Aanbevelingen voor de organisatie

In deze paragraaf wordt een antwoord gegeven op de adviesvraag, deze luidt: “Hoe kan Medlon ervoor zorgen dat het opleidingsbeleid effectiever wordt?”. Oftewel, hoe kan Medlon ervoor zorgen dat het opleidingsbeleid beter wordt herkend en ervaren door haar medewerkers. Medlon kan door het opvolgen van de in subparagraaf 6.1.1 t/m 6.1.5 beschreven aanbevelingen ervoor zorgen dat haar opleidingsbeleid effectiever wordt. In subparagraaf 6.1.6 wordt een overzicht getoond van de aanbevelingen en hoe deze kunnen worden geïmplementeerd.

6.1.1 Evalueren van ontwikkelingsmogelijkheden

Op dit moment worden alleen de Medlon-brede scholingen geëvalueerd door de werkgroep scholing. Er wordt aanbevolen om de leidinggevenden de andere scholingen te laten evalueren, zodat de medewerkers (nog meer) het gevoel krijgen dat er rekening wordt gehouden met hun belangen. Dit blijken medewerkers prettig te vinden (Bos-Nehles, Van Riemsdijk & Looise, 2011). Daarnaast blijkt het dat communicatie pas effectief is indien er ook wordt geluisterd naar medewerkers (Stoter, 2009). Door het vragen naar meningen en gevoelens kunnen leidinggevenden medewerkers het gevoel geven dat ze oprechte interesse hebben in wat zij vinden (Van de Wiel, Wouda & Versteegen, 2005). Er wordt aanbevolen om de leidinggevenden de werkplekgerelateerde scholing aansluitend groepsgewijs mondeling te laten evalueren, omdat mondelinge communicatie effectiever blijkt te zijn dan schriftelijke communicatie (Robbins & Judge, 2011). Er is bij mondelinge communicatie sprake van een dialoog, waardoor terugkoppeling mogelijk is. De leidinggevenden zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud en vormgeving van deze scholing. Zij kunnen de evaluaties mogelijk gebruiken om de volgende scholing beter te laten aansluiten bij de belangen van medewerkers. Voor de overige scholingen is het lastiger om dit mondeling te evalueren, omdat de leidinggevende hier niet altijd bij aanwezig is en niet alle medewerkers er bij betrokken zijn. Er wordt aanbevolen de leidinggevenden een schriftelijke evaluatie te laten uitdelen aan de medewerkers die een scholing hebben gevolgd. De leidinggevenden zullen deze formulieren kunnen inleveren bij de werkgroep scholing, zodat zij de feedback kunnen gebruiken om de scholingen beter af te stemmen op de wensen van de medewerkers.

De afdeling HR, eventueel de stagiaire HR, zal voor de leidinggevenden een evaluatieformulier kunnen opstellen, die gebruikt kan worden als richtlijn tijdens het mondeling evalueren en één die gebruikt kan worden voor schriftelijke evaluatie. De vragen kunnen gericht worden op de aspecten die gebruikt kunnen worden om de tevredenheid over ontwikkelingsactiviteiten te meten (zie paragraaf 2.4.6). Het gaat om de volgende aspecten: genot, ervaren nuttigheid, ervaren moeilijkheid en motivatie voor transfer (Warr, Allan & Birdi, 1999). Er wordt geadviseerd om op het formulier open vragen te gebruiken, omdat medewerkers hierdoor mogelijk worden geprikkeld om ideeën, meningen en uitleg te geven (Brounstein, 2005). Open vragen kunnen bijvoorbeeld worden begonnen met: “wat, hoe, leg uit, vertel en beschrijf” (Brounstein, 2005, p. 141). Er zal voorkomen moeten worden dat vragen beginnen met: “wie, wanneer en waar” (Brounstein, 2005, p. 141), omdat zinnen hierdoor meestal gesloten zijn. De afdeling HR zal de leidinggevenden moeten informeren over dat zij de scholingen moeten gaan evalueren en het evaluatieformulier moeten toelichten, er wordt aanbevolen om dit tijdens het managementteam-overleg (MT-overleg) te doen. Daarnaast zal de afdeling HR het formulier ook beschikbaar moeten stellen voor de leidinggevenden, dit zou mogelijk kunnen door deze op het kwaliteitsportaal te plaatsen. De afdeling HR zal ook de werkgroep scholing op de hoogte moeten brengen van de vernieuwde manier van evalueren, dit zal tijdens een overleg van de werkgroep kunnen.

6.1.2 Vast agendapunt werkoverleg

Er wordt aanbevolen om opleiden en ontwikkelen door de leidinggevenden als vast onderwerp op de agenda van de werkoverleggen te laten plaatsen, om het belang van opleiden en ontwikkelen meer te kunnen overdragen en de bekendheid met de scholingen te bevorderen. Hierdoor zullen de diverse scholingen vaker besproken kunnen worden en kunnen de leidinggevenden informatie over scholingen blijven herhalen. Dit is van belang, omdat dit de kans dat de informatie de medewerkers bereikt vergroot (Koeleman, 1997). Daarnaast zullen medewerkers ook de kans moeten krijgen om feedback te geven, omdat communicatie pas effectief is indien er ook wordt geluisterd naar medewerkers (Stoter, 2009). De afdeling HR zal de leidinggevenden hierover op de hoogte kunnen stellen tijdens het MT-overleg. Indien opleiden en ontwikkelen een vast agendapunt is, kunnen tevens bijvoorbeeld de volgende punten worden besproken: ervaringen met de diverse scholingen en wensen van medewerkers. Op deze punten zal hieronder verder worden ingegaan.

Positieve ervaringen met scholing delen

Het blijkt dat medewerkers die min of meer verplicht worden door de werkgever om deel te nemen aan ontwikkelingsactiviteiten vaak minder gemotiveerd zijn om te leren dan medewerkers die vrijwillig deelnemen (Cohen, 1990). De nadruk van scholingen zal daarom minder moeten liggen op het verplicht deelnemen aan ontwikkelingsactiviteiten en meer op de leuke/waardevolle aspecten van scholing. Er wordt geadviseerd om medewerkers, die hebben deelgenomen aan een scholing, de positieve ervaringen met de scholing te laten delen tijdens het werkoverleg. Dit gebeurt al bij de scholingen die door de vakspecialisten worden gevolgd, maar het zal verder uitgebouwd kunnen worden. Het blijkt namelijk uit ‘the theory of planned behaviour’ dat de mate van sociale druk om bepaald gedrag te vertonen van invloed is op het gedrag van medewerkers (Ajzen, 1991). Hieruit volgt dat indien leidinggevenden en collega’s bijvoorbeeld aangeven dat ontwikkelingsactiviteiten helpen om vaardigheden te ontwikkelen en waardevolle ervaringen zijn, dit ervoor kan zorgen dat medewerkers er positiever over gaan denken (Bulut & Culha, 2010). De leidinggevenden zullen medewerkers die hebben deelgenomen aan een scholing kunnen vragen om hun ervaringen te delen tijdens het werkoverleg. De afdeling HR zal de leidinggevenden hierover kunnen informeren tijdens het MT-overleg, mondelinge communicatie blijkt namelijk het meest effectief te zijn (Stoter, 2009). Daarnaast zal de afdeling HR er ook voor kunnen zorgen dat er structureel iedere maand een spontaan bericht op Weblon komt, waarin één of meerdere medewerkers hun ervaringen met een scholing delen. Dit zal er mogelijk voor zorgen dat medewerkers van andere afdelingen ook gestimuleerd worden om deel te nemen. De afdeling HR zal de medewerkers zelf kunnen benaderen of via de leidinggevende. Vervolgens zullen ze het bericht moeten doorsturen naar de redactie, zodat zij het plaatsen op Weblon.

Brainstormen over inhoud en vormgeving van scholing

Er wordt aanbevolen om het tijdens de werkoverleggen onder andere te hebben over de inhoud en vormgeving van scholingen, omdat de medewerkers van Medlon ervaren dat zij onvoldoende worden betrokken bij de inhoud en vormgeving van scholingen. De medewerkers willen vooral betrokken worden bij het aandragen van onderwerpen en ideeën. Er wordt geadviseerd om de medewerkers deze mogelijkheid te bieden, door hierover te brainstormen tijdens het werkoverleg. Er wordt aanbevolen om de leidinggevenden deze onderwerpen te laten aandragen bij de werkgroep scholing, zodat zij de Medlon- brede scholing hierop af kunnen stemmen. Het is van belang dat de onderwerpen voor het einde van het jaar worden ingeleverd, omdat de werkgroep scholing de onderwerpen vooraf vastlegt. Er wordt aanbevolen om een bepaalde datum vast te stellen, waarvoor de onderwerpen en ideeën moeten worden aangeleverd. Dit zal een taak voor de werkgroep scholing zijn. Daarnaast zou de leidinggevende de werkplekgerelateerde scholing beter kunnen afstemmen op de wensen van de medewerkers, indien medewerkers zelf betrokken worden bij de inhoud en vormgeving van scholingen. De afdeling HR zou hierbij kunnen ondersteunen door het geven van advies. De leidinggevenden zullen meer een motiverende en faciliterende rol krijgen met betrekking tot ontwikkelingsactiviteiten en minder inhoudelijk, dit blijkt beter te zijn (Nijman, 2007). De afdeling HR zal de leidinggevenden hierover kunnen informeren tijdens het MT-overleg.

6.1.3 Verplicht onderdeel jaargesprek

De leidinggevenden kunnen ook het belang van adviseren en ontwikkelen overbrengen op medewerkers en meer bekendheid geven aan de scholingen, door tijdens het jaargesprek (meer) aandacht te besteden aan persoonlijke ontwikkeling. De afdeling HR heeft een formulier beschikbaar gesteld voor de leidinggevenden. Dit formulier dient als richtlijn gebruikt te worden bij de jaargesprekken en het besteedt tevens aandacht aan persoonlijke ontwikkeling. De leidinggevenden zullen persoonlijke ontwikkeling als vast onderwerp moeten gaan bespreken tijdens het jaargesprek, met behulp van het formulier, ook indien medewerkers zelf niet beginnen over persoonlijke ontwikkeling. De afdeling HR zou hierbij ondersteuning kunnen bieden door het geven van advies bij bijvoorbeeld lastige vraagstukken die voortkomen uit het jaargesprek. Het blijkt dat het van belang is dat leidinggevenden beschikken over voldoende richtlijnen en procedures om HR-instrumenten te kunnen uitvoeren (Bos-Nehles, Van Riemsdijk & Looise, 2011), in dit geval om de jaargesprekken te kunnen voeren. Er wordt aanbevolen om de afdeling HR een handreiking “Jaargesprekken voeren” te laten opstellen, waarin vermeld kan worden hoe de leidinggevenden een jaargesprek kunnen voeren en wat belangrijke punten zijn om te bespreken.

Voor een effectieve uitvoering moeten leidinggevenden beschikken over voldoende competenties (Bos- Nehles, Van Riemsdijk & Looise, 2011). Mogelijk beschikken (een aantal) leidinggevenden van Medlon over onvoldoende competenties om jaargesprekken goed te voeren en hun medewerkers te adviseren. Er wordt aanbevolen om de afdeling HR een workshop “Persoonlijke ontwikkeling” te laten organiseren, waarin zowel het belang van aandacht voor persoonlijke ontwikkeling als het voeren van jaargesprekken onder de aandacht wordt gebracht. Het blijkt dat de afdeling HR vaker trainingen organiseren voor het management en hier dus de capaciteit voor hebben. Alle leidinggevenden dienen uitgenodigd te worden voor de workshop. De afdeling HR zal de workshop moeten samenstellen en plannen, daarnaast zal zij de leidinggevenden moeten uitnodigen per e-mail. De stagiaire HR zal hier mogelijk ondersteuning bij kunnen bieden. Tijdens de workshop zullen de leidinggevenden ook geïnformeerd kunnen worden over de handreiking, deze kan na de workshop beschikbaar worden gesteld via het kwaliteitsportaal.

6.1.4 Kennisoverdracht benoemen en vormgeven als scholing

De kennis die aansluitend aan het werkoverleg door de vakspecialisten wordt overgedragen op de medewerkers wordt mogelijk niet als scholing ervaren, omdat het niet als scholing wordt benoemd. Er wordt geadviseerd om deze kennisoverdracht te benoemen als een werkplekgerelateerde scholing en niet als werkoverleg. Daarnaast wordt er geadviseerd om deze scholing niet aansluitend aan het werkoverleg te laten plaatsvinden, maar apart te organiseren. Er zal vervolgens meer nadruk op de scholing komen te liggen en er is waarschijnlijk meer tijd en aandacht voor de kennisoverdracht. De medewerkers zullen mogelijk meer gelijke kansen op deelname aan ontwikkelingsactiviteiten ervaren en het gevoel hebben dat de organisatie in hen wil investeren (Bulut & Culha, 2010). De leidinggevenden zullen de kennisoverdracht los moeten gaan organiseren van de werkoverleggen en moeten benoemen als werkplekgerelateerde scholing. De afdeling HR kan de leidinggevenden hierop attenderen tijdens het MT- overleg.

6.1.5 Ontwikkelingsmogelijkheden meer gereguleerd en transparant aanbieden

Om de carrière- en werkgerelateerde voordelen van scholingen meer te laten ervaren, zullen de verticale en horizontale ontwikkelingsmogelijkheden meer gereguleerd en transparant aangeboden moeten worden. Er wordt geadviseerd om de verticale en horizontale ontwikkelingsmogelijkheden te bespreken tijdens de eerder genoemde workshop “Persoonlijke ontwikkeling”, zodat er voor alle afdelingen en medewerkers dezelfde mogelijkheden komen. Er wordt aanbevolen om in ieder geval de volgende drie mogelijkheden te bespreken:

- Taakverrijking (verticaal): dit houdt in dat medewerkers taken met een hoger niveau erbij gaan doen, zoals planning of voorbereiding (Noomen, 2004);

- Taakverruiming (horizontaal): dit betekent dat medewerkers meer taken van hetzelfde niveau in hun pakket krijgen (Noomen, 2004);

- Taakroulatie (horizontaal): dit betekent dat medewerkers op meer verschillende, gelijksoortige taken worden ingezet (gerouleerd) (Noomen, 2004). Dit zorgt voor meer afwisseling.

Door via een interactieve werkvorm de leidinggevenden zelf voorbeelden te laten noemen kunnen ze meer feeling krijgen met welke mogelijkheden er zijn.

Indien er verticale en/of horizontale mogelijkheden beschikbaar komen zal dit ook bespreekbaar gemaakt kunnen worden tijdens het werkoverleg, in plaats van dat er medewerkers worden aangewezen voor het oppakken van een bepaalde taak. Tijdens het jaargesprek zou er dieper kunnen worden ingegaan op de individuele wensen van de medewerkers en zou de leidinggevende de mogelijkheden die er zijn kunnen bekijken, hierbij zou de afdeling HR advies kunnen geven. Hier zullen de leidinggevenden tevens tijdens de workshop op gewezen kunnen worden, daarnaast zal de HR-professional hier ook op in kunnen gaan tijdens het bilaterale werkoverleg.

6.1.6 Overzicht van de aanbevelingen

In Tabel 5 wordt een overzicht weergegeven van de aanbevelingen. Er wordt beschreven hoe de aanbevelingen geïmplementeerd kunnen worden, wie er verantwoordelijk is, wat de kosten zijn en op welke termijn dit kan worden doorgevoerd. Er wordt geadviseerd om de aanbevelingen eerst mondeling door te nemen met de werkgroep scholing, voordat ze worden geïmplementeerd. Daarnaast zal de ondernemingsraad (OR) er ook bij betrokken moeten worden. De OR heeft volgens art. 5:27 lid 1 BW instemmingsrecht voor elk genomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen met onder andere betrekking tot personeelsopleiding, personeelsbeoordeling en het werkoverleg. De aanbevelingen zullen dus, voordat ze worden geïmplementeerd, eerst door de afdeling HR schriftelijk aan de OR moeten worden voorgelegd (art. 5:27 lid 2 BW). De OR zal dit ten minste één keer moeten bespreken tijdens de overlegvergadering. Indien zij een beslissing heeft gemaakt zal de OR dit zo snel mogelijk moeten mededelen. Het is dus tevens afhankelijk van de OR hoe snel de aanbevelingen kunnen worden doorgevoerd. Daarnaast zal de agenda van het MT-overleg het wel moeten toelaten dat de afdeling HR een aantal punten komt bespreken. Er wordt aanbevolen om de punten zoveel mogelijk tijdens hetzelfde MT-overleg te bespreken en de informatie die tijdens het MT-overleg wordt gedeeld aan de leidinggevenden tevens per e-mail door te sturen, omdat het van belang is dat informatie wordt herhaald (Koeleman, 1997).