Besluitvorming & stakeholders

In het besluitvormingsproces over outsourcen zijn behalve de directie vaak andere stakeholders betrokken. Immers een outsourceproject heeft vaak gevolgen voor meerdere afdelingen en medewerkers. Het is daarom legitiem te veronderstellen dat de besluitvorming mede wordt bepaald en beïnvloed door verschillende partijen c.q. stakeholders. In dit onderzoek is het van belang helder te hebben wat de definitie is van een stakeholder. In de literatuur worden er verschillende definities gehanteerd voor stakeholders. Een van de belangrijkste definities is van Freeman (1984): “Elke persoon of groep die invloed kan uitoefenen op of beïnvloed wordt door het realiseren van ondernemingsdoelen”. Deze definitie is door Clarkson (1994) beperkt tot vrijwillige of onvrijwillige dragers van risico: “Vrijwillige stakeholders dragen een zekere mate van risico als gevolg van inbreng kapitaal in een organisatie, financieel of arbeid: iets van waarde”. Onvrijwillige stakeholders dragen risico als gevolg van de activiteiten van een onderneming.

Identification Development Selection

Recognition Diagnoses Search Screen

Judgement Evaluation Choice Authorization Analysis Evaluation Bargaining Evaluation Choice Design

30

Een “stake” is iets van waarde wat verloren kan gaan. Door het hanteren van de begrippen “risico” en “stake” is het aantal stakeholders sterk verminderd tot alleen degene die een legitieme claim hebben op de organisatie (Mitchell, Bradley & Wood, 1997). In dit onderzoek wordt de definitie van Mitchell et al. (1997) als uitgangspunt genomen. Deze luidt als volgt: stakeholders zijn degenen, dat kan een individu, een groep of meerdere individuen zijn, die invloed hebben of te maken hebben met de besluitvorming over outsourcen. In het SME besluitvormingsproces over outsourcen zal dat betekenen dat managementteam leden waarschijnlijk belangrijke stakeholders zijn, omdat managementteam leden betrokken zijn in de besluitvorming. Of en in hoeverre andere stakeholders betrokken zijn in de besluitvorming zal blijken uit het empirisch onderzoek.

3.5.3 De uitkomst van het besluitvormingsproces

Uiteindelijk leidt een outsourceproject, waarbij het hele proces volgens Mintzberg et al. (1976) is te verdelen in verschillende fasen en de directie en stakeholders verschillende rollen “spelen” in de besluitvorming tot een uitkomst. In outsourcingstrajecten wordt meestal over succesvol of niet succesvol gesproken. Maar in dit onderzoek is deze kwalificatie niet gebruikt om de projecten met elkaar te vergelijken. In het onderzoek zijn de uitkomsten van de besluitvormingsprocessen gebruikt om met elkaar te vergelijken. De outsourceprojecten zijn met elkaar te vergelijken door van het project de prestaties te meten door middel van het realiseren van de planning en beheersen van de processen (Erickson en Ranganathan, 2006).

Om de uitkomsten van dit onderzoek met elkaar te kunnen vergelijken en te operationaliseren zijn de volgende vragen te beantwoorden: Is het besluitvormingsproces op tijd afgerond, volgens de verwachte kwaliteit, binnen het budget gebleven en voldeed het proces aan de verwachtingen van alle stakeholders?

31

3.5 Conceptuele model

Op basis van het literatuuronderzoek en de onderzoeksvraag is onderstaand conceptuele model ontwikkeld:

Toelichting

Het conceptuele model vormt de basis van het empirisch onderzoek.

In het model zijn de stakeholders en de wijze van organisatie gepresenteerd als de variabelen. Deze variabelen hebben bovendien, is de aanname, onderling invloed op elkaar.

Stakeholders

De samenstelling van de groep stakeholders die worden betrokken in de outsourcingsvraag is waarschijnlijk van grote invloed op het besluitvormingsproces. De omgeving kan op haar beurt invloed hebben op de stakeholders bijvoorbeeld als gevolg van wet en regelgeving (externe omgeving) of beleid (interne omgeving). De betrokkenheid van de verschillende stakeholders varieert mogelijk per fase (identificatiefase, ontwikkelfase en selectiefase) in het proces. Vanaf het moment van het ontstaat van het outsource-idee tot en met de selectie en de besluitvorming zijn stakeholders vermoedelijk zeer belangrijke actoren in het proces.

BESLUITVORMINGS PROCES WIJZE van ORGANISATIE UITKOMST OUTSOURCE PROJECT STAKEHOLDERS Interne/ externe omgeving

32

De vraag is welke stakeholders door wie worden betrokken in het outsourcingsvraagstuk en op grond waarvan deze stakeholders worden geselecteerd. Ook de invloed en macht van de verschillende stakeholders gedurende het proces is van belang, omdat deze elementen in de uiteindelijke besluitvorming cruciaal zijn. Bovendien zijn de verhouding tussen de stakeholders van importantie. Is de directie wel de belangrijkste stakeholder die alles bepaalt of hebben de andere stakeholders ook grote invloed en/of zeggenschap over de outsourcingsvraag? Worden behalve management teamleden ook andere stakeholders betrokken in het besluitvormingsproces? Hoe wordt er gecommuniceerd? Zijn er vergaderingen belegd of wordt er per mail of mondeling beslissingen meegedeeld? Kortom, wat voor processen vinden er plaats tussen de stakeholders die bepalend zijn gedurende het hele proces van idee tot aan de besluitvorming? De verwachting is dat in het SME segment de invloed van de directie en meestal (groot)aandeelhouder op het besluitvormingsproces over outsourcen groot is. Maar de vraag is ook hoe groot de invloed en zeggenschap is van de andere stakeholders op het besluitvormingsproces over outsourcen van een activiteit.

Wijze van organisatie

De andere variabele is de wijze van organisatie van het outsourceproject. De vraag is hoe een outsourcingstraject wordt gestructureerd of georganiseerd in het SME segment en wat daarvan het effect is op de besluitvorming en de stakeholders en vice versa. De te onderzoeken items zijn of er een projectgroep wordt opgericht, wie is de “trekker” of projectleider, zijn er procedures of draaiboeken, op basis waarvan worden welke stakeholders geselecteerd en wat is het mandaat van de projectgroep. Kortom hoe en door wie wordt het outsourceproject georganiseerd? En als er geen speciale projectgroep wordt geformeerd hoe is het “project” dan georganiseerd?

De verwachting is dat er een wederzijdse afhankelijkheid en invloed is tussen de variabelen, omdat in het SME segment de directie vermoedelijk als meest invloedrijke stakeholder bepaalt welke stakeholders betrokken worden in het hele proces en hoe het outsourceproject wordt georganiseerd. De wijze waarop een outsourceproject is gestructureerd c.q. georganiseerd en de rol en invloed van de verschillende stakeholders in het project, bepalen waarschijnlijk in grote mate het besluitvormingsproces.

Besluitvormingsproces

Het proces dat zich afspeelt in de laatste fase van het besluitvormingsproces is de definitieve keuze om te besluiten tot outsourcen (of niet). De vraag is welke stakeholders bepalend zijn in deze fase, welke aspecten hebben meegewogen en op basis waarvan een SME besluit een bepaalde activiteit te outsourcen.

33

Het effect van de uitkomst van het outsourceproject op het besluitvormingsproces

Het conceptuele model gaat er vanuit dat de uitkomst van het outsourceproject wordt besproken en geëvalueerd met de betrokken stakeholders. De bevindingen en ervaringen van de stakeholders met het outsourcen van de activiteit heeft mogelijk invloed op het eerder genomen besluit over outsourcen dan wel op toekomstige (outsource)projecten.

Hierbij is het model van Mintzberg et al. (1976) gehanteerd.

Uit het empirisch onderzoek zal blijken of deze systematiek ook door SME’s in het besluitvormingsproces over outsourcen wordt gevolgd en of het conceptuele model valide is.

3.6 Samenvatting

In dit hoofdstuk zijn onder andere de twee deelvragen: “Wat zijn de kenmerken van een SME outsourceproject” en “Wat zijn de kenmerken van SME stakeholders” beantwoord door middel van literatuuronderzoek waarin de onderwerpen SME, outsourcen, projecten en stakeholders zijn besproken en uitgewerkt. Eveneens is het SME besluitvormingsproces over outsourcen uitgebreid toegelicht. Ook is op basis van het literatuuronderzoek en de onderzoeksvraag het conceptueel model ontwikkeld en toegelicht. Het conceptuele model vormt de basis voor het empirisch onderzoek dat in hoofdstuk vier wordt beschreven.

34

4. Empirisch onderzoek

4.1 Inleiding

Het vorige hoofdstuk is afgesloten met het concept onderzoeksmodel. Dit model vormt de basis voor het empirisch onderzoek. In de volgende paragraaf wordt beschreven wat de context is van de vijf onderzochte organisaties. In de derde paragraaf wordt de opzet van het onderzoek uitgewerkt en de laatste paragraaf geeft een inleiding op de verschillende organisaties die zijn onderzocht.