In deze paragraaf is in tabel 7.11 op basis van prioriteiten het implementatieplan beschreven. In de eerste fase ligt de focus op de personele inrichting van de regieorganisatie op strategisch en tactisch niveau. Hiermee wordt aansluiting gemaakt met de herinrichting van ZFO die voor 1 september 2015 gerealiseerd moet zijn. In deze fase zijn de gemarkeerde activiteiten (*) reeds gestart ter voorbereiding voor deze herinrichting. In de tweede fase krijgt de regieorganisatie vorm en is gericht op kwaliteit- en risicobeheersing. De derde fase start in 2016 waarbij de regieorganisatie verder wordt ontwikkeld door het uitbesteden van diensten aan externe leveranciers en het onderbrengen van voeding binnen de leefgemeenschappen. De legenda van het implementatieplan is weergegeven in tabel 7.10.
___________________
TOEGEVOEGDE WAARDE & KLEINSCHALIGE WOONVORMEN____________________
46Tabel 7.10 Legenda implementatieplan
Tabel 7.11 Tabel Implementatieplan ZFO
Fase 1 Activiteiten Wie
Juni 2015 Vaststellen advies ‘regiemodel kleinschalige woonvormen’ Directie Vaststellen profielschets functionaris voor facilitaire portefeuille Directie & PO Vaststellen profielschets regisseur Directie & PO Werving en selectie starten voor de facilitaire regisseur Directie & PO Werving en selectie stagiaire HBO-Facility Management Hoofd FSW Opstellen concept projectplan receptie/servicepunt * Hoofd FSW/ Stag.
HBO FM Bouwtechnische aanpassingen inventariseren ter voorbereiding voor de
overheveling van voeding naar de leefgemeenschappen*
Manager en hoofd FSW
Inventarisatie risico’s op het gebied van wet- en regelgeving Manager FSW
Juli /aug 2015 Voorbereiding treffen m.b.t. overdracht aansturing en werkzaamheden naar locatie-leidinggevende
Manager en hoofd FSW
Samenstellen Organisatie Ontwikkel Team (OOT) * Directie & PO Opstellen projectplan overheveling voeding Hoofd FSW Eind augustus eindigen de functies manager en hoofd FSW
* Projecten die reeds gestart zijn
Fase 2 Activiteiten Wie
September 2015 Start Organisatie Ontwikkel Team Directie Start regisseur
Start HBO FM stagiaire ter ondersteuning aan receptie/servicepunt
Opstellen facilitair strategisch beleidsplan REG/LL/Directie Kwaliteitmeetsystemen opstellen voor schoonmaak in de leefgemeenschappen en
centrale facilitaire dienstverlening
REG
Concept projectplan receptie/servicepunt, definitief maken REG/Stag. HBO FM Vaststellen projectplan overheveling voeding, start projectgroep en voorbereiding
starten voor integreren in primair proces
OOT/REG/LL
Vaststellen welke risico’s in wet- en regelgeving geregeld moeten zijn OOT Bestaande meetsystemen toetsen aan de vastgestelde risico’s in wet- en
regelgeving en (eventuele) nieuwe meetsystemen toevoegen
REG
Tuin en periodieke schoonmaakwerkzaamheden aanbesteden in verband met interne vastgoed ontwikkelingen
REG
Oktober 2015 Vaststellen facilitair strategisch beleidsplan OOT Vaststellen projectplan receptie/servicepunt, starten projectgroep, oriëntatie
FMIS, opstellen PDC centrale dienstverlening
OOT
Klanttevredenheidsmeetsysteem opstellen voor de facilitaire dienstverlening REG Implementatie kwaliteitmeetsysteem schoonmaak REG/LL Starten met kwartaal monitoring risico’s t.a.v. wet- en regelgeving REG Opstellen projectplan ontmoetingscentra REG Bouwtechnische aanpassingen treffen voor bereiden van warme maaltijden in de leefgemeenschappen door externe leverancier
REG/LL
Trainingen organiseren m.b.t. voeding
(HACCP/bestellen/bereiding/serveren/afruimen)
REG/keuken
Stapsgewijs receptie werkzaamheden uitbreiden met servicepunt activiteiten REG/stag. HBO FM
Afk. Afdeling/functienamen
PO Personeelszaken LL Locatie8leidinggevende OOT Organisatie;Ontwikkel;Team REG Regisseur
___________________
TOEGEVOEGDE WAARDE & KLEINSCHALIGE WOONVORMEN____________________
47Vervolg Fase 2 Activiteiten Wie
November 2015 Pilot voeding: integreren binnen primair proces bij 2 leefgemeenschappen REG/Keuken 0-Meting klanttevredenheid facilitaire dienstverlening REG Opstellen projectplan gastvrijheid en klantvriendelijkheid REG/LL Vaststellen projectplan ontmoetingscentra OOT
December 2015 Facilitaire kwaliteitmeetsystemen zijn onderdeel van de reguliere PDCA cyclus opstellen project plan ‘leren denken in risico’s’ (PRI)
REG/Senior beleidsmedewerker Vaststellen projectplan gastvrijheid en klantvriendelijkheid OOT
Tuin en periodieke schoonmaakwerkzaamheden uitbesteden per 0-01-2016 REG
Fase 3 Activiteiten Wie
Januari 2016 Evalueren pilot voeding en planning maken voor verdere uitrol OOT/REG/Keuken Overheveling voedingsbudgetten en schoonmaakbudgetten naar
leefgemeenschappen m.i.v. 1 januari 2016
Adviseur bedrijfs- voering en control Start kwartaalmonitoring van wet- en regelgeving, kwaliteit en kosten REG/LL
Februari Jaarlijkse meting en evaluatie klanttevredenheid organiseren Stag. HBO FM Evaluatie van kwaliteitssystemen en waar nodig verbeterplannen opstellen in
samenwerking met de desbetreffende functionarissen en/of afdelingen
REG
Maart Start project gastvrijheid en klanttevredenheid REG/LL Projectplan ‘leren denken in risico’s’ opstellen (PRI) REG/LL April Make-or-buy beslissingen herzien en Inventariseren welke dienstverlening kan
worden uitbesteed
REG
Vaststellen projectplan ‘leren denken in risico’s’ OOT
7.8.1&Haalbaarheid&&
Geconcludeerd kan worden dat het advies haalbaar is gezien de toepassingen van de resultaten van het onderzoek die op theorie en ervaringen zijn gebaseerd. Het nieuwe ‘regiemodel kleinschalige
woonvormen’ is eveneens tot stand gekomen vanuit bestaande theoretische modellen. De toetsing van het model aan de criteria van ZFO en de afstemming van het implementatieplan op de huidige
organisatorische ontwikkelingen vergroot de haalbaarheid. De regisseur is in de begin fase belast met de opstart van nieuwe projecten en kwaliteitmeetsystemen. Daarnaast bevindt de organisatie zich in een overgangsfase waarin de afdeling Facilitaire Service en Welzijn wordt ontmanteld en
gedecentraliseerd. Om die reden is in eerste instantie uitgegaan van één FTE voor de regisseur om de haalbaarheid te vergroten. In de loop van het jaar kan onderzoek gedaan worden naar de formatie van de regisseur op lange termijn. Het advies kent weinig financiële risico’s en levert voornamelijk
kwalitatieve baten door het sturen op toegevoegde waarden die aansluiten bij de visie en missie van ZFO. In zijn algemeenheid kan geconcludeerd worden dat het advies haalbaar is voor ZFO.