• 1. Evalueer het voorimplementatieproces tot heden - verzeker dat het selectieproces naar behoren is voltooid en dat alle kritieke factoren geïdentificeerd zijn.
• 2. Installeer en test eventuele nieuwe hardware - voordat de software geïnstalleerd wordt, is het noodzakelijk dat de hardware betrouwbaar is en werkt naar verwachting.
Stap 1: Conceptueel Systeemontwerp.
• 3. Installeer de software en voer een 'computer room pilot' uit - ga na of de software correct geïnstalleerd is. Stap 2: Fysiek Systeemontwerp.
• 4. Verzorg een systeemtraining - leer gebruikers de benodigde toetscombinaties en transacties. • 5. Train op de 'conference room pilot' - Projectteam voert de bedrijfsprocessen uit van begin tot eind. • 6. Stel de veiligheid en de benodigde rechten op - zorg dat iedereen toegang heeft tot de benodigde informatie.
• 7. Verzeker dat alle databruggen voldoende robuust zijn en de data voldoende accuraat is - is noodzakelijk om vertrouwen te krijgen in het nieuwe systeem.
• 8. Beleid en procedures - geef aan wat de gewenste doelen zijn en wat de procedurele stappen zijn. • 9. Breng de gehele organisatie online, in een gefaseerde of totale overgang.
Stap 3: Implementatie en conversie.
• 10. Vier de overgang - de viering erkent het belang van het project voor de organisatie.
• 11. Verbeter continu - moedig de medewerkers aan om het systeem te gebruiken om continu te verbeteren. Stap 4: Exploitatie en onderhoud.
Bijlage 3
Kritieke succesfactoren volgens de literatuur
Kritieke Succesfactor Ahmad &Pinedo Cuenca (2013) Bingi et al (1999) Chan & Sin (2010) Dezdar & Ainin (2011) Ehie & Madsen (2005) Gajic et al. (2014) Grabski et al. (2011) Holland & Light (1999) Umble et al. (2003) Somers & Nelson (2001)
Aantal Percentage dat KSF voorkomt in literatuur
Change management & Business Process Reengineering (BPR) x x x x x x x x x x 10 100% Ondersteuning topmanagement x x x x x x x x 8 80% Projectteam x x x x x x x 7 70% Onderwijs en training x x x x x x x 7 70% Projectmanagement en leiderschap x x x x x x x 7 70% Strategische doelen, doelstellingen en visie x x x x x x 6 60%
Monitoren en evalueren van
voortgang en prestatie x x x x x x 6 60%
Gebruik van consultants x x x x x x 6 60%
Softwareselectie x x x x x 5 50% Softwareontwikkeling, testen en probleemoplossing x x x x x 5 50% Software maatwerk x x x x x 5 50% Datamanagement: analyse en conversie x x x x 4 40%
Vertrouwen tussen partners x x x x 4 40%
Communicatie x x x x 4 40%
Legacy-systeem x x x 3 30%
Culturele verandering en
politieke problemen x x x 3 30%
Interdepartementale samenwerking x x x 3 30% Hulpmiddelen leverancier x x x 3 30% Implementatiestrategie x x x 3 30% Projectplanning x x 2 20% Bestuurscomité x x 2 20% Software configuratie x x 2 20% Ondersteuning leverancier x x 2 20% Gebruikersacceptatie x x 2 20%
Bijlage 4
Interviewprotocol
Interviewer: Zilla van den Oord Geïnterviewde:
Datum van het interview: Interview locatie:
Duur:
Introductie
Ik zal mij allereerst even introduceren en kort het onderwerp van dit interview bespreken. Mijn naam is Zilla van den Oord en ik ben student aan de Universiteit van Amsterdam, waar ik de master Accountancy & Control in deeltijd volg. Ik schrijf mijn masterthesis over de factoren die belangrijk zijn voor een succesvolle implementatie van een ERP-systeem. Aangezien de onderneming recentelijk de overgang naar een nieuw ERP-systeem heeft gemaakt, ben ik benieuwd naar jullie inzichten over dit onderwerp. Om deze data te verzamelen zal ik een aantal interviews doen bij ABC BV, waar ik tevens werk als Financial Accountant op de afdeling Finance & Reporting. Dat ik zelf ook werkzaam ben bij de onderneming biedt mij de mogelijkheid om de kennis die verkregen wordt uit de interviews beter te begrijpen en daardoor een betere verklaring en analyse van de resultaten te verkrijgen.
Alle informatie die tijdens dit interview gegeven wordt zal volledig vertrouwelijk zijn. De onderneming en uw naam zullen niet genoemd worden. Het interview zal tussen 45 en 60 minuten duren en zal niet opgenomen worden.
Introducerende vragen
1. Hoe lang bent u werkzaam bij ABC BV?
2. Kunt u uw functie binnen ABC BV beschrijven? 3. Hoe vaak maakt u gebruik van het ERP-systeem?
Voorgaand ERP-systeem en voorbereiding nieuwe ERP-systeem
4. Hiervoor gebruikte ABC BV een oude versie van het ERP-systeem. Werkte dit systeem prettig voor u?
5. Was de overgang naar het nieuwe ERP-systeem noodzakelijk?
6. Bent u voldoende betrokken geweest bij de voorbereiding van de implementatie?
7. Weet u hoe het nieuwe ERP-systeem is geselecteerd (zijn eerst de systeemvereisten bepaald)?
9. Hoe is de samenstelling van de projectteams bepaald? 10. Zijn de projectteams vooraf duidelijk gecommuniceerd?
11. Zijn de deadlines/planningen/deliverables vooraf duidelijk gecommuniceerd?
Implementatieproces van het ERP-systeem
12. Welke factoren denkt u dat belangrijk zijn voor een succesvolle ERP-implementatie? 13. Heeft u al eens eerder een implementatie van een ERP-systeem meegemaakt? Zo ja, hoe
vergelijkt u die met deze implementatie?
14. Was het helder wat er van u verwacht werd tijdens de implementatie (deliverables, testen, etc.)?
15. Werd u tijdens de implementatie gestimuleerd/gemotiveerd om de gewenste doelen te behalen (voelde u zich voldoende betrokken)?
16. Welke problemen kwam u tegen tijdens het implementatieproces?
17. Heeft de aanwezigheid van een al aanwezig ERP-systeem het implementatieproces beïnvloed (datamigratie)?
18. Heeft de organisatie gebruik gemaakt van consultants? Zo ja, hoe vaak?
19. Was het topmanagement (Board of Directors) volgens u voldoende betrokken bij de implementatie?
20. Als u nu opnieuw een ERP-systeem zou implementeren, wat zou u dan anders doen of willen zien?
Werking nieuw ERP-systeem
21. Bent u meer of minder tevreden met het ERP-systeem in vergelijking met het oude systeem?
22. Vindt u dat de kwaliteit van het werk verbeterd is met het nieuwe ERP-systeem?
23. Zijn de eindgebruikers/bent u getraind? Zo ja, heeft u het gevoel dat u voldoende getraind bent?
Procesveranderingen
24. ABC BV heeft een verbeteringsprogramma genaamd B2B opgezet. Is het duidelijk voor u waarom dit destijds nodig was?
25. Jullie hebben een aantal simulaties gehad over de veranderingen die gingen komen. Wat vindt u van deze simulaties, heeft u hier iets aan gehad?
26. Bent u betrokken geweest bij het definiëren van de nieuwe processen? 27. Bent u anders gaan werken sinds de implementatie?
Overig
Bijlage 5
Resultatentabel
Succesfactor Impact? Kritiek? Aanwezig in fase:
Change Management & Business Process Reengineering (BPR)
Veel Ja Selectie
Ondersteuning topmanagement Weinig Nee Implementatie en
conversie
Projectteam Normaal Ja Implementatie en
conversie
Onderwijs en training Veel Ja Exploitatie en onderhoud
Projectmanagement en leiderschap Normaal Ja Implementatie en
conversie Strategische doelen, doelstellingen en visie Normaal Ja Selectie Monitoren en evalueren van voortgang en prestatie Normaal Ja Implementatie en
conversie
Gebruik van consultants Veel Ja Implementatie en
conversie
Softwareselectie Weinig Nee Selectie
Softwareontwikkeling, testen en probleemoplossing Veel Ja Implementatie en conversie
Softwaremaatwerk Weinig Nee Implementatie en
conversie
Delen van kennis en informatie Veel Ja Selectie
Datamigratie Veel Ja Implementatie en
conversie
Key users aanstellen Veel Ja Exploitatie en onderhoud