Geïnterviewde D. [persoonlijk interview].12-08-2014
Jeroen: Bedankt voor de tijd en mogelijkheid voor dit gesprek. Ik ben bezig met een onderzoek naar de interne communicatie van Feenstra. Hierbij heb ik reeds een enquête uitgezet en wil ik via een aantal interviews dieper liggende motieven en achterliggende behoeftes achterhalen. Daarvoor zullen we tijdens dit gesprek een aantal onderwerpen behandelen, waarbij ik op basis van eerder verkregen enquêteresultaten meer aandacht zal besteden aan bepaalde onderwerpen.
Jeroen: Kan je voor de formaliteit jouw persoonsgegevens, functie en leeftijd zeggen? Geïnterviewde D: 34 jaar. Mijn naam is geïnterviewde D, werkzaam bij Feenstra sinds december 2012, dus bijna 2 jaar in dienst. Functie goede vraag. Ik denk zelf dat ik een Acquisitie marketeer ben.
Jeroen: Wat voor informatie heb jij van Feenstra nodig om jouw werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren?
Geïnterviewde D: De vraag gaat over de interne informatie uit de organisatie? Jeroen: Ja
Geïnterviewde D: Doelstellingen, takenpakket duidelijk hebben, verantwoordelijkheden moeten helder zijn. Strategie korte termijn en strategie lange termijn bij voorkeur. Handig als je daarnaast missie, visie en kernwaarden weet. Dat is ook belangrijk voor de communicatie. Jeroen: Hoe duidelijk is dat allemaal voor jou?
Geïnterviewde D: Op dit moment wordt mijn rol en functie steeds duidelijker. Veel beweging naar online SEA. Doelstellingen korte termijn zijn duidelijk. Strategie en doelstellingen lange termijn zijn niet duidelijk.
Jeroen: Wat is de oorzaak dat er geen duidelijkheid is voor de lange termijn?
Geïnterviewde D: Niemand weet dat nog. Directie is nu bezig met doelstellingen en plan voor 2015. Management heeft dit plan nu. In september is hier helderheid op en is alles bekend voor 2015 qua doelstellingen en aanpak. Alles wat daarna komt is nog niet duidelijk. Jeroen: Is de missie en visie duidelijk voor jou?
Geïnterviewde D: Dat is mij redelijk duidelijk. Alleen zou ik nog graag weten wat we willen zijn als organisatie. Willen we op de lange termijn nou online producten aanbieden of richten we ons nou op de installatiewerkzaamheden? En zijn we alleen een installatiebedrijf? Gaan we dus de breedte in of gaan we gericht?
Jeroen: Is de toekomst van Feenstra nog onduidelijk? Geïnterviewde D: Ja.
Jeroen: Wat voor gevoel geeft dit jou?
Geïnterviewde D: Geeft mij geen onrustig gevoel, omdat wij ons deze periode toch richten op wat er nu speelt en hoe we het bedrijf het beste kunnen profileren. Het komt meer vanuit persoonlijke interesse en betrokkenheid dat ik wil weten wat de toekomstplannen zijn. Jeroen: Wat voor invloed heeft deze onduidelijkheid op andere collega’s?
Geïnterviewde D: Andere collega’s hebben er minder moeite mee. Gaat meer op hoger niveau, dus management en directie die er over nadenken. En die moeten de kar trekken in dit opzicht. Wanneer het bedrijf gepositioneerd moet worden, dan is het handig om te weten waar we over vijf jaar staan.
Jeroen: Heb jij deze toekomstplannen nodig voor het goed kunnen uitvoeren van jouw werkzaamheden op de langere termijn?
Geïnterviewde D: Ik niet, maar mijn collega’s die zich meer bezighouden met de positionering wel. Verder informatie die ik nodig heb om mijn werkzaamheden en taken goed te kunnen uitvoeren is duidelijkheid in de taken en verantwoordelijkheden van mijn collega’s.
Jeroen: Weet je wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn van je collega’s? Geïnterviewde D: Redelijk, maar lang niet altijd. Vooral binnen marketing is dit een probleem, omdat men daar niet gericht bezig is met een taak.
Jeroen: Hoe ervaar je dit bij andere afdelingen?
Geïnterviewde D: Voordeel is dat je vaak bij andere afdelingen schakelt met de persoon die aan het roer staat. Dus het afdelingshoofd en daardoor merk je niet zo of de taken en verantwoordelijkheden binnen de afdeling heel scherp getrokken zijn of door iedereen uitgevoerd worden.
Jeroen: Wat is jouw gedachte hierover binnen de organisatie, denk je dat taken heel precies gedefinieerd zijn of in de breedte door iedereen opgepakt worden?
Geïnterviewde D: We zijn nu bezig met een nieuw functiehuis en dat daar de tig verschillende functies van Feenstra in een vereenvoudigd model terugkomen. Uit die gedachte zou ik concluderen dat het voor meer mensen niet helemaal duidelijk is wat hun gedachten en taken zijn.
Jeroen: Zou je meer informatie willen ontvangen zodat je beter in staat bent je werkzaamheden uit te voeren? En hoe zou je deze informatie willen ontvangen? Geïnterviewde D: Binnen marketing is het fijn als we meer informatie ontvangen, maar ik denk dat het gros van de mensen dit niet belangrijk vindt. Ik zou zelf deze informatie graag willen ontvangen vanuit brainstormsessies of presentaties vanuit het MT, waarbij meer diepgang wordt gezocht waarom we dingen doen. Mijn gevoel is dat andere afdelingen minder informatie nodig hebben om hun taken goed te kunnen uitvoeren. Vanuit marketing is het belangrijk om de dialoog aan te kunnen gaan bij presentaties over strategie en lange termijnplannen, zodat deze goed overgebracht worden en begrepen worden door de mensen op de afdeling. Ook vind ik het belangrijk invloed te kunnen hebben op de plannen voor de toekomst en zou ik het vanuit die gedachten fijner vinden als er persoonlijk contact is bij de informatie-uitwisseling.
Geïnterviewde D: We hebben het ook gehad over profielen en andere medewerkers. Ik zou het denk wel handig vinden als dit op het intranet staat. Als de taken en
verantwoordelijkheden van andere medewerkers beschreven staan, bijvoorbeeld in het smoelenboek. Vooral in hoofdlijnen zodat je weet wat iemand doet.
Jeroen: Graag zou ik het dan hebben over het verandertraject binnen Feenstra genaamd het Turn around plan. Kan jij wat vertellen over het Turn around plan?
Geïnterviewde D: Turn around plan is bij mij op hoofdlijnen bekend. Ik weet van het plan dat we minder adviseurs en meer op online gaan zitten. Dat we daarmee kosten gaan
besparen. Doel van het Turn around plan is dat we zonder Nuon 20 keer failliet waren geweest en dat het plan ervoor moet zorgen dat we betere business gaan draaien. Dat we weer een topconcurrentiepositie krijgen en onze mensen aan het werk houden. ERP- systeem implementeren waardoor we kosten besparen en beter kunnen samenwerken doordat de administraties vanuit de verschillende bedrijven samengevoegd kunnen worden. Ook moet het systeem meer inzicht geven en tot slot het functiehuis waar HR mee bezig is. Jeroen: Wat betekent het Turn around plan voor jou?
Geïnterviewde D: Zit hem voornamelijk in het gebruik van de middelen. Dat online de focus gaat krijgen en ik daarom meer op SEA zit. Mijn taken en verantwoordelijkheden veranderen dus door het plan. Daarnaast denk ik dat door het Turn around plan ook de middelenmix en positionering voor marketing anders wordt.
Jeroen: Wat voor gevoel heb jij bij het Turn around plan?
Geïnterviewde D: Nou hele goede zet. Het was mij duidelijk wat het inhield en waarom we het doen. Ik heb nu alleen geen flauw idee meer wat de voortgang is. Dus weet niet hoe het nu met het Turn around plan staat.
Jeroen: Waarom is er volgens jou binnen Feenstra een verandertraject in de vorm van een Turn around plan?
Geïnterviewde D: Omdat we anders failliet gaan. En om op de lange termijn goede business te kunnen draaien. Alleen ik zou het wel fijn vinden om te weten wat de status van alle veranderingen en ontwikkelingen zijn. Inmiddels hoor ik er weinig meer over namelijk. Jeroen: Hoe komt dat volgens jou?
Geïnterviewde D: Ik lees de Nieuwsflits niet altijd. En ik denk dat er te weinig aandacht voor is. Zo wordt er naar mijn mening te weinig op de vestigingen verteld en zou het beter zijn als er meer aandacht is vanuit de directie en het management naar de mensen op de vestiging. Of dat de afdelingsmanagers een keer wat roepen over het Turn around plan.
Jeroen: Waarom is het belangrijk voor jou om te weten wat de status van dit Turn around plan is?
Geïnterviewde D: Omdat mijn eigen baan daar ook van afhangt en omdat ik betrokken ben bij het bedrijf.
Jeroen: Denk jij dat het gebrek aan informatie over het Turn around plan een negatieve invloed heeft?
Geïnterviewde D: Ja, want één van de opmerkingen van Henjo (CEO) was dat er teveel plannen geschreven worden en in de prullenbak belanden. Als je dat zegt moet je volgens mij ook je eigen plan goed doorzetten en er tijdig informatie over verstrekken. Ook om het goede voorbeeld te geven naar de organisatie toe. Dus denk dat het een negatieve invloed heeft op de organisatie als er weinig wordt verteld over de plannen. Het hele UEW traject wat natuurlijk allemaal niet goed ging, heeft er bij sommige afdelingen voor gezorgd dat er weinig geloof in de daadkracht van de directie is. Hoewel er nu een nieuwe directie is die zichzelf kan bewijzen, moeten ze wel op regelmatige basis praten met de mensen van de organisatie. Want anders krijgen mensen hetzelfde gevoel als tijdens de UEW situatie.
Jeroen: Dus volgens jou kan de informatie-uitwisseling tussen directie en medewerkers nog beter?
Geïnterviewde D: Ja
Jeroen: Hoe zou dit beter kunnen volgens jou?
Geïnterviewde D: Nou door niet altijd informatie te verspreiden via een Nieuwsflits. Omdat daar de kans natuurlijk bestaat dat veel mensen alleen de tekst globaal lezen. Maar gewoon in teammeetings langs te gaan of op de vestigingen of dat er vanuit operationele overleggen een keer wat geroepen wordt. Vanuit overleggen hoor je wel eens wat over de losse projecten die resulteren uit het Turn around plan, maar je hoort niks over het grote geheel. Jeroen: Wat je dus mist is de status van het Turn around plan? En hoe ver je nu bent als bedrijf?
Geïnterviewde D: Stel dat het plan uit 20 punten bestaat en ik er 10 onthoud, dan weet ik nu van 3 projecten de status. Dat geeft denk een beetje de situatie weer. En als je als directie laat zien dat er 20 punten zijn, dan wil ik ook over die 20 punten updates ontvangen. Jeroen: Je zei al dat er losse projecten waren. Denk je dat de mensen uit deze projectgroepen hun verantwoordelijkheden met betrekking tot de interne communicatie weten en uitvoeren?
Geïnterviewde D: Ne.e
Jeroen: Wat is daar de oorzaak van?
Geïnterviewde D: Geen idee. Ik denk dat het bij marketing nog redelijk bekend is doordat we vanuit verschillende hoeken van de organisatie nog wel eens wat horen. Mensen die op een administratieafdeling zitten horen denk nog minder. Dus denk dat de meeste mensen nog minder weten dan ik.
Jeroen: Dus meer updates zouden voldoende zijn?
Geïnterviewde D: Ja, maar niet alleen in de vorm van lezen. Denk dat het beter is om het grote geheel een keer weer te presenteren. Wat is ondernomen, waar staan we en wat moet er nog gebeuren. Dat kan via een presentatie, filmpje of langs de vestigingen. Het moet persoonlijker gebracht worden. Door bijvoorbeeld een brief of mail vanuit Henjo (CEO). Jeroen: Is het belangrijk dat hier dan interactiemogelijkheden zijn?
Geïnterviewde D: Weet niet. Denk niet dat iedereen een gesprek met de directie aandurft. Jeroen: Welke middelen worden er nu ingezet om updates over het Turn around plan te geven?
Geïnterviewde D: Nieuwsflits. Jeroen: En verder?
Geïnterviewde D: Voor het online aspect van het Turn around plan hebben ze een filmpje gemaakt, maar dat was ook eenmalig. De medewerkersdag hebben ze gebruikt om er wat over te roepen. Alleen die kans hadden ze beter moeten benutten en wat meer moeten vertellen.
Jeroen: Zou je via andere kanalen updates willen ontvangen?
Geïnterviewde D: Een rechtstreekse mail vanuit de mailbox van Henjo (CEO). Jeroen: Leest iedereen zijn mail?
Geïnterviewde D: Nee dat denk ik niet. Ik denk dat een maandelijkse update via de managers ook een mogelijkheid is. Waarbij deze een update doorgeven vanuit de directie naar de medewerkers. Daarnaast geloof ik heel erg in tv-schermen op de vestigingen. Waarop je vervolgens updates kan tonen. Hoewel de monteurs niet zo vaak op de vestigingen zijn kan je deze updates geven wanneer zij wel op de vestiging zijn. Jeroen: Zou ik het graag even over wat anders willen hebben. Hoe beoordeel jij de samenwerking binnen de organisatie?
Geïnterviewde D: Tussen afdelingen of personen? Jeroen: Beide.
Geïnterviewde D: Binnen de afdeling Marketing vind ik hem goed. Kan scherper doordat we meer op papier moeten zetten. Tussen afdelingen zit iedereen beetje op een eilandje. Voorbeeld is dat informatie tussen afdelingen soms moeilijk gedeeld wordt.
Jeroen: Hoe zijn die eilandjes ontstaan?
Geïnterviewde D: Er zijn verschillende soorten eilandjes. Je hebt de vestigingen die vanuit historie graag alles zelf willen regelen en moeite hebben om op te gaan in het grote Feenstra. Je hebt daarnaast eilandjes doordat personen (leidinggevenden) gehele controle willen hebben over hun afdeling. Tot slot heb je eilandjes doordat mensen gewoon bang zijn voor hun functie. Ik denk dat er toch wat angst is.
Jeroen: Komt die angst door alle ontwikkelingen en veranderingen die er gaande zijn? Geïnterviewde D: Ja denk het wel.
Jeroen: Hoe komt het dat vestingen moeite hebben om het grote geheel te zien? En daardoor nog veel zelfstandigheid nastreven.
Geïnterviewde D: Denk dat zij kennis over producten missen. Als je bijvoorbeeld jarenlang op verwarming hebt gezeten weet je niet hoe het bij isolatie of beveiliging gaat. Daardoor weten deze mensen niet wat er speelt bij andere vestigingen. Hierdoor is het moeilijk om een gedeeld perspectief te ontwikkelen. Dit kan ervoor zorgen dat vestigingen en mensen een band missen met de grote organisatie. Er is binnen de organisatie nog teveel afstand tot elkaar en cultuurverschillen.
Jeroen: Hoe kunnen we van de organisatie meer een geheel maken?
Geïnterviewde D: Een medewerkerschap was een goede zet. Ik denk dat daarnaast workshops tussen afdelingen onderling een goede manier is om begrip voor elkaars speelveld te krijgen. Of een uitwisselprogramma waarbij je een keer mee mag lopen op een andere afdeling.
Jeroen: Dus als we meer inzicht krijgen in elkaars werkzaamheden vergroot je ook het onderling begrip?
Geïnterviewde D: Ja!
Jeroen: Gebeurt dit nu nog te weinig?
Geïnterviewde D: Volgens mij gebeurt het helemaal niet. Ik weet het niet eigenlijk. Ik denk dat het een goede zet is om iedere medewerker de kans te geven om drie keer per jaar op een andere locatie of ander productgroep mee te lopen.
Geïnterviewde D: Ik heb daar wel eens moeite mee. Als ik het niet weet dan benader ik het afdelingshoofd of directeur. Hoewel dat volgens mij niet helemaal de bedoeling moet zijn. Jeroen: Hebben andere mensen daar meer moeite mee?
Geïnterviewde D: Ja dat denk ik wel.
Jeroen: Denk je dat er te veel op de werkvloer afspeelt wat de directie niet weet? Geïnterviewde D: Ja dat denk ik wel.
Jeroen: Als we nu zo over een aantal dingen spreken, heb je dan dingen er tussen zitten waar je graag meer over zou willen weten?
Geïnterviewde D: Ik zou wel eens een top vijf van problemen willen hebben die andere afdelingen perfect hebben opgelost. Bijvoorbeeld van isolatie operatie en wat hebben ze aan hun problemen gedaan. Wat waren de hoogte- en dieptepunten van alle
productgroepen. Dan heb ik een beeld wat er speelt binnen de operatie. Daarnaast zou ik wat meer willen weten over de concurrentie en de markt.
Jeroen: Als je dit niet hebt ga je er dan zelf naar op zoek?
Geïnterviewde D: Ja! Alleen denk ik dat we dit vanuit de organisatie moeten krijgen. Plus dat veel meer mensen deze informatie nodig hebben om te begrijpen waarom we dingen doen. Jeroen: Hoe beoordeel jij de interne communicatie binnen de organisatie?
Geïnterviewde D: Medewerkersdag vond ik top! Filmpje ook top! Binnen de Nieuwsflits mis ik nog een persoonlijke noot. Alles wat Henjo erin zet lees ik trouwens wel altijd. Als er teveel items in een Nieuwsflits staan, dan lees ik alleen de items die ik belangrijk vind. Ook wil ik de belangrijkste informatie in de Nieuwsflits zelf kunnen lezen zonder door te hoeven klikken. Ik zou met minder items per Nieuwsflits de content beter tot me kunnen nemen. Jeroen: Wanneer is iets interessants voor jou?
Geïnterviewde D: Als ik iets kan winnen! Maar ook als het gaat over de organisatie en het grote geheel. Nieuws over andere afdelingen is niet zo interessant.
Jeroen: Je geeft wel aan meer informatie te willen over andere afdelingen?
Geïnterviewde D: Klopt, maar dat hoeft van mij niet wekelijks. Als ik daar per kwartaal een item over lees dan vind ik dat voldoende.
Jeroen: Wat vind je van de frequentie van de Nieuwsflits? Geïnterviewde D: Hoe vaak komt die precies?
Jeroen: Een keer per week.
Geïnterviewde D: Vind ik wel veel. Ik heb niet altijd tijd om de Nieuwsflits te lezen. Jeroen: Hoe komt het dat je niet altijd tijd hebt om de Nieuwsflits te lezen? Of dat gevoel hebt?
Geïnterviewde D: Omdat ik het gewoon druk heb.
Jeroen: Oké. Hoe lees jij de Nieuwsflits of hoe ontvang je hem?
Geïnterviewde D: Op mijn computer en dan lees ik de koppen. Wanneer iets interessants is lees ik het verder. Ik zit denk ook te weinig op het intranet.
Jeroen: Hoe komt dat?
Geïnterviewde D: Ik vind het inloggen lastig. Heb ik weer een inlogcode voor nodig die ik niet uit mijn hoofd weet.
Geïnterviewde D: Ja absoluut. Het zou makkelijker zijn als ik gewoon rechtstreeks op intranet kan.
Geïnterviewde D: Ik log trouwens ook niet in op de RDF omgeving van Feenstra. Jeroen: Waarom niet?
Geïnterviewde D: Heb het tot nu toe nog niet nodig gehad. Ik word nu wel steeds meer gedwongen om op de RDF omgeving te werken. Dit omdat we vanuit marketing steeds meer mappen en bestanden in deze omgeving zetten. RDF omgeving is trouwens prima in te werken, mits er een goede internetverbinding is. Echter is dit bijna nooit het geval en is dit ook een erg groot probleem binnen de organisatie.
Jeroen: Even terug naar de Nieuwsflits. Mis jij nog iets in de Nieuwsflits?
Geïnterviewde D: Ja en nee. Ik wil wel meer informatie, maar dan denk ik dat Nieuwsflits te lang wordt. Ik vind twee items per Nieuwsflits voldoende. Ik wil de koppen scannen en als het interessant is en diepgang wil, dan klik ik door.
Jeroen: Zou je de Nieuwsflits op je telefoon willen bekijken?
Geïnterviewde D: Als een applicatie? Dat zou ik wel tof vinden. Ik gebruik veel applicaties, dus dat zou perfect zijn.
Jeroen: Waarom gebruik je applicaties?
Geïnterviewde D: Weet ik veel. Is de toekomst, vind het leuk en interessant. Hoef de Nieuwsflits trouwens niet perse op mijn werkmail te ontvangen. Ik zou het ook prima vinden