7. Bijlagen
7.3 Analysetabellen
7.3 Analysetabellen
Tabel 1: Ervaren tijdsdruk
Respondent Invloed op vragende geest (+/-) Invloed op uitstellen oordeel (+/-) Invloed op de zoektocht naar informatie (+/-) Quote(s) Manager 1 - Geen verband
- Ik heb een stuk of 6 á 7 klanten en ten aanzien van het aantal klanten heb ik wel een maximum. Ik ga geen 20 klanten bedienen, zoals in het verleden bij mij. Als je heel veel kleine klanten hebt, krijg je een domino-effect als het ergens niet goed gaat en dan krijg je overal
schaduwplanning. Dit
klantenpakket is beter te overzien dan als je allemaal kleine klanten hebt. Qua overzicht en qua beheersbaarheid is het beter om niet te veel klanten te doen. Sommige sr managers hier, hebben een legio aan klanten, dus die hebben amper tijd om daadwerkelijk in het dossier te zitten.
Ik heb cliënten gehad waar ik veel ben geweest, maar ook cliënten waar ik weinig ben
75 geweest. En dat is niet omdat ik daar niet bij had moeten zitten, maar ik het gewoon simpelweg niet kon redden, omdat mijn agenda te vol is. Ik merk soms ook dat ik zelfs geen dingen in het dossier kan doen.
Er doen zich situaties voor dat de stagiaire, die iets klaargezet heeft, als laatste de controle-informatie heeft gezien. Zoiets doet zich voor door middel van tijdsdruk, dus iedereen tekent alles af zonder ernaar te kijken.
Manager 2 +/- Geen
verband
Geen verband
Ik heb ongeveer 25 klanten in totaal. In verhouding is dat niet wenselijk, want het zijn kleinere klanten, maar de hoeveelheid werkzaamheden in de basis van een controle verandert niet. Ik heb het overzicht over die 25 wel, maar ik kan me voorstellen dat sommige mensen het overzicht kwijt zullen raken. Eigenlijk is dit te veel, vind ik zelf. Eigenlijk moet de Big N firma kijken naar je span of control in plaats van naar de relatie omzet vs. klanten.
Als er een rapport moet liggen of een bespreking is dan krijg ik
76 wel altijd mijn werk op tijd af. En als het niet lukt tijdig communiceren, maar dat komt dan vaak doordat de klant in het begin niet goed opleverde.
Manager 3 +/- Geen
verband
+/- Ik heb 7 klanten en ik kan goed de tijd voor de klanten vinden. Het aantal klanten wat ik bedien valt wel mee, maar als je 15 klanten hebt is het alweer moeilijker om de tijd te vinden.
Grote klanten zijn
overzichtelijker. Als je 15-20 klanten hebt, dan is dat veel moeilijker te managen. Ik was vorig jaar veel te druk, dus heb ik er heel wat klanten uit gedaan. Nu is het voor mij redelijk te managen.
Uiteindelijk krijg ik mijn werk op tijd af. Als we afspreken dat op een bepaalde datum de verklaring weg moet, dan op de één of andere manier redden we dat wel. Het is druk, dat betekent dat je in periodes waar je die pieken hebt, zo’n 60, 70 uur in de week werkt, maar dat betekent niet dat dat ten koste van je controle gaat.
Manager 4 - Geen
verband
- Vorig jaar had ik 23 klanten, dat was echt veel te druk. Nu heb ik
77 14 klanten en dat is beter te managen, waardoor je simpelweg meer kan doen.
Wat ik beter kan doen, maar dat lukt gewoon niet, omdat het druk is en er andere prioriteiten zijn, is om vooraf met het team te zitten over de belangrijke posten in plaats van achteraf het dossier te doorlopen. Dus dat je vooraf de tijd erin steekt. Dat verbetert de kwaliteit van het dossier. Controleleider 1 - +/- +/- Ik heb ‘slechts’ 3 klanten, maar
het zijn wel hele grote klanten. Vorig jaar kon ik mijn klanten niet goed meer bedienen en dan wordt er door de Big-N firma wel aangegeven dat je één klant minder krijgt bijvoorbeeld in mijn geval. Ik had simpelweg te weinig tijd om de controle te doen voor 4 klanten, 3 was meer dan genoeg. Ik kom namelijk al over de 2000 uren, dus er past niets meer bij die 3 klanten.
Als je onder tijdsdruk komt, ga je het dossier doorrollen van vorig jaar. Dan ga je er vervolgens doorheen van: is dit nog van toepassing of niet en dan ga je ‘m updaten. Dan heb je wel
78 een bias dat je vorig jaar een conclusie hebt getrokken, die je nu weer overneemt. Het is soms beter om er met een fresh mind in te gaan.
Je spreekt helemaal in het begin dingen af dat je iets op een bepaalde datum afmaakt, maar dan kan het gebeuren dat er ineens iets anders prioriteit krijgt. Als je dan direct aangeeft dat je het niet kan redden, gaat het vaak wel goed.
Controleleider 2 - Geen verband
- Ik denk dat ik rond de 15 tot 20 klanten heb. Het overzicht van klanten is nu minder te bewaken. Je hebt te maken met afronding vorige klanten en opbouw nieuwe klanten en dan heb je nog de bestaande klanten. Op het moment dat je 4 á 5 klanten hebt per week, is het veel moeilijker te managen dan 1 grote bijvoorbeeld per week.
Ik krijg niet altijd mijn werk op tijd af. Laat ik het zo zeggen, de echte deadlines die haal je uiteindelijk wel. Maar ik kan simpelweg niet alles zelf controleren en de manager ook niet. Je hoort in de avonduren
79 onder controleleiders ook wel eens: ‘ik wilde dat ik deze sheet niet had geopend’. Als je ‘m niet geopend had, had je er ook niets meegedaan, maar je moet er nu wat mee omdat je het simpelweg weet. Tijdsdruk heeft gewoon heel veel invloed hierop.
Controleleider 3 - Geen verband
- In totaal heb ik rond de 10 klanten, maar bij die klanten zitten er vaak wel meerdere opdrachten. Over het algemeen loopt er één klant per week, maar er is wel altijd uitloop.
Overuren worden eerder ontmoedigd, dan aangemoedigd, want het kost tijd en geld en daar wordt niemand blijer van.
Ik krijg mijn werk lang niet altijd op tijd af. Op een gegeven moment loop je een beetje achter de feiten aan. Komt eigenlijk wel het gehele seizoen voor. Het is belangrijk om belangrijke, niet urgente dingen te doen, maar op den duur worden ze belangrijk en urgent, dan loop je achter de feiten aan. Het werk blijft dan liggen en uiteindelijk wordt alles dan wel afgetikt, maar dat wordt sneller gedaan en later.
80 Controleleider 4 - Geen
verband
+/- Ik heb in totaal 15 klanten, waarbij er bij mij over het algemeen wel 3 per week lopen. Ik heb voornamelijk kleinere klanten, maar juist de kleine klanten lopen eerder uit de pan als het misgaat, omdat er weinig tijd voor beschikbaar is. Het zijn namelijk kleine audits, de fees zijn klein. Bij een grote audit weet iedereen van te voren, aanpoten. Bij een kleine audit, denkt iedereen dat het wel gaat lukken. Uiteindelijk lukt het dan niet, en wordt er wel eens hier en daar wat gerepareerd om maar zo te zeggen. Als je 5, 6 klanten hebt lopen zie je door de bomen het bos ook niet meer. Je moet je elke keer weer inlezen.
De manager zal niet zeggen dat je overuren moet maken, maar hij zegt wel: het werk moet af. Hij zegt niet dat je overuren moet maken of dat je juist geen overuren mag maken.
Het komt wel eens voor bijvoorbeeld dat mensen te makkelijk hebben gecontroleerd door te weinig tijd. Dat je wel naar de stukken hebt gekeken,
81 maar er niet hebt uitgehaald wat je eruit zal moeten halen.
Ervaren tijdsdruk
Invloed op vragende geest: negatief verband (-) Invloed op uitstellen oordeel: Geen verband
Invloed op zoektocht naar informatie: negatief verband (-)
Tabel 2: Budget tijdsdruk
Respondent Invloed op vragende geest (+/-) Invloed op uitstellen oordeel (+/-) Invloed op de zoektocht naar informatie (+/-) Quote(s) Manager 1 Geen verband Geen verband Geen verband
Vroeger was er altijd enorm veel druk op uren. 10 jaar geleden was het van: het budget is op, dus we stoppen ermee. Dat is nu helemaal niet meer. Er wordt nu bijna helemaal niet meer naar budget gekeken, omdat partners
angstiger zijn voor
kwaliteitsreviews dan voor kleinere marges. Er worden dus heel veel uren besteed aan opdrachten om maar kwaliteit te waarborgen.
82 de fee ontoereikend is. Ik heb een klant die volstrekt onhaalbaar is, dus we moeten toe naar of een structurele verhoging van de fee, of we nemen afscheid van de klant. Manager 2 Geen verband Geen verband Geen verband
Ik laat budget echt los eigenlijk als ik in tijdnood kom. Mijn controle moet gewoon goed gedaan zijn. Mijn kwaliteit van de controle moet goed zijn en daar moet het budget maar op aangepast worden of desnoods afgeboekt worden. Bij mij staat de kwaliteit voorop en als het budget niet toereikend is moet het budget volgend jaar maar worden aangepast. Manager 3 Geen verband Geen verband Geen verband De werkzaamheden niet of onvoldoende doen om een budget te halen is een no go area. Als het werk gedaan moet worden, doen we het werk, maakt niet uit wat. Kan deze tijd echt niet meer dat we het werk onvoldoende doen. Als het werk gedaan moet worden doen we het.
Budgetten staan onder druk zolang ik werk bij deze firma. Dat is niet speciaal van deze tijd. Voor mij is het vaktechnisch
83 budget leidend. Ik kan niet naar mijn teams toe gaan en zeggen dit is wat we commercieel hebben afgesproken en zorg maar dat je het daarvoor doet. Nee ik stuur op het vaktechnisch budget, maar ook dan gaat kwaliteit boven alles.
Manager 4 Geen verband Geen verband Geen verband
Budgetten worden standaard niet gehaald bij elke klant. Ze staan onder druk en we moeten meer doen voor hetzelfde geld.
Uiteindelijk heerst er nu wel een cultuur van: het dossier moet goed zijn. Vroeger deden we misschien niet genoeg werkzaamheden, maar nu niet meer. Dan gaat het maar ten koste van het budget, het moet in ieder geval goed zijn.
Controleleider 1 Nvt Nvt Nvt De budgetten zijn soms wel haalbaar. Als teams bijvoorbeeld hetzelfde blijven en de opbouw van de teams blijft ook hetzelfde door de jaren heen, dan blijkt het budget vaak wel toereikend en haalbaar. Je snapt hoe de entiteit werkt en dan kun je een efficiency slag slaan.
Controleleider 2 Geen verband Geen verband Geen verband
Ik heb op iedere opdracht in feiten wel tijdsdruk uit hoofde van het budget. Als jij 3 weken
84 controle plant, dan is dat simpelweg je budget. En alles wat je er buiten gaat, valt buiten het budget.
Als je overloop van het budget hebt, moet je dat goed communiceren. Op dat moment is dat vervelend, want dat kost geld, maar dan kun je wel bijsturen. Ik laat mij niet leiden door budgetten, maar anderen maken wel eens praktischere keuzes. Voor mij gaat kwaliteit in ieder geval voor geld. En heel cru gezegd, ik merk het niet in mijn portemonnee.
Budgetten zijn slecht haalbaar. Je moet meer vastleggen, maar je hebt nog steeds maar 365 dagen per jaar. Je moet meer doen in dezelfde tijd. Daarnaast betalen klanten over het algemeen gewoon te weinig, maar dat zie je in de hele accountancymarkt. Controleleider 3 Geen verband Geen verband Geen verband
Bij sommige klanten wordt het budget echt te krap ingestoken, maar ik ervaar niet echt de druk om het werk binnen een bepaalde tijd af te ronden omwille van het budget. Dat gevoel heb ik wel bij deadlines
85 vanuit de klant of intern.
Je hebt er altijd wel klanten bij zitten die tegen te lage tarieven worden gecontroleerd. Als je vervolgens te veel uren op een klant hebt ingepland, wordt er wel gezegd: maak er maar wat minder uren van, waardoor het budget weer te krap wordt. Maar ik ga dan niet minder werkzaamheden doen. Controleleider 4 Geen verband Geen verband Geen verband
Budgetten zijn lang niet altijd haalbaar. Er zijn erbij die goed haalbaar zijn, maar sommigen zijn ook compleet onrealistisch. Er wordt altijd gezegd, zorg ervoor dat je binnen deze tijdspanne klaar bent, maar soms lukt het en soms lukt het niet. Kijk, als je niks vindt en alles is recht toe, recht aan, dan lukt het wel, maar zo werkt het nou eenmaal niet. Er is altijd wel weer iets binnen een controle als je die goed uitvoert en dat levert het grootste probleem op om binnen een budget te kunnen blijven.
Ik ken wel managers die heel nadrukkelijk af en toe vermelden hoe het budget ervoor staat, maar
86 ik maak mij daar eigenlijk nooit druk om. Ik weet dat ik mijn werk goed doe en dat ik mijn werk op een voor mij zo efficiënt mogelijk manier doe. Dus wat het budget is, maakt mij eigenlijk geen bal uit.
Budget tijdsdruk
Invloed op vragende geest: geen verband Invloed op uitstellen oordeel: geen verband
Invloed op zoektocht naar informatie: geen verband
Tabel 3: Deadline tijdsdruk
Respondent Invloed op vragende geest (+/-) Invloed op uitstellen oordeel (+/-) Invloed op de zoektocht naar informatie (+/-) Quote(s)
Manager 1 - - - Als je naar al die deadlines kijkt,
zijn ze prima haalbaar. Maar we zitten te krap in ons jasje, want we hebben te weinig mensen, om die deadlines te halen.
Alleen als alles op rolletjes loopt, dan komt het allemaal wel goed,
87 maar als we iets langer bezig zijn met de controle, hebben we ineens geen tijd meer om het af te ronden. Rapportages krijgen we allemaal wel de deur uit, dat is het probleem niet, alleen zijn er dan nog dingen in het dossier die niet goed afgewikkeld zijn. Dan kijken we elkaar allemaal aan van: wie gaat het doen en vooral ‘wanneer’? Je kan een open eind opnemen in het accountantsverslag, maar hier is de klant vaak niet blij mee natuurlijk. Maar soms is het werk ook gewoon niet af en niemand zegt dan tegen de klant: ‘Verplaats die RVC maar even een week’.
Partners zijn vaak niet heel erg betrokken geweest, dus die zijn vaak afhankelijk van het team. Maar die extra dagen, die het team nodig heeft, zijn er gewoon niet en dan krijg je vragen als: ‘ja wat moeten we nu echt nog hebben, wat is echt nog even belangrijk’? Dan kijken we alleen nog naar de dingen die echt moeten, dus hoge risico-posten. Dat doet zich niet bij alle klanten voor, maar het gebeurt
88 wel.
Klanten hebben altijd harde deadlines en in die data verschuiven is heel moeilijk. Dat ligt heel gevoelig bij klanten en hun deadlines zijn dus ook onze deadlines. Daar wordt heel hard op gepusht om die te halen en daar gaan we dan heel vaak in mee, ook al is het nog niet helemaal goed. Als wij geen tijd meer hebben voor uitloop, dan lukt het vaak niet helemaal.
Manager 2 +/- Geen
invloed
Geen invloed
Voorheen was ik echt wel van, dat is de deadline dus dan is de controle klaar. Afgelopen jaar, heb ik de klanten meer gestuurd in hun deadlines. Ik heb gezorgd dat zij een deadline kregen die ik acceptabel vond. Niemand heeft die deadline afgewezen, dus dat was handig aan de voorkant.
Deadlines waren altijd haalbaar bij mijn klanten. Dat kwam ook omdat ik zei dat ik minimaal drie weken naar een controle moest voordat we een bespreking hadden.
Als er een keer een verklaring uit moest, waar ik niet achter stond
89 of dat er een werkstap niet gedaan was, zei ik dat ook wel. Dat is mij niet overkomen. Ik kan niet voor anderen spreken, maar ik vermoed dat iemand wel eens zegt van: nou weetje ik denk dat we alles wel hebben geraakt, maar… Manager 3 Geen invloed Geen invloed Geen invloed
In principe hebben klanten de leiding met betrekking tot deadlines. Ze willen de cijfers op
een bepaalde datum
gecontroleerd hebben, punt. Dat komt ook door het proces van afstemming RVC, afstemming RVB. Dus op zekere hoogte heb je dat te volgens als accountant. Als het dan krap wordt, moet je vechten en doorrammen tot en met de datum dat de jaarrekening daadwerkelijk afgetekend moet worden.
Vanuit de deadline komt er natuurlijk wel druk op het controleteam. Dan moet je niet te veel zeuren en gewoon de kiezen op elkaar zetten. Vooral in die laatste 2 weken.
Ik ben altijd tevreden geweest met het uiteindelijke resultaat als we te maken hadden met
90 deadlines. Deadlines hebben we bij de beursfondsen nog nooit uitgesteld, maar wel eens bij kleinere ondernemingen. Daar zoek je wel wat meer de ruimte op. Dat kan vaak ook iets beter, omdat daar vanuit extern minder deadlines op zitten.
Manager 4 - - +/- Ik moet strak in zo'n proces van
deadline afspraken zitten, want als de klant slecht oplevert en wij bijvoorbeeld op maandag wel gaan starten, dan blijft die afgesproken deadline staan, maar dan krijgen we dus geen goed dossier, dat weet je nu al, omdat we zo’n tijdsdruk hebben.
Als ik iets met de klant heb afgesproken, dan is het bij mij afspraak is afspraak. Ik zal kosten wat het kost zorgen dat het dan af is.
In principe zou ik dus zeggen dat wat ik af heb gesproken ik na wil komen, deadline is deadline. Ik denk dat de natuurlijke houding van een partner/manager is: klantbehoud & klant-tevredenheid, waardoor je die verklaring iets sneller zou verstrekken. Ik sta zelf heel erg
91 voor kwaliteit, anders geef ik de verklaring niet af.
Controleleider 1 +/- +/- Geen
invloed
Als alle controle-informatie gewoon netjes op tijd komt en ook van voldoende kwaliteit is, dan kun je er heel snel doorheen. Maar als het slechte stukken zijn, moet je weer terug met je vragen. Dan kun je wel in tijdsdruk komen.
Het niet halen van de deadline brengt stress met zich mee en is niet fijn. Het voelt als falen, in de zin van: je hebt iets afgesproken, en dan wil je dat graag halen. Je wilt die deadline respecteren. Het uitstellen wat je bij een kleine klant zou kunnen doen, heb je nu minder, omdat het grote klanten zijn en je de deadline echt moet respecteren.
Als ik de deadline uiteindelijk haal, ben ik wel tevreden op dat moment, maar als je af en toe terugkijkt in het dossier van vorig jaar weet je dat het vaak wat beter vastgelegd had kunnen worden. De essentie is dan wel geraakt en de controleverklaring is wel goed, maar de documentatie laat je dan te snel
92 liggen.
Controleleider 2 - +/- +/- Hoe drukker het is, hoe minder deadlines je echt haalt, omdat je