Ervaringen van de musea met monitoring

Uit gesprekken met de directeuren van het Drents Museum en Museum De Buitenplaats kwam een aantal zaken naar voren. Ten eerste werd duidelijk als wens geuit dat er meer vanuit vertrouwen gewerkt zou worden. Er wordt volgens de instellingen namelijk nog wel eens vergeten dat instellingen zelf altijd uiterst gemotiveerd zijn om het beste resultaat te bereiken. De provincie werkt daarbij soms zelfs remmend op de ambities die er zijn.

Met name het Drents Museum zegt sterk te werken vanuit de eigen missie. Deze missie komt voort uit een duidelijke meerjaren visie. Idealiter zou het zo moeten zijn dat de visies van instellingen gezamenlijk belangrijke input vormen voor het beleid van de provincie. Op die manier kan de provincie kijken in hoeverre de visies aansluiten bij dat wat de provincie wil (welke maatschappelijke effecten zij wil bereiken) en kan het gesprek hierover ontstaan (wie draagt waaraan bij/ staat waarvoor aan de lat). Dit vergt van instellingen wel dat zij een duidelijke meerjaren visie hebben.

De missie van de instellingen is op die manier leidend. Niet leidend in het formuleren van het beleid, maar wel leidend in de keuze waarop instellingen worden ‘afgerekend’ in het subsidieproces.

Het is daarnaast ook belangrijk om keuzes te maken. Niet elke instellingen zou aan elk beleidsdoel moeten hoeven bijdragen. Maar alle instellingen gezamenlijk moeten het pallet aan gewenste maatschappelijke effecten wel volmaken. Ook dit vereist een duidelijke visie. PvE

Uit de gesprekken blijkt dat het PvE op dit moment wellicht niet zo’n sterk sturingsmiddels is, zoals ook al eerder in dit hoofdstuk werd geconstateerd. Accentverschuivingen en of nieuwe elementen in het PvE leiden over het algemeen niet tot dezelfde accent verschuivingen in de activiteiten van het museum. De musea gaan niet ineens heel andere dingen doen. Veelal worden er in de rapportages gewoon andere accenten gelegd. Daarbij komt ook nog dat wanneer iemand zegt dat je bepaalde dingen moet doen, aantallen moet halen, dit altijd vervelender is om te horen dan wanneer je dit zelf zegt (ook al gaat het om dezelfde cijfers).

Beide musea laten er geen twijfel over bestaan dat zij het belangrijk vinden om goed te rapporteren over wat er is gedaan met de ontvangen publieke middelen. Maar soms wordt er een visie achter de cijfers gemist. Dat wil niet zeggen dat cijfers niet belangrijk zijn, sommige cijfers zeggen ook volgens de musea wel degelijk iets. Als het publiek namelijk geen mooie en bijzondere ervaringen heeft opgedaan bij het museum zullen ze niet terug komen. Bezoekersaantallen, herhaalbezoeken, etc. zijn dus wel degelijk belangrijk om te weten. Maar ook klanttevredenheid is een belangrijke graadmeter. En hier wordt in het PvE eigenlijk nooit over gesproken.

4.4. Conclusie

In dit hoofdstuk is ingegaan op de beleidsdoelen van de provincie Drenthe, hoe deze zich verhouden tot de genoemde waarden en functies van kunst en cultuur, en in hoeverre dit doorvertaald wordt naar de subsidievoorwaarden voor het Drents Museum en Museum De Buitenplaats.

Uit deze vergelijking is gebleken dat niet het hele spectrum aan genoemde waarden en functies voor kunst en de uitgangspunten voor museumbeleid terug komen in de beleidsdoelen. Wanneer deze uitgangspunten voor het cultuurbeleid en museumbeleid niet terug komen in de beleidsdoelen is het de vraag hoe je ervoor zorgt dat het ook daadwerkelijk die effecten teweeg brengt zoals je ze had omschreven. Naast de vraag of de effecten gerealiseerd worden zal je als overheid dit ook zoveel mogelijk moeten kunnen aantonen. Dit betekent dat de verschillende instellingen die subsidie ontvangen informatie/gegevens moeten aanleveren die hier iets over zeggen. Het is dus aan te raden er voor te zorgen dat dit goed op elkaar aansluit. Hiervoor moet de provincie zich een aantal zaken afvragen:

- waarom doet de provincie aan kunst en cultuurbeleid? Wat brengt het teweeg in de maatschappij wat de provincie belangrijk vindt?

- Hoe kan dit worden vertaald naar na te streven beleidsdoelen?

- Welke instellingen zijn hier voor nodig? En wat voor informatie/prestaties zijn daarbij belangrijk om te hebben/ te realiseren?

- Hoe kunnen deze prestaties inzichtelijk worden gemaakt?

Naast bovengenoemde inhoudelijke afstemming viel er ook een aantal zaken op aan de instrumenten die de provincie gebruikt om de instellingen te sturen. Ten eerste is het opvallend dat het belangrijkste sturingsmiddel in de subsidiecyclus, het Programma van Eisen, in de Algemene Subsidieverordening niet eens bestaat. De status van zo’n document is dan wellicht discutabel.

Het PvE is in het leven geroepen omdat de provincie meer dan voorheen wenste haar eigen beleid te bepalen en te sturen op prestaties. En hoewel het concept van een programma van Eisen zeer nuttig kan zijn blijkt dat dit PvE op de huidige manier eigenlijk niet zo’n sterk sturingsmiddel is. Dit heeft enerzijds te maken met het feit dat veel zaken die in het PvE worden gezet voortkomen uit de activiteiten die de instellingen al deden. Anderzijds is het zo dat wanneer er accentverschuivingen of nieuwe elementen in het PvE zitten dit niet leidt tot

dezelfde accentverschuivingen bij instellingen. Het gebeurt dan namelijk nog al eens dat er slechts in de rapportages accent verschuivingen plaatsvinden en er op andere elementen nadruk wordt gelegd. Dit creëert een schijnwerkelijkheid en rijst nog meer de vraag of dit de goede manier is om te komen te de gewenste maatschappelijke effecten.

Uit het PvE valt ook op dat het moeilijk is om indicatoren op papier te zetten die daadwerkelijk iets zeggen over de gestelde beleidsdoelen. Veelal sluiten de indicatoren en de doelen niet op elkaar aan, lijken ze niet relevant, zijn ze niet te meten etc. Het is dus zinvol om te weten hoe de gewenste maatschappelijke effecten tot stand komen en welke indicatoren geformuleerd kunnen worden die hier iets over zeggen.

Daarnaast blijkt uit de gesprekken met de musea dat zij meer vanuit vertrouwen zouden willen werken en niet alles dicht getimmerd willen hebben in een PvE. De instellingen zouden meer invloed willen hebben op waar zij op afgerekend worden aan het einde van de rit (gedacht vanuit de missie van de instellingen zelf). In bovenstaande zit een spanningsveld met de druk die er bij overheden ligt om alles wat zij doen te verantwoorden en het idee dat de instellingen zelf het beste weten hoe zij aan beleidsdoelen kunnen bijdragen.

In het volgende hoofdstuk worden daarom een aantal theorieën behandeld die bij kunnen dragen aan het optimaliseren van de wijze van monitoring door de provincie.