Perceptie van het knelpunt
Overheidsorganisaties zijn verplicht om gegevens uit de basisregistraties te gebruiken. Een aantal respondenten geeft echter aan dat de kwaliteit van gegevens in bepaalde basisregistraties te wensen overlaat. Hierdoor zijn deze gegevens niet altijd bruikbaar in de werkprocessen van organisaties.
Door middel van Digimelding kunnen fouten worden teruggemeld, waarna de bronhouder verplicht is tot onderzoek en eventuele wijziging van het gegeven. Er wordt echter nog te weinig gebruik gemaakt van de middelen om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren. Als het terugmelden echt goed op gang zou komen, gaat de zuiverheid van een registratie omhoog. Naast het op generieke wijze terugmelden van fouten pleit een aantal respondenten voor een periodieke toetsing van de kwaliteit en de betrouwbaarheid van een organisatie.
Een aantal respondenten maakt zich zorgen over het gebruik en de kwaliteit van kopiebestanden. Wanneer kopiebestanden worden gebruikt in de werkprocessen van een organisatie is actualiteit vereist. Alleen als kopiebestanden up to date zijn, worden gewijzigde gegevens gebruikt in de werkprocessen.
Relevante voorbeelden
Voorbeeld 1: In 2007 konden acht miljoen toeslagen (huur, kinderopvang- en zorgtoeslag) over 2006 niet afgerekend worden omdat de Polisadministratie (BLAU) niet op orde was.
Voorbeeld 2: Het idee dat een basisregistratie volledig op orde kan zijn is fictie. Als er mensen 6 maanden dood in een flat kunnen liggen, dan staan die mensen ondertussen wel 6 maanden levend in de GBA. Dat is moeilijk op te lossen, want de GBA is afhankelijk van meldingen.
Mogelijke oplossingen
- In een kaderwet kan worden opgenomen: ‘De minister belast de uitvoeringsorganisaties met het houden van periodieke kwaliteitscontroles’. Dat kan via een audit, maar ook via een zelfevaluatie instrument.
- Verder kunnen in een kaderwet regels worden opgenomen rondom het onderhouden van de basisregistraties. Zodat de beheerder bijvoorbeeld verplicht is om periodiek onderhoud te plegen. Het gaat dan niet alleen om het oplossen van fouten, maar ook om het toevoegen van nieuwe gebruikerswensen.
- Terugmelden verbetert de kwaliteit van een registratie. Generieke regels ten aan zien van terugmelden zijn echter lastiger. Dat er teruggemeld moet worden kan generiek vastgelegd worden, terwijl de concrete invulling van basisregistratie tot basisregistratie verschilt. Voor de GBA geldt dat een terugmelding voorzien
76
moet zijn van een onderbouwing. Voor objecten in de publieke ruimte is deze onderbouwing minder van belang. De manier waarop teruggemeld moet worden is dus registratie gebonden en zou in nadere regelgeving uitgewerkt kunnen worden.
- Voor het gebruik van kopiebestanden voor de bestuurlijke informatievoorziening of onderzoek moeten regels komen over het beheer van de kopiebestanden.
Analyse
In de twaalf eisen aan een basisregistratie is vastgelegd dat overheidsorganisaties gegevens uit de basisregistraties verplicht moeten gebruiken. Ook is vastgelegd dat de als authentiek aangewezen gegevens zonder nader onderzoek in de werkprocessen kunnen worden gebruikt. Daarvoor moet de kwaliteit van de gegevens in een basisregistratie echter wel op orde zijn.
Digimelding is de generieke voorziening waarmee bestuursorganen in geval van gerede twijfel fouten kunnen terugmelden. Uit de interviews blijkt echter dat Digimelding op dit moment nog niet voldoende functioneert. Er bestaan onder andere vragen over het bepalen van het juiste gegeven. Daarnaast verschilt de wijze van terugmelding per basisregistratie. Een aantal basisregistraties vereist onderbouwing van de terugmelding, terwijl voor andere basisregistraties enkel het aangeven van het onjuiste gegeven voldoende is.
Door middel van audits of zelfevaluatie kan de kwaliteit van een basisregistratie periodiek getoetst worden. Op deze manier wordt duidelijk wat de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de basisregistraties is. Ook het onderhoud van basisregistraties vraagt om nadere regelgeving. niet alleen het oplossen van fouten, maar ook vanwege het toevoegen van nieuwe gebruikerswensen.
Ook in het geval van kopiebestanden is de kwaliteit van gegevens van belang. Voor een aantal organisaties geldt dat zij werken met kopiebestanden vanwege de grote volumes. Deze kopiebestanden moeten actueel zijn. Wanneer het kopiebestand echter wordt gebruikt voor bestuurlijke informatievoorziening of onderzoek is deze actualiteitseis echter minder van belang. Om het gebruik van kopiebestanden in goede banen te leiden, moeten afspraken worden gemaakt over de verantwoordelijkheid voor het up to date houden van het kopiebestand, het gebruik van kopiebestanden en het vernietigen van kopiebestanden na gebruik.
De belangrijkste voorwaarde voor verplicht gebruik van basisregistraties is dat gebruikers erop kunnen vertrouwen dat de kwaliteit van de gegevens in een registratie goed is. In een kaderwet zouden regels opgenomen kunnen worden over de kwaliteit van gegevens in de basisregistraties. Door een verplichting op
77
te nemen tot een periodieke kwaliteitscontrole wordt de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de gegevens in een basisregistraties systematisch in kaart gebracht. Verplicht terugmelden vormt een generiek element ten aanzien van het stelsel van basisregistraties. Door ook de wijze vast te leggen waarop organisaties moeten terugmelden ontstaat consistentie in de terugmelding. Het vastleggen van de wijze waarop moet worden teruggemeld, kan in lagere regelgeving. Het gebruik van kopiebestanden vraagt om afspraken over de verantwoordelijkheid daarover. Er moet worden afgesproken welke organisatie verantwoordelijk is voor het actueel houden van de registratie, alsmede afspraken over het vernietigen van kopiebestanden na gebruik.
78