Doel & doelgroep beleidstekst

4.1.1 Tekstdoel kan veranderen en breed interpretabel zijn

De beleidsteksten die door de geïnterviewden waren meegebracht hadden verschillende namen, namelijk basisnota, memo, plan van aanpak, visie (2x), startnotitie, besluitnota, hoofdlijnen jaarplan, implementatieplan, rapportage en leidraad. Een geïnterviewde vertelt dat het implementatieplan ook ‘plan van aanpak’ had kunnen heten en dat dergelijke benamingen vaak niet vastliggen: “Je denkt als je hier komt, dat vaststaat wat een memo is en een notitie maar dat is helemaal niet zo. Het verschilt per afdeling en individuele tekstschrijver. Hoe die de teksten opzet en aanpakt” [8]. Een beleidschrijver bepaalt die naam voornamelijk op basis van het doel van de tekst en de verwachting naar de doelgroep toe. Zo vertelt dezelfde geïnterviewde: “Het gevoel eromheen is heel anders als je het discussienotitie noemt, dan weet je doelgroep dat ze er nog een mening over mogen hebben en staan ze er anders in dan als je het beleidsnotitie noemt” [8].

Zes respondenten gaven aan dat het doel van een beleidstekst vaak niet vanaf het begin vaststaat en gedurende het besluit- en schrijfproces kan veranderen [1,5,6,8,10,11]. De vraag voor een beleidstuk komt meestal van de wethouder van de desbetreffende dienst, via de leidinggevende. Het kan zijn dat die vraag weer vanuit de landelijke politiek is uitgezet, vanuit de provincie of vanuit de gemeente Groningen. Verder kan de gemeenteraad aan een wethouder opheldering vragen over een politieke kwestie of een eerder beleidstuk. Binnen een politiek-bestuurlijke context komt het voor dat die vraag niet helemaal is uitgewerkt, omdat een beleidsmedewerker dient te adviseren en verschillende keuzes duidelijk moet maken. Het kan moeilijk zijn om in te schatten in hoeverre die keuzes in de tekst naar voren moeten komen: “Als je voor B en W schrijft, moet je goed motiveren wat ze te kiezen hebben, maar soms krijg ik terug: je moet zo weinig mogelijk schrijven, dat weten ze al, laat ze zelf maar

bedenken wat ze willen. En dat vind ik wel zoeken. Ja, ik weet dan niet goed wat er verwacht wordt“ [8]. Het is lastig om een duidelijke tekst te schrijven, als de opdracht breed interpretabel is, zo vertelt een beleidschrijver: “Soms krijg je een vage opdracht, dan ga je ook een vaag stuk schrijven, dan weet een uitvoerende organisatie ook niet precies wat die moet doen” [11]. Daarnaast vertelt een geïnterviewde dat de opdracht veranderde, en daardoor de tekst ook: “Ik heb een hele worsteling gehad met dit stuk.

31 Ik heb wel zes verschillende opties gehad omdat de opdracht voor het onderzoek twee keer gewijzigd is. Je wil veel vertellen in een tekst en alles wel even aanstippen” *5+. Een andere beleidschrijver noemt eveneens dat de inhoud van een stuk niet meteen duidelijk is: “Je weet dat je een besluitnota moet maken, maar je weet niet precies wat je erin moet zetten“ [6]. Vier respondenten geven aan dat er voor de beleidstukken naar de gemeenteraad veel aandacht is voor het verduidelijken van de opdracht, doelen en verwachtingen, omdat geëist wordt dat stukken helder zijn [4,8,9,11]. “Alles moet nu SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden” [4].

Toch blijkt hieruit dat de opdracht en het doel soms niet vanaf het begin vaststaat, en dat het schrijven daardoor bemoeilijkt wordt.

4.1.2 Meerdere doelen in ambtelijk proces

Een beleidstuk heeft vaak meerdere doelen, aldus vijf respondenten [2,4,5,6,8]. Een tekst voor het college en de gemeenteraad heeft ten eerste als doel dat het college kennis moet nemen van de inhoud dan wel de inhoud vast moet stellen. De raad moet het stuk goedkeuren. De tekstinhoud kan vervolgens ook nog meerdere doelen hebben: “Het doel was deels informeren en deels hadden we ook een

discussie willen voeren. En deels op een paar punten het college punten laten vaststellen” *6+. Voordat de tekst bij het college komt, gaat de tekst door het ‘ambtelijk proces’ en wordt deze bekeken door verschillende betrokkenen, zoals collega’s leidinggevenden en wethouders. Hierdoor kan het tekstdoel veranderen en meerdelig worden [2,5,6,7,8,9,11]. “ Mijn doel was de informatieset vaststellen, en de brief aan de raad voor elkaar krijgen. Dat was mijn opdracht. Maar de wethouders wilden de rest van het college informeren, dat is ook logisch. Vervolgens zegt mijn directeur: in de presentatie staan discussiepunten, die wil ik ook met het college bespreken. Dus iedereen zit er ande rs in en dan gaat het schuiven” *6+.

Om het stuk vastgesteld te krijgen moet je schipperen tussen verschillende betrokken collega’s: “Ik moest dit neerleggen in het MT regionaal bureau, regionaal MT, commandanten overleg, directieoverleg hulpverleningsdienst, dagelijks bestuur, 23 burgemeesters, en daarna 23 colleges van B en W. En elke keer moest ik weer wat anders, dus ik ben mee gaan laveren want het doel voor mij was: het stuk vastgesteld krijgen” *8+. Door verschillende input van betrokkenen kan het stuk negatief veranderen: “Dat is wel irritant, er bemoeien zich veel mensen met mijn stuk en ik neem dat vaak over, maar daardoor gaat je tekst juist rammelen, dan is de structuur niet meer logisch. Dat doe ik niet goed genoeg, daar moet ik wel wat standvastiger in zijn. Maar als een wethouder zegt dat het anders moet, dan doe je dat.” *6+. Omdat verschillende betrokkenen een ander doel hebben, zorgt dat ervoor dat de tekst meerdere doelen kan bevatten en complexer wordt. Het ‘ambtelijke proces’ is daardoor bepalend voor tekstkeuzes.

Teksten van beleidschrijvers worden meestal namens een directeur, wethouder of college geschreven. Een brief namens een directeur heeft een handtekening ter goedkeuring nodig. Dit kan er eveneens voor zorgen dat de tekst een meerledig doel heeft. Een respondent vertelt over een dergelijke brief: “Deze brief heeft twee doelen: mijn directeur zover krijgen dat ze een handtekening zet om met geld te

32 schuiven en ook de ontvanger informeren” [2]. Hierdoor begint de tekst niet meteen met een antwoord naar de ontvanger, maar met een opsomming van eerder genoemde redenen voor subsidie. “Mijn directeur kent de details van de inhoud niet, dus daarover moet ik haar eerst informeren” [2]. Het daadwerkelijke antwoord is daardoor op de tweede pagina te vinden. Hieronder volgt het betreffende deel uit de brief, met het antwoord voor de ontvanger dikgedrukt.

Dit tekstfragment laat zien dat meerdere doelen bepalend zijn voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. Omdat bovengenoemde beleidschrijver niet alleen antwoord moet geven op de vraag, maar ook haar directeur moet informeren over de gemaakte keuze, begint de brief niet meteen met een antwoord, maar met een uitleg over de gemaakte keuze voor het toestemmen van subsidie. Het ambtelijk proces zorgt er dus voor dat doelen van een tekst meerledig worden.

4.1.3 Rekening houden met doelgroep(en)

Wanneer een tekst meerdere doelen heeft, zijn er meestal ook meerdere doelgroepen aan de tekst verbonden. Een uitvoeringsplan, implementatieplan, plan van aanpak of leidraad moet niet alleen politiek vastgesteld worden door het college, de raad of gemeenten in de provincie, maar is daarnaast

Geachte (***),

Eind September heeft u namens (***) een brief gestuurd aan wethouder (***). Hierin vraagt u haar om ook vanaf 2012 (***). U geeft daarbij een aantal inhoudelijke redenen dat uw pleidooi

ondersteunt.

Kort samengevat geeft u aan dat het een goede actie betreft waarbij meerdere doelen bereikt worden:

 mantelzorgers worden bereikt en van daaruit kan contact worden onderhouden,  mantelzorgers voelen zich gewaardeerd,

 mantelzorgers worden gestimuleerd om ontspannende activiteiten te ondernemen waardoor zij misschien “de batterij weer op kunnen laden”,

 mantelzorgers ontdekken de weg naar (***) en de (ondersteunings)mogelijkheden van (***) en het (***).

Ook vanuit het gemeentelijke (***) en daarbinnen het prestatieveld (***) zijn wij verheugd om te constateren dat met de (***) “het mes aan twee (of wel vier) kanten snijdt”.

Zoals bekend is de (***) de afgelopen twee jaar betaald vanuit de resterende

mantelzorgcomplimentgelden die vanuit het Rijk eenmalig zijn overgeheveld naar gemeenten. Deze complimentgelden waren incidenteel. Daarom hebben wij binnen de financiële middelen (***) gezocht naar mogelijkheden om deze succesvolle activiteit te continueren. En dat is gelukt door binnen de financiële kaders voor 2012 anders te prioriteren en daardoor ruimte te creëren. Inmiddels heeft de Gemeenteraad de begroting voor 2012 goedgekeurd. Dat betekent dus dat de (***) voor

33 ook bedoeld voor de uitvoering, als werkdocument. Vanwege efficiëntie is het meestal één tekst: “Het is een stuk voor vergunningverleners. Daarnaast is het een stuk voor de adviseurs (brandweer, politie) en ook voor de ambtenaar rampenbestrijding, van de openbare orde en veiligheid. En wie het goed moeten keuren zijn de 23 gemeentes” *10+. Een van de respondenten bracht een basisnota mee; een

overkoepelende provinciale visie die bedoeld is voor de verschillende gemeentes. Omdat een dergelijke basisnota voor verschillende gemeentes geschreven is moet je goed nadenken over het kader: “Je moet het beleidskader schetsen, hoe denkt de gemeente, wat is de visie die erachter zit? Daar begin je

eigenlijk mee, die kan heel verschillend zijn per gemeente” *1+.

De doelgroep is bepalend voor tekstkeuzes van beleidschrijvers. Ten eerste omdat de toon van de tekst aangepast wordt aan de ontvanger. Het tekstfragment in de vorige subparagraaf heeft een formele toon omdat de respondent rekening had gehouden met de schrijfstijl van de ontvanger: “De ontvanger is zelf best formeel. Die heeft van die zinnen met: “te doen voortzetten”. Dus ik hoef aan hem geen briefje te schrijven: “Ha, het gaat door volgend jaar. Hartstikke fijn hè? Groeten”. “Dat zou ik nooit in mijn hoofd halen” *2+. Een andere respondent legt eveneens uit op wat voor manier zij rekening houdt met de doelgroep, in dit geval de 23 gemeentes. De GGD heeft voor de gemeentes in de provincie een adviserende rol, maar wil daarin niet al te ver gaan: “In deze startnotitie moet het niet zo zijn dat de GGD alles bedacht heeft en wel even komt vertellen hoe het moet. Dat mag absoluut niet de associatie zijn, en dat is ook niet het geval. In die zin probeer je ingetogen te schrijven zonder te vergeten dat je ook trots op jezelf bent en dat je kwaliteit levert” [5].

Dit zorgt ervoor dat de tekst feitelijk geschreven is. “Eigenlijk kan je ook zeggen: wij hebben de basisnota opgesteld en voor jullie klaargemaakt maar hierbij kiezen we heel erg voor de rol als ondersteuner van de gemeente” *5+. Hieronder een gedeelte van de startnotitie waaruit blijkt dat de tekst geschreven is vanuit de gemeente, en niet vanuit de GGD:

Bovenstaand fragment geeft weer dat het uitgangspunt van de tekst afhankelijk is van de doelgroep. Omdat de beleidschrijver de adviesrol van de GGD beperkt naar voren wil laten komen, schrijft de respondent de tekst voornamelijk vanuit de Gemeente en het Rijk.

Naast het aanpassen van de toon van de tekst en het uitgangspunt, houden beleidschrijvers ook qua Gemeenten zijn verplicht om binnen twee jaar na het verschijnen van de Rijksnota een nota

lokaal gezondheidsbeleid op te stellen. Het Rijk schrijft de landelijke prioriteiten voor, gemeenten kunnen eventueel gemotiveerd afwijken van de landelijke prioriteiten. Verder legt het Rijk de nadruk op sport en zorg in de buurt. Het Rijk laat het aan gemeenten over om hier invulling aan te geven. De gemeente kan haar inwoners verleiden tot, informeren en adviseren over gezonde keuzes, maar heeft ook een belangrijke rol als regisseur en verbinder tussen de beleidsterreinen. De nieuwe nota lokaalgezondheidsbeleid is momenteel in de meeste gemeenten in ontwikkeling. Ambtelijk is daartoe een provinciale basisnota opgesteld.

34 inhoud rekening met de doelgroep. Wanneer een uitvoeringsplan ook als werkdocument bedoeld is voor commandanten van de brandweer, wordt een dergelijk plan meer in detail geschreven, dan wanneer het een tekst betreft voor het college en de raad, zo vertelt een van de respondenten [8]. Daarnaast vertelt een beleidschrijver dat wanneer een stuk alleen bedoeld is voor het college en niet voor de raad, de inhoud verschilt: “Dan schrijf je wat meer over interne strubbelingen, dan wanneer het ook voor de raad geschreven is” *11+. Zeven respondenten geven aan dat de teksten naar de raad vooral kort en concreet dienen te zijn [1,3,4,7,8,9,11]. Hier houden ze dan ook rekening mee: “De raad doe je een plezier als het zo kort mogelijk is. Die lezen al zo verschrikkelijk veel” *3+.

Vooral wegens bezuinigingen dienen plannen concreet te zijn en uitvoerbaar, hierbij valt het begrip ‘smart’ weer: “Dat wollig taalgebruik, dat wil de burger en de raad niet meer, het moet allemaal

smarter” *11+. Dat is dan ook te zien in de stukken volgens een respondent: “Ze worden steeds strakker, de beleidsnota’s. We hebben net de cultuurnota geschreven, als je dat vergelijkt met de andere nota, als je ziet wat voor afspraken erin staan en hoe we dat gaan meten en hoe strak dat wordt. In vier jaar is dat zo veranderd “[4]. Hoewel dit een goede ontwikkeling is, erkent dezelfde respondent dit ook jammer te vinden: “Ik hou van duidelijkheid maar ik hou ook van speelruimte. Voor jezelf en voor je organisatie, dat je niet meteen zegt we gaan rechtsaf, maar dat je zegt: dit is ons doel, dat kan soms rechtsaf, soms linksaf en soms rechtdoor bereikt worden. *…+ Een stukje creativiteit, flexibiliteit en speelruimte, dat moet erin zitten om je werk te kunnen doen” [4].

Het kan voorkomen dat beleidschrijvers een tekst moeten schrijven voor hun personeelsblad of voor een folder die bedoeld is voor burgers. Twee respondenten benadrukken dat begrijpelijke taal dan van belang is. Dit hadden beide respondenten geleerd in een schrijfcursus: “Dat moet weer veel meer in jip-en-janneketaal. Daar hebben we laatst een cursus over gehad. Dat moet dan op B1-niveau. Ik heb daardoor wel meer tussenkopjes gemaakt en zinnen ingekort” *10+. Een geïnterviewde schreef een folder voor de gemeentes van de provincie: “dan moet je natuurlijk heel anders schrijven dan naar de directie. Dit is B1 niveau, want het moet wel te snappen zijn voor alle varianten van mensen.” Door het wisselen van doelgroepen, kan het lastig zijn om de goede toon aan te houden: “Het was mijn kracht om eenvoudig te schrijven, maar toen ik een stuk voor intranet schreef hoorde ik weer dat ik wat ambtelijk schreef” [5].

Beleidschrijvers zijn zich dus erg bewust van hun doelgroep, en die factor is bepalend voor de toon, het uitgangspunt en de inhoud van de tekst.