1.1 INLEIDING
Vanwege een drukke ICT ontwikkelagenda is de Informatie Beheer Groep (IB-groep) bezig met het outsourcen van een aantal van haar activiteiten. De bouw van (een gedeelte van) de website Europass dient te worden uitbesteed aan een externe partij. De Europass, een initiatief van de Europese Commissie, is een Europees standaard model CV waarmee iemand zich kan presenteren aan een mogelijke nieuwe werkgever. Het uitbesteden van de bouw van het onderdeel webtransacties van de site is nu in gang gezet onder begeleiding van een extern adviesbureau.
Tijdens dit traject van “outsourcen” zijn een aantal moeilijkheden en problemen voorgevallen die de IB-groep bij toekomstige uitbestedingen wil voorkomen.
Omdat in de toekomst meer activiteiten in aanmerking zouden kunnen komen voor uitbesteding heeft het management van de IB-groep een sourcing strategie workshop gevolgd. Hieruit zijn een aantal constateringen voortgekomen van het (self-)assessment van het management ten behoeve van sourcing bij de IB-groep. De organisatie wil activiteiten nog vaak zelf uitvoeren. Een echt kader vanuit de bedrijfsstrategie ontbreekt waarbinnen (tactische) keuzes ten aanzien van uitbesteding verantwoord kunnen worden.
In de huidige situatie worden er al facilitaire werkzaamheden uitbesteed, als de catering, beveiliging en schoonmaak. Op andere gebied heeft de IB-groep minder ervaring. De IB-groep heeft daartoe een adviesbureau ingeschakeld om inzicht te geven in sourcing strategieën en te helpen een strategie op dit gebied te formuleren. Een strategie moet vertaald worden in een tactische inrichting om vervolgens op operationeel niveau succesvol te kunnen uitbesteden. Hiertoe dient een onderzoek gedaan te worden dat aangeeft waar de IB-groep rekening mee moet houden tijdens het traject van outsourcing zodanig dat problemen zoals die voorkwamen bij Europass kunnen worden voorkomen.
1.2 ORGANISATIE
Het hoofdkantoor van de Informatie Beheer Groep is gevestigd in Groningen en in totaal telt de organisatie ongeveer 2.000 werknemers. Als zelfstandig bestuursorgaan voert de IB-groep in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) een aantal onderwijswetten en - regelingen uit. In opdracht van de ministeries van Justitie en VROM ondersteunt de IB-groep de gemeenten bij de uitvoering van de Wet Inburgering. De kerntaken van de IB-groep zijn financiering, informatiebeheer en het organiseren van examens.
In het Bedrijfsplan 2007-2010 wordt de koers van de IB-groep voor de komende vier jaar uiteengezet.
In het plan is op hoofdlijnen vastgelegd wat de IB-groep de komende jaren wil bereiken en welke doelstellingen en speerpunten de organisatie heeft. In het Bedrijfsplan positioneert de IB-groep zich als ‘moderne en hoogwaardige uitvoeringspartner binnen het overheidsdomein’ door middel van het realiseren van de volgende doelstellingen:
• Het (meer) kostenefficiënt uitvoeren van de huidige directe dienstverlening aan studerenden en instellingen in opdracht van en/of in overleg met OCW
• Het ontwikkelen en aanbieden van directe en indirecte diensten die toegevoegde waarde hebben binnen het onderwijsveld of daarbuiten.
• Het opereren als vertrouwde, hoogwaardige en efficiënte partner van opdrachtgevers binnen het overheidsdomein.
Informatie Beheer Groep | Jan Talsma 9 De IB-groep heeft als ambitie een klantgerichte intermediair dienstverlener en ketenpartner te zijn binnen het onderwijsdomein. Een organisatie die in samenwerking met ketenpartners en klanten haar dienstverlening continu verbetert, om zo het gebruiksgemak te vergroten en het beslag op publieke middelen te beperken. Een prestatiecontract geeft ieder nieuw jaar weer welke prestaties de IB-groep voor het ministerie van OCW moet leveren ten opzichte van welke middelen. In dit contract worden afspraken gemaakt over de kwaliteit die geleverd moet worden en het budget dat de IB-groep mag ontvangen. Deze afspraken geven de Tweede Kamer zicht op de prestaties van de IB-groep en bieden de IB-groep zelf houvast bij het sturen op resultaat en het afleggen van verantwoording.
De groep is onderverdeeld in verschillende bedrijfsonderdelen. De primaire activiteiten van de IB-groep bestaan uit de Klantenservice, de Onderwijsservice en het Service Centrum Inburgering. De ondersteunende bedrijfsonderdelen zijn de Serviceorganisatie en de ICT-organisatie. De bedrijfsonderdelen bestaan weer uit verschillende procesgebieden. Een bedrijfsproces bestaat uit samenhangende activiteiten die worden uitgevoerd om bepaalde diensten of producten te realiseren, zoals bijvoorbeeld Innen of Toekennen van geldelijke middelen door het bedrijfsonderdeel klantenservice.
Figuur 1: Procesgebieden IB-groep
1.3 ICT
Omdat de meeste processen of activiteiten die voor outsourcing in aanmerking komen zich op het bedrijfsonderdeel ICT richten, wordt deze nader toegelicht. Medewerkers en managers van ICT zorgen voor de ontwikkeling en het beheer van ICT diensten en producten die het primaire proces van de IB-groep ondersteunen. Onder het bedrijfsonderdeel ICT en onder toezicht van directie ICT vallen een aantal afdelingen:
Infrastructuur& Exploitatie Projectmanagement Softwarehuis
Opdrachtmanagement Quality Assurance Planning & Control
Informatie Beheer Groep | Jan Talsma 10 Figuur 2: Organogram ICT
De ICT afdeling binnen de IB-groep dient op een snelle, efficiënte, klantgerichte en resultaatgerichte wijze de dienstverlening van de IB-groep te ondersteunen. De ICT afdeling biedt ondersteuning aan de bedrijfsprocessen en activiteiten binnen de IB-groep met ICT producten en diensten. ICT functie bestaat uit twee deelfuncties, Systeemontwikkeling en Infrastructuur & Exploitatie. Binnen de Systeemontwikkeling worden binnen de gestelde kaders (geld, tijd, kwaliteit en functionaliteit) zo efficiënt mogelijk de systemen ontwikkeld van de ontwikkelagenda en het releaseplan. De ICT infrastructuur betreft de technische infrastructuur (netwerk, servers, desktops, applicaties) en de infrastructuur voor softwareontwikkeling (ontwikkelen, testen, beheren, exploitatie en de ontwikkelstraten).
Informatie Beheer Groep | Jan Talsma 11
DEEL: A
ANALYSE ONTWERP
PROBLEEM
Informatie Beheer Groep | Jan Talsma 12