Binnen het ‘regiemodel kleinschalige woonvormen’ heeft de facilitaire dienstverlening de mogelijkheid te ontwikkelen van kostencentrum naar profitcentrum. Hiermee wordt het eigenaarschap van de leefgemeenschappen versterkt en wordt gezamenlijk toegevoegde waarde gerealiseerd.
Vraag- en aanbodafstemming
Op strategisch niveau vindt de eerste afstemming plaats tussen het facilitaire beleid en LeefSaam. Hier worden de kaders en criteria vastgesteld voor de facilitaire dienstverlening. In het vraag- en
aanbodproces worden op tactisch niveau de producten en diensten vastgesteld die voldoen aan de gestelde kaders en criteria. De afstemming wordt geregisseerd op tactisch niveau vanuit de afdeling Advies, Kwaliteit & Ontwikkeling. De kwaliteit van de dienstverlening wordt gemonitord op basis van de kaders, criteria en op basis van risicobeheersing. De functies en afdelingen waartussen het vraag- en aanbodproces zich afspeelt zijn beschreven in paragraaf 7.3.
Ondernemerschap
Voor de ontwikkeling van eigenaarschap binnen de leefgemeenschappen wordt geadviseerd om het ondernemerschap te stimuleren. Hiervoor is het noodzakelijk om de facilitaire budgetten van schoonmaak en voeding over te hevelen naar de leefgemeenschappen en inzicht te geven in deze kosten. Dit versterkt het verantwoordelijkheidsgevoel. De doelen die gesteld worden voor schoonmaak en voeding en de toenemende verantwoordelijkheid maakt dat de leefgemeenschappen bijdragen in het sturen op: tevredenheid verhogen, wellbeing environment, verlagen van kosten en
risicobeheersing. Wel is sprake van gedwongen winkelnering in verband met het langdurige contract op de inkoop van voedingsmiddelen. Voor de inkoop van schoonmaakproducten en -systemen is sprake van gedwongen winkelnering in verband met efficiency en het ontbreken van vakkennis op dit gebied binnen de leefgemeenschappen. Hiermee worden risico’s op kwaliteit, klanttevredenheid en kosten verkleind.
7.2.3&Servicepunt&&
Om de operationele facilitaire vragen efficiënt te managen wordt een centraal servicepunt geadviseerd. Dit servicepunt dient als facilitair aanspreekpunt voor cliënten, medewerkers, en andere partijen die onderdeel uitmaken van de organisatie. Facilitaire klachten, wensen, informatie en storingen (KWIS) worden door het servicepunt geïnventariseerd en verwerkt in een FMIS (Facilitair Management
Informatie Systeem). Hiermee vinden minder verstoringen plaats tijdens de operationele uitvoering van de centrale facilitaire dienstverlening wat een positief effect heeft op de productiviteit. Geadviseerd wordt om het servicepunt te integreren binnen de bestaande receptie. Met beide functies in één afdeling kan gestuurd worden op tevredenheid en heeft dit een positieve invloed op wellbeing environment, kosten en het imago. Voor de implementatie wordt ter ondersteuning de inzet van een stagiaire HBO-Facility Management geadviseerd.
___________________
TOEGEVOEGDE WAARDE & KLEINSCHALIGE WOONVORMEN____________________
377.3&Personele&consequenties&&
Met het toepassen van het ‘regiemodel kleinschalige woonvormen’ kan de facilitaire dienstverlening efficiënt en effectief georganiseerd worden zonder dat de facilitaire dienstverlening een zelfstandig organisatieonderdeel is. Hiermee verdwijnt de directe facilitaire aansturing en vervallen de functies manager en hoofd Facilitaire Service en Welzijn.
In de nieuwe organisatiestructuur van ZFO vormen de locatie-leidinggevenden het management van de locaties Scholtenhof en Mariahof. Deze locatie-leidinggevenden geven coachend leiding aan de
leefgemeenschappen, de centrale facilitaire afdelingen en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het facilitaire beleid. Daarnaast hebben zij binnen het Organisatie Ontwikkel Team een bijdrage in de ontwikkeling en in de besluitvorming van de facilitaire strategie en het beleid. Om facilitaire kennis binnen ZFO te behouden wordt een facilitaire regisseur geadviseerd binnen de afdeling Advies Kwaliteit & Ontwikkeling. Om deze facilitaire kennis strategisch te verankeren is het advies om de facilitaire regisseur onderdeel uit te laten maken van het Organisatie Ontwikkel Team. De regisseur zal de expertrol op facilitair gebied vervullen en is richtinggevend voor het facilitair beleid. Deze integrale benadering zorgt voor afstemming van de facilitaire dienstverlening op strategisch niveau. Het
organigram is weergegeven in figuur 7.4. De rode vakjes zijn onderdeel van het Organisatie Ontwikkel Team en geven de strategische en tactische verankering weer. De groene vakjes geven de afdelingen aan waar de operationele en uitvoerende facilitaire dienstverlening plaatsvindt.
Figuur 7.4 Organigram ZFO m.b.t. facilitaire dienstverlening Regisseur
De regisseur heeft een expert- en adviesrol op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Op tactisch niveau is de regisseur accountmanager waarin hij afspraken maakt over de dienstverlening op basis van vraag- en aanbodafstemming. Dit kan zowel met de locatie-leidinggevenden, de
leefgemeenschappen als externe leveranciers zijn. Daarnaast vervult de regisseur een staffunctie in de uitvoering en ondersteuning van risicobeheersing. Met de expertise en positie van de regisseur heeft ZFO de facilitaire helikopterview en kennis geborgd in de organisatie. Vanuit deze functie kan overstijgend worden gekeken naar risicobeheersing, het behalen van efficiency en draagt bij aan innovatie. Dit is noodzakelijk omdat de leefgemeenschappen naar binnen gericht zijn en de interesse en kennis primair bij de zorg ligt. De taken waar de regisseur mee belast wordt zijn:
___________________
TOEGEVOEGDE WAARDE & KLEINSCHALIGE WOONVORMEN____________________
38 Advisering op basis van vraag- en aanbodafstemming naar het Organisatie Ontwikkel Team,de locatie-leidinggevenden en de leefgemeenschappen met betrekking tot facilitaire diensten en producten.
Ondersteuning en advies in de uitvoering van de facilitaire dienstverlening met betrekking tot het behalen van gestelde doelen.
Regie over kwaliteitssystemen en monitoren en borgen van de resultaten met betrekking tot klanttevredenheid, kwaliteit en kosten.
Genereren van management- en sturingsinformatie waarmee de locatie-leidinggevende en de leefgemeenschappen ondersteund worden in het behalen van doelstellingen.
Aanspreekpunt voor externe facilitaire leveranciers.
Inrichten van inkoopsystemen voor de leefgemeenschappen en de centrale facilitaire dienstverlening.
Adviserende rol bij make-or-buy beslissingen.
Opstellen en monitoren van facilitaire contracten in afstemming met de afdeling Bedrijfsvoering & Control.
Het beheren van de facilitaire informatie in de vorm van een (digitale) producten- dienstencatalogus (PDC) voor de centrale facilitaire dienstverlening.
Het overige inkoop- en contractmanagement is onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering & Control.