Afdeling subsidies Provincie Gelderland

Op 25 oktober 2013 is er een gesprek geweest met mevrouw van den Berg, hoofd van de afdeling subsidies van de provincie Gelderland. Het gesprek vond plaats op basis van een serie vragen die waren opgesteld en vooraf aan mevrouw van den Berg waren gestuurd. De vragen (bijlage 5) gingen onder meer in op taken van de afdeling en medewerkers,

bestuurlijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid, gevolgde proces bij het oprichten van de afdelingen, en verhouding tussen front- en back-office. Doel van het gesprek was om een beeld te krijgen of het oprichten van een subsidieafdeling bij zou kunnen dragen aan het oplossen van de huidige knelpunten van de provincie Groningen. Een verslag van het gesprek is opgenomen als bijlage 6.

De provincie Gelderland heeft sinds enkele jaren een afdeling subsidies. Andere provincies hebben het voorbeeld gevolgd, en inmiddels zijn er acht of negen provincies die een subsidieafdeling hebben. Mevrouw van den Berg is afdelingshoofd vanaf de oprichting en was ook betrokken bij het proces daar voorafgaand.

Net zoals de provincie Groningen heeft Gelderland veel verschillende subsidieregelingen. Versnippering en als gevolg daarvan niet efficiënt en transparant werken leidden tot de oprichting van een speciale afdeling om de subsidies te behandelen. Er zijn volgens mevrouw van den Berg een aantal belangrijke voordelen aan het werken met een

dergelijke speciale afdelingen. Zo kun je een duidelijke knip maken tussen het voortraject (de front-office waar adviseurs de indieners helpen bij het maken van een goed project en het schrijven van een projectvoorstel en aanvraag) en het formele behandelingstraject (waarbij de provincie de ontstane aanvraag beoordeelt. Op het moment dat er een aanvraag (digitaal) binnenkomt gaat de afdeling subsidieverlening aan het werk. Dit vier- ogenbeleid zorgt voor een zuivere beoordeling. Bovendien kan er door de behandelende ambtenaren makkelijker subsidie uit verschillende potten aan een project worden gekoppeld.

In Gelderland behandelt de provincie meer subsidies dan in Groningen. In Groningen voert de Dienst Landelijk Gebied een subsidie-technische check uit op PLG-projecten en is zij ook gemandateerd om beschikkingen af te geven voor deze projecten. Een andere organisatie die voor de Provincie Groningen subsidies beschikt en betaalt is SNN93, die onder andere het EFRO- en INTERREG-programma onder haar hoede heeft. De provincie zelf geeft beschikkingen af voor projecten op het gebied van toerisme, welzijn, jeugd etc. De

afdelingen zijn gemandateerd voor projecten tot € 5.000,-. In de praktijk moeten bijna alle subsidies door het college van GS worden vastgesteld en beschikt. Dit is een groot verschil met de provincie Gelderland waar de afdeling subsidies is gemandateerd voor subsidies tot €125.000,-. Deze grote ambtelijke vrijheid heeft de provincie te danken aan de invoering van het Rijksbreed Subsidiekader die deze mogelijkheden biedt. Jaarlijks behandelt de afdeling subsidies zo’n 1800 aanvragen, met een gezamenlijk budget van ongeveer 0,5 miljard euro. Hierbij zitten 280 grote subsidies die samen 90% van het budget nemen. Er

93

SNN is het Samenwerkingsverband Noord-Nederland, waarin de provincies Fryslan, Drenthe en Groningen samen werken aan economische versterking. Bron: www.snn.eu, gelezen op 7 november 2013.

zijn dus ongeveer 1500 subsidieaanvragen die door de afdeling zelf kunnen worden afgehandeld! Voor de betrokkenheid krijgt GS maandelijks een overzicht van de afgegeven beschikkingen. Deze constructie werkt goed in Gelderland doordat het college van GS aan collegiaal bestuur doet: er zijn drie gedeputeerden samen verantwoordelijk voor de portefeuille economie. De provincie Gelderland is bezig met het ontwikkelen van manieren om nog efficiënter te werken. Een voorbeeld hiervan is de overgang naar grote

gebiedscontracten: grote ‘brokken’ subsidies waarbij allerlei grotere en kleinere subsidies onder één beschikking worden afgegeven. Ook is er gekeken naar de mogelijkheid om helemaal te stoppen met het geven van subsidies onder de € 10.000,- omdat die

verhoudingsgewijs veel arbeid met zich mee brengen en daardoor niet efficiënt zijn. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om projecten op het gebied van Leefbaarheid. Echter zijn juist deze subsidies erg effectief! In Gelderland is daarom besloten om geen ondergrens te stellen aan subsidies.

De provincie Gelderland heeft goede ervaring met het werken met een flexibele schil. De afdeling

in Gelderland heeft 34 mensen vast in dienst die aan het proces werken. Er is een grote flexibele schil: in drukke perioden worden er MBO- of HBO-starters ingevlogen, die na een paar weken inwerken prima werk leveren, vooral bij de wat eenvoudige regelingen. Bevindingen

De belangrijkste mogelijke winstpunten met de huidige situatie in Groningen zijn de duidelijke knip tussen front- en backoffice en het vier-ogen-beleid wat daarbij toegepast kan worden. Daarnaast kan er veel duidelijker worden gekeken naar het integrale karakter van een aanvraag en kunnen de verschillende subsidies relatief makkelijk worden

toegedeeld naar de binnengekomen projecten.

Het invoeren van het Rijksbreed Subsidiekader en bijbehorend mandateringsbeleid maakt het mogelijk om efficiënter te werken. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat er

duidelijke SMART subsidiecriteria en voorwaarden moeten zijn! Collegiaal bestuur zou daarbij een groot pluspunt zijn.

Belangrijk is ook de conclusie van Gelderland dat de kleinere projecten tot 10.000,- vaak zeer effectief zijn en daarom niet afgeschaft moeten worden. In Groningen is dat ook de ervaring met Levende Dorpen-projecten: juist de kleine projecten waarbij een dorp in actie komt zorgen voor veel sociale cohesie.

Het toepassen van de verschillende subsidies die als één beschikking worden afgegeven is in Groningen wellicht een goede mogelijkheid om nu al toe te passen binnen het Groninger actieprogramma Werk, energie en Leefbaarheid.

Aanbevelingen:

- Versnippering en als gevolg daarvan niet efficiënt en transparant werken leiden ook in Groningen tot de noodzaak om een speciale subsidieafdeling op te richten.

- Het hebben van een subsidieafdeling heeft als voordeel om een duidelijke knip te maken tussen front-office (advisering bij opstellen projecten) en back-office (het formele beoordelings- en behandelingstraject)

- Door het werken met één subsidieafdeling die alle subsidies beheerd kunnen verschillende subsidiepotten makkelijker gestapeld en dus beter benut worden. - Door de afdelingshoofden te mandateren om subsidies tot €125.000,- te beschikken

wordt er veel tijd en werk bespaard.

- Subsidies onder de € 10.000,- brengen verhoudingsgewijs veel arbeid met zich mee en zijn daardoor misschien niet efficiënt , maar juist deze subsidies zijn erg effectief!