E ISEN AAN DE BASISREGISTRATIES

Basisregistraties moeten voldoen aan een aantal kenmerken. Deze zogenoemde twaalf eisen zijn geformuleerd in een brief aan de Tweede Kamer van 3 maart 2003 (Kamerstukken II, 2002-2003, 26387, nr. 18) en gelden sindsdien als een vereiste voor basisregistraties. In deze subparagraaf worden de twaalf eisen nader uitgewerkt.

Heldere wetgeving

Eis 1: De registratie is bij wet geregeld

Overheidsorganisaties gebruiken al vele jaren registraties voor de uitvoering van hun taken. Een aantal van deze registraties zijn tot basisregistratie benoemd, omdat zij authentieke gegevens bevatten die voor meerdere organisaties van belang zijn. Aan deze registraties zijn juridische kaders verbonden, die niet zonder meer ongeldig kunnen worden verklaard. Daarom moeten aan de basisregistraties dezelfde (juridische) consequenties worden verbonden als aan de afzonderlijke gegevensregistraties die door de beoogde afnemers zelf werden bijgehouden.

Eis 2: De afnemers hebben een terugmeldplicht

Omdat de gegevens in een basisregistratie verplicht gebruikt moeten worden door overheidsorganisaties is het van groot belang dat deze gegevens correct en actueel zijn. Het overheidsbrede gebruik van de basisregistraties zorgt ervoor dat onjuistheden eerder zullen worden opgemerkt. Om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen, moeten afnemers worden verplicht om onjuistheden terug te melden. Afnemers hebben de plicht om, bij twijfel aan de juistheid van de gegevens in de basisregistratie, dit te melden aan de houder. De houder heeft de plicht om de melding vervolgens serieus te onderzoeken en wanneer nodig correcties door te voeren.

Eis 3: De basisregistratie wordt verplicht gebruikt door de hele overheid

Om de doelstellingen van het programma Stroomlijning Basisgegevens (zie paragraaf 4.2.1) te bereiken, is het gebruik van basisregistraties verplicht voor alle publieke en private instanties die uitvoering geven aan publieke taken. Wanneer gegevens aanwezig zijn in een basisregistratie, is het niet toegestaan deze gegevens opnieuw te verzamelen. Omdat onjuistheden moeten worden teruggemeld en gecorrigeerd, kan een afnemer erop vertrouwen dat gegevens uit de basisregistratie gebruikt kunnen worden in het werkproces, zonder nader onderzoek.

39

Eis 4: Er is duidelijkheid over de aansprakelijkheid

Iedere basisregistraties valt onder de politieke verantwoordelijkheid van het departement dat eigenaar ervan is. Daarnaast moet worden vastgelegd welke partij kan worden aangesproken wanneer fouten zich voordoen. De aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid moeten wettelijk worden vastgelegd.

Transparantie financiën

Eis 5: De realisatie en exploitatie geschieden tegen redelijke kosten en er is eenduidigheid over de verdeling ervan

Het gebruik van bestaande registraties als basisregistraties zorgt voor een nieuwe vorm van financiering. Naast de kosten die verbonden zijn aan het al bestaande register, zorgt de taak als basisregistratie voor extra kosten. Het stelsel van basisregistraties brengt onlosmakelijk met zich mee dat de kosten voor de rekening komen van een andere partij dan de baten. Het is de taak van de verantwoordelijke minister om in samenspraak met de beheerder en de afnemers een oplossing voor dit vraagstuk te vinden. Als uitgangspunt geldt dat generale bekostiging van basisregistraties niet verplicht is, maar wel toegestaan wanneer dit in het belang van de betreffende registratie is.

Duidelijke inhoud en structuur

Eis 6: Er is duidelijkheid over inhoud en bereik van de registratie

Het principe van ‘eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik’ leidt ertoe dat “de directe band tussen het verzamelen van gegevens en het uitvoeren van een wettelijke taak vervalt” (Kamerstukken II, 2002-2003, 26387, nr. 18, p. 13). Daarom moet wettelijk worden vastgelegd wat de inhoud van de registratie is. Daarbij moet in ieder geval aandacht worden besteed aan de definities van de gegevens in de basisregistratie en het domein (de objecten van registratie) waarover gegevens worden vastgelegd.

Duidelijke verantwoordelijkheden en procedures

Eis 7: Er zijn sluitende afspraken en procedures tussen de houder van het register enerzijds en de leveranciers en de afnemers van gegevens anderzijds

De basisregistraties spelen een belangrijke rol in de informatiehuishouding van de Nederlandse overheid. Daarom is het essentieel dat de betrokkenen sluitende afspraken maken, bijvoorbeeld over het ‘change management’ en de formaten voor uitwisseling van gegevens. Verder moeten de verschillende rollen van de betrokken partijen ten opzichte van de basisregistratie en ten opzichte van elkaar beschreven worden en de onderlinge verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

40

Eis 8: Er zijn duidelijke procedures met betrekking tot de toegankelijkheid van de basisregistratie

Binnen het stelsel van basisregistraties wordt onderscheid gemaakt tussen openbare en gesloten registraties. Voor een aantal registraties geldt dat deze niet zonder meer toegankelijk zijn vanwege de privacygevoeligheid van een groot aantal gegevens in de registratie. De toegankelijkheid van openbare registraties houdt verband met zaken als leveringsvoorwaarden, terwijl voor gesloten basisregistraties geldt dat bepalingen worden opgenomen over autorisatieprocedures. Wanneer een afnemer geautoriseerd wil worden voor gegevens in een gesloten basisregistraties, vindt hierover expliciete besluitvorming plaats volgens een vaststaande procedure. Autorisatieverzoeken moeten voldoen aan de randvoorwaarden ten aanzien van de mate waarin een registratie openbaar is en de regelgeving omtrent privacy.

Eis 9: Er is een stringent regime van kwaliteitsborging

Omdat een basisregistratie voor bepaalde gegevens de officiële bron is, is van het van groot belang dat de gegevens in een basisregistratie juist, actueel en volledig zijn. “Daarom moet worden gewaarborgd dat de kwaliteit van de gegevens in de basisregistratie beter is dan iedere organisatie voor zichzelf kan organiseren” (Kamerstukken II, 2002-2003, 26387, nr. 18, p. 14). De kwaliteitsborging valt uiteen in twee delen. Ten eerste wordt een zelfreinigende database gecreëerd door de verplichting aan afnemers om twijfelgevallen te melden aan de houder van de basisregistratie. Ten tweede moet de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties transparant zijn voor afnemers. Het voor moet afnemers duidelijk zijn welke procedures worden gevolgd ter borging van de kwaliteit, alsmede inzicht in het gerealiseerde kwaliteitsniveau. Hierdoor wordt voorkomen dat spookverhalen ontstaan over de kwaliteit van de gegevens.

Eis 10: Er is vastgelegd dat en hoe afnemers van gegevens op een niet-vrijblijvende wijze betrokken worden bij de besluitvorming over de registratie

Omdat de omstandigheden van een basisregistratie kunnen veranderen, is het van belang dat afnemers op niet-vrijblijvende wijze invloed kunnen uitoefenen op de registratie. Invloed moet kunnen worden uitgeoefend op inhoud, organisatie, bestuurlijke ophanging en/of wetgeving van een basisregistratie. Het niet-vrijblijvende karakter is van belang omdat afnemers voor het uitvoeren van hun taak afhankelijk zijn van gegevens uit een basisregistratie.

Onderdeel van het stelsel

Eis 11: De positie van de basisregistratie binnen het stelsel van basisregistraties is duidelijk en de relaties met de basisregistraties zijn beschreven

Het verbeteren van het gemeenschappelijke en gezamenlijke gegevensgebruik is één van de doelstellingen van het stelsel van basisregistraties. Deze doelstelling moet bereikt worden door het maken van “duidelijke