Bepalen van de meetonderwerpen

De tweede stap om te komen tot een leveranciersbeoordelingssysteem is het bepalen van de meetonderwerpen. In de vorige paragraaf is een verdeling van de productgroepen gemaakt in de kwadranten van routine-, knelpunt-, hefboom-, en strategische producten.

In het veldonderzoek hebben beide inkoopprofessionals hun opvattingen gegeven over de te gerbuiken strategie van bepaalde leveranciersgroepen. Daarbij hebben ze enkele meetonderwerpen genoemd, die voorkomen in het meetsysteem dat in hun organisatie gebruikt wordt. In bijlage XI en XII zijn deze opvattingen vertaald naar inputinformatie voor het advies van deze thesis.

Om de meetonderwerpen te bepalen die passen bij het leveranciersportfolio van TNT Fashion Group, zijn de aandachtsgebieden per kwadrant vanuit het theoretisch kader en de strategievoering van TNT Fashion vergeleken met meetonderwerpen die in de praktijk gebruikelijk zijn. Diverse

meetonderwerpen vanuit de praktijk zijn verzameld en in het overzicht van bijlage XIII weergegeven. In bijlage XIV is daarna schematisch weergegeven welke meetonderwerpen het beste passen bij de strategievoering die binnen elk kwadrant van het leveranciersportfolio van TNT Fashion Group gebruikelijk is. Een toelichting van dit schema volgt hieronder.

Een levering volgens opdracht kan worden gespecificeerd als ‘levering volgens Purchase Order (PO)’. Wanneer TNT Fashion een PO verstuurt naar de leverancier, verwacht TNT Fashion (mits de PO geaccepteerd is door de leverancier) dat de leverancier haar producten levert volgens deze order. De order omvat altijd het PO-nummer (referentienummer), het aflever- en factuuradres, de

productomschrijving (of het artikelnummer), de bestelde productaantallen, de overeengekomen prijs en de overeengekomen leverdatum (of levervoorwaarden).

Zoals te zien in de laatste kolom van het schema in bijlage XIV wordt als ‘passend meetonderwerp’ de Perfect Order genoemd. Dit meetonderwerp komt uit een organisatie met bedrijfsvoering in de Supply Chain Management. Omdat dit meetonderwerp, zoals deze gebruikt wordt in deze organisatie, meerdere aspecten omvat, wordt deze hierna toegelicht. Met het meetonderwerp perfect order kan de levering van een leverancier worden beoordeeld en gemeten. Middels de vier meetvarianten van kwaliteit, levertijd, aantallen en factuur nauwkeurigheid binnen de perfect order, wordt beoordeeld hoe ‘perfect’ de leverancier zijn goederen aanlevert. De meetvariant ‘kwaliteit’ wordt door deze organisatie gespecificeerd als producten waar bij levering geen kwaliteitsproblemen aan te ontdekken zijn. Kwaliteitsproblemen worden gezien als beschadigingen en defecten bij levering en als producten die niet voldoen aan de productspecificaties.

Na groeperen van alle meetaspecten is de keus gemaakt voor de volgende meetonderwerpen, die omvattend zijn voor een aantal meetaspecten die als ‘passend’ zijn beoordeeld (zie schema 5.1):

 Perfect Delivery  Prijs

 Service  Risico’s

 KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu).

Hieronder worden de meetonderwerpen op de inhoudelijke aspecten toegelicht. Perfect Delivery

Het aspect ‘perfect delivery’ omvat aspecten die de betrouwbaarheid, flexibiliteit en accuraatheid van de leverancier met betrekking tot de geplaatste orders weergeven. Van de leverancier wordt verwacht dat zij zonder kwaliteitsproblemen leveren, volgens gevraagde levertijd leveren, de aantallen leveren die gevraagd zijn en dat de documentatie (pakbon en facturatie) voldoen aan door TNT Fashion gestelde eisen. De aspecten van de ‘perfect delivery’ worden hieronder toegelicht en voorzien van aandachts- en actiepunten:

On-Time Delivery: Er moet bij dit aspect duidelijk afgebakend worden wanneer een levering ‘on-time’ is en bij welke afwijking te laat of te vroeg wordt geleverd.

Aantallen: Gegevens over leveraantallen geven naast accuraatheid/

betrouwbaarheid ook weer hoe flexibel de leverancier is wanneer om meer aantallen gevraagd wordt. Het aantal geleverde items wordt gemeten tegenover het aantal bestelde items.

Kwaliteit aanlevering: Leveringen dienen bij ontvangst te worden gecontroleerd op de manier van aanlevering: verpakking/beschermingsmateriaal, manier van pallettering, beschadigingen, etc. Deze aspecten moeten middels een intern proces gecontroleerd en gedocumenteerd worden. Score- niveaus dienen vastgesteld te zijn.

Kwaliteit product: Naast de kwaliteit van aanlevering (controle bij ontvangst) kan het ook zijn dat pas onjuistheden aan het product bij gebruik worden ontdekt. Onjuistheden kunnen zijn dat het product niet voldoet aan de

specificaties of dat het product defect blijkt te zijn. Ook hiervoor moeten interne afspraken gemaakt worden om deze onjuistheden te melden/rapporteren. Score-niveaus dienen vastgesteld te zijn.

Documentatie: Om administratieve lasten te verminderen dient de leverancier haar

documentatie te voorzien van volledige en juiste gegevens.

Gedocumenteerd moet zijn welke gegevens een pakbon en factuur ten minste moeten bevatten.

Geschiktheid leveranciersgroep

De aspecten binnen het meetonderwerp ‘perfect delivery’ kunnen gezien worden als basis voor prestatie-meting bij alle leveranciers, dus alle leveranciersgroepen. Van alle leveranciers wordt ten minste verwacht dat ze hun producten ‘goed’ aanleveren. ‘Goed’ zoals in de overeengekomen PO en de daaraan gekoppelde leveringsvoorwaarden wordt gespecificeerd.

Bij de routineproducten is het van belang dat er geen belemmeringen in de levering ontstaan. Binnen deze groep is het snel afhandelen van het orderproces de meest gewenste optie. Wanneer een leverancier laag scoort op de perfect delivery is het verstandig om een alternatieve leverancier te vinden. Bij de knelpuntproducten is het belangrijk om vooral de toelevering te garanderen, wat middels dit meetaspect gecontroleerd wordt. Omdat het bestedingsbedrag bij de hefboom- en strategische producten relatief gezien hoog is, mag de klantorganisatie verwachten dat de kwaliteit van de

goederen in goede verhouding met de prijs is. Een slechte score op de perfect delivery betekent bij de hefboomproducten dat TNT Fashion wellicht beter een andere leverancier kan benaderen of met de huidige leverancier (wellicht op prijsvoordeel) onderhandelen. Met de strategische leverancier wil TNT Fashion een stabiele langetermijnrelatie behouden, waardoor een slechte score een goed onderwerp voor onderhandeling is.

Prijs

De meetaspecten die betrekking hebben op de prijs en beheersing van kosten vallen onder het gebied van ‘prijs’. Het aspect prijs komt in de literatuur als vast onderdeel voor. Ook TNT Fashion acht het

prijsaspect, en met name het commerciële voordeel dat TNT Fashion kan verkrijgen, als belangrijk onderdeel in de beoordeling. De meetaspecten die binnen deze categorie zijn onderscheiden, vallen weer onder te delen in de volgende onderwerpen:

Marktconformiteit: Het is belangrijk om te weten hoe de prijs voor de inkopende organisatie zich verhoudt tot de gemiddelde marktprijs van het

betreffende product. De leverancier wordt gestimuleerd om een prijs te hanteren die lager dan of rond de marktprijs is.

Open kostprijsberekening: Inzicht in de kostprijsberekening geeft inzicht in de manier waarop de leverancier haar prijs heeft ingericht. De inkoper kan beoordelen op welke gebieden er mogelijk bespaard kan worden of voordelen te halen vallen. Uit de open kostprijsberekening valt ook te halen in hoeverre TNT Fashion invloed heeft op de prijs, omdat kortingen hierin ook verwerkt kunnen worden.

Geschiktheid leveranciersgroep

Bij leveranciers waarvan grote hoeveelheden worden afgenomen of waaraan grote bedragen besteedt worden, bijvoorbeeld de verbruiksartikelen in de organisatie, is het belangrijk om de kosten zo

beheersbaar mogelijk te maken. Bij strategische leveranciers is dit vooral belangrijk omdat binnen deze groep niet makkelijk van leverancier kan worden gewisseld en langdurige contracten zijn aangegaan, waardoor invloed van de inkoper op kostenreductie gewenst is. Bij de leveranciers die vallen onder het kwadrant van hefboomproducten verwacht de inkoper juist de beste prijs voor de beste kwaliteit. Omdat binnen deze groep het toeleverrisico laag is, kan makkelijker van leverancier gewisseld worden. Deze leveranciers worden dus gestimuleerd om de kosten zo laag mogelijk te houden. Omdat de leveranciers van knelpuntproducten specialist zijn in hetgeen ze leveren, heeft het niet veel nut om te onderhandelen over de prijs of hier inzicht in te verkrijgen. Volgens het theoretisch kader ligt binnen deze groep de focus op het verkleinen van het toeleverrisico. Het beoordelen van het prijsaspect is voor deze groep dus niet van toegevoegde waarde.

Service

Het aspect ‘service’ zegt wat over de belangrijkheid van de inkopende organisatie voor de leverancier, maar ook over hoe ‘prettig’ de samenwerking verloopt. Serviceaspecten zijn veelal niet objectief meetbaar. Geadviseerd wordt daarom om de serviceaspecten te laten beoordelen door een multifunctioneel team binnen de organisatie. De beoordeling vindt dan echter wel via een

scoringsmodel plaats, zodat de score die gegeven wordt voor alle teamleden dezelfde betekenis heeft. De volgende meetaspecten vallen binnen het onderdeel ‘service’:

Klantgerichtheid: Onder klantgerichtheid wordt verstaan de vriendelijkheid en behulpzaamheid van de contactpersonen/telefonisten. Belangrijk omdat met klantgerichtheid een goede klant-leverancierrelatie wordt ondersteund.

Responstijd: Responstijd is de tijd waarmee de leverancier of de contactpersoon van

de leverancier mails en telefoontjes beantwoordt. Dit zou gemeten kunnen worden door bij te houden hoeveel tijd er zit tussen verstuurde en ontvangen correspondentiemails of na hoeveel keer overgaan de telefoon wordt beantwoord. Het bijhouden van deze gegevens kost echter meer tijd en ongemakken dan het op gevoel beantwoorden van dit aspect, wat naar verwachting hetzelfde effect bij de leverancier heeft.

Probleemoplossingsvermogen: Onder probleemoplossingsvermogen valt de omgang van de leverancier met reparatieverzoeken, spoedopdrachten en andere problemen en klachten waarmee TNT Fashion contact zoekt met de leverancier. Een meetbaar aspect hierbinnen is het reparatieverzoek. De tijd waarin een aan een reparatieverzoek wordt voldaan kan via het interne proces gemeten worden.

Vakmanschap: Onder vakmanschap wordt het niveau van de beschikbare kennis en

ervaring binnen de organisatie van de leverancier verstaan. Is het personeel professioneel en is de contactpersoon/telefonist in staat om de klantvraag efficiënt te beantwoorden?

Geschiktheid leveranciersgroep

Het service aspect is van toegevoegde waarde om als beoordelingsaspect te gebruiken bij de leveranciers van hefboomproducten, omdat het aangeeft bij welke leveranciers de samenwerking ‘prettig’ verloopt en bij welke minder, welke leveranciers meer flexibel in staat zijn zich aan te passen aan de wensen van TNT Fashion, et cetera. Aangezien de inkopende organisatie bij deze leveranciers veel afnemen, een grote klant zijn, mag verwacht worden dat deze leverancier dan ook moeite doen om binnen het service aspect hoog te scoren. Bij strategische leveranciers is het streven naar een prettige langdurige relatie, waarbij de serviceaspecten een goede afspiegeling geven van deze ‘prettige’ samenwerking. Het beoordelen van het serviceaspect heeft echter ook een toegevoegde waarde bij de knelpuntleverancier, juist omdat zij specialist zijn in hetgeen zij aanbieden. Van deze leverancier mag verwacht worden dat zij goed scoren op probleemoplossingsvermogen en

vakmanschap. Risico

Voor TNT Fashion Group is het van belang om bij bepaalde leveranciers te kunnen inschatten wat het risico van een samenwerking of langetermijn relatie is. Het risico kan van een aantal factoren afhangen. Geadviseerd wordt om de volgende aspecten op te vragen bij de leverancier:

Financiële stabiliteit: Wanneer de inkopende organisatie inzicht heeft in de financiële situatie van de leverancier, kan de inkoper inschatten in hoeverre het een risico is om zaken te (blijven) doen met de betreffende leverancier. Klantenportefeuille: Om het risico van zaken doen met een leverancier beter te kunnen

inschatten is inzicht in het klantenportfolio van de leverancier van belang. Wanneer de leverancier te veel afhankelijk is van één klant, kan de leverancier (en daardoor de inkopende organisatie) bij wegvallen van deze klant financieel in problemen komen.

Geschiktheid leveranciersgroep

Dit is een zeer belangrijk beoordelingsaspect binnen de strategische leveranciersgroep. Deze opmerking wordt ondersteund door de respondent van het veldonderzoek (zie bijlage XI). Met de strategische leverancier wordt een langetermijn relatie aangegaan en is het een groot risico voor de inkoper als deze leverancier wegvalt door financiële problemen. Er kan namelijk niet makkelijk van deze leverancier gewisseld worden. Bij de knelpuntleverancier is de strategie om het toeleverrisico te verkleinen. De toelevering wordt meer verzekerd door inzicht in de financiële situatie van de

leverancier. Maar ook bij de hefboomleverancier is het verstandig om de financiële risico’s in te schatten. De inkoper kan bij een te groot risico voor de organisatie hierop inspelen door tijdig op zoek te gaan naar een vervangende leverancier.

De KAM-aspecten worden meegenomen in de beoordeling omdat TNT Fashion deze kwaliteits-, arbo en veiligheid en milieuaspecten zelf belangrijk vindt vanuit haar Business Principles. Van de

leveranciers wordt verwacht dat zij ook aandacht besteden aan deze punten en dit ook kunnen aantonen met documentatie/certificatie. Onder ‘KAM’ vallen dus de aspecten:

Kwaliteit: Van de leverancier wordt verwacht dat het een kwaliteitsmanagement-

systeem hanteert, om haar eigen proces continu te verbeteren. De leverancier kan dit aantonen door bijvoorbeeld het ISO:900 certificaat voor kwaliteitsmanagement.

Arbeid en veiligheid: Een managementsysteem als OHSAS18001, toont aan dat de

leverancier een gezond en veilig werkklimaat hanteert. Naast dat de leverancier kan aantonen aandacht te hebben voor dit aspect wil TNT Fashion ook dat de leverancier kan aantonen geen kinderarbeid of onverantwoord arbeid in de organisatie te verrichten.

Milieu: De leverancier dient aan te tonen dat het aandacht heeft voor het

milieu, bijvoorbeeld door het hanteren van de ISO:14001. Geschiktheid leveranciersgroep

Omdat TNT Fashion Group een beleid voert met hoge aandacht voor verantwoord ondernemen, verwacht de organisatie dat haar leveranciers dit ook hanteren. De leveranciers waar het meeste geld naar uit gaan (hefboom en strategisch) zijn in de beoordeling van meer belangrijke waarde om op dit aspect jaarlijks te beoordelen. Van deze leveranciers wordt verwacht dat zij innovatief bezig zijn met deze aspecten en meegaan met de maatschappelijke verwachtingen van dat moment. Van de

knelpuntleverancier is het niet zo interessant om hierop te meten, aangezien de invloed van de inkooporganisatie op de leverancier te laag is en de leverancier geen hoge invloed heeft op het inkoopresultaat.