Administratie en control - 3.6.2 ‘Ademende’ overeenkomst

3.6.2 ‘Ademende’ overeenkomst

4.2 Administratie en control

De gemeente en aanbieder maken met elkaar afspraken over de wijze van omgang met administratie van cliënten en de verantwoording over de uitgevoerde ondersteuning door de aanbieder. Hierbij is het van belang dat de afspraken die de gemeente en aanbieder met elkaar maken zo min mogelijk administratieve lasten met zich meebrengen. Dit is over het algemeen niet eenvoudig, om de volgende redenen:

1. Iedere gemeente heeft eigen regels ten aanzien van de verantwoording door derden, hetzij op grond van de subsidieverordening, hetzij op grond van het eigen inkoopbeleid. Over het algemeenverschillen deze richtlijnen tussen gemeenten niet heel veel, maar toch zijn er al snel detailverschillen;

2. Hoe meer een gemeente en aanbieder afspraken maken op input- of procesniveau, hoe meer verantwoor-ding noodzakelijk is. Als een gemeente en aanbieder afspraken maken over de urenbesteverantwoor-ding per cliënt of per geleverd product (waarbij cliënten gebruikmaken van meerdere producten), dan moet de aanbie-der hierover verantwoorden op dit detailniveau. Indien de gemeente en aanbieaanbie-der afspraken maken over de output of outcome en voor de bekostiging een afspraak maken over een vast bedrag per cliënt per maand, dan leidt dit tot minder administratieve lasten;

3. Aanbieders die afspraken maken met verschillende gemeenten lopen het risico met iedere gemeente net weer andere afspraken te moeten maken en hun systemen hierop te moeten inrichten. Dit leidt ertoe dat de aanbieders veel tijd moeten steken in het aanpassen van hun administratieve systemen of het handmatig aanpassen van een verantwoording aan verschillende gemeenten. Deze aanpassingen kunnen immers kostenverhogend werken die aanbieders (moeten) verwerken in hun tariefstelling. Aansluiting bij digitale informatie uit bijvoorbeeld het AZR dat instellingen voor de AWBZ gebruiken kan handig zijn in dit geval;

4. Ondersteuning aan een cliënt waarbij één aanbieder zowel ondersteuning ontvangt op grond van de Wmo alsook op grond van de AWBZ, moet aan zowel het zorgkantoor als de gemeente worden verant-woord. Dat kan betekenen dat één aanbieder voor één cliënt op twee verschillende manieren de ondersteuning moet verantwoorden, hetgeen leidt tot een verhoging van de administratieve last.

Om te voorkomen dat de administratieve lasten onnodig stijgen voor aanbieders, is het verstandig de volgende handvatten te hanteren:

1. Een gemeente dient niet ‘zomaar’ een hele set van algemene of inkoop- of subsidievoorwaarden te hanteren zonder daarbij af te vragen of deze wel relevant zijn in dit geval. Een gemeente dient daarom kritisch te kijken naar de set aan voorwaarden die zij wil hanteren;

2. Vraag niet standaard om allerlei accountantsverklaringen, maar weeg af wanneer deze noodzakelijk zijn.

Het uitvoeren van specifieke controles is kostbaar en de vraag is of het controle instrument in dat geval opweegt tegen de opbrengsten. In een overeenkomst kan de gemeente de afspraak met een aanbieder maken dat er op kosten van de aanbieder de gemeente een controle kan eisen indien de gemeente hierom vraagt. Dit is dan een stok achter de deur die de gemeente kan gebruiken indien zij twijfel heeft over de juistheid van de verantwoordingsinformatie;

3. Als verschillende gemeenten met elkaar samenwerken, is het verstandig om de wijze van verantwoording in al deze gemeenten gelijk te maken. Dit voorkomt dat een aanbieder ondanks een gezamenlijke inkoop toch te maken krijgt met verschillende wijzen van verantwoorden. Het is verstandig om ten tijde van de voorbereiding van de gezamenlijke inkoop de controllers van de verschillende gemeenten één wijze van verantwoorden met elkaar af te spreken;

4. Een gemeente dient zich te realiseren op welk niveau de sturing en bekostiging ligt. Als dat meer op hoog abstractieniveau is, hanteer dan ook een eenvoudige wijze van verantwoorden. Ligt dat meer op

detailniveau bepaal dan een minimale set aan gegevens die nodig is voor de verantwoording en digitali-seer het administratieve proces zoveel mogelijk in samenspraak met de aanbieder.

Een manier om hoge administratieve lasten te voorkomen is dat een gemeente en aanbieder gezamenlijk de invulling van de verantwoording bepalen. Dit kan op twee manieren:

1. Indien de gemeente een inkoopmodel hanteert in de vorm van een dialoog, bestuurlijk aanbesteden of onderhandeling, dan kan zij in samenspraak met potentiële aanbieders de voorwaarden voor verant-woording bepalen. Dit zorgt er voor dat de gemeente en aanbieders een passende wijze van

verantwoor-2. In plaats van dat een gemeente voorafgaande aan een inkoopproces alle voorwaarden al gedetailleerd vastlegt in een conceptovereenkomst, kan zij beter (bijvoorbeeld) de vijf belangrijkste voorwaarden op hoofdlijnen benoemen. Na het voorgenomen besluit om een overeenkomst te gunnen en voorafgaand aan de definitieve overeenkomst, werken de gemeente en aanbieder(s) samen vijf hoofdpunten uit tot een verantwoordingssystematiek die beiden past. Dit zorgt er voor dat de gemeente vooraf helder maakt dat er afspraken over verantwoording volgen en voorkomt dat de exacte verantwoordingswijze totaal niet aansluit met de systemen van aanbieders.

Meer informatie:

Op dit moment wordt een model verantwoordingssystematiek ontwikkeld voor begeleiding (basisset verantwoording). Meer informatie volgt op www.invoeringwmo.nl

4.3 Specifieke aandachtspunten voor aanbieders

Voor aanbieders is het van belang het operationele proces zo efficiënt mogelijk in te richten en ook de interne kwaliteitsborging zo in te richten dat deze ‘naadloos’ aansluit bij de afspraken met gemeenten.

Enkele aandachtspunten hierbij zijn:

1. Zorg voor efficiënte informatievoorziening: door in één keer het administratieve proces zo goed mogelijk in te richten, heeft de aanbieder gedurende een overeenkomst voordeel van deze investering. Door zoveel mogelijk te automatiseren en met eenvoudige standaardrapportages te werken, blijven de administratieve lasten beperkt. Handig is om hierbij de (on)mogelijkheden door te spreken met gemeentelijke controllers en te bezien waar optimalisatie mogelijk is. Bij samenwerkingsverbanden van gemeenten is het van belang om te bespreken hoe de individuele werkwijzen gelijk getrokken kunnen worden;

2. Meervoudig gebruik van kwaliteitsinformatie: kwaliteitsinformatie is nodig voor de gemeente (onder andere op grond van artikel 3 en 9), voor de certificering, maar ook voor andere stelsels en voor de eigen bedrijfsvoering. Alleen is soms de informatie net even anders. Voor aanbieders is het van belang te bezien of informatie voor de verschillende doelen kan worden gecombineerd. Daarmee kan worden voorkomen dat een cliënt vaker wordt bevraagd over dezelfde ondersteuning;

3. Goede interne communicatiestructuren: veelal verloopt monitoring en toezicht op kwaliteit via verschil-lende schakels. Met name grotere aanbieders hebben een accountmanager die afspraken maakt met gemeenten. Het is dan van belang dat een aanbieder een interne structuur heeft uitgewerkt hoe deze afspraken op de werkvloer terecht komen. Een goede communicatiematrix, het instrueren van lijn- managers en het uitdragen van verslaglegging van gemaakte afspraken helpt hierbij.

De volgende deelnemers hebben meegewerkt aan een drietal workshops voor opdrachtgeverschap voor begeleiding. Zij hebben kennis en informatie ingebracht en thema’s besproken die in deze handreiking zijn uitgewerkt. Verschillende personen hebben tevens de conceptdocumenten becommentarieerd en sugges-ties voor verbetering aangegeven.

1. Alies Bakker Gemeente Stichtse Vecht

2. Chrik Duyvendak Gemeente Oegstgeest

3. Christel Dingerdis Cordaan

4. Enna Bongers Gemeente Leiden

5. Evelyn Gemmeke Altrecht

6. Frank van den Hoek Gemeente Haarlem

7. Freek Heerema Pameijer

8. Gertie Linssen GGz Breburg

9. Herman Scholte Promens Care

10. Kitty van Julsingha Jeugdzorg Nederland

11. Lilly Buurke GGZ Nederland

12. Marc van Gerdingen MOgroep Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening 13. Marianne van Dijk Gemeente Utrecht

14. Mariska Janssen AltraCura

15. Marlies van Loon SBWU

16. Michel Kooijman Actiz

17. Pascale Paquot RIBW-K/AM

18. Peter Paulus Zebra Welzijn

19. Remco Peijs Gemeente Leiden

20. Remko de Paus Gemeente Kampen

21. Ton Holweg Altrecht Talent

22. Yvonne Moolenaar GGZ Nederland

Daarnaast hebben meegedacht Georget Bouman en Hans Hellendoorn van Significant en prof. dr. Jan Telgen van de Universiteit Twente.

In onderstaande tabel zijn aandachtspunten voor beleidskeuzes voor opdrachtgeverschap en aandachtspun-ten voor de inkoop voor specifieke groepen genoemd. Deze zijn voortgekomen uit de consultaties die het ministerie van VWS heeft gehouden met partijen.

Groep Onderwerpen Kenmerken cliëntgroep Aandachtspunten voor inkoop

1 Personen met een

3 grote aanbieders in Nederland, regionaal verdeeld, enkele kleine specialistische aanbieders Sprake van comorbiditeit zodat samenwerking tussen aanbieders noodzakelijk is

Relevante paragrafen in deze Handreiking zijn 2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

Gemeenten werken samen bij inkoop om de vraag te bundelen (bovenregionaal).

Bij formulering inkoopvraag rekening hou den met specialistische wijze van onder steuning (met name communi catie). Communicatieaspect ook belangrijk voor het organiseren van de toegang (indicatie).

Bij formulering inkoopvraag rekening houden met complexe meervoudige ondersteuningsvraag. Bijvoorbeeld door ondersteuning integraal in te kopen, door samenwerking tussen aanbieders goed te organiseren of regelen dat aanbieders coördinatie goed organiseren van verschillende ondersteuningsvormen.

2 Personen met een

niet aangeboren hersenafwijking

Zorgmijding belangrijk aandachts-punt en sprake van meervoudige zorgvraag

Kleine groep cliënten (in totaal ca. 10.000), grote verschillen in hulpbehoefte

Nauwe verwevenheid tussen be - geleiding en behandeling; aandacht nodig voor goede samenhang bij inkoop van voorzieningen Veelal regionaal of landelijk werkende aanbieders Vervoer van cliënten kan soms niet in combinatie kan met andere cliënten

Relevante paragrafen in deze Hand reiking zijn o.a. 2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

Overweeg inkoop van specialistische kennis om meervoudige onder steuningsvraag te inventariseren en te coördineren (ter ondersteuning van toegang).

Gemeenten werken samen bij inkoop om de vraag te bundelen (bijvoorbeeld regionaal).

Groep Onderwerpen Kenmerken cliëntgroep Aandachtspunten voor inkoop Kleine groep cliënten, (ca. 1000 cliënten)

Zorg geleverd door gespecialiseerde dagcentrum

Begeleiding niet los te zien van andere zorgverlening: mensen met helpt cliënten thuis te wonen Vervoer van cliënten kan soms niet in combinatie kan met andere cliënten

Relevante paragrafen in deze Handreiking zijn o.a.2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

Gemeenten werken samen bij inkoop om de vraag te bundelen.

ondersteuningsvormen. Vervoer van cliënten kan soms niet in combinatie kan met andere cliënten

Relevante paragrafen in deze Handreiking zijn o.a.2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

Gemeenten werken samen bij inkoop om de vraag te bundelen.

Bij formulering inkoopvraag rekening hou den met complexe meervoudige ondersteuningsvraag. Bijvoorbeeld door ondersteuning integraal in te kopen, door samenwerking tussen aanbieders goed te organiseren of regelen dat aanbieders coördinatie goed organiseren van verschillende ondersteuningsvormen.

Er zijn ca. 20.000 personen met ernstige psychiatrische aandoeningen (EPA) die ook ondersteuning vanuit AWBZ blijven ontvangen

Zorgmijding belangrijk aandachts-punt, daarom aandacht nodig bij overgang van AWBZ naar Wmo Sprake van meervoudige zorgvraag (meerdere stelsels van toepassing) Er bestaat kans op terugval, daarom aandacht bij eventuele afbouw van begeleiding

Relevante paragrafen in deze Handreiking zijn o.a. 2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

Bij formulering inkoopvraag rekening houden met sterke verandering in ondersteuningsbehoefte (o.a. terugval).

Gemeenten werken samen bij inkoop om de vraag te bundelen.

Bij formulering inkoopvraag rekening houden met complexe meervoudige ondersteuningsvraag. Bijvoorbeeld door ondersteuning integraal in te kopen, door samen werking tussen aanbieders goed te organiseren of regelen dat aanbieders coördinatie goed organiseren van verschillende

ondersteuningsvormen.

Groep Onderwerpen Kenmerken cliëntgroep Aandachtspunten voor inkoop

Totaal ca. 16.000 jongeren en 23.000 volwassenen die op dit moment begeleiding ontvangen Sprake van specialistische regionaal (21) of landelijk (10) werkende aanbieders in Orthopedagogische behandelcentra (OBC’s) Ca. 900 jongeren ontvangen hulp vanuit OBC’s

Sprake van meervoudige zorgvraag (meerdere stelsels van toepassing)

Relevante paragrafen in deze Handreiking zijn o.a. 2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

ondersteuningsvormen.

In zekere mate sprake van zorgmijding

Relevante paragrafen in deze Handreiking zijn o.a. 2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

Sterke blijvende betrokkenheid van gemeente verstandig in verband met samenhang met andere relevante gemeentelijke voorzieningen.

ondersteuningsvormen.

8 Maatschappelijke

opvang, vrouwenopvang

Aandacht voor samenhang met rol centrumgemeenten voor de vrouwenopvang en

maatschappelijke opvang Bij vrouwenopvang kan opvang buiten eigen gemeente nood-zakelijk zijn

Relevante paragrafen in deze Handreiking zijn o.a. 2.4.3, 2.4.4 en 2.4.5.

Naar verwachting is de centrumgemeente verantwoordelijk voor begeleiding voor deze groep en zorgt voor inkoop hiervan.

9 Palliatieve zorg Directe (acute) hulpverlening noodzakelijk

Sprake van meervoudige zorgvraag (meerdere stelsels van toepassing)

Begeleiding integraal inkopen en zorgen voor goede samenwerking en afstemming aanbieders.

Aandacht voor acute inzet van de hulpverlening bij inkoop van hulpverlening.

Bij formulering inkoopvraag rekening houden met complexe meervoudige ondersteuningsvraag. Bijvoorbeeld door ondersteuning integraal in te kopen, door samenwerking tussen aanbieders goed te organiseren of regelen dat aan bieders coördinatie goed organiseren van verschillende

ondersteuningsvormen.

Onderstaand zijn de verschillende modellen toegelicht. Bij modellen die toepasbaar zijn voor Europese aanbesteding overeenkomstig IIA-procedures zijn ook toepasbaar voor IIB-procedures. Andersom geldt dit niet.

Zeeuws model: dit model is bekend geworden voor de aanbesteding van Hulp bij het huishouden.

De kenmerken van dit model zijn:

1. In het bestek zijn een Programma van Eisen en concept overeenkomst opgenomen waaraan een aanbieder moet voldoen;

2. In het bestek zijn de kwaliteitseisen en het tarief vastgelegd;

3. De gemeente publiceert een aankondiging van de aanbesteding van een opdracht (overeenkomstig de IIA-dienstverlening);

4. De gemeente gunt iedere aanbieder die zich inschrijft voor de aanbesteding en die voldoet aan de (minimale) eisen die zijn gesteld in het bestek een overeenkomst voor een bepaald aantal jaren;

5. Cliënten kiezen een aanbieder waarmee de gemeente een overeenkomst heeft gesloten (volledig vrije keuze).

Dynamisch selectiemodel: dit model is afgeleid van het veilingmodel aan bekend geworden voor de hulp bij het huishouden. De kenmerken van dit model zijn:

1. In het bestek zijn een Programma van Eisen en concept overeenkomst opgenomen waaraan 2. iedere aanbieder moet voldoen;

3. In het bestek zijn de belangrijkste kwaliteitseisen vastgelegd;

4. De gemeente publiceert een aankondiging van de aanbesteding van een opdracht (overeenkomstig de IIA-dienstverlening);

5. De gemeente gunt iedere aanbieder die zich inschrijft voor de aanbesteding en die voldoet aan de (minimale) eisen toegang tot het systeem. Bijzonder is dat het systeem continu open staat voor nieuwe aanbieders.

Vervolgens wordt via een internetapplicatie een cliënt gepresenteerd met bepaalde kenmerken. De aanbieders die in het systeem zitten kunnen een voorstel uitbrengen voor de ondersteuning van deze cliënt. Het systeem beoordeelt het voorstel bijvoorbeeld op de criteria wachttijd,

cliënttevredenheid, cliëntvoorkeur en tarief. De aanbieder met het beste voorstel mag de ondersteuning aan de cliënt leveren.

Bestuurlijk aanbesteden²⁰: dit model is voortgekomen uit de netwerktheorie en voor het eerst toegepast bij Hulp bij het huishouden. In een proces bespreken gemeenten de percepties, doelstellingen en belangen met aanbieders om tot eisen en tarieven te komen. De kenmerken van dit model zijn:

20 Meer informatie over bestuurlijk aanbesteden is te vinden op www. timrobbe.nl.

1. De gemeente bereidt een onderhandelingsdocument voor met de percepties en doelstellingen voor de dienstverlening;

2. De gemeente nodigt bekende aanbieders uit en maakt lokaal haar voornemen bekend en sluit op voorhand geen aanbieders uit (conform IIB-dienstverlening);

3. De gemeente stelt in overleg de specifieke eisen voor dienstverlening vast gebaseerd op belangen en doelstellingen van aanbieders;

4. Vervolgens volgen prijsonderhandelingen met de aanbieders op grond van de geformuleerde eisen;

5. Tot slot tekenen de aanbieders en de gemeenten een convenant waarin afspraken zijn gemaakt over de voorziening (niet over strategische plannen of tarieven); Het convenant staat open voor iedere aanbieder die voldoet aan de eisen van het convenant.

Dialoogmodel: dit model is bedoeld voor complexe overeenkomsten waarbij op voorhand het lastig is om de eisen en voorwaarden vast te stellen. De kenmerken van dit model zijn:

1. De gemeente bereidt een Programma van Eisen op hoofdlijnen voor en enkele minimale voorwaarden waaraan een aanbieder moet voldoen;

2. De gemeente publiceert de bekendmaking voor de dialoog conform een IIa-procedure of een IIb-procedure of nodigt een haar bekende groep aanbieders uit om deel te nemen in de dialoog;

3. Met geselecteerde aanbieders voert de gemeente een dialoog waarin zij samen met individuele aanbie-ders op basis van een eerste opzet van het Programma van Eisen de specifieke eisen, voorwaarden en oplossingen uitwerkt. Het kan zijn dat gedurende het dialoogproces aanbieders afvallen uit het proces en het kan zijn dat de uitwerking voor iedere aanbieder specifiek is;

4. De aanbieders brengen een voorstel uit op basis van uitgewerkte eisen, voorwaarden en die voldoen aan de afspraken die zijn gemaakt in de dialoog. Wanneer de gemeente kiest voor onderhandelingen volgt nog een onderhandelingsfase;

5. De gemeente gunt één of meerdere (afhankelijk van het vooraf bepaalde aantal) aanbieders een overeen-komst. De gunning is gebaseerd op de beoordeling van het definitieve voorstel van een aanbieder aan de hand van beoordelingscriteria.

Catalogusmodel: dit model is voor het eerst toegepast bij de Hulp bij het huishouden en gaat uit van facilitering van de cliënt bij haar keuze, het model is afgeleid van het Zeeuwse model. De kenmerken van dit model zijn;

1. De eerste stappen zijn gelijk aan het Zeeuwse model. Uiteindelijk gunt de gemeente alle aanbieders die voldoen aan bepaalde eisen en voorwaarden een overeenkomst;

2. Vervolgens maakt de gemeente een ranglijst aan de hand van voor de cliënt relevante criteria zoals wachttijd, cliënttevredenheid en voor de gemeente relevante kenmerken zoals tarief;

3. Deze kenmerken bepalen de rangorde in een catalogus (fysiek of via internet). De cliënt heeft een vrije keuze van aanbieder en krijgt de voor hem relevante informatie voorgeschoteld in de rangorde die de gemeente bepaalt;

4. Kiest de cliënt niet, dan besluit de gemeente over de toewijzing aan de hand van de rangorde;

5. De informatie in de catalogus is dynamisch; bepaalde indicatoren zoals cliënttevredenheid worden periodiek bijgewerkt.

Eén-op-één contract: dit model is specifiek voor 2B-dienstverlening bedoeld. De kenmerken van dit model zijn:

1. De gemeente werkt op hoofdlijnen de eisen en voorwaarden voor de ondersteuning uit;

2. De gemeente bespreekt de eisen en voorwaarden en vraagt de aanbieder die op dit terrein werkzaam is een voorstel uit te brengen;

3. De aanbieder brengt een voorstel uit en de gemeente toetst of het voorstel voldoet aan haar eisen;

4. De gemeente gunt de aanbieder de overeenkomst.

Afspraak per cliënt: dit model is toepasbaar in situaties waarbij de voorbereiding van een inkoop- of subsidieproces niet opweegt tegen het maken van afspraken voor een individuele cliënt. Dit model past bij een IIB-procedure. De kenmerken van dit model zijn:

1. De gemeente inventariseert welke aanbieders mogelijk ondersteuning kunnen bieden en verkend hun ondersteuning en toetst of zij bereid zijn ondersteuning te verlenen indien een cliënt ondersteuning nodig heeft;

2. Vervolgens maakt de gemeente geen verdere afspraken en wacht af of er een cliënt zich meldt;

3. Indien er een cliënt komt voor ondersteuning, dan voert een aanbieder een intake met de cliënt en brengt aan de gemeente een voorstel uit voor de inhoud en kosten van het uitvoeren van de ondersteuning;

4. Na eventuele afstemming gunt de gemeente de ondersteuning voor deze cliënt aan de aanbieder.

Minicompetitie: dit model is bedoeld voor ondersteuning waarbij de inhoud op voorhand onbekend is, maar de gemeente wel vast wil leggen wie de ondersteuning levert en toch enige concurrentie wil toepassen op het specifieke voorstel. Dit model wordt bij verschillende vormen van dienstverlening toegepast in de

In document Opdrachtgever- en onder- nemerschap (pagina 85-95)