Feedback & voorbeelddocumenten

nauwkeuriger lezen” *4+.

Beleidschrijvers geven dus aan dat zij hun teksten beter zouden kunnen schrijven maar dat niet de moeite vinden vanwege tijdsdruk en verwachtingen van hoger gepl aatsten. Aan de andere kant is er vanuit leidinggevenden aandacht voor schrijfkwaliteit en worden goed schrijvende beleidschrijvers ingezet om stukken te redigeren.

4.4.3 Voorkeur gestructureerde en begrijpelijke teksten

Geïnterviewden geven aan een voorkeur te hebben voor begrijpelijke en gestructureerde teksten. Die voorkeur komt naar voren bij drie respondenten, die benadrukken dat ze naar de burgers toe

communiceren en geen ambtelijke taal willen gebruiken [2,5,11].“Het is een kwestie van smaak. Maar ‘betreffende’ kan ook ‘over’ zijn. Ik probeer dat vaak niet te doen” *11+. Eén respondent geeft aan een voorkeur te hebben voor bepaald ambtelijk taalgebruik: “Ik krijg voortdurend correcties door Word als ik ’vooralsnog’ gebruik of dat soort woorden. *…+ Maar ‘desalniettemin’ vind ik een prachtig woord. Daar kan ik echt van genieten. Gebruik ik heel veel.” *1+.

Daarnaast hechten zes beleidschrijvers aan structuur [1,3,4, 5,6,10]. Aangezien veel beleidschrijvers eerst een ‘kapstok’ maken voor hun tekst en vervolgens gaan schrijven, vinden schrijvers een goede inhoudsopgave belangrijk. “De structuur is mijn uitgangspunt. Ik vind dat het heel duidelijk moet zijn in de tekst wat de hoofdzaak is. Met structuur kun je mensen helpen. Ik begin heel vaak met een

inhoudsopgave, die vaak in het schrijfproces verandert, qua volgorde of grootte, maar dat is wel mijn stap” *3+. Vier respondenten geven aan dat zij ‘trechteren’ belangrijk vinden in een groter beleidstuk, waardoor een tekst van groot naar klein leest [1,4,5,10+. “Het gaat altijd van groot naar klein. Hoe zit de wereld eruit en hoe staan wij daarin, wat betekent dat voor het beleid van onze gemeente” *1+. Enkele geïnterviewden noemen dat ze zich ergeren wanneer een beleidstuk van een collega geen goede structuur heeft, ingewikkeld is of lange teksten zonder kopjes bevat. Het is dan verleidelijk om de volgorde van een dergelijke tekst te veranderen [5,6,10].

Tekstvoorkeur kan dus bepalend zijn voor tekstkeuzes. De meeste beleidschrijvers hebben een voorkeur voor gestructureerde en begrijpelijke teksten, met name richting de burgers. Daarnaast geven zij aan dat hun teksten intern beter geschreven kunnen worden, maar dat niet de moeite vinden vanwege tijdsdruk en de toch al positieve beoordelingen van leidinggevenden en wethouders. Daar wordt veel waarde aan gehecht omdat die het beleidstuk goed moeten keuren voordat het vastgesteld kan worden.

4.5 Feedback & voorbeelddocumenten

4.5.1 Feedback van collega

Indien beleidschrijvers stukken schrijven voor het college van B & W of de gemeenteraad worden hun documenten door vele betrokkenen becommentarieerd. Deze feedback wordt vooral gegeven om ervoor te zorgen dat de inhoud klopt, dekkend en risicomijdend is. Er bestaat geen vaststaand

44 schrijvers laten hun stukken lezen door een naaste collega of leidinggevende voordat het stuk naar het college of de raad wordt gestuurd [1,2,5,6,8]. “We hebben als organisatie geen protocol, ikzelf en de afdeling ook niet. Ik laat wel altijd mijn tekst aan mijn collega zien, ook aan de directiesecretaris en mijn afdelingshoofd betrek ik erbij” *8+. Aangezien de inhoud van een tekst goed gecontroleerd wordt, is er dus eerder teveel dan te weinig feedback: “Ik denk dat er genoeg is en het is ook niet altijd relevant. *…+ De leidinggevende houdt de overall scope, dat hij denkt zoals een raadslid of wethouder” *9].

Het verschilt per collega en document of de tekst verbeterd wordt op stijl, vormgeving, inhoud of structuur. Een respondent geeft aan dat zij de inhoud belangrijker vindt dan de stijl : “Als ik zelf een stuk krijg, let ik op de boodschap en de inhoud. Ik ga niet in de stijl van iemand anders lopen redigeren. Als de inhoud goed is, dan laat ik het zo. En niet iedereen doet dat zo. Dat is wel eens lastig” *7+. Vier beleidschrijvers benadrukken dat zij waarde hechten aan feedback, vooral als zij langer aan een stuk werken *2,5,10, 11+. Collega’s kunnen de kwaliteit verbeteren op punten waar de schrijver overheen leest. Daarnaast benadrukt een geïnterviewde dat je daardoor weet waar een collega mee bezig is: “Het heeft twee kanten: aan de ene kant wordt je stuk er beter door, aan de andere kant weet je dan waar je collega mee bezig is” *2+.

Een andere geïnterviewde met minder ervaring geeft aan dat collega’s je kunnen helpen om politieke gevoeligheden op een juiste manier op te schrijven: “Sommige zijn heel goed in het bestuurlijke, politiekgevoelige. Die kunnen dan net even zeggen: “doe het zo, dan heb je het ook politiek weggetikt” [10].Wanneer je in een onderwerp zit is het moeilijk om te bepalen wat je doelgroep wel en niet weet. Juist daarom stellen twee geïnterviewden dat naast feedback van een betrokken collega, het nakijken door collega’s van een andere afdeling of dienst heel zinvol kan zijn *6,8+. Vooral wanneer het een stuk betreft voor een personeelblad, intranet of voor burgers: “Mensen van binnen, die zitten zo in de tekst, soms loop ik wel even naar iemand anders die het echt niet kent [...]” [8].

Feedback van collega’s heeft dus invloed op de tekst: de inhoud wordt duidelijker en als schrijver weet je waar een collega mee bezig is. Toch is niet alle feedback even nuttig en zal vooraf bepaald moeten worden welke feedback gewenst is: bijvoorbeeld over stijl, inhoud, politieke gevoeligheden, vorm of structuur.

4.5.2 Schrijfwijzers, formats en schrijfregels

Omdat er elke dag een grote hoeveelheid aan stukken wordt geschreven is het van belang dat deze uniform zijn, allesomvattend en goed leesbaar. Daarom zijn er binnen een gemeente veel schrijfwijzers, formaliteiten en schrijfregels te vinden [1,4,9,11]. Dit is in de loop der jaren strenger geworden: “Je moet je stukken in bepaalde formats schrijven, anders wordt het niet goedgekeurd. Je kan geen dingen weglaten. In de afgelopen tien jaar is men daar veel strenger in geworden. De financiële paragraaf bijvoorbeeld, die moet er wel in” *9+. De precieze opstelling en volgorde van paragrafen ligt volgens één van de beleidschrijvers bij een groter stuk niet vast: “Voor zo’n visie is geen format. Dat hebben ze ooit wel geprobeerd maar dat werkt niet. Daarvoor is denk ik ook geen standaard nodig. Het verschilt per onderdeel, de opbouw kan iedereen zelf wel verzinnen. Het zit met name in de besluitvorming naar het

45 college en de raad” *11].

Naast verplichte paragrafen is de schrijfwijze van besluitpunten voor het college en de raad ook vastgesteld. Die formuleringen (ook wel dicta genoemd) hebben volgens de geïnterviewden met herkenbaarheid en rechtspraak te maken *2,4,6,7+. “Ja dat is juridisch, het is belangrijk dat dat goed in elkaar zit. *…+ Dan staat er bijvoorbeeld: “het college besluit”. Dat is juridisch aanvechtbaar. Dat is het formele besluit. *…+. Als anderen niet doen wat jij gevraagd hebt en als je dat wilt aanvechten dan moet dat dichtgetimmerd zijn, anders win je dat niet. Er zit een bepaalde uniformiteit in” *4+. Volgens een andere beleidschrijver is het ook juridisch vastgelegd als het anders geformuleerd zou worden en heeft het vooral met herkenbaarheid te maken: “Dat is voorgeschreven, dat is een werkwijze die binnen de regio geldt. Heeft denk ik met herkenbaarheid van de stukken te maken. Het kan ook juridisch vastliggen als je dit niet opneemt. *…+. Het heeft vooral te maken met herkenbaarheid, de standaardopzet, het dictum heeft vooral met duidelijkheid te maken van wat nu besloten is” *7+.

Hoewel deze formaliteiten, regels en protocollen bepalend zijn voor de inhoud van de tekst, geven verschillende geïnterviewden aan dat een beleidschrijver zelf de vorm en de stijl van de tekst bepaalt [3,5,8,9,10,11]. Omdat dit afhankelijk is van een persoonlijke voorkeur is het moeilijk om dat als organisatie te sturen: “Het is niet heel bepalend voor de stijl of vorm voor de tekst. Ik ben daarom wel benieuwd of die formats werken. Mijn vermoeden is, dat iedereen zijn eigen stuk gaat lopen schrijven en als het moeten worden aangeleverd voor de besluitvorming *…+ dat stuk er gewoon onder stoppen” [3]. Ook het schrijven vanuit “wij” is bepaald door de organisatie, maar wordt niet altijd gehanteerd: “Gemeente Groningen schrijft in de wij-vorm, dat is bepaald door de organisatie. Maar dat past niet altijd en die grens is niet 100% hard. Dan kom je al snel op persoonlijke voorkeur en stijl. Dat is moeilijk aan te passen, helemaal als dat geaccepteerd blijft” *5+.

Vier geïnterviewden geven aan dat je als beleidschrijver een eigen opzet maakt, en dat aanpassingen na feedback binnen die opzet gebeuren *8,9,10,11+. “Het grootste deel ligt bij de individu. Je begint met niks en je schrijft een stuk. Het is maar zelden zo dat het stuk opnieuw moet of helemaal anders. Het is uiteindelijk nog jouw stuk, soms via weg b. De organisatie vraagt een bepaald format en bepaalde inhoud maar de manier waarop je het opschrijft is toch iets persoonlijks. Een eigen stijl. De inhoud, dat is van de organisatie, en de opdracht. En wat dan veranderd moet worden zijn vaak kleine dingen” [9]. Een geïnterviewde noemt dat het artikel van Dijksta en van den Berge (1994) goed verwoordt waar een beleidsmedewerker mee te maken heeft als intern adviseur van een gemeente. Volgens Dijkstra en van den Berge bevindt een intern adviseur zich namelijk tussen drie actoren: de institutie, de opdrachtgever en de eigen standaarden en kwaliteiten. “Een intern adviseur beweegt in dit veld: wat de organisatie verwacht, wat de opdrachtgever verwacht en wat je zelf voor standaarden stelt. Idealiter weet je daar goed mee om te gaan, in het slechtste geval sta je helemaal bij institutie en doe je alleen maar dingen omdat het moet en niet wat je zelf belangrijk vindt. Je hebt zelf die ruimte om daar in te bewegen” *8]. Voor de stukken over besluitvorming naar de raad zijn de protocollen van de gemeente bepalend voor de tekstinhoud. De grotere beleidsteksten verschillen per persoon van stijl, vorm en lengte. De