Die Aankoopfunksie in die Onderneming

Die aankoopfunksie kan gedefinieer word as ʼn groep aktiwiteite en doelwitte wat die volgende behels: Die proses wat die benodighede van ʼn onderneming se produkte of dienste, in terme van die mees ekonomiese kwaliteit en hoeveelhede, bepaal (Van Weele, 2010:8). Dit is egter ook noodsaaklik dat die term materiaalbestuur gedefinieer word. Materiaalbestuur is ʼn geïntegreerde bestuursbenadering tot beplanning, aankope, omskepping, vloei en distribusie van produksiemateriale vanaf die ru-materiaaltoestand tot die finale-produktoestand.

In vandag se besigheidswêreld word die term materiaalbestuur vervang met die woord voorsieningskettingbestuur (Nieman & Bennett, 2006:17). Daarteenoor is aankoopbestuur die beplanning, organisering, aktivering en beheer van alle aktiwiteite om te verseker dat die onderneming voldoende benodigdhede het vir effektiewe funksionering. In die hoofstuk gaan verwys word na die aankoopfunksie.

Wanneer daar gesê word dat die taak van aankoopbestuur deur middel van die bestuurstake toegelig word, word die geheelbeeld van die geïntegreerde bestuursproses indirek verlaag (Hugo & Badenhorst-Weiss, 2011:26). Dit kan ʼn wanindruk skep dat die bestuur van die aankoopfunksie in isolasie uitgevoer word. Daar moet beklemtoon word dat die aankoopfunksie as deel van die ondernemingsbestuur op ʼn geïntegreerde grondslag uitgevoer moet word (MSG, 2014).

Vir teoretiese doeleindes mag dit geriefliker wees om die aankoopfunksie te skei van die breë aktiwiteite van die onderneming, maar in die praktyk oorvleuel die ondernemingsfunksies met mekaar (MSG, 2014). Elke ondernemingsfunksie is interafhanklik van die ander en die prestasie van die een sal ʼn direkte invloed op die ander hê.

Die basiese bestuurstake bestaan uit beplanning, organisering, koördinering en beheer. (Van Zyl et al., 2012:4-5). Beplanning is die eerste stap wat die bestuur behoort te neem – dit oorbrug die gaping van waar die onderneming is en waar die onderneming wil wees. ʼn Plan is ʼn toekomstige verloop van aksie en daarom is dit nodig dat die bestuur van die onderneming ʼn gedetailleerde aksieplan moet opstel wat gerig is op die doelwitte van die onderneming (Hartzell, 2014). Die belangrikheid van doeltreffende beplanning word weerspieël in die noodsaaklikheid om doelstellings en planne aan te pas by die veranderende ondernemingsomgewing.

Beplanning rakende die onderneming se aankope vorm deel van die breë ondernemingsbeplanning, omdat dit belangrik is vir die onderneming om deurlopende toevoer van grondstowwe, materiaal, komponente en dienste te kry. Dit vorm alles deel van die onderneming se strategiese belang. Koontz et al. (1984:64) beweer dat beplanning die oorbrugging van die gaping is, tussen “waar ons ís en waar ons in die toekoms wil wéés”.

Die volgende bestuurstaak is organisasie. Organisasie speel ʼn belangrike rol in die ontwikkeling van aankope as ʼn ondernemingsfunksie. Dit is noodsaaklik om organisasie as ʼn bestuurstaak nader toe te lig, aangesien dit ʼn belangrike rol vervul in die bestuursproses en dit die logiese en volgende stap na aankoopbeplanning is (McNamare, 2014). Die organisasiestruktuur van die aankoopfunksie moet daarop gefokus wees om op die doeltreffendste wyse by die breë ondernemingstruktuur in te skakel.

Die struktuur wat vir die aankoopfunksie gekies word, moet sό saamgestel word dat dit op die doeltreffendste manier diens kan lewer. Dit hang af van die grootte van die onderneming (Van Zyl et al., 2012:134). Indien die onderneming byvoorbeeld besluit om internasionaal sake te doen, kan dit moontlik beteken dat die onderneming ʼn gedesentraliseerde organisasiestruktuur moet aanneem, aangesien dit die mees doeltreffende manier vir die onderneming sal wees.

Dit is uiters belangrik om te beklemtoon dat die ontwerp en samestelling van die organisasiestruktuur nie as ʼn geïsoleerde taak van aankoopfunksie gesien moet word nie. Die aankooporganisasiestruktuur vloei veral uit strategiebeplanning voort en weerspieël dus die breë ondernemingstrategie.

Aankooporganisasie is ʼn formele raamwerk waarbinne bedrywighede (aankoopaktiwiteite en gesagsverhoudinge) in afdelings en onderafdelings gegroepeer word met die taak en verantwoordelikhede van elke werker duidelik afgebaken en omskryf. Die organisasiestruktuur van die aankoopfunksie, in die proses van navolging van die ondernemingsdoelstellings, is gerig op taakverdeling en taakverhoudings binne die afdeling (Erasmus et al., 2016:559). Later in die hoofstuk word die verskillende organisasiestrukture meer in diepte bespreek.

Koördinering is ook deel van die aankoopfunksie en word beskou as ʼn ondersteunende bestuurstaak. Koördinering kan verseker dat die onderneming se doelwitte bereik en bewerkstellig word (Van Zyl et al., 2012:6). Koördinering sluit elemente in soos toesighouding, motivering, leierskap en kommunikasie wat die bestuur help om ondernemingsdoelwitte te bereik.

Aankoopkoördinering moet daarop fokus om die aktiwiteite van die aankoopfunksie met dié van die ander ondernemingsfunksies te harmoniseer en met mekaar in ooreenstemming te bring (Van Zyl et al, 2012:6). Die aankoopfunksie het ʼn belangrike koördineringstaak, veral ten opsigte van die finansiële afdeling, die produksie-afdeling en die bemarkingsafdeling. Ook moet die leweransierstelsel wat later in hoofstuk 4 bespreek sal word, as geheel met die behoeftes van die onderneming gekoördineer word.

Uit die bogenoemde omskrywing blyk dit duidelik dat koördinering meestal interpersoonlik is en ten nouste met die verwantskap tussen mens en onderneming verband hou – dat dit nie slegs koördinering oor aktiwiteite behels nie. Volgens Van Zyl et al. (2012:5) is beheer die bestuurstaak waardeur verseker word dat die uitvoering van die onderneming se aktiwiteite plaasvind en voldoen aan vooropgestelde standaarde.

Hierdie standaarde kan in terme van doelstellings, doelwitte, prosedures en reëls gestel word (Hugo & Badenhorst-Weiss, 2011:26). Om beheer toe te pas oor hoe die aankoopfunksie funksioneer in die onderneming en hoe die bronne aangewend en gebruik word, is noodsaaklik vir enige onderneming (Van Zyl et al., 2012:136-137). Dit is belangrik om te besef dat die beheer vin die aankoopfunksie nou verwant is aan beplanning, organisering en koördinering. Dit is duidelik dat die bestuurstake ʼn noodsaaklike rol in die onderneming vervul. Vir die doel van die