Kraljic-Matrix BHV
5.2 Kwaliteit en Procesoptimalisatie
5.2.1 Efficiënte en nieuwe leervormen
Bij BHV-opleidingen en trainingen zijn blended learning (een mix van e-learning met een praktijkopleiding) en virtual reality interessante ontwikkelingen die aansluiten op andere rijksbrede initiatieven (Tijd, Plaats en Apparaatonafhankelijk Werken, duurzaamheid, etc.). De digitale oplossingen binnen de BHV-opleidingen zijn veelal financieel aantrekkelijk en minder tijdrovend voor de cursisten. Hiermee kunnen besparingen worden gerealiseerd. Lopende contracten bieden reeds ruimte voor nieuwe leervormen doch worden niet altijd (volledig) benut.
Actie: De categorie volgt actief de ontwikkelingen in de branche en brengt deze onder de aandacht van de afnemers. Ook zullen onbenutte kansen en mogelijkheden vanuit de contracten onder de aandacht worden gebracht bij afnemers.
5.2.2 Continuïteit van de BHV-organisatie
In paragraaf 4.6.3 is beschreven dat door verschillende ontwikkelingen de beschikbaarheid van BHV-medewerkers in rijkspanden varieert, waardoor het risico bestaat dat er niet altijd voldoende BHV’ers aanwezig zijn om de verantwoordelijkheid voor BHV naar behoren in te vullen. Er zijn daarom verschillende oplossingsrichtingen geschetst, zoals specifieke werkafspraken met medewerkers met BHV-taken, inzet van technische oplossingen zoals een signaleringssysteem of app. Een derde genoemde oplossing is de inzet van beveiligingspersoneel voor BHV-taken (zie 4.6.3.).
Actie: Indien besloten wordt dat ook de particuliere beveiligers worden ingezet om BHV-taken te verrichten, dan neemt de categorie dit op in de eisen van de aanbestedingen van de subcategorie Beveiliging.
5.2.3 Werken met basisbestek/-eisen
Passend bij de uitkomsten van de Kraljic-analyse (paragraaf 5.1.2), is het streven om in de aanbestedingen van de subcategorie BHV zoveel mogelijk te sturen op gestandaardiseerde competenties en BHV-functies, eisen, KPI’s, contracten, etc. Dit geeft koersvastheid, mogelijkheid tot gestandaardiseerde werkprocessen, duurzaam behoud van kennis, beperkte verschillen in uitvoering en komt de samenwerking en flexibiliteit ten goede. Ondanks dat de eerder nog versnipperde BHV-contracten inmiddels centraal zijn aanbesteed, zal bij de heraanbesteding extra aandacht worden besteed aan uniforme (uitvoerings)voorwaarden door de afnemers. De huidige contracten worden door de categorie gezien als overgangsperiode naar een nog meer uniforme uitvraag, uitvoering en harmonisatie van het rijksbeleid op het gebied van de BHV. Dit bevordert de flexibele inzet en uitwisselbaarheid van BHV’ers binnen het Rijk.
Actie: De categorie maakt op basis van de kaders BHV gestandaardiseerde basisbestekken/-eisen die toegepast worden bij de aanbestedingen BHV.
5.3 Maatschappelijk verantwoord inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat er bij de inkoop van diensten en goederen in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. De ambitie voor maatschappelijk verantwoord inkopen voor het Rijk is tweeledig: 30
• MVI levert een bijdrage aan de maatschappelijke effecten die de Rijksoverheid wil realiseren op het gebied van duurzaamheid en economie, zoals het stimuleren van circulaire economie, het tegengaan van klimaatverandering en de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
• MVI verbetert en verduurzaamt de kwaliteit van de eigen Rijksbedrijfsvoering.
30 Meer informatie over de doelen en ambities voor de Rijksbedrijfsvoering en generieke inkoop is te vinden in het actieplan MVI Rijksinkoopstelsel. https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2017/10/24/
actieplan-mvi-rijksinkoopstelsel
In paragraaf 4.5 kwam reeds de rijksbrede inkoopstrategie ‘Inkopen met Impact’ aan de orde. In deze strategie wordt een visie ontvouwd over de wijze waarop de inkoopkracht van de Rijksoverheid benut kan worden voor duurzame transities, innovatie en in de inzet van kwetsbare groepen. In deze paragraaf maken we de doorvertaling van de beleidsdoelen naar BHV.
5.3.1 Milieu: CO2 en circulariteit
De subcategorie BHV wil op de volgende manieren bijdragen aan het terugdringen van CO2-uitstoot en het bevorderen van circulariteit.
• Bij het verwerven van BHV-middelen worden eisen gesteld aan het toepassen van duurzame, milieu-vriendelijke en recyclebare materialen en/of verpakkingen.
• Er worden eisen gesteld aan het transport, retourneren en hergebruik van duurzame verpakkingen, en hoe om te gaan met middelen waarvan de houdbaarheid is verstreken c.q. end-of-life apparatuur.
• Bij de BHV-opleidingen wordt het inzetten van e-learning en/of Virtual Reality trainingen gestimuleerd.
Bij voorkeur op eigen rijkslocaties waardoor minder gereisd wordt en dus minder CO2 wordt uitgestoten.
Bij les- en leerstof wordt ingezet op het gebruik van digitaal lesmateriaal in plaats van de papieren naslagwerken.
Actie: Bij het aanbesteden van BHV-middelen en/of opleidingen worden eisen gesteld op bovengenoemde toepassingen.
5.3.2 Social Return on Investment (SROI 2.0): ‘Maatwerk voor Mensen’
Social return is een inkoopinstrument om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Inkopers van overheden kunnen, bij het verstrekken van opdrachten, de opdrachtnemer stimuleren of verplichten om kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken bij de uitvoering van de opdracht.
Het oorspronkelijk door het rijk gehanteerde kader voor SROI is de afgelopen jaren niet altijd even effectief gebleken. Dit kader is inmiddels aangevuld met een maatwerkvariant: ‘Maatwerk voor Mensen’.
Deze variant biedt meer ruimte om als categorie te bepalen hoe met de inkoopkracht van het Rijk zoveel mogelijk impact te bereiken is voor kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt. Een belangrijke sleutel tot succes blijkt om in samenspraak met de markt te bezien wat de optimale bijdrage is aan social return.
De verwachting is dat deze aanpak zal leiden tot nieuwe, creatieve vormen van social return. Zo kan inkoop meer bijdragen aan beleidsdoelstellingen van de eigen organisaties en aan de doelstellingen van het Rijk als werkgever (bijvoorbeeld de banenafspraak).
Actie: De categorie zal de mogelijkheden voor het toepassen van SROI 2.0 binnen lopende of nieuwe BHV-contracten verder onderzoeken, evalueren en zo mogelijk uitbreiden. In de programma’s van eisen van de aanbestedingen worden specifieke eisen en/of wensen (maatwerk) opgenomen op het gebied van SROI 2.0. Het doel is het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Over de vraag hoe dit moet gebeuren stelt de categorie zich open voor initiatieven (o.a. vanuit de markt) die hieraan een positieve bijdrage kunnen leveren.
5.3.3 Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO)
Een initiatief dat nader onderzoek behoeft is de ‘Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO)’. Dit is het keurmerk en een meetinstrument voor organisaties die op duurzame wijze werkgelegenheid bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De PSO is een (h)erkenning voor organisaties die socialer dan gemiddeld ondernemen. Het keurmerk stimuleert organisaties kansen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bovendien wordt de sociale identiteit van de deelnemende organisatie zichtbaar voor medewerkers, opdrachtgevers, leveranciers en klanten. De Vakgroep Aanbestedingsrecht van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, stelt echter dat zij van mening is dat een inschrijver niet op basis van een behaalde positie op de ladder kan voldoen aan de gestelde eisen ten aanzien van social return. Toch kan dit initiatief bijdragen aan de achterliggende doelstelling van SROI: het creëren van werkgelegenheid voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Zeker voor het BHV-domein waar de categorie beperkt mogelijkheden ziet voor het standaardinstrumentarium, zou de PSO toegevoegde waarde kunnen hebben.
Actie: In het kader van de grotere flexibiliteit die ‘Maatwerk voor mensen’ biedt, zal de categorie onderzoeken of de PSO toch een plaats kan krijgen in aanbestedingen van de categorie, mogelijk deels in combinatie met andere SROI-aanpakken.
5.3.4 MKB kansen bieden
Bij de beschrijving van de markt in paragraaf 4.3 is al even stil gestaan bij de samenstelling van de branches voor BHV-opleiders en leveranciers van BHV-middelen. Er bestaan verschillen tussen bedrijven in termen van volume, kwaliteit en mogelijkheden. Sommige opleiders beschikken bijvoorbeeld over eigen les- of oefenlocaties, andere niet. Sommige kleinere organisaties hebben samenwerkings-verbanden opgericht om opdrachtgevers met een geografische spreiding beter te kunnen bedienen.
Een manier om zowel klein als middelgroot MKB kansen te bieden op rijkscontracten is het streven om de aanbestedingen zo in te richten dat deze geschikt zijn voor beide categorieën MKB. Anderzijds moet dit niet te veel druk leggen op zowel de uitvoering als de beheersorganisatie op het aantal contracten.
Actie: De categoriemanager maakt bij iedere aanbesteding een analyse van de mogelijkheden voor het MKB en de wijze waarop dit past bij de gewenste uitvoering van de contracten.
5.3.5 Innovatie BHV
In de paragraaf 4.6.3 (mobiliteit en thuiswerken), 4.6.4 en 5.2.1 (nieuwe leervormen) is reeds aandacht besteed aan innovaties in BHV-opleidingen. In sommige gevallen gaat het om de inzet van al bewezen technologie (bijv. leren op afstand of een app) in de context van BHV en in andere gevallen gaat het om tamelijk nieuwe technologie die ook toepassing vindt in de context van BHV (inzet van virtual reality bij de trainingen). In alle gevallen gaat het om inzet in een nieuwe context, namelijk die van BHV binnen de overheid. Dat maakt deze verschillende ontwikkelingen innovatief, ook als ze niet van de laatste technologie of überhaupt van technologie gebruik maken. De genoemde paragrafen hebben laten zien dat implementatie van zulke innovaties voor besparingen en procesoptimalisatie kan zorgen, waardoor BHV over de hele linie verbetert. Het is daarom belangrijk om ook op het gebied van BHV te blijven kijken naar de nieuwe mogelijkheden die innovatieve producten en diensten uit de markt kunnen bieden.
De praktijk laat zien dat de implementatie van innovaties niet uit zichzelf gaat. De organisatie is in veel gevallen gewend BHV op een bepaalde manier te organiseren en bestaande protocollen en kaders zijn vaak daarop ingericht, waardoor zij niet altijd ruimte bieden voor de inzet van innovatieve diensten, werkwijzen en methoden. Het is daarom van belang om zowel strategisch als tactisch actief aandacht te besteden aan innovatie. In strategische zin kan dan ruimte worden gemaakt om innovaties en hun toepassingsmogelijkheden te verkennen en zo nodig te verankeren in beleid. In tactische zin betekent dit dat innovatie een plek krijgt bij nieuwe aanbestedingen en actief aandacht wordt besteed aan
innovatieve “wensen”. Zo wordt de markt de kans geboden het Rijk te voorzien van de laatste inzichten of vernieuwende oplossingen.
Actie: Innovatie wordt een vast agendapunt van de Klantenraad.
5.3.6 Dialoog met markt en kennisorganisaties
Afgelopen jaren is veelvuldig gebleken dan een goede dialoog met de markt en kennisorganisaties zoals NIBHV zeer waardevol is. Specifieke gesprekthema’s zijn: de ontwikkelingen bij de Rijksoverheid en de branche, de aanbestedingen, keurmerken, etc.
Actie: De Categorie zal actief de dialoog aan blijven gaan met de markt en relevante kennisorganisaties.
5.4 Uitbreiding scope
Sinds de toevoeging van bedrijfshulpverlening (BHV) aan de categorie Beveiliging in 2015, is aan de kant van de afnemers een aanvullende behoefte ontstaan aan diensten die niet vallen binnen de huidige scope van de subcategorie. In paragraaf 4.1 is gemeld dat voor de adequate uitoefening van BHV-taken er een aanvullende behoefte aan verbindingsmiddelen c.q. communicatiemiddelen specifiek ter
ondersteuning van de uitvoering van BHV-taken. In paragraaf 3.6. is voor de subcategorie beveiliging een vergelijkbare behoefte gesignaleerd. Voor de uitwisselbaarheid en samenwerking op Rijkslocaties is uniformiteit in gebruik en middelen gewenst. Vanwege de specialistische aard van deze middelen is er in dit categorieplan voor gekozen de verbindings-/communicatiemiddelen te beperken tot beveiligingsdiensten en BHV-taken. Omdat deze productgroep een brede scope omvat, zal in overleg met behoeftestellers moeten worden vastgesteld om welke middelen het precies gaat en welke eisen eraan gesteld moeten worden.
Actie: De categorie zal een kader opstellen t.a.v. de scope van de productgroep specifieke verbindings- en/of communicatiemiddelen t.b.v. BHV en beveiliging en een werkgroep van behoeftestellers samenstellen. De categorie zal aan de hand van het door de werkgroep overeengekomen kader een voorstel doen over de wijze waarop de verbindings- en communicatiemiddelen (centraal) aanbesteed kunnen worden. Bij overeenstemming over beide zal de categorie het onderdeel verbindings- en/of communicatiemiddelen in scope van de categorie opnemen.
Zie ook paragraaf 3.5.5, waarin dit is uitgewerkt voor beveiliging.
5.5 Besparingen
Bij de rijksbrede BHV-aanbestedingen worden mede dankzij het categoriemanagement al besparingen gerealiseerd. Dit komt mede door een efficiënte bundeling en standaardisatie van producten en diensten.
De mate waarin wordt bespaard blijft wel afhankelijk van de wijze van uitnutten door de afnemers.
De categorie is hierin voorwaardenscheppend. Mogelijkheden om verder te besparen op de inkoop van BHV-opleidingen en BHV-middelen zijn:
• Het toepassen van nieuwe leervormen zie 5.2.1.
• Het gebruik en toepassen van Virtual Reality trainingen. Bij voorkeur op eigen rijkslocaties waardoor ook op reizen, tijd en locatiekosten wordt bespaard.
• Gebruik van elkaars (rijks)locatie voor theorielessen en/of waar mogelijk praktijkoefeningen, bespaart kosten voor locatiegebruik.
• Coördineren c.q. samenwerken tussen afnemers en leveranciers van rijksbrede contracten bij planning en/of uitvoering van opleidingen. Rijksbreed kunnen inschrijven op het open aanbod van leveranciers is goedkoper dan ‘in company’ trainen. Hierdoor kunnen groepsopleidingen maximaal worden ingevuld (benut) en zijn cursuskosten minimaal.
• Gebruik van digitale les- en leerstof i.p.v. papieren naslagwerken (besparing op papier, productie, verzending etc.).
• Stroomlijnen van het bestellen en aanleveren van BHV-middelen. Dit door bestellingen te bundelen (bijvoorbeeld een minimaal orderbedrag instellen) en centraal af te leveren.