Bepalen van de leveranciersstrategie

Zowel paragraaf 5.1 als paragraaf 5.2 zijn belangrijke onderdelen voor het beantwoorden van

deelvraag 2: Welke meetonderwerpen geven de kritische prestatie-aspecten, binnen elke productgroep van de Kraljic-matrix, voor de leveranciers van TNT Fashion Group weer?

De Kraljic-matrix, toegelicht in hoofdstuk 3, is een hulpmiddel voor het bepalen van de

leveranciersstrategie. In de eerste stap naar het leveranciersbeoordelingssysteem wordt gekeken naar de productgroepen en leveranciersstrategieën die TNT Fashion hanteert. Volgens de

inkoopprofessional in de productiebranche is het voor het bepalen van de meetonderwerpen van belang om te weten wat belangrijk is voor de continuïteit van het bedrijf. Het productportfolio van TNT Fashion Group kan aan de hand van de Kraljic-matrix worden ingedeeld in de vier kwadranten van de matrix. De indeling in kwadranten is bepalend voor de te voeren leveranciersstrategie.

Per kwadrant van de Kraljic-matrix zijn de opvattingen van de respondenten uit het veldonderzoek geanalyseerd en vertaald naar bruikbare informatie voor het advies. De vertaling van het veldonderzoek is in bijlage XI weergegeven.

In hoofdstuk 4 is aangegeven dat TNT Fashion leveranciers met een besteding van boven de €50.000,- wil gaan beoordelen op hun prestaties. De productgroepen die boven deze ‘spend’ vallen zijn in deze paragraaf meegenomen in de bepaling van de leveranciersstrategie. Middels de Kraljic-matrix zijn de productcategorieën die de afdeling P&F hanteert, onderscheiden in de vier kwadranten van de matrix. Deze productmatrix van TNT Fashion Group is weergegeven in bijlage X. De matrix is ingevuld op basis van gegevens over afname-aantallen en bestedingsbedragen vanuit interne gegevens van de

organisatie.

De meeste productgroepen van TNT Fashion met een bestedingsbedrag van boven de €50.000,- vallen onder de kwadranten van hefboom- en strategische producten. Slechts enkele productgroepen vallen onder de kwadranten routine-, en knelpuntproducten. In onderstaande paragrafen wordt een

onderbouwing gegeven van de tot stand gekomen indeling in kwadranten.

5.1.1. Kwadrant van routineproducten

De productcategorieën van kantoorverbruiksartikelen zoals pennen, papier, notitieblokken en toners en klein meubilair zoals opbergkasten en ladeblokken vallen onder het kwadrant van routineproducten. Zoals in het theoretisch kader (vanaf pagina 12) is omschreven, hebben routineproducten een geringe waarde en voldoende alternatieve leveranciers. Relatief gezien hebben de genoemde productgroepen een lage waarde en is het eenvoudig om over te stappen naar een andere leverancier. De strategie voor

deze leveranciers is het reduceren van inkoopinspanningen, zoals het verminderen van de administratieve belasting.

De interviewrespondent uit de productiebranche geeft bij de leverancier van routineproducten aan dat de performance-verwachting binnen dit kwadrant hoog mag zijn. Wanneer deze leverancier niet aan de verwachting voldoet, kan gemakkelijk van leverancier gewisseld worden. De opvatting van deze

respondent komt overeen met de theoretische benadering van dit leverancierstype. De tweede

respondent geeft voor deze leveranciersgroep aan dat het gaat om de leverancier die het beste aansluit bij de organisatie.

De kantoorverbruiksartikelen worden met regelmaat en in grote volumes aangeschaft, waardoor het dus vooral voor deze groep belangrijk is om het aankoopproces zo automatisch mogelijk te laten verlopen. Het klein meubilair wordt met mindere regelmaat en in kleine aantallen (per stuk) aangeschaft, omdat het klein meubilair een lange gebruiksduur heeft. De aanschafwaarde blijft daardoor beperkt en heeft geen grote invloed op het financiële resultaat van TNT Fashion. Daarbij zijn er diverse alternatieve leveranciers beschikbaar voor de levering van klein meubilair.

5.1.2. Kwadrant van knelpuntproducten

Beide interviewrespondenten geven aan dat binnen deze productgroep een intensievere beoordeling dan bij bijvoorbeeld de routineproducten belangrijk is. Er dient rekening te worden gehouden met de machtspositie van de organisatie als klant zijnde. Daarnaast ligt de focus binnen deze groep op het verlagen van risico’s voor de organisatie.

De productgroepen van kantoorapparatuur en machinesystemen vallen onder het kwadrant van knelpuntproducten. Deze productgroepen hebben een geringe invloed op het financiële resultaat van TNT Fashion Group, maar hebben een hoger toeleverrisico. Binnen dit kwadrant is, zoals genoemd in zowel het theoretisch kader als bevestigd door de interviewrespondenten, het belangrijk dat het toeleverrisico wordt beperkt. Er zijn maar enkele leveranciers van kantoorapparatuur, waardoor TNT Fashion, hoewel beperkt, afhankelijk is van de leveringsvoorwaarden van de leverancier. Bij storingen die de eigen technische dienst niet kan verhelpen, is de organisatie toch afhankelijk van de expertise van de leverancier. Bij de leveranciers van machinesystemen is de afhankelijkheid (en het toeleverrisico) nog een stuk hoger. Bepaalde systemen kunnen namelijk maar door één (specialistische) leverancier geleverd worden.

5.1.3. Kwadrant van hefboomproducten

Uit de kraljic-matrix voor TNT Fashion Group zijn de volgende productgroepen ingedeeld in het kwadrant van hefboomproducten:

 Magazijninrichting  Pallets

 Schoonmaak

 Kantoorinrichting (groot meubilair)

Uit het veldonderzoek is naar voren gekomen dat de machtspositie als klant zijnde binnen de

leveranciersgroep van hefboomproducten benut dient te worden. Deze opvatting komt overeen met de te voeren strategie voor deze leveranciers volgens het theoretisch kader. Volgens het theoretisch kader is de te voeren strategie voor de hefboomproducten het benutten van het commerciële voordeel. Dit is mogelijk binnen deze categorie omdat de klant, in dit geval TNT Fashion, relatief eenvoudig over kan stappen naar een andere leverancier. Door dit concurrentie-aspect onder de leveranciers is het voor TNT Fashion mogelijk om strengere eisen te stellen en prijsvoordelen te behalen. De productgroepen in de categorie van hefboomproducten hebben allemaal een grote invloed op het financiële resultaat

van TNT Fashion Group. Deze producten omvatten een hoog bestedingsbedrag. Echter is TNT Fashion niet erg afhankelijk van de leveranciers binnen deze productgroepen, omdat er diverse alternatieve aanbieders van deze producten in de markt zijn. TNT Fashion kan, wanneer de leverancier niet aan de wensen van de organisatie voldoet, eenvoudig overstappen naar een andere leverancier.

5.1.4. Kwadrant van strategische producten

Het kwadrant van strategische producten omvat de productgroepen die voor TNT Fashion Group de meeste invloed hebben op de continuïteit van de organisatie. De strategische leveranciers vergen volgens beide interviewrespondenten daarom ook een intensievere beoordeling dan de andere leveranciers.

Hieronder wordt per productgroep die een onderbouwing gegeven waarom deze zijn ingedeeld in dit kwadrant. Een strategie voor de productgroepen die vallen onder het strategische kwadrant is volgens het theoretisch kader om het toeleverrisico te verkleinen. Volgens de inkoopprofessional in de Supply Chain is het bij de strategische leverancier erg belangrijk om de financiële situatie van de leverancier in de gaten te houden. Wanneer deze belangrijke leverancier door financiële problemen niet meer in staat is om zijn product te leveren aan TNT Fashion, kan dit namelijk een grote impact hebben op de

continuïteit van de werkzaamheden van TNT Fashion. De focus ligt dan ook op het verlagen van de risico’s. Daarnaast is een strategie binnen deze kwadrant, zoals genoemd in het theoretisch kader, om te zorgen voor solide en diepgaande afstemming en onderhandeling. Uit zowel het veldonderzoek als het theoretisch kader is gebleken dat een Service Level Agreement (SLA) een goede methode is om deze afstemming te verkrijgen. Daarnaast is een SLA een goed uitgangspunt voor onderhandeling. Verpakkingsmaterialen

De verpakkingsmaterialen zijn verbruiksartikelen die doorlopend nodig zijn voor het uitvoeren van de core business van TNT Fashion; de distributie van retailproducten. De verpakkingsmaterialen worden in grote hoeveelheden besteld en zijn van een bepaalde kwaliteit. Er zijn niet veel alternatieve leveranciers die aan de grote vraag en kwaliteit van TNT Fashion kunnen voldoen, waardoor TNT Fashion met één leverancier voor deze verpakkingsmaterialen een langdurig contract heeft opgesteld. Het toeleverrisico is dan ook als hoog te beoordelen.

Huur/lease/onderhoud heftrucks

Voor de verschillende magazijnen van TNT Fashion Group zijn diverse typen heftrucks nodig. TNT Fashion Group heeft met een leverancier van heftrucks een raamovereenkomst afgesloten om het toeleverrisico te verkleinen. Er zijn namelijk niet veel alternatieve leveranciers voor de levering van de type heftrucks die TNT Fashion nodig heeft. Daarnaast gaat een groot bestedingsbedrag uit naar de huur en/of de lease en het onderhoud van de heftrucks.

Beveiliging

De beveiliging van TNT Fashion Group is een dienst die valt onder het kwadrant van strategische producten. Het toeleverrisico van deze dienst is als hoog te beschouwen. Ten eerste omdat er een beperkt aantal alternatieve leveranciers zijn die deze dienst leveren. Ten tweede omdat, met

inachtneming van de veiligheid van de organisatie, het niet wenselijk is om van beveiligingsbedrijf te veranderen. Bepaalde belangrijke en bedrijfsvertrouwelijke informatie wordt namelijk uitgewisseld met het beveiligingsbedrijf.

Software

TNT Fashion Group is totaal afhankelijk van leveranciers van bepaalde softwaresystemen. Verscheidene softwarepakketten zorgen voor datastromen die benodigd zijn om het bedrijfsproces te kunnen monitoren en te kunnen continueren. Software heeft dan ook een grote invloed op het financiële

resultaat van TNT Fashion. Een wisseling van softwarepakket is een ingrijpende situatie voor het gehele bedrijfsproces. Het toeleverrisico dient daarom ook zo klein mogelijk gehouden worden.