Kraljic-Matrix Beveiliging
3.3 Benutten kansen techniek
In paragraaf 2.7.2 werden reeds mogelijkheden voor de inzet van meer techniek in het beveiligingsveld gesignaleerd. Het continu zoeken naar een optimale balans tussen de inzet van mensen en de inzet van techniek, beschouwd de categorie als een van de belangrijkste doelen voor de komende jaren. Hierbij spelen zowel de kwaliteit van de beveiliging als de krapte op de arbeidsmarkt (paragraaf 2.7.1) en ook sociale aspecten zoals nagestreefd bij social return (paragraaf 3.5.2). In deze paragraaf ligt de focus op een verschuiving van de balans richting meer techniek. Om aan de doelstelling goed invulling te kunnen geven is een nauwe afstemming binnen de beveiligingsketen nodig. Categoriemanagement kan dit niet alleen.
3.3.1 Onderzoek inzet technische voorzieningen
Zoals eerder geschetst, staan zowel het Rijk als de branche voor uitdagingen door krapte op de
arbeidsmarkt en vergrijzing. Slimme technische oplossingen om het beschikbare personeel efficiënter in te zetten, kunnen hier een antwoord op zijn. Ook kan inzet van nieuwe techniek toegangssystemen en identificatiemiddelen effectiever en klantvriendelijker maken. Bovendien kan inzet van technische voorzieningen bijdragen aan verlaging van kosten. Voorbeelden van taken waar (nog steeds) ruimte is voor een verdere inzet van techniek zijn:
• toegangscontrole (bijvoorbeeld m.b.v. nieuwe vormen van RFID (Radio-frequency identification), biometrie (2D & 3D gezichtsherkenning, irisherkenning, vingerafdrukherkenning, handgeometrie), en inzet van mobiele telefoons);
• beveiliging op afstand (bijvoorbeeld het op afstand openen en sluiten van objecten m.b.v. elektronische sloten);
• monitoring van alarminstallaties na kantoortijd (bijvoorbeeld m.b.v. op afstand bedienbare camera’s).
Actie: De categorie zal onderzoeken of en op welke wijze technische voorzieningen kunnen worden ingezet om de integrale beveiliging doelmatiger en efficiënter te maken en welk voordeel dit kan opleveren. Dit zal in samenwerking met de stakeholders van de categorie gebeuren. Uiteraard zal over dit onderzoek ook afstemming met de medezeggenschap worden gezocht.
3.3.2 Beveiligen op afstand en Centrale Meldkamers
Eén specifieke vorm van inzet van techniek verdient speciale aandacht: ‘beveiligen op afstand’ met private meldkamers of eigen Gemeenschappelijke Centrale Meldkamers (GCMKs). Beveiligingspersoneel en specifiek de mobiele surveillance, kunnen efficiënter ingezet worden door rijksgebouwen op afstand aan te laten sturen. Taken die belegd kunnen worden bij meldkamers zijn o.a.: monitoring, beoordelen en opvolging alarmen, toegangsverlening, openen of afsluiten locaties, coördinatie en/of aansturing bij opschaling van het beveiligingsniveau, overnemen of ondersteunen van receptietaken etc. Hierdoor kunnen beveiligers meerdere locaties tegelijk bedienen, waardoor per saldo minder beveiligingscapaciteit uit de markt hoeft te worden gehaald. Deze vorm van beveiligen is tevens minder kwetsbaar voor tekorten aan menskracht of niet tijdig reageren op alarmen doordat omissies door beveiligers ter plaatse, op afstand kunnen worden gecorrigeerd.
DGOO, de expertgroep fysieke beveiliging en het Rijksvastgoedbedrijf werken samen aan een plan om het aantal meldkamers binnen de Rijksoverheid te verminderen, te centraliseren en waar mogelijk te harmoniseren. Beoogd resultaat is hogere efficiëntie in gebruik en in beheer en besparing op kosten (beheer en personeel).
Een voorbeeld is het project Defensie Bewaking- en beveiligingssysteem van het Ministerie van Defensie (project DBBS) waarbij tientallen (lokale) meldkamers worden teruggebracht tot één gemeenschappelijke centrale meldkamer inclusief een back-up faciliteit. Ook de Belastingdienst heeft in 2018 op locatie ‘de Knoop’ in Utrecht één (G)CMK in gebruik genomen voor al haar locaties. In Den Haag bedient de (G)CMK op Turfmarkt 147, de ministeries van Binnenlandse Zaken, Justitie en Veiligheid, en de rijkskantoren De Resident en Rijnstraat 8.
Actie: De Categorie participeert in de werkgroep o.l.v. DGOO die beoogt het aantal meldkamers binnen de Rijksoverheid te verminderen, te centraliseren en/of waar mogelijk te harmoniseren. Beoogd resultaat is hogere efficiëntie in gebruik en in beheer en besparing op kosten (beheer en personeel). De categorie zal deze zienswijze actief onder de aandacht brengen van de Opdrachtgevers en beleidsbepalers binnen het Rijk. ‘Beveiligen op afstand’ heeft raakvlakken met andere aspecten van het categorieplan en maakt het noodzakelijk dat de beslissers in deze (o.a. CDV’s, RVB, rijksdiensten) instemmen en noodzakelijke (financiële) middelen beschikbaar stellen.
3.4 Maatschappelijk verantwoord inkopen
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat er bij de inkoop van diensten en goederen in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. De ambitie voor maatschappelijk verantwoord inkopen voor het Rijk is tweeledig: 22
• MVI levert een bijdrage aan de maatschappelijke effecten die de Rijksoverheid wil realiseren op het gebied van duurzaamheid en economie, zoals het stimuleren van circulaire economie, het tegengaan van klimaatverandering en de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
• MVI verbetert en verduurzaamt de kwaliteit van de eigen Rijksbedrijfsvoering.
In paragraaf 2.6 kwam reeds de rijksbrede inkoopstrategie ‘Inkopen met Impact’ aan de orde. In deze strategie wordt een visie ontvouwd over de wijze waarop de inkoopkracht van de Rijksoverheid benut kan worden voor duurzame transities, innovatie en in de inzet van kwetsbare groepen. In deze paragraaf maken we de doorvertaling van de beleidsdoelen naar Beveiliging.
3.4.1 Goed opdrachtgeverschap
Het rijk heeft zich gecommitteerd aan goed opdrachtgeverschap, zoals bedoeld in de ‘Code
Verantwoordelijk Marktgedrag’23. Deze code doet een moreel appel op opdrachtgevers, opdrachtnemers, inleners, vakbonden en tussenpersonen om sociaal verantwoord en met respect voor de kwaliteit van de dienstverlening opdrachten uit te zetten, aan te nemen en uit te voeren. Daarmee geeft de Code Verantwoordelijk Marktgedrag een impuls aan de verbetering van het uitbestedings- en inleningsbeleid in Nederland. Ze maakt duidelijk wat gewenst marktgedrag is en biedt partijen een concrete leidraad hoe te handelen om daarmee naast de zakelijke ook de sociale opbrengst te realiseren.
De code is aanvankelijk ontstaan in de schoonmaakbranche. Aanleiding waren de schoonmaakstakingen in 2010, opgezet om CAO-eisen kracht bij te zetten. Tijdens de stakingen ging veel aandacht uit naar de werkdruk, de kwaliteit van het werk, de bejegening van werknemers door hun leidinggevenden en meer in het algemeen: de verharding van de marktverhoudingen door teruglopende schoonmaakbudgetten, scherpe prijsconcurrentie en kortlopende contracten. Veel belanghebbenden schaarden zich achter het initiatief om te komen tot een code. Daarmee namen zij hun verantwoordelijkheid voor duurzame marktcondities. Later is de code ook door andere branches, zoals de beveiliging, omarmd.Opdrachtnemers van het Rijk dienen zich bij de uitvoering van de dienstverlening te conformeren aan de Code
Verantwoordelijk Marktgedrag.
Actie: De categorie zal namens het Rijk als ondertekenaar van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag toezien op de naleving van de Code. De categoriemanager bezoekt periodieke bijeenkomsten van de
‘Codekamer beveiliging’ en heeft een actieve rol bij het beoordelen van casussen. Waar nodig wordt de code door de categoriemanager persoonlijk onder de aandacht gebracht en toegelicht.
22 Meer informatie over de doelen en ambities voor de Rijksbedrijfsvoering en generieke inkoop is te vinden in het actieplan MVI Rijksinkoopstelsel. https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2017/10/24/actieplan-mvi-rijksinkoopstelsel
23 http://www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl/home
Als voorbeeld van een concrete toepassing, uit de Code Verantwoord Marktgedrag zich in de duurzame inzetbaarheid van personeel. Het ontwikkelen en toepassen van een duurzaam personeelsbeleid bevordert de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Het beleid richt zich op het realiseren van gezonde, gemotiveerde en productieve medewerkers, voor nu en in de toekomst. De beveiligingsbranche onderschrijft dit en doet onderzoek naar manieren om duurzame inzetbaarheid te borgen.
Omdat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer gebaat zijn bij een duurzame inzet van medewerkers is het belangrijk te weten hoe de opdrachtnemer hier invulling aan geeft. Evenals welk doel de
opdrachtnemer met het duurzaam personeelsbeleid denkt te bereiken en hoe dit tot uiting komt binnen een opdracht.
Actie: Bij aanbestedingen zal duurzame inzetbaarheid van medewerkers in de vorm van een wens of eis worden uitgevraagd. Op basis van de uitkomsten en mogelijkheden wordt dit onderdeel van de opdracht.
3.4.2 Milieu: CO2 en circulariteit
De bijdragen die vanuit de categorie Beveiliging kunnen worden geleverd aan het behalen van milieudoelstellingen, hebben met name betrekking op het gebruik van voertuigen en bedrijfskleding.
Actie: Bij het aanbesteden van beveiligingsdiensten worden eisen gesteld aan:
• De voor de opdracht in te zetten voertuigen. Deze dienen op hoofdlijnen voldoen aan de milieucriteria voor dienstauto’s Rijk. Specifiek t.a.v. euronorm 6, CO2-uitstoot, gebruik van alternatieve brandstoffen etc. Naar de toekomst wordt nul-emissie vereist.
• Alternatieve oplossingen om het aantal autoritten terug te dringen. Hierbij wordt gedacht aan minder inzet van mobiele surveillance t.b.v. het openen en sluiten van panden, doen van controles, terugdrin-gen van het aantal alarmopvolginterugdrin-gen als gevolg van recidive-storinterugdrin-gen van slecht onderhouden of geïnstalleerde alarminstallaties.
• Het woon-werkverkeer van medewerkers en leverancier, door eisen t.a.v. de afstand tussen woonplaats en plaats van tewerkstelling of opleiding. Een alternatief is het zoveel als mogelijk gebruiken van openbaar vervoer voor woon-werkverkeer bij inzet op een opdracht van het Rijk.
• Het gebruik van duurzame bedrijfskleding (t.a.v. grondstoffen, materiaal, productie, gebruik, recyclebaar etc.).
3.4.3 Social Return on Investment (SROI 2.0): ‘Maatwerk voor Mensen’
Social return is een inkoopinstrument om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Inkopers van overheden kunnen, bij het verstrekken van opdrachten, de opdrachtnemer stimuleren of verplichten om kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken bij de uitvoering van de opdracht.
Het oorspronkelijk door het rijk gehanteerde kader voor SROI is de afgelopen jaren niet altijd even effectief gebleken. Dit kader is inmiddels aangevuld met een maatwerkvariant: ‘Maatwerk voor Mensen’.
Deze variant biedt meer ruimte om als categorie te bepalen hoe met de inkoopkracht van het Rijk zoveel mogelijk impact te bereiken is voor kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt. Een belangrijke sleutel tot succes blijkt om in samenspraak met de markt te bezien wat de optimale bijdrage is aan social return.
De verwachting is dat deze aanpak zal leiden tot nieuwe, creatieve vormen van social return. Zo kan inkoop meer bijdragen aan beleidsdoelstellingen van de eigen organisaties en aan de doelstellingen van het Rijk als werkgever (bijvoorbeeld de banenafspraak24). Over de ontwikkelingen wordt jaarlijks gerapporteerd in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.
De categorie Beveiliging zet in op het creëren van werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarbij hanteert de categorie het doelgroepenregister van het UWV25. Voor de aanbestedingen met betrekking tot beveiligingsdiensten wordt gestreefd naar minimaal 5% SROI van de totale loonsomwaarde. Om werk(ervarings)plaatsen voor de doelgroep te stimuleren, wordt het voor
24 Zie bijlage 5 Werkagenda Banenafspraak Rijk 2019-2020
25 https://www.uwv.nl/werkgevers/Images/wat-is-het-doelgroepregister.pdf
kandidaten die in het kader van Social Return worden aangeboden, met instemming van de opdrachtgever, mogelijk gemaakt passende i.c. afwijkende functieprofielen te vervullen.
Ook kan het bieden van opleidingsplaatsen op (minder risicovolle) B-locaties/functies een oplossing zijn.
Daar kunnen aspirant beveiligers het vak leren en ervaring opdoen onder begeleiding van meer ervaren collega’s. Zonder dergelijke opleidingsplaatsen zijn aspirant-beveiligers moeilijker door hun leveranciers in te zetten doordat de werkplekken die zij bezetten anders facturabel zijn en de aspirant-beveiligers conform de CAO Particuliere Beveiliging betaald dienen te worden. Opleidingsplekken kunnen een brugfunctie vervullen naar een reguliere baan. Zo snijdt het mes aan twee kanten. Er wordt invulling gegeven aan MVI én de vergrijzing binnen de beveiligingssector wordt tegengegaan.
Acties:
• De categorie zal de mogelijkheden voor het toepassen van SROI 2.0 binnen lopende of nieuwe contracten verder onderzoeken, evalueren en zo mogelijk uitbreiden. In de programma’s van eisen van de aanbestedingen worden specifieke eisen en/of wensen (maatwerk) opgenomen op het gebied van SROI 2.0. Het doel is het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Over de vraag hoe dit moet gebeuren stelt de categorie zich open voor initiatieven die hieraan een positieve bijdrage kunnen leveren.
• De categorie ondersteunt het geschikt maken en beschikbaar stellen van functieprofielen voor de SROI-doelgroep.
• De categorie beziet in overleg met de opdrachtgevers de mogelijkheden of binnen de opdracht werk(ervarings/opleidings)plaatsen beschikbaar zijn t.b.v. SROI 2.0.
Een initiatief dat nader onderzoek behoeft, is de ‘Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO)’. Dit is het keurmerk en een meetinstrument voor organisaties die op duurzame wijze werkgelegenheid bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De PSO is een (h)erkenning voor organisaties die socialer dan gemiddeld ondernemen. Het keurmerk stimuleert organisaties kansen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bovendien wordt de sociale identiteit van de deelnemende organisatie zichtbaar voor medewerkers, opdrachtgevers, leveranciers en klanten. De Vakgroep Aanbestedingsrecht van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, stelt niettemin dat zij van mening is dat een inschrijver niet op basis van een behaalde positie op de ladder kan voldoen aan de gestelde eisen ten aanzien van social return. Toch kan dit initiatief bijdragen aan de achterliggende doelstelling van SROI: het creëren van werkgelegenheid voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt.
Actie: In het kader van de grotere flexibiliteit die ‘Maatwerk voor mensen’ biedt, onderzoeken of de PSO toch een plaats kan krijgen in aanbestedingen van de categorie, mogelijk deels in combinatie met andere SROI-aanpakken.
3.4.4 MKB betrekken
Bij de beschrijving van de markt in paragraaf 2.4 is al even stil gestaan bij de diversiteit binnen de beveiligingsbranche. Er bestaan aanzienlijke verschillen tussen bedrijven in termen van volume, kwaliteit en mogelijkheden. Dit maakt het voor het Rijk niet eenvoudig om een speelveld te creëren dat ook aan MKB-bedrijven gelijke kansen biedt. Voor een deel is hier ook de cao van de branche debet aan als het gaat om de overnameverplichtingen van personeel bij contracten boven 15.000 uren (grote contracten).
Kleinere PBO’s moeten immers de eigen organisatie geschikt maken om grotere aantallen medewerkers te kunnen accommoderen en begeleiden. Daarnaast vormen de risico’s en dynamiek die verbonden zijn aan veel opdrachten binnen het Rijk (bijvoorbeeld ad hoc opschalen/afschalen) een uitdaging voor veel MKB-bedrijven. Op deze punten zijn de ‘de drie grote PBO’s’ door hun omvang in het voordeel ten opzichte van de kleinere MKB’ers.
Een mogelijkheid zou kunnen zijn om grote contracten t.b.v. het MKB, op te splitsen in meerdere kleine contracten. Dit is echter minder gewenst vanuit het oogpunt van efficiëntie. Meer leveranciers betekent meer beheerslast voor het Rijk en verhoogde kans op misverstanden in de uitvoering. Voor een probleemloze uitvoering van de beveiligingsdiensten, is de keuze voor één leverancier per locatie inmiddels de meest efficiënte gebleken. Daarbij ligt het voor de hand om in het geval van dicht bij elkaar
gelegen locaties, deze (geografisch/bestuurlijk) logisch te bundelen en bij voorkeur te kiezen voor één leverancier. Dit draagt bij aan efficiënte, flexibele inzet en aansturing van het personeel of bij alarmopvolging door het betreffende beveiligingsbedrijf. Het gevolg van deze keuzes is dat grotere contracten voor het Rijk in veel gevallen het meest optimaal zijn en opsplitsen onhandig en inefficiënt is voor het Rijk. Het is echter niet zo dat opdrachten bij het Rijk in alle gevallen een grote omvang moeten hebben. In sommige gevallen kan volstaan worden met kleinere opdrachten. Dit vereist dat bij iedere aanbesteding een analyse wordt gemaakt van de juiste omvang en samenhang van de aan te besteden opdracht.
Actie: De categoriemanager doet extra checks op bovengenoemde punten teneinde mogelijkheden te bewaken voor het MKB. Deze checks zijn vast onderdeel van het aanbestedingsproces.
3.4.5 Innovatie van beveiligingsdiensten
In de paragrafen 2.7.2 (technische en digitale beveiliging), 3.2.2 (training van beveiligers), 3.3.1 (inzet technische voorzieningen) en 3.3.2 (beveiligen op afstand en centrale meldkamers) en 3.5.3 (personenalarmering) wordt aandacht besteed aan innovaties in beveiligingsdiensten. In sommige gevallen gaat het om de inzet van al bewezen technologie binnen de context van beveiliging (inzet van centrale meldkamers) en in andere gevallen gaat het om tamelijk nieuwe technologie die ook toepassing vindt in de context van beveiliging (inzet van virtual reality bij de training van beveiligers). In alle gevallen gaat het om inzet binnen de integrale beveiliging van de overheid. Dat maakt al deze ontwikkelingen innovatief, ook als ze niet van de laatste technologie of überhaupt van technologie gebruik maken.
De genoemde paragrafen hebben laten zien dat implementatie van zulke innovaties voor besparingen en procesoptimalisatie kan zorgen, waardoor beveiliging over de hele linie kan verbeteren. Het is daarom belangrijk om ook op het gebied van beveiliging te blijven kijken naar de nieuwe mogelijkheden die innovatieve producten en diensten uit de markt kunnen bieden.
De praktijk laat zien dat de implementatie van innovaties niet uit zichzelf gaat. De organisatie is in veel gevallen gewend beveiliging op een bepaalde manier te organiseren en bestaande protocollen en kaders zijn vaak daarop ingericht, waardoor zij niet altijd ruimte bieden voor de inzet van innovatieve diensten, werkwijzen en methoden. Het is daarom van belang om zowel strategisch als tactisch actief aandacht te besteden aan innovatie. In strategische zin kan dan ruimte worden gemaakt om innovaties en hun toepassingsmogelijkheden te verkennen en zo nodig te verankeren in beleid. In tactische zin betekent dit dat innovatie een plek krijgt bij nieuwe aanbestedingen en dat daarbij actief aandacht wordt besteed aan innovatieve “wensen”. Zo wordt de markt de kans geboden het Rijk te voorzien van de laatste inzichten of vernieuwende oplossingen.
Actie: Innovatie wordt een vast agendapunt van de Klantenraad. De categorie Beveiliging/BHV volgt actief ontwikkelingen van de markt en adviseert gevraagd en ongevraagd de behoeftestellers over kansen en mogelijkheden van innovatieve beveiligingsproducten en -diensten binnen het Rijk.