Bepalen van het meetinstrument

Deze paragraaf draagt bij aan de beantwoording van deelvraag 1: Welk meetinstrument is voor TNT Fashion Group geschikt om haar leveranciersprestaties mee te meten?

Ter beantwoording van deze vraag wordt gekeken naar de meetinstrumenten die in de literatuur worden genoemd en naar meetinstrumenten die gebruikelijk zijn in praktijksituaties. De gevonden meetinstrumenten worden vervolgens getoetst aan de hand van de eisen die TNT Fashion stelt aan het meetinstrument.

Eisen TNT Fashion Group aan het meetinstrument

Uit gesprekken met de manager en de inkoopmedewerker van de afdeling P&F zijn een aantal eisen en wensen ten aanzien van het meetinstrument naar voren gekomen (pag.5 ‘Bijlage Veldonderzoek’). TNT Fashion wil haar leveranciers op een meer objectieve manier kunnen beoordelen om ze aan de hand van deze aantoonbare gegevens te kunnen aansturen tot verbetering. Het meetinstrument moet eenvoudig te hanteren zijn en niet veel tijd kosten om resultaten uit een beoordeling te verkrijgen. Ook zou in een oogopslag de leveranciersprestatie duidelijk moeten zijn. Daarnaast wil TNT Fashion een instrument hebben dat toepasbaar is op alle leveranciers, rekening houdend met de diversiteit in activiteiten. Ook de kosten voor realisatie van het leveranciersbeoordelingsmethode moeten zo laag mogelijk blijven.

Eis 1: Flexibiliteit

Het meetinstrument moet toepasbaar kunnen zijn op verschillende leveranciers. De organisatie wil één meetinstrument dat kan worden aangepast aan de meetbehoefte van een specifieke leverancier. Eis 2: Lage implementatiekosten

TNT Fashion wil geen kosten maken aan het aanschaffen van software of andere kostbare producten voor de leveranciersbeoordeling.

Eis 3: Invultijd

TNT Fashion wil maximaal een half uur per leverancier besteden aan het invullen van het

beoordelingssysteem voor de leverancier. Dit houdt in dat het instrument eenvoudig in gebruik moet zijn.

Eis 4: Overzichtelijkheid

Het meetinstrument moet overzichtelijk zijn. TNT Fashion wil een instrument dat in één oogopslag de prestatie van de leverancier weer kan geven. De scores die behaald kunnen worden dienen op basis van achterliggende gegevens te gebeuren. Deze achterliggende gegevens dienen voor een volledig

overzicht in het leveranciersbeoordelingssysteem terug te vinden zijn. Eis 5: Objectiviteit

Het meetinstrument moet de prestatie van de leverancier zo objectief mogelijk weergeven, waarbij dataverzameling over de leveranciersprestaties als basis liggen voor de objectiviteit.

Meetinstrumenten literatuur

In de literatuur, zoals in paragraaf 3.3.3 is toegelicht, zijn er zes varianten van meetinstrumenten te onderscheiden, namelijk de volgende:

 Categoriaal systeem  Gewogen Punten methode  Historisch overzicht  Kosten-ratio methode  Should Cost methode  Vendor Plant survey.

De varianten van meetinstrumenten uit de praktijk, die vanuit het deskresearch naar voren zijn

gekomen, zijn in bijlage XV weergegeven. Zoals in de onderzoeksmethodologie (pagina 9) is genoemd, zijn deze instrumenten getoetst op de kenmerken die uit het theoretisch kader naar voren zijn

gekomen. In schema 5.1 hieronder is te zien welke varianten van meetinstrumenten uit de praktijk benoemd kunnen worden.

Schema 5.1: Overzicht meetinstrumenten praktijk

Sector CS GP HO KR SC VP Opmerking/extra's

1 Techniek - - X - X - Vaste en variabele indicatoren

en acceptatieniveaus

2 Overheid - - X - - - Kleurenschaal

3 Groothandel X - - - Kleurenschaal

4 Productie - - - Volledig gebaseerd op

gegevens uit ERP-systeem 5 Supply Management - X - - - - Scoringspercentage per meetonderwerp Toelichting schema 5.1. CS = Categoriaal Systeem GP = Gewogen Punten methode HO = Historisch Overzicht KR = Kosten-Ratio methode

SC = Should Cost methode VP = Vendor Plant survey Meetinstrumenten praktijk

In de praktijk worden meerdere methoden met elkaar gecombineerd om een completer overzicht te verkrijgen. Zo wordt het historisch overzicht gebruikt als ‘samenvatting’ van eerdere

beoordelingsmomenten en kan middels dit overzicht de ontwikkeling van de leverancier inzichtelijk gemaakt worden. In bijlage XV zijn een aantal praktijkvoorbeelden van meetinstrumenten (gedeeltelijk) weergegeven en voorzien van een korte omschrijving.

In de praktijkvoorbeelden komen de kostenratio-methode en de vendor plant survey niet voor. Deze methoden zijn erg vergaand en zijn alleen in bepaalde sectoren, vaak technische/productiesector, van toegevoegde waarde. De vendor-plant survey wordt meer gebruikt als leveranciersdoorlichting en dit is geen gebruikelijke methode om standaard te gebruiken in de jaarlijkse beoordeling, maar is meer in beperkte mate gebruikelijk bij de beoordeling van risico’s bij de (potentiële) strategische leverancier. Het gewogen puntensysteem en het historisch overzicht zijn meest gebruikelijke leveranciers-

beoordelingsinstrumenten in de praktijk.

Zoals in schema 5.1 is weergegeven, is het eerste praktijkvoorbeeld een beoordelingsinstrument waarbij meerdere methoden met elkaar zijn gecombineerd. Dit instrument wordt in dit rapport dan ook als alternatief instrument beoordeeld. In de praktijk wordt deze methode de Value Sourcing methode genoemd en wordt veel gebruikt in de technische sector. Met de value sourcing methode wordt ook aandacht wordt besteed aan de leverancier van de leverancier. In de value sourcing methode worden de prestatie-indicatoren onderscheiden in vaste en variabele indicatoren. De vaste indicatoren zijn de indicatoren waarop alle leveranciers kunnen worden beoordeeld. De variabele indicatoren dienen alleen gebruikt te worden wanneer deze representatief zijn voor de relatie tussen afnemer en leverancier en wanneer deze waarde toevoegen aan deze relatie.

Het vierde instrument kan niet benoemd worden aan de hand van de methoden uit het theoretisch onderzoek. Dit systeem is een meetsysteem dat voornamelijk in de productiesector wordt gebruikt. Het instrument is een beoordelingsinstrument dat is geïntegreerd in het ERP-systeem van de organisatie. De gegevens over leveraantallen, levertijden en defecten worden via het ERP-systeem verzameld en automatisch omgezet in beoordelingsscores. Dit is dus een alternatieve methode dan de methoden die in het theoretisch kader naar voren zijn gekomen. Dit instrument wordt hierna benoemd als ‘het ERP- systeem’.

Samenvattend kunnen vanuit de praktijk de volgende alternatieve meetmethoden worden onderscheiden:

 Value Sourcing: combinatie van het historisch overzicht en de should cost methode, met als toevoeging dat vaste en variabele indicatoren worden onderscheiden en dat acceptatieniveaus per leverancier zijn vastgesteld.

 ERP-systeem: instrument dat volledig geïntegreerd is in een ERP-systeem en waarvan de beoordelingsscores automatisch worden berekend door in het systeem verzamelde gegevens. Om te beoordelen welke van de genoemde instrumenten geschikt zijn voor TNT Fashion Group, wordt elk instrument hieronder toegelicht op het voldoen aan de eisen van TNT Fashion.

In bijlage XVI worden de voor- en nadelen van elk van de meetinstrumenten weergegeven met inachtneming van de eisen van TNT Fashion. Hieronder wordt de geschiktheid van elk van deze instrumenten toegelicht.

Gewogen Puntensysteem

Het gewogen puntensysteem is een flexibel systeem, aangezien bepaalde meetonderwerpen, die niet van toepassing zijn op die specifieke leverancier, eenvoudig kunnen worden uitgeschakeld (door een wegingsfactor van 0 in te stellen). Dit instrument komt dus tegemoet aan de eis die TNT Fashion stelt aan flexibiliteit. Voor dit instrument hoeft geen investering te worden gedaan. Het is goed werkbaar met een softwareprogramma dat TNT Fashion al in gebruik heeft. De implementatiekosten zijn

daardoor laag. Het invullen van dit instrument kost weinig tijd, aangezien scores automatisch (op basis van een formule) worden berekend door alleen het invullen van punten per beoordelingsonderdeel. Het invullen zal niet meer dan 30 minuten per leverancier kosten. Het instrument is redelijk overzichtelijk. Echter mist het een overzicht van de gegevens waarop de scores zijn gebaseerd. Het instrument komt daarom gedeeltelijk tegemoet aan eis 4 van de organisatie. Daarentegen komt het volledig tegemoet aan eis 5 over objectiviteit. Het meetinstrument meet kwantitatieve gegevens, dus erg objectief te noemen.

Historisch overzicht

Het historisch overzicht komt tegemoet aan alle eisen die TNT Fashion stelt aan het instrument, om dezelfde redenering als bij het Gewogen Puntensysteem. Echter is het historisch net wat

overzichtelijker dan het Gewogen Puntensysteem, omdat naast de huidige prestatie van de leverancier tevens de ontwikkeling van de leverancier over meerdere beoordelingsperioden wordt weergegeven.

Categoriaal systeem

Het categoriaal systeem is niet eenvoudig aan te passen aan de specifieke leverancier. De categorieën die binnen dit systeem beoordeeld dienen te worden zullen niet voor elke leverancier relevant zijn en zouden daardoor niet ingevuld kunnen worden. Dit instrument komt dus niet tegemoet aan eis 1 van TNT Fashion Group. Ook aan dit instrument zijn geen of lage implementatiekosten verbonden, aangezien dit instrument ook werkt met het softwareprogramma waar TNT Fashion al over beschikt. Het invullen van dit instrument gaat meer gevoelsmatig en kan daardoor redelijk eenvoudig worden ingevuld. Per leverancier zal dit niet meer dan 30 minuten kosten. Omdat middels dit instrument de scores gevoelsmatig worden bepaald en er geen kwantitatieve gegevens als basis van dit instrument liggen, is dit instrument niet overzichtelijk. Ook aan eis 5 komt dit instrument daarom niet tegemoet. Kostenratio methode

De kostenratio methode richt zich heel erg op de kosten die zijn ontstaan door tekortkomingen in plaats van dat de leverancier op prestaties wordt beoordeeld. Omdat dit instrument zich beperkt tot de ontstane kosten door tekortkomingen, kan het niet aan de flexibiliteitseis van TNT Fashion voldoen. Het is dan ook een erg bewerkelijke methode die in de implementatie erg veel tijd kost. Gezien de bewerkelijkheid en de implementatiekosten van deze methode voldoet dit instrument dan ook niet aan eisen 2 en 3 van TNT Fashion. Het instrument is beperkt inzichtelijk te noemen, aangezien het een goed inzicht geeft in de kosten die kunnen ontstaan, maar dus niet op prestatieaspecten. Hetzelfde geldt voor de objectiviteit van het instrument. Het maakt gebruik van objectieve gegevens om te komen tot de kostenratio, echter geeft het geen objectief beeld van de leveranciersprestaties. Should cost methode

De should cost methode komt net als de kostenratio methode niet tegemoet aan de eisen van TNT Fashion. Dezelfde beredenering als bij de kostenratio methode geldt hiervoor, met als aanpassing dat de should cost methode zich beperkt tot het prijsaspect van het leveranciersproduct in plaats van de kosten door tekortkomingen van de leverancier.

Het uitvoeren van de vendor plant survey is een tijdrovend proces en niet voor alle leveranciers van toegevoegde waarde. Vaak moet een bezoek aan de organisatie worden gedaan om de survey te kunnen invullen. Het invullen van de survey neemt veel tijd in beslag. Daarom kan het niet aan de eisen 1, 2 en 3 voldoen. Daarnaast is het een kwalitatieve meetmethode, omdat gekeken wordt naar

kwalitatieve aspecten en deze worden op eigen bevindingen ingevuld. Er is geen overzicht in de herkomst van de scores en doordat de scores zich vormen door eigen bevindingen is het instrument niet objectief te noemen.

Value Sourcing methode

De Value Sourcing methode is een instrument dat toepasbaar is op verschillende soorten leveranciers. De aan te passen acceptatieniveaus en de vaste en variabele indicatoren maken het instrument erg flexibel, waardoor het voldoet aan eis 1 van TNT Fashion. Het systeem kan opgezet worden vanuit een bestaand softwareprogramma van TNT Fashion, waardoor implementatiekosten laag zijn (er zijn geen investeringskosten). Met het invullen van de beoordeling gaat echter meer tijd gemoeid dan 30 minuten per leverancier. Omdat deze methode ook het should cost principe hanteert, gaat het invullen van het instrument meer tijd kosten. Het meetinstrument is daarnaast erg overzichtelijk, het geeft duidelijk het verschil weer tussen het acceptatieniveau en het beoordeelde niveau en is door het gebruik van kwantitatieve gegevens als basis voor de beoordeling ook objectief te noemen. ERP-systeem

Het ERP-systeem is geen flexibel instrument. Dit komt doordat het instrument geheel is geïntegreerd in een ERP-systeem en daardoor alleen op basis van de gegevens die in het systeem kunnen worden ingevoerd de scores beoordeeld. Deze gegevens zullen niet voor alle leveranciers van toegevoegde waarde zijn. TNT Fashion werkt met een ERP-systeem, echter voor het uitvoeren van een

leveranciersbeoordeling in dit ERP-systeem is een extensie nodig. De aanschaf van deze extensie neemt kosten met zich mee. Het instrument kan dus niet tegemoet komen aan de eisen 1 en 2 van TNT Fashion. Daarentegen worden scores automatisch berekend door het systeem en gaat er geen tijd kwijt aan het invullen van het instrument. Daarnaast geeft het instrument de leveranciersprestaties

overzichtelijk weer en is te achterhalen op welke gegevens de scores op zijn gebaseerd. Aan de eisen 3, 4 en 5 kan dit instrument dus wel tegemoet komen.