere en dienste betrokke is (Murray, 2014). Privaatondernemings wat by uitstek baie afhanklik is van konstante aankope soos sekuriteits-benodighede wat insluit motorvoertuie, kluise, veiligheids- en sekuriteitstoebehore plaas uit die aard van die saak ʼn hoë premie op aankope. Die vlak van die aankoopfunksie in die organisasiestruktuur word dus regstreeks deur die doeltreffende uitvoering van die aankoopaktiwiteite beïnvloed (Erasmus et al., 2016:565). In hierdie hoofstuk word daar veral klem gelê op die belangrikheid van die plek van die aankoopfunksie in die ondernemingshiërargie.

Die belangrikheid van die plasing van die aankoopfunksie op ʼn geskikte plek binne die organisasiestruktuur van die onderneming, kan nie oorbeklemtoon word nie, aangesien dit bepalend is vir die doeltreffende uitvoering van aankoopaktiwiteite. Dit beïnvloed byvoorbeeld die manier waarop die aankoopfunksie ʼn bydrae lewer aan die breë bestuur van die onderneming, asook die mate waarin koördinering met ander funksies in die onderneming bewerkstellig kan word (Du Toit et al., 2010:527).

Die gedagte is dat ondernemingsfunksies gekoördineerd moet optree. Verder is dit logies dat die hiërargiese posisie van die aankoopfunksie sal bepaal hoe doeltreffend en in watter mate die aankoopfunksie ʼn bydrae tot die bestuur van die onderneming sal kan lewer.

Die status van die aankoopfunksie word dus bepaal deur die bydrae van die funksie tot die bestuur van die onderneming, wat weliswaar die plek daarvan sal bevestig in die organisasiestruktuur. Die besluit oor die plek van die aankoopfunksie in die organisasiestruktuur van ʼn onderneming het ʼn tweeledige invloed. Eerstens het hierdie besluit ʼn belangrike uitwerking op die operasionele aspekte van die aankooptaak en tweedens beïnvloed dit die verhouding en veral die koördinering tussen die aankoopfunksie en ander ondernemingsfunksies (Du Toit et al., 2010:527). Die operasionele aspekte van die aankooptaak behels die besluit van topbestuur ten opsigte van die vlak in die ondernemingshiërargie waarop aankoopbestuur verslag sal doen.

Die vlak waarop die aankoopfunksie in die ondernemingshiërargie verslag sal doen beïnvloed die plasing van gesag en verantwoordelikheid vir die uitvoer van die aankoopfunksie regstreeks (Erasmus et al., 2016:557). Ten eerste kan die gesag en verantwoordelikheid gesentraliseerd wees, wat ʼn streng lynorganisasie tot gevolg het. Hiermee word bedoel dat die hele aankoopfunksie die verantwoordelikheid is van een persoon in die aankoopafdeling.

Die aankoopafdeling is gewoonlik gebaseer by die onderneming se hoofkantoor. Tweedens kan die gesag vir die uitvoer van die aankoopaktiwiteite gedesentraliseer word. In ʼn gesentraliseerde aankooporganisasie word die aankoopaktiwiteite deur verskillende afdelings, individue of geografies-verspreide aanlegte, elk met ʼn aansienlike mate van outonomie uitgevoer.

Die operasionele aspekte van die aankooptaak met betrekking tot die implementering van die materiaalbestuurbenadering, plaas ʼn regstreekse gesag en verantwoordelikheid op die aankoopfunksie vir die doeltreffende uitvoering van die aankoopaktiwiteit met ʼn verdere mate van koördinering en interafhanklikheid tussen die aankoopfunksie en ander ondernemingsfunksies.

Die implementering van die stelselbenadering tot produkvoorsiening is voordelig vir ʼn onderneming en verseker laer voorraadvlakke, beter kontantvloei, verhoogde rentabiliteit, minder produksieonderbrekings en verbeterde kommunikasie. Die status en belangrikheid van die stelselbenadering word deur die uitwerking daarvan op die winsgewendheid van die onderneming beïnvloed.

Van Weele (2010:283) beweer dat die posisie van die aankoopfunksie in die ondernemingstruktuur beïnvloed word deur die volgende faktore: Die geldwaarde van aankoopbesteding, met ander woorde, die totale bedrag geld wat spandeer word tydens die aankoop van goedere en dienste vir die onderneming en die bydrae wat die aankoopfunksie maak tot die onderneming se wins aan die einde van die finansiële jaar (Erasmus et al., 2016:562). Verder speel die grootte van die onderneming ʼn belangrike rol in die besluit oor die status van die aankoopfunksie. In groot ondernemings bestaan die neiging om die aankoopfunksie regstreeks aan topbestuur verantwoordelik te maak, terwyl die aankoopbestuurder in kleiner ondernemings dikwels aan die hoof-finansiële bestuurder verslag doen.

Verder, weens verbeterde tegnologiese ontwikkeling, het meer gespesialiseerde produkte op die internasionale vlak begin onderhandel wat ʼn groter mate van bestuursbesluite en regstreekse verslagdoening aan die topbestuur vereis. Die geleentheid om deur doeltreffende aankope die onderneming se winsgewendheid nog meer te verhoog is ʼn bydraende faktor wat die posisie van die aankoopfunksie beïnvloed (Erasmus et al., 2016:563).

Die kwaliteit produkte wat aangekoop moet word, wat gepaard gaan met die vlak van bevoegdheid; byvoorbeeld die aankoop van standaardprodukte of goedere wat volgens spesifikasies gemaak word. Toestande in die leweransiersmark, byvoorbeeld skerp mededinging tussen kopers om beperkte hoeveelheid produkte en ekonomiese stabiliteit, bring mee dat die aankoopfunksie regstreeks tot topbestuur toegang moet hê, veral met die oog op strategiese beplanning (Erasmus et al., 2016:562). Markonstabiliteit kom veral voor by kleinsakeondernemings wat met groter ondernemings moet meeding in sowel die leweransiermark as die verbruikersmark.

Murray (2014:) verwys na die eienskappe van die leweransiersmark met betrekking tot stabiliteit en die mate van mededinging in die mark. Die onmiddellike stappe wat gevolg word deur die aankoopdepartement gebeur wanneer daar skielik ʼn omgewingsveranderlikheid plaasvind in die betrokke mark. Die bestuur se toevertrouing tot integrasie, uitkontraktering en vennootskap met verskaffers met bestuurders in ander departemente moet die belangrikheid van die aankoopfunksie in die onderneming benadruk en die aankoopdepartement benut (Van Weele, 2010:283). Laastens vereis die aankoopfunksie op bestuursvlak gespesialiseerde aankoopvaardighede en aankooppersoneel met die nodige tegniese en bestuursvermoëns. Onervare en minder vaardige aankooppersoneel kan nie op bestuursvlak geregverdig word nie.

In ʼn onderneming kan die aankoopfunksie op ʼn paar maniere gestruktureer word. Die twee basiese strukture is gesentraliseerd of gedesentraliseerd (Van Weele, 2010:283). Weens die groei van multinasionale ondernemings, konglomerate en multi-aanlegvervaardigers kom die kombinasie van die twee strukture meer dikwels voor as suiwer sentralisasie of desentralisasie. Die kombinasie of kompromie van die twee strukture word in ondernemings gebruik met die doel om die voordele en die sterkpunte van albei die metodes in die struktuur, met ʼn groter mate van aanpasbaarheid, te verkry.