4.5.1 Opzet interviews
Naast de in de vorige paragrafen beschreven deskresearch, zijn acht interviews afgenomen met sleu- telfunctionarissen, die in hun dagelijks werk nauw betrokken zijn bij uitvoerende en/of beleidsmati- ge activiteiten binnen hun instelling met betrekking tot onderzoeksdata. Zeven van de acht geïnter- viewde personen zijn werkzaam in een Nederlandse universiteitsbibliotheek.
Doel van de interviews is om kwalitatieve gegevens te verzamelen over de rol van Neder- landse universiteitsbibliotheken met betrekking tot onderzoeksdata. De aspecten, die in de inter- views aan de orde kwamen, zijn ondergebracht in een zestal rubrieken: 1. Algemeen, 2. Stand van zaken, 3. Huidig en toekomstig beleid, 4. Samenwerking met andere organisaties, 5. Data librarian en 6. Aanvullende vragen. De laatste rubriek was facultatief en is in de verslaglegging weggelaten. Indien aan het eind van het interview nog aanvullende vragen gesteld werden, konden de gegevens uit de antwoorden opgenomen worden onder de overige rubrieken. Doordat de onderwerpen en de vragen grotendeels vastlagen, had de opzet van de interviews een semi-gestructureerd karakter. De volledige uitwerking van de interviewvragen is opgenomen in bijlage 2.
Aangezien het niet ging om een vergelijking tussen universiteitsbibliotheken kon worden volstaan met een representatieve selectie. Naast een universiteit met vooral alfa- en gammastudies (Universiteit van Tilburg) zijn ook brede universiteiten met daarnaast ook bèta- en medische facul- teiten (Universiteit van Amsterdam, Rijksuniversiteit Groningen, Vrije Universiteit, Universiteit Utrecht) uitgekozen. Nadrukkelijk is ook een interview gehouden met een vertegenwoordiger van een technische universiteit (Universiteit Twente) verbonden aan het 3TU.Datacentrum. Wageningen University & Research centre neemt als universiteit met studies op het gebied van de life sciences een eigen positie in en is om die reden van belang. De vertegenwoordiger van de Rijksuniversiteit Groningen kon tevens bevraagd worden in verband met haar lidmaatschap van het dagelijks bestuur van UKB, het samenwerkingsverband van alle universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Biblio- theek. Naast de interviews met vertegenwoordigers van zeven universiteitsbibliotheken is een inter- view gehouden met een vertegenwoordiger van DANS, dat het data-archief voor duurzame opslag van onderzoeksdata voor de alfa- en gammawetenschappen is.
De verwachting was dat de gesprekken voldoende kwalitatieve input zouden opleveren, indien gesproken kon worden met functionarissen van een representatieve selectie van minimaal de helft van de dertien universiteitsbibliotheken. Ook was het om praktische redenen niet mogelijk functionarissen van alle universiteiten te bevragen. Er was daarvoor onvoldoende tijd beschikbaar. Eveneens zijn om die reden drie van de acht interviews telefonisch gehouden. De interviews op locatie duurden 60-90 minuten en de telefonische interviews 30-45 minuten.
De keus voor de geïnterviewden is mede gebaseerd op de recente artikelenreeks ‘Data doen ertoe’ in de InformatieProfessional. Vervolgens is aan een deel van de respondenten gevraagd na- men te geven van organisaties en functionarissen, die mogelijk relevante gegevens kunnen aandra- gen voor het onderzoeksthema. Ook de website en rapporten van SURFfoundation, waarin een aan- tal bibliotheken samen projecten uitvoeren met betrekking tot onderzoeksdata, leverden namen van betrokken instellingen en personen op.160 De namen van de geïnterviewde personen alsmede hun functieomschrijving en de naam van de organisatie waar ze werkzaam zijn, worden vermeld aan het begin van elk verslag.
Aangezien de respondenten ook de gelegenheid hadden hun eigen visie te geven, hoefden zij niet noodzakelijkerwijs het beleid en de mening van hun eigen organisatie te verkondigen. Dat bete- kent, dat de door hen aangedragen informatie aanvullend kan zijn op de gegevens, die tijdens de deskresearch per universiteit werden verzameld, maar dat hoeft dus niet. De interviews vonden plaats in de periode 2 mei tot en met 1 juni 2011, nadat het literatuuronderzoek en de deskresearch vrijwel geheel waren afgerond. Daardoor konden de interviews met voldoende voorkennis worden gehouden. Van het gesprek werd een verslag gemaakt, dat aan de respondent werd gezonden voor correcties en aanvullingen. Na goedkeuring door de geïnterviewde werd het definitieve verslag vastgesteld. De volledige en door de respondent goedgekeurde verslagen van de interviews zijn opgenomen in bijlage 3.
In de volgende vier paragrafen wordt een inventarisatie beschreven van de belangrijkste opmerkingen over de rol van de universiteitsbibliotheken met betrekking tot digitale onderzoeksdata en de bijdrage van een data librarian daarin.
4.5.2 Stand van zaken
De stand van zaken op het terrein van digitale onderzoeksdata bij universiteitsbibliotheken in Neder- land is divers en varieert van (nog) geen tot nauwelijks activiteiten op dit punt tot een regulier aan- bod van diensten voor databeheer. Voorbeelden van dienstverlening zijn het ondersteunen van stu- denten en onderzoekers in het gebruik van economische en sociaalwetenschappelijke databestanden via een zogeheten Datalab (UvT) of Datacentrum (VU), het bieden van een duurzame voorziening voor dataopslag zoals 3TU.Datacentrum, het aanbieden van de mogelijkheid om supplementaire
160
data op te slaan bij wetenschappelijke artikelen en het geven van voorlichting en informatie aan wetenschappers door het organiseren van symposia en seminars over allerlei aspecten van databe- heer. Verschillende respondenten geven aan, dat veel onderzoekers graag ondersteuning willen bij het beheren van hun data. Al beschouwt niet iedere onderzoeker de bibliotheek nog als de meest logische partner daarbij.
Het gezamenlijke beleid van de bibliotheken binnen het verband van UKB is niet uit de verf gekomen. Dat verklaart mede, waarom een aantal bibliotheken eigen initiatieven ontwikkeld heeft. Inmiddels is daar verandering in gekomen en zijn veel bibliotheken actief betrokken bij projecten als CARDS en Podium Plus in het kader van het SURFshare-programma van SURFfoundation. Met project CARDS - Controlled Access to Research Data, Stored Securely161 - willen universiteitsbibli- otheken nagaan welke ondersteuning onderzoekers wensen tijdens het doen van wetenschappelijk onderzoek en welke rol de data librarian daarin kan gaan spelen om het bewaren en delen van on- derzoeksdata te optimaliseren. Project Podium Plus heeft tot doel na te gaan of het programma Da- taverse Network in Nederland gebruikt kan worden voor het opslaan en delen van onderzoeksdata. Bibliotheken willen Dataverse Network gezamenlijk als self-servicepakket aan wetenschappers beschikbaar stellen.162
Het in 2005 opgerichte DANS is vrijwel bij elk project betrokken. Als data-instituut voor het duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van digitale onderzoeksdata met name in de alfa- en gammawetenschappen heeft DANS inmiddels veel expertise opgebouwd. DANS speelt in de projec- ten een ondersteunende en faciliterende rol.
4.5.3 Huidig en toekomstig beleid
Bibliotheken houden zich beleidsmatig vooral bezig met het uitbouwen van bestaande diensten en het ontwikkelen van nieuwe diensten aan onderzoekers. Deze diensten zijn gericht op het aanbieden van dataopslagfaciliteiten, zoals het in de vorige paragraaf genoemde Dataverse Network, waarin onderzoekers zelf hun datasets voor een bepaalde periode kunnen opslaan. Bibliotheken zien DANS en 3TU.Datacentrum als de locaties voor duurzame opslag van digitale onderzoeksdata.
Centrale vraag voor bibliotheken is vaak aan welke ondersteuning onderzoekers behoefte hebben en welke diensten daarvoor ontwikkeld moeten worden. Voor het peilen van de wensen van onderzoekers worden de informatie- en collectiespecialisten vaak genoemd, aangezien zij dicht bij de onderzoeker en het primaire onderzoeksproces staan. Daarnaast worden onderzoekers betrokken bij pilotprojecten rond databeheer. Enkele respondenten noemen als primaire doelgroep onder ande- re geesteswetenschappers en de kleinere onderzoeksgroepen zonder eigen voorzieningen voor data- beheer. Het beleid is minder gericht op natuurwetenschappers en medische wetenschappers, die vaak hun eigen voorzieningen voor dataopslag hebben.
161
Zie: http://www.surffoundation.nl/nl/projecten/Pages/CARDS.aspx (geraadpleegd 20 mei 2011). 162
Een veel genoemde activiteit voor bibliotheken is het koppelen van datasets aan publicaties in het repository. Een aantal van hen laat het afhangen van de resultaten van projecten op het gebied van databeheer en behoeftepeiling onder wetenschappers om te bepalen welke diensten zullen wor- den aangeboden. Verschil van mening bestaat over een adviserende rol voor de bibliotheek. Dat varieert van het ontwikkelen van een loketfunctie, waar onderzoekers terecht kunnen met al hun vragen over dataopslag en -management tot het uitsluitend aanbieden van diensten, die onderzoekers naar behoefte kunnen gebruiken en waarin de rol van de bibliotheek louter faciliterend is.
In een tussentijdse evaluatie van de periode 2007-2010 heeft UKB geconstateerd, dat voor wat betreft onderzoeksdata de beleidsvoornemens onvoldoende zijn gerealiseerd.163 Het beleid van UKB voor de komende jaren is voor wat betreft onderzoeksdata primair gericht op de inhoud van de functie en de plaats in de organisatie van de informatie- en collectiespecialist, die zich met onder- zoeksdata bezig houdt. Enerzijds gaat het om het uitwerken van een specialisatie data librarian in het UFO-profiel164 van de informatie- en collectiespecialist, anderzijds om deze functionaris zo dicht mogelijk bij de wetenschapper en diens onderzoek te positioneren als embedded librarian.
DANS heeft een strategienota opgesteld voor de periode 2011-2015.165 Het streven is een eigen onderzoeksgroep, die zich onder andere met technische, organisatorische en beleidsmatige aspecten van onderzoeksdata bezig gaat houden. Omdat het beheer van NARCIS bij DANS is on- dergebracht, onderzoekt DANS tevens de mogelijkheden van het koppelen van de datasets met pu- blicaties en gegevens van onderzoekers en het duurzaam bewaren van de koppelingen. Beide the- ma’s zijn ook van belang voor universiteitsbibliotheken.
4.5.4 Samenwerking met andere organisaties
Universiteitsbibliotheken werken samen met zowel interne als externe organisaties. Intern wordt vooral samengewerkt met de afdeling of dienst, die zich bezig houdt met ICT-voorzieningen. Verder zijn onderzoeksgroepen en faculteiten vanzelfsprekende partners. De samenwerking vindt zowel structureel als incidenteel op projectbasis plaats.
Externe samenwerkingspartners zijn andere universiteitsbibliotheken, waarmee vooral met SURFfoundation en DANS in projecten binnen het SURFshareprogramma wordt samengewerkt. In de periode, dat de interviews plaatsvonden betrof dit de projecten CARDS en Podium Plus. Laatst- genoemde project, waarin het gebruik van Dataverse Network wordt uitgetest, leidt mogelijk tot een structurele samenwerking tussen in ieder geval de universiteitsbibliotheken van Utrecht en Leiden. Daarnaast werken de drie bibliotheken van de technische universiteiten intensief samen in
3TU.Datacentrum. Ook voor enkele andere bibliotheken is 3TU.Datacentrum een mogelijke structu-
163
Zie een beschrijving van het beleid met betrekking tot onderzoeksdata paragraaf 4.6.1. 164
Het Universitair Functieordenen (UFO) is een instrument om universitaire functies in te delen en te waarde- ren.
165
De strategienota werd drie weken na het interview met de functionaris van DANS ontvangen. Zie voor een beknopte weergave van de hoofdpunten van beleid paragraaf 4.6.3.
rele partner voor duurzame dataopslag. Respondenten noemen daarnaast DANS als structurele part- ner voor duurzame opslag van onderzoeksdata.
Hoewel voor veel bibliotheken DANS een logische partner vormt, is de wijze waarop de samenwerking gestalte moet krijgen nog niet uitgewerkt. DANS zelf ziet bibliotheken een rol spelen in het ondersteunen van het lopende onderzoek van de eigen wetenschappers. Bibliotheken richten zich daarin vooral op databeheer op de korte en middellange termijn. De projecten, waarin een aan- tal bibliotheken participeren, wijzen ook in die richting. DANS houdt zich primair bezig met da- taopslag voor de lange termijn. Ook beleidsmatig kan DANS ondersteuning bieden, zoals door het gebruik van het datakeurmerk Data Seal of Approval. DANS kan als centrale voorziening op diverse terreinen ondersteuning bieden zonder dat bibliotheken zelf voorzieningen hoeven op te zetten. Dat leidt tot meer efficiency. Zelf kunnen bibliotheken een stimulerende rol spelen ten aanzien van het registreren van datasets in onderzoeksinformatiesystemen, waarin nu nog vooral publicaties worden opgenomen.
4.5.5 Data librarian
Welke rol kan een data librarian spelen met betrekking tot digitale onderzoeksdata? De geïnterview- de personen gingen in op het takenpakket, de expertise, de kennis en opleiding van de data librarian. Ook reageerden zij op de vraag of data librarian de juiste benaming is.
De respondenten noemen een aantal werkzaamheden, die tot het takenpakket van een data librarian kunnen behoren. In de voorbereidingsfase kan deze een adviserende rol spelen bij het op- zetten van procedures en processen rond datamanagement. In de uitvoerende onderzoeksfase kan een rol gespeeld worden, maar die lijkt beperkt tot bijvoorbeeld het digitaliseren van onderzoeksma- teriaal. Onderzoekers doen in deze fase veel zelf. In de fase van publiceren en duurzame opslag van data na afloop van het onderzoek kan de data librarian een substantiële bijdrage leveren. Dit krijgt gestalte door het verzamelen, beschrijven, inhoudelijk ontsluiten, metadateren en toegankelijk ma- ken van datasets, het koppelen van datasets aan publicaties, het opzetten van dataopslagfaciliteiten zoals een trusted data repository of als tussenstation fungeren voor duurzame dataopslag bij DANS. Ook kan een data librarian bijdragen aan het ontwikkelen van algemeen beleid met betrekking tot beheer en opslag van onderzoeksdata.
Een aantal respondenten plaatst kanttekeningen bij het metadateren van datasets door een data librarian. Voor deze taak lijkt toch de onderzoeker zelf of een bij het onderzoek betrokken stu- dent-assistent de meest aangewezen persoon met name als het gaat om het toekennen van discipline- specifieke metadata. De bibliotheek kan hierin een ondersteunende en controlerende rol spelen en zich richten op het toekennen van meer algemene metadata. Een belangrijke taak van de data librari- an is ook gelegen in het geven van trainingen in het gebruik van data en het geven van voorlichting over het aanbod van faciliteiten voor databeheer.
De data librarian zal naast disciplinespecifieke kennis en expertise ook kennis dienen te heb- ben van technische en organisatorische aspecten van databeheer. Met name informatie- en collectie- specialisten worden regelmatig als de functionarissen genoemd om taken als data librarian uit te voeren. Zij hebben veelal een universitaire opleiding gevolgd in de discipline waarin ze werkzaam zijn en staan dicht bij de onderzoeker. Een wetenschappelijke opleiding voor data librarian wordt als een must gezien. Aanvullende scholing ten aanzien van databeheer is noodzakelijk. Het initiatief om te komen tot een specialisatie onderzoeksdata in het UFO-profiel van de informatie- en collectiespe- cialist past in dit streven.
De functiebenaming data librarian roept diverse reacties op. Een aantal respondenten vindt deze aanduiding geschikt om weer te geven dat het gaat om een persoon met specifieke bibliotheek- deskundigheid en expertise op het verwerven, beheren en toegankelijk maken van wetenschappelij- ke informatie. De rol van data librarian kan echter breder zijn. Afhankelijk van het takenpakket kan ook gesproken worden van data archivist, data steward en datamanager.166 Deze benamingen richten zich veelal op één of enkele aspecten van onderzoeksdata, zoals archiveren en dataopslag. Enkelen spreken liever van de overkoepelende term dataspecialist. Voor wat betreft de benodigde formatie voor data librarians, dataspecialisten of informatiespecialisten met een deeltaak voor onderzoeksdata verschillen de geïnterviewde personen nog van mening. Genoemd worden tussen de één en vijf for- matieplaatsen. Gemiddeld lijken twee tot drie formatieplaatsen in eerste instantie haalbaar. De uit- eindelijke benodigde formatie hangt sterk af van de behoefte van onderzoekers aan diensten op het terrein van databeheer en de omvang van de gewenste dienstverlening.