Implementeren van het inkoop- of subsidiemodel

3.9.1 Het uitvoeren van het inkoop- of subsidieproces

Als eenmaal is gekozen voor een bepaalde vorm van opdrachtgeverschap volgt de uitwerking en het doorlopen van het proces om te komen tot een overeenkomst of het afgeven van een subsidiebeschikking.

Het voert te ver om voor ieder opdrachtgeversmodel de exacte stappen te beschrijven. Bovendien kennen gemeenten en aanbieders de belangrijkste procedurestappen van de verschillende modellen.

De belangrijkste activiteiten in het uitvoeren van het tactische opdrachtgeverproces zijn:

1. Het uitwerken van de opdrachtomschrijving;

2. Het uitwerken van de contractuele of subsidievoorwaarden;

3. Het bepalen van eventuele percelen of deelopdrachten;

4. Het uitwerken van criteria voor beoordeling van aanbieders;

5. Het doorlopen van het inkoop-, aanbestedings- of subsidieproces;

6. Het beantwoorden van vragen van aanbieders en vastlegging van gemaakte afspraken;

7. Het gunnen van de overeenkomst of afgeven van de subsidiebeschikking.

Aan het eind van deze stap heeft de gemeente of een overeenkomst met één of meerdere aanbieders afgesloten of een subsidiebeschikking afgegeven.

3.9.2 Uitwerking van het operationeel opdrachtgeverschap

Nadat de gemeente afspraken heeft gemaakt met een aanbieder, hetzij in de vorm van een overeenkomst hetzij in de vorm van een subsidiebeschikking, volgt de uitwerking naar de operatie. In deze stap moeten de processen worden ingeregeld en afgestemd.

Belangrijke activiteiten in deze fase zijn:

1. Uitwerken van administratie- en verantwoordingsprocessen (frequentie, vorm en inhoud);

10. Bepalen van operationele werkproces en inventariseren van contactpersonen en communicatieafspraken;

11. Uitwerking van het monitoring- en toezichtsproces;

12. Overdracht van relevante informatie;

In deze handreiking is geen uitwerking opgenomen van alle operationele activiteiten en processen omdat deze sterk afhangen van het gekozen model en dagelijkse werkwijze van gemeenten en aanbieders.

3.9.3 Inrichten van het operationele klantproces

Het toekenningbeleid, de verordening en het opdrachtgeversmodel geven de kaders aan hoe het proces voor een individuele cliënt eruit komt te zien. In deze stap werkt de gemeente in samenspraak het operationele klantproces uit. Dat betekent dat de gemeente uitwerkt welke stappen een cliënt doorloopt vanaf het moment dat hij of zij aan het loket komt tot en met het moment dat een cliënt uit een voorziening stroomt. Dit is bij uitstek het moment om de uitgangspunten van de Kanteling en het Gesprek uit te werken en te organiseren.

Gemeenten en aanbieders hebben voor de Wmo in het algemeen al een dergelijk proces uitgewerkt. Bij de overgang van begeleiding is het vooral van belang om dit proces goed onder de loep te nemen en te zien welke veranderingen hierin moeten worden aangebracht. Te denken valt hierbij aan:

1. Aanpassen van competenties van medewerkers om goed te kunnen omgaan met cliënten voor begeleiding;

2. Ruim aandacht voor de samenhang met andere voorzieningen binnen en buiten de gemeente;

3. Aandacht voor het proces van eventuele indicatievoorziening;

4. Aanpassing van de informatievoorziening over begeleiding aan cliënten.

Om onnodige misverstanden en onrust te voorkomen, is het verstandig als gemeenten – in samenwerking met aanbieders – tijdig de communicatie met cliënten starten. Door al in een vroeg stadium zo veel mogelijk helderheid te scheppen over wat de transitie voor de cliënt betekent en wat de cliënt van de gemeente en aanbieders mag verwachten, krijgen cliënten voldoende tijd om zich ook mentaal voor te bereiden op de komende transitie. Met name in de jaren 2013 en 2014 zijn veel vragen te verwachten van cliënten. De gemeente dient hier rekening mee te houden en erop voorbereid te zijn.

3.10 Specifieke aandachtspunten voor aanbieders

De keuze voor een opdrachtgeversmodel is ook bepalend voor de positie van de aanbieders. Kiest een gemeente voor een opdrachtgeversmodel waarbij zij grote delen van begeleiding onderbrengt bij één aanbieder, dan is het voor een kleine aanbieder van belang zich ook te profileren bij de grote aanbieder. In dat geval kan het zijn dat niet de gemeente de opdrachtgever wordt, maar een grote aanbieder de opdracht-gever voor de kleine aanbieder kan zijn.

Welk opdrachtgeversmodel een gemeente ook kiest, voor alle aanbieders is het belangrijk om in gesprek met de gemeente te blijven en zo goed mogelijk mee te denken. Alleen al door een proactieve houding profileren aanbieders zich ook al en weet de gemeente waar zij terecht kan met haar opdracht.

Indien een gemeente kiest voor een prikkel op prijsconcurrentie, dan zijn er verschillende manieren om te voorkomen dat de prijsconcurrentie leidt tot verslechtering van de primaire en secundaire arbeidsvoorwaar-den van medewerkers bij aanbieders. Door slimmer organiseren van ondersteuning, kunnen kosten worarbeidsvoorwaar-den bespaard en door de overheadkosten terug te dringen, kan de prijs dalen zonder dat dit ten koste gaat van de arbeidsvoorwaarden van medewerkers van aanbieders.

Als het opdrachtgeversmodel eenmaal is gekozen en de aanbieder wil de ondersteuning uitvoeren, dan is het voor de aanbieder van belang om zich te voegen in het proces dat de gemeente voorstelt om te doorlopen. Voor aanbieders is het in deze stap van belang om zo goed mogelijk kun rol te spelen in het proces om te komen tot sluitende afspraken met de gemeente. Aandachtspunten hierin zijn:

1. Volg de procedureafspraken die de gemeente voorstelt: als de gemeente eenmaal een bepaald opdracht-geversmodel heeft gekozen en de procedure om te komen tot een overeenkomst of subsidiebeschikking doorloopt, valt er nog weinig ter discussie te stellen voor de aanbieder. Het is belangrijk dat de aanbieder zich houdt aan procedureafspraken en vereisten in dit proces. Een gemeente kan namelijk niet anders dan een aanbieder geen opdracht te gunnen of subsidie te verlenen als de aanbieder zich niet aan deze afspraken houdt. Ook als de aanbieder een bepaalde procedurevorm of vereiste niet passend vindt, kan de aanbieder alleen maar vragen stellen of besluiten niet mee te doen;

2. Presenteer een zo goed mogelijk voorstel: als de gemeente een opdrachtgeversmodel kiest, waarbij de aanbieders een voorstel (offerte) moeten indienen, zorg dan dat dit er zo goed mogelijk uitziet. Bestudeer de stukken van de gemeente zorgvuldig en werk een voorstel uit dat goed in het verlengde van de gemeentelijke visie past met daarbij de eigen unique-selling-points erin verwerkt. Belangrijk is ook om de criteria die de gemeente hanteert in het proces goed te doorgronden en te zien hoe een goed voorstel ook zo goed mogelijk scoort bij een gemeente;

3. Bezie de risico’s: ook in deze fase is het van belang de risico’s af te wegen. Door naast op het eigen voorstel een goede risicoanalyse uit te voeren op de beoogde tariefstelling, de gevolgen voor de bedrijfs-voering en aspecten als prestatieprikkels, vervoer en vastgoed krijgt een aanbieder goed in beeld of een voorstel wel haalbaar is.

In dit deel komt de laatste stap aan bod van het stappenplan voor opdrachtgeverschap:

Stap 1

Analyse en segmentatie

Stap 1: rolen activiteitenaanbieder

Stap 3

Uitwerking naar tactisch opdracht-

geverschap

Stap 3: rolen activiteitenaanbieder

Stap 2

Invulling beleids- keuzes begeleiding

Stap 2: rolen activiteitenaanbieder

Stap 4

Uitwerking naar operationeel opdrachtgeverschap

Stap 5

Monitoring, toezicht/

admin., control

Stap 4: rolen

activiteitenaanbieder Stap 5: rolen activiteitenaanbieder

De toelichting op deze stap is uitgewerkt in de volgende thema’s:

1. Monitoring en toezicht houden;

2. Administratie en control;

3. Specifieke aandachtspunten voor aanbieders.