ʼn Gekombineerde Aankooporganisasiestruktuur

Ondernemings met ʼn verskeidenheid produktereekse ondervind probleme met gesentraliseerde aankope aangesien die behoeftes en aankope van die verskillende produkte uiteenlopend van aard is en gesentraliseerde aankope bemoeilik. In die geval van ʼn aantal vervaardigingstakke word dit aanbeveel dat ondernemings ʼn gesentraliseerde en ʼn gedesentraliseerde aankoopbeleid moet kombineer.

Aankope geskied dan op ʼn gesentraliseerde grondslag in elk van die verskillende takke maar op ʼn gedesentraliseerde grondslag vir die onderneming as ʼn geheel (Anklesaria, 2014). ʼn Voorbeeld hiervan is waar kapitaalgoedere deur ʼn gesentraliseerde aankoopafdeling aangekoop word vir die onderneming as ʼn geheel, terwyl produksiegoedere of gespesialiseerde produkte steeds op ʼn gedesentraliseerde basis aangekoop word.

Binne die sekuriteitsindustrie of omgewing is daar onderskeie funksies waarvan die aankope van produkte en dienste uniek is. ʼn Voorbeeld hiervan is “cash in transit” en reaksiedienste wat uniek is ten opsigte van die produk en dienste wat aangekoop moet word, maar binne die ondernemingsfunksie is daar ook gemeenskaplike of generiese produkte wat dieselfde is as die res van die onderneming. In die geval waar unieke produkte aangekoop word, is die aanvaarbaarste organisasiestruktuur sentralisasie van sodanige produk aankope (Anklesaria, 2014).

Waar die onderskeie takke van ʼn onderneming geografies verspreid is, bemoeilik dit die taak van oorkoepelende aankope, omdat koördinasie van die onderskeie aankoopafdelings by die takke prakties moeilik uitvoerbaar is. Wanneer die takke van ʼn onderneming geografies verspreid is maar soortgelyke of verwante produkte aankoop, kan ʼn gesentraliseerde aankoopbeleid nogtans met vrug aangewend word.

Figuur 3.3: Gekombineerde organisasiestruktuur in die aankoopfunksie

aankoopafdeling van die verskillende takke nog steeds ʼn groot mate van outonomie en besluitnemingsvryheid geniet. Die takke se aankoopafdeling val regstreeks onder beheer van die takbestuur en word slegs onregstreeks aan die oorkoepelende aankoopgesag gekoppel.

Die sentrale ondernemingsaankoopbestuur lewer ook regstreeks verslag aan topbestuur. Organisasiestrukture soos dié in figuur 3.3 word dikwels deur ondernemings geskep wat uit hoogs gespesialiseerde onderafdelings saamgestel is en waarvan die produkbehoefte uiteenlopend is.

3.6 Samevatting

Uit die voorafgaande bespreking blyk dit duidelik dat indien die aankoopfunksie as ʼn ondernemingsfunksie aanvaar word, hierdie erkenning ook in die organisasietruktuur van die onderneming weerspieël moet word. Die besluit oor die plek van die aankoopfunksie in die organisasiestruktuur van ʼn onderneming word grotendeels deur die relatiewe belangrikheid van die aankoopfunksie vir die topbestuur van die onderneming bepaal. In hierdie hoofstuk word die belangrikheid van die aankoopfunksie op ʼn teoretiese grondslag bespreek. Volgens die moderne beskouing van die aankoopfunksie behoort dit deur topbestuur as ʼn bestuursfunksie erken te word. As gevolg van die invloed van aankoopaktiwiteite op die ondernemingswins behoort die funksies dienooreenkomstig die nodige erkenning en status te geniet.

Die rede vir die bespreking van organisasie as element van aankoopbestuur is tweedelig van aard. Eerstens dien die teoretiese agtergrond wat in die onderhawige studie gebruik word as basis om in die empiriese gedeelde van die studie die plek van die aankoopfunksie in die breë organisasiestruktuur van sekuriteitsondernemings, sowel as die interne organisasiestruktuur van die aankoopafdelings te ondersoek. In aansluiting hierby is die ontwikkeling van aankope as ʼn bestuursfunksie en die invloed daarvan op die organisasiestruktuur van die aankoopfunksie.

Die waarde van ʼn teoretiese agtergrond oor die algemene eienskappe van ʼn doeltreffende organisasiestruktuur (soos in die hoofstuk bespreek) is daarin geleë dat hierdie eienskappe in die empiriese gedeelte van die studie gebruik kan word om te bepaal of die huidige organisasiestruktuur van die aankoopfunksie in sekuriteitsondernemings wel op genoemde beginsels berus. Na afloop van die terreinverkenning van die aankoopfunksie in die privaatsektor kan die kennis gebruik word om ʼn doeltreffende organisasiestruktuur te ontwerp wat oor die vereiste eienskappe beskik.

In die ontwerp van ʼn organisasiestruktuur is dit noodsaaklik om voortdurend die grondliggende beginsels van ʼn doeltreffende organisasie in gedagte te hou. Die beginsels soos bespreek in hierdie hoofstuk kan in die empiriese gedeelte van die studie gebruik word om enersyds te toets of die huidige organisasiestruktuur aan hierdie beginsels voldoen en andersyds toe te sien dat ʼn gekose organisasiestruktuur wel aan hierdie beginsels voldoen.

Soos reeds vermeld, is daar faktore in die onderneming se omgewing wat die organisasiestruktuur van die onderneming en dus ook die aankoopfunksie beïnvloed. Die doel van die samevatting oor hierdie interne en eksterne faktore is om die teoretiese agtergrond te skep sodat daar in die empiriese gedeelte ondersoek ingestel kan word na die mate van beïnvloeding van die aankooporganisasiestruktuur in die privaatonderneming. Ten slotte moet beklemtoon word dat die ontwikkeling van organisasiestrukture vir die doeltreffende uitvoer in die aankoopfunksie steeds voortduur.

Verder in die hoofstuk is dit duidelik dat daar onderskei word tussen drie soorte organisasie- strukture naamlik gesentraliseerde aankope, gedesentraliseerde aankope en ʼn kombinasie van die twee naamlik ʼn gekombineerde aankoopstruktuur. Elke struktuur het voor- en nadele. Dit is belangrik vir die onderneming en sy bestuur om te besluit watter struktuur die beste sal funksioneer. Kortliks soos in die teorie hierbo bespreek is gesentraliseerde aankope wanneer ʼn enkele individu of afdeling, die bevoegdheid en gesag het om alle aankope namens die onderneming te doen. Gedesentraliseerde aankope is wanneer aankope deur verskillende afdelings of individue gedoen word. Met ʼn gekombineerde struktuur word aankope gedoen op ʼn gesentraliseerde grondslag in elk van die verskillende takke van die onderneming maar op ʼn gedesentraliseerde grondslag vir die onderneming as ʼn geheel.

Wanneer die navorsingresultate beskikbaar is, sal dit meer duidelik wees watter organisasie- struktuur die meeste gebruik word en hoe dit die onderneming beïnvloed. Daaruit sal daar dan ook aanbevelings gemaak kan word oor watter struktuur die beste sal wees vir sekuriteitsondernemings.

HOOFSTUK 4: LEWERANSIERSELEKSIE