Achtergrondkennis & denkproces

4.2.1 Veel kennis en makkelijk onderwerp schrijft makkelijker

In een politiek-bestuurlijke context is het van belang dat je kennis hebt van politieke gevoeligheden, aldus een ervaren respondent. “Je moet weten welke belangen er spelen. Een goed stuk omzeilt alle klippen. Dus je moet eerst die klippen kennen. Ik ken de context, ik weet waar de gevoeligheden liggen. Dat is voor een beginnend beleidschrijver een valkuil. Ik heb meer kennis dan de wethouder of de raad,

35 dat is een groot voordeel” [1]. Het is eveneens makkelijker omdat je dan minder afhankelijk bent van anderen: “Als ik een stuk moet schrijven over een onderwerp waar ik even niet mee bezig ben geweest dan schrijf ik eerst heel veel en dan ga ik daarna met het grove concept naar de inhoudsdeskundige. Dan schrap ik later, maar als je hier langer zit, dan gaat het denk ik makkelijker. Dan hoef je minder over woorden na te denken en schrijf je zoals je het graag zou willen” [9]. Het is desondanks belangrijk om de lezer in het achterhoofd te houden, aldus een ervaren respondent: “Ik vind het makkelijker om te schrijven als ik meer achtergrondkennis heb. En dan probeer ik het soms wat levendiger maken met leuke voorbeelden. Je moet het wel beknopt houden, het is geen stuk wat je schrijft voor andere experts, dus het is een beetje zoeken” [4]. Hoe meer kennis van politieke gevoeligheden en het onderwerp, hoe makkelijker schrijven wordt.

Drie respondenten noemen dat de complexiteit van een onderwerp ook bepalend is voor het schrijven [3,5,9]. Bij een rapportage bleek dat een bepaald aspect (ecologie) bij een schouw lastig was om te beoordelen voor burgers. Tijdens het lezen van de tekst was het opvallend dat juist dat aspect vaak werd beschreven. Tijdens het interview bleek dat de respondent in de rapportage drie aspecten duidelijk moest maken: dat de cijfers niet representatief zijn, dat het wel belangrijk is dat ecologie gemeten wordt, en dat nog niet is besloten hoe dat de volgende jaren aangepakt wordt. Dit is een lastig uitgangspunt: “Je merkt waarschijnlijk aan stukjes tekst of het uitgangspunt moeilijk is geweest. Je ziet dan de zoektocht, dan moet je daar iets mee, maar dat is dan lastig” [9]. Hieronder zijn vijf verschillende delen uit de rapportage weergegeven waaruit het complexe uitgangspunt zichtbaar is in de tekst:

 Ecologie neemt immers een steeds belangrijker plaats in in het beheer. Vanaf 2009 wordt bij de (***) ook dit facet meegenomen.

 Wij ervaren dat ‘kwaliteit’ in ecologie iets heel anders inhoudt dan bij de andere facetten.

Daarmee is de beoordeling van ecologie een beetje een ‘vreemde eend in de bijt’ in de (***). Gaat het bij de andere facetten over netheid en verzorging, bij ecologie gaat het veel meer om de verscheidenheid van planten en dieren die in een bepaald gebied voorkomen. Dat maakt het lastig om deze kwaliteit door burgers te laten beoordelen. De burgers schouwen met name op het beeld: is de locatie schoon en netjes.

 In 2011 willen we de wijze van schouwen van ecologie in de (***) verbeteren.

 Ook zegt deze schouw niets over ecologie, daarvoor is een andere monitoring nodig. In 2011 willen we de wijze van schouwen van ecologie verbeteren. We komen hier bij (***) over 2011 op terug.

 De score op ecologie is erg laag. Dit komt niet overeen met de meldingen. De oorzaak van de lage score is niet goed te geven. Ecologie is een nieuw fenomeen in de schouw. Zoals eerder gezegd is het voor burgers lastig om de juiste kwaliteit te beoordelen. Het moet, hoewel dat misschien tegenstrijdig klinkt, er verzorgd uitzien. Zo behoort het gebied vrij te zijn van vuil en moet het onderhoud gericht zijn op het vergroten van de belevingswaarde.

36 Wanneer het onderwerp complex is, zoals bovenstaand tekstfragment, is dat bepalend voor de tekst. De rapportage gaat op dat aspect uitvoerig in, omdat het onderwerp vanuit verschillenden kanten belicht moet worden.

4.2.2 Veel kennis zorgt voor lastige teksten

Hoewel beleidschrijvers erkennen dat veel achtergrondkennis van belang is, geven zeven respondenten aan dat veel kennis over het onderwerp er eveneens voor kan zorgen dat teksten (te) complex worden voor de lezer. “Het is makkelijker om moeilijk te schrijven, omdat je zo in het onderwerp zit” *9+. Hoe meer kennis, hoe moeilijker het is om in te schatten wat voor de lezer van belang is. “Mensen zijn vakspecialist, dan gaan ze ervan uit dat de lezer dezelfde kennis heeft, dat is een verkeerd uitgangspunt” [3]. Een respondent merkte dat haar teksten in het begin duidelijker waren omdat zij toen minder wist van het onderwerp dan nu: “Toen ik hier kwam schreef ik simpeler, toen wist ik minder van zaken. Ik heb toen vaak letterlijk opgeschreven wat anderen zeiden, dat was hartstikke duidelijk. Ik denk dat het nu voor mij te ingewikkeld zou zijn om dat te schrijven omdat je meer in detail gaat. Dan is het

moeilijker om te bepalen wat voor belang is voor de lezer en hoe je dat gemakkelijker opschrijft” *5+. Twee respondenten geven aan dat het dan verstandig is om het door anderen te laten lezen die minder achtergrondkennis hebben [6,7].“Je zit er soms zo diep in, dan moet iemand anders tegen je zeggen: “wat bedoel je nou?” *6+. Andere respondenten geven aan dat ze expres onwetend blijven [3,8]. “Ik merk dat ik veel dingen niet eens wil weten. Als ik alles weet raak ik zelfs soms gek in mijn hoofd” *8+. Als je veel kennis hebt van het onderwerp, is het volgens respondenten moeilijker om duidelijk te schrijven en simpelere oplossingen te vinden. Veel achtergrondkennis kan bepalend zijn voor de moeilijkheidsgraad van de tekst.

4.2.3 Helder denken is helder schrijven

Schrijven en denken zijn bezigheden die niet los van elkaar gezien kunnen worden: het gebeurt

tegelijkertijd, waarbij schrijven het denkproces beïnvloedt en andersom. Zes geïnterviewden benoemen dat een tekst begint met een denkproces, waarbij de tekst uiteindelijk als hulpmiddel dient [3, 4, 6, 7, 9, 11]. Binnen dit proces schrijft een beleidschrijver vele conceptversies: “Dit is het eindproduct maar je hebt veel tussenstadia. Dit is concept zes, soms heb je ook wel dertien concepten. Dat is natuurlijk een heel proces. Het denken begint: “Er is een nota van de minister. Wat vinden wij daarvan? Wat staat erin? De gemeente Groningen is hiermee bezig. Wat voor consequenties heeft dat? Daarbij probeer je een heel plaatje te krijgen van al die puzzelstukjes” *1+. Het proces begint met denken, vaak in een projectgroep: “Ik zat in de groep waarbij je meedenkt en discussieert over de inhoud. Dan kijk je vooral naar wat willen we bereiken, wat is het doel? Daar begin je mee en vervolgens vloeit er wel een tekst uit” *7+.

Een respondent benadrukt dat het denkproces eigenlijk belangrijker is dan de uiteindelijke tekst: “in wezen vind ik een tekst niet zo interessant, het gaat om het proces wat eraan voorafgaat en zeker in deze omgeving, steeds met andere belangen, gevoeligheden, waar dingen niet gezegd mogen worden

37 die toch gezegd moeten worden” *1+. Een andere beleidschrijver stelt dat een discussie zonder schrijven zou vastlopen, en dat het schrijven een goed hulpmiddel is om verder te komen in je beleidsproces: “mijn ervaring is dat als je begint te schrijven, je ergens vastloopt. Dan leg je het weg en dan pak je het nog eens op. Je blijft dan op een punt waar je niet uitkomt. Daar is dus iets wat nog niet goed

doorgedacht is en als je niet gaat schrijven, dan kom je niet op dat punt. Het schrijven helpt je gedachtes te ordenen en dat helpt ook om duidelijk te maken waar de pijnpunten zitten, in het denkproces of in de uitvoering” *3+.

Vier respondenten benadrukken dat een duidelijke tekst een representatie is van duidelijke gedachtes [3,5,7,11]. Als een tekst onduidelijk is, kan de schrijver ook niet goed uitleggen wat zijn of haar

gedachtes zijn: “mensen die vaag schrijven, denken vaak ook vaag, dat los je niet op met een cursus van een paar dagdelen” *3+. Zodra een schrijver helder denkt, gaat het schrijven beter: “Schrijven en denken gaat voor mij tegelijkertijd. Ik had laatst anderhalf uur achter elkaar door geschreven maar toen viel de computer uit. Ik kreeg het niet meer terug en heb het ook niet meer zo mooi gekregen. Soms zit je in zo’n flow en dan ga je. Soms kan je meteen schrijven wat je denkt. Af en toe is het echt werken” [11]. Een tweede ervaren beleidschrijver noemt dat hij kan schrijven wat hij denkt: “Tussen vier en vijf komt het er in een keer uit en dan schrijf ik alles op” *1+. Wanneer niet alles duidelijk is, is het lastig om te bepalen wanneer je begint met schrijven: ”Soms is het lastig te bepalen wat je nie t weet of begrijpt, maar dat heeft achteraf te maken met het doel van de notitie en hoe je dat wil bereiken. En dan zet je jezelf in allemaal bochten en dan denk je, hoe diep ga je?” *5+.

Hieruit blijkt dat schrijven begint met een denkproces, waarbij uitgedacht wordt wat op papier komt. Schrijven helpt om de moeilijkheden te herkennen en gedachtes te ordenen. Het denkproces is bepalend voor de uiteindelijke tekst: wanneer de gedachtes duidelijk zijn, is de tekst dat ook. 4.2.4 Algemeen taalgebruik bij onduidelijk proces

Wanneer er een tekst geschreven moet worden over een beleidsproces dat niet ver gevorderd is, blijft de tekst erg algemeen [1,4,6,9,10]. Eveneens kan het ook voorkomen dat een beleidsmedewerker over de planning van een proces schrijft en niet over de inhoud: “Je kan dan niets zeggen over de inhoud, voordat je het weet heb je iets gezegd waar je later weer aan wordt herinnerd *…+” [8]. Daarnaast vertelt een beleidschrijvers dat er meer ruimte wordt gelaten bij de planning: “Je moet goed nadenken over de toezegging die je doet. Ik ben nu bezig met een brief waarin een planning staat, dat we in mei klaar zijn. Maar we hopen op april maar dat gaan we niet zeggen, want als je dat niet haalt ben je weer de pineut” *6+.

Het kan voorkomen dat een wethouder heeft toegezegd dat er een document komt, terwijl er ov er het onderwerp nog weinig geschreven kan worden: “Laatst vond de raad een visie vaag, daar zaten ook nog dingen in die niet uitgewerkt waren. Dat hou je dan expres vaag omdat je weet dat bepaalde dingen niet helder zijn. Dan doe je een soort vlucht omdat er een stuk moet liggen en dan laat je het in het midden. De wethouder heeft dan al gezegd dat er een stuk komt” *4+. Dat (verhullende) algemene taalgebruik is een manier om extra tijd af te dwingen: “Soms is het zo moeilijk, dan moet je

38 verantwoording afnemen, dan moet je al stelling nemen. Eigenlijk koop je dan ook tijd, door het zo op te schrijven dat je nog niks zegt” *10+. Hieronder volgt een tekstvoorbeeld dat verhullend taalgebruik laat zien. Een deel van het beleidsplan is algemeen beschreven. De reden daarvoor is dat de uitvoering nog niet is geconcretiseerd maar daar over wel geschreven diende te worden:

De schrijver vertelt dat hiermee bepaalde discussies vermeden worden: “We weten niet zo goed hoe we dat aan gaan pakken en je wil bepaalde discussies niet uitlokken. Dat zijn wel keuzes die je maakt” *9+. Een ander voorbeeld komt uit een jaarplan, waarbij bepaalde zaken nog niet duidelijk waren, maar wel genoemd worden:

Bovenstaand tekstfragment is een gedeelte van een jaarplan voor bestuurders van gemeenten die op hoofdlijnen geadviseerd moeten worden, volgens de beleidschrijvers is het daarom niet nodig om in detail te treden. De bovenstaande zinnen zijn eveneens algemeen omdat de adviesfunctie nog niet duidelijk is: ”Ja het is niet helemaal duidelijk en je wil niet de diepte in gaan *…+” *7+. Een derde

voorbeeld is een zin uit een basisnota, die geschreven is voor de 23 gemeenten in de provincie. Het stuk is bedoeld als kadernota. Omdat het gezamenlijk geschreven is kan de provincie het beleid in een beginstadium op elkaar af kan stemmen. Bovendien scheelt het tijd omdat er dan één stuk geschreven moet worden in plaats van 23. Gedeelten van het beleidstuk, zoals het uitvoeringsprogramma, worden door de gemeenten zelf ingevuld omdat dit te specifiek is. Het grootste gedeelte is geschreven voor alle gemeenten en door die samenwerking blijft het beleid algemeen:

De beleidschrijver stelt dat het per gemeente verschilt hoe dat gaan aangepakt wordt en daarom niet in detail kan treden: “In de provincie hebben we te maken met wethouders van VVD -huize of SP-huize en die hebben een totaal andere maatschappij visie. Gemeentes beslissen zelf. Ik kan niet per gemeente kiezen waar ze prioriteiten aan geven. Er is een verschil tussen grote en kleine. Het is aan de ambtenaar volksgezondheid om te bepalen wat dat voor het uitvoeringsprogramma betekent. En uiteindelijk natuurlijk aan het college” *1+. Het vierde voorbeeld komt uit een collegebesluit. Een beleidschrijver is

In 2010 heeft deze tendens zich niet doorgezet en is de score nagenoeg gelijk gebleven. Reden hiervoor is vooral dat wij inzetten op kortcyclisch onderhoud, waardoor de daling van het kwaliteitsniveau niet direct zichtbaar wordt. In het langcyclisch onderhoud worden echter werkzaamheden uitgesteld. Dit zal de komende jaren van invloed zijn op de kwaliteit van de openbare ruimte.

Hierin wordt steeds meer duidelijk dat zorginstellingen verantwoorde zorg moeten leveren, ook in bijzondere omstandigheden. Dit laatste vraagt het nodige van de “adviesrol” van de (***). Het komende jaar wordt de nadruk gericht op het verder vormgeven van deze adviesfunctie.

Met name de rol van de gemeente als regisseur en verbinder tussen de verschillende beleidsterreinen zal de komende jaren verder ontwikkeld moeten worden.

39 zich erg bewust van het al dan niet doen van toezeggingen in een beleidstekst. Zodra afspraken op papier staan, staan ze vast en moet een wethouder of gemeente zich aan de tekst houden. Bovendien kan de gemeenteraad er vragen over stellen. De geïnterviewde moest de samenwerking met eventuele partners opnemen maar daarover was op dat moment nog weinig bekend. Wanneer de inhoud niet goed is uitgedacht, is schrijven lastig. Hieronder de desbetreffende alinea:

Hierover zei de respondent: “alles wat je erin zet, daar moet het college zich aan houden, dus je moet niet teveel zeggen als je het niet goed hebt uitgedacht. Dus dan ga je het algemeen houden, dat is safe” [6]. Wanneer het beleidsproces nog niet helemaal is gevormd, wordt de tekst algemeen gelaten, om te voorkomen dat de wethouder of gemeente zich aan bepaalde afspraken moeten houden.

4.2.5 Bij strategisch plan onmogelijk concreet schrijven

Vijf respondenten benadrukken dat het makkelijker is om duidelijk te schrijven bij een plan van uitvoering dan bij een visie of strategisch plan [3,5,6,8,11]. Dat komt omdat de visie de eerste hoofd- lijnen bevat, en het plan van aanpak de concretisering is van die hoofdlijnen. In het begin is nog niet alles concreet, maar dat is volgens enkele geïnterviewde ook onmogelijk: “Processen gaan hier vaak in een soort fuik, je begint breed en je eindigt smal. Je begint strategisch breed, je wil later keuzes maken en dan pas komt er iets concreets uit. Als je dat in het begin doet, krijg je weerstand. Het beleid dat wij ontwikkelen, daar moet ruimte zitten, ook omdat we het zelf vaak niet weten. Je kunt ook niet iets schrijven maar pas later als het concreet is. *…+ Toch ben ik er wel mee eens dat wollig taalgebruik soms niet anders kan. Soms kun je niet stellig zijn” *8+.

In het beginstadium is het daarom een gevaar dat een stuk een dergelijk abstractieniveau heeft, dat het te ingewikkeld is om te volgen: “Je moet op een bepaald niveau gaan zitten zonder te abstraheren en te vaag te zijn” *6+. Toch is het lastig om een visie concreet te schrijven: “Ik kan me voorstellen dat je bij een tienjarenplan niet concreet kunt zijn, dat heeft zo’n hoog abstractieniveau en dat is zo ver weg, dan ontkom je niet aan enige wolligheid. Maar op de vakgebieden waar ik zit, waar alles redelijk prakti sch is, als je dan toevlucht zoekt in wolligheid, dan is er nog iets niet duidelijk” *3+. Een beleidschrijver zou daarom goed moeten afwegen of het beleid genoeg ontwikkeld is voor papier: “Eigenlijk is alles op dit moment vaag. Dan kan je zeggen, daar komen we later op terug, we moeten eerst het proces duidelijk

De nadere invulling en vormgeving van de (***) kunnen we onmogelijk realiseren zonder

betrokkenheid en inbreng van instellingen, burgers en andere overheden. Met de instellingen willen we in samenspraak de implementaties vormgeven. En om de burger draait het uiteindelijk allemaal. We zijn en gaan in gesprek met de instellingen, belangengroeperingen en adviesraden. We vinden het belangrijk doorlopend met de instellingen in gesprek te blijven als basis voor een succesvolle samenwerking bij het realiseren van de noodzakelijke veranderingen die met de (***) gepaard gaan. We hebben hun expertise daarbij hard nodig. We willen instellingen en cliënten zoveel en waar mogelijk gezamenlijk benaderen. In het Plan van Aanpak komen we meer uitgebreid terug op hoe we alle betrokkenen laten participeren bij de implementatie van de (***).