FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Ploegbaas Wegen en Uitleen
A. Algemene info
Graad (functietitel): Ploegbaas Wegen en Uitleen
Team: Wegen, groen en mobiliteit
Functionele loopbaan: D4 – D5
B. Visie
Het lokaal bestuur Lievegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners.
Om dit te realiseren zoekt het bestuur enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid en voortdurend verbeteren en ontwikkelen belangrijk vinden.
C. Doel van de functie
Het team wegen, groen en mobiliteit staat in voor alle werken op het openbaar domein. Het deelteam wegen en uitleen staat in voor de aanleg, het herstel en het onderhoud van het openbaar domein (wegen, fiets- en voetpaden, parkeerplaatsen, …) in de algemene zin, uitgezonderd groen.
Dit team staat eveneens in voor de aanvraag en opvolging van alle uitleenbare materialen en geeft logistieke ondersteuning bij plechtigheden en openbare manifestaties.
Als ploegbaas wegen en uitleen werk je onder de leiding van de deskundige wegen. Je werk nauw samen met de andere ploegbaas van het deelteam wegen en uitleen. Je staat in voor het leiden, motiveren en coördineren van de ploeg. Je organiseert het werk zodanig dat de opgedragen taken tijdig, efficiënt en volgens de kwaliteitsnormen worden uitgevoerd.
Je geeft samen met de collega ploegbaas wegen en uitleen leiding aan een team van arbeiders.
D. Plaats in de organisatie
Je rapporteert aan en werkt onder de leiding van de deskundige wegen.
E. Resultaatgebieden Deze lijst is indicatief.
Organiseren en coördineren van de taken van de ploeg wegen, in overleg met de deskundige wegen en de collega ploegbaas wegen en uitleen, rekening houdend met het type taak en de prioriteit
Dit omvat onder meer volgende taken:
• Maken en opvolgen van werkorders voor de eigen vaktechnische medewerkers met behulp van het softwareprogramma 3P:
o Dagelijks de taken onder de medewerkers verdelen en zo nodig toelichten
o Vertalen van de opdrachten in gedetailleerde werkinstructies voor de medewerkers o Regelmatig de voortgang van de opdrachten bespreken met de medewerkers om hen
te motiveren en om problemen te kunnen oplossen
o Er op toezien dat de medewerkers de opdrachten correct uitvoeren en zo nodig tussentijdse acties ondernemen
• Vlot inspelen op (technische) incidenten en onvoorziene omstandigheden die meerkosten of vertraging in de opgelegde timing veroorzaken: signaleren, zo snel mogelijk de problemen (doen) verhelpen, indien nodig de werkverdeling bijsturen of andere opdrachten
• Plannen lezen, analyseren en voorbereiden
• Waken over de gebruikte materiële, financiële en personeelsmiddelen om zuinig te werken
• Er samen met de magazijniers over waken dat de ploeg beschikt over materiële middelen om de opdrachten te kunnen vervullen (materiaal, gereedschappen, machines, veiligheidskledij,
…). Materiële problemen, tekorten en mankementen signaleren om deze te verhelpen
• Toezien op het juiste gebruik van toestellen, machines en materialen
• Toezien op het respecteren van regels rond de veiligheid en gezondheid van de medewerkers o Op gepaste tijdstippen in het jaar de veiligheidsinstructies bv. bij het gebruik van
machines eigen aan de dienst uitleggen aan de medewerkers
o Rapporteren van onveilige situaties en voorstel uitwerken ter verbetering
• Als lid van het team een deel van de taken voor eigen rekening nemen (meewerken)
• Je bent de eerste vervanger van de andere ploegbaas Wegen en Uitleen en werkt je in de werkzaamheden van diens ploeg in
Open en actief communiceren en rapporteren
Dit omvat onder meer volgende taken:• Actief deelnemen aan werkoverleg
• Overleg plegen met aannemers, leveranciers, …
• Bijhouden van de werkplanningen en de verrichte werkzaamheden van de ploeg
• Doorspelen van ideeën, problemen en klachten van medewerkers
Coachen en begeleiden van de technisch assistenten
Het nemen of ondersteunen van acties ter bevordering van de professionele en/of persoonlijke ontwikkeling van de technische medewerkers en de vorming van het team, zodat de ploeg gemotiveerd en competent is.
Dit omvat onder meer volgende taken:
• Openstaan voor vragen van medewerkers
• On-the-job coachen van medewerkers
• Informeren van medewerkers rond wijzigingen
• Stimuleren en begeleiden van medewerkers in hun ontwikkeling en ontplooiing
• Adviezen van veiligheid, welzijn, duurzaamheid e.a. toepassen en laten toepassen
• De algemene richtlijnen i.v.m. personeelsbeleid toepassen en opvolgen in de dienst (arbeidsreglement, deontologische code, welzijn op het werk…)
• …
Kennis en regelgeving
Dit omvat onder meer volgende taken en kennis:
• De interne regels (bv. rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologisch code en personeelsnota’s) respecteren.
• Professionele toepassing van diverse technieken en hun toepassingen met betrekking tot bouw- en wegenwerken
• Toepassing van specifieke wetgeving zoals decreet lokaal bestuur, Codex Welzijn op het Werk,…
• Hanteren en adviseren van veiligheidsvoorschriften en persoonlijke beschermingsmiddelen
• Digitale vaardigheden:
o Basiskennis van de gangbare softwarepakketten voor administratie (bv. Word, Outlook) en op de hoogte blijven van de belangrijkste wijzigingen.
o Basiskennis van 3P, het softwarepakket voor de werkplanning, of bereid zijn dit aan te leren
o Een basis inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT.
Algemeen
• Bereid zijn om af en toe avond- of weekendwerk te verrichten
• Bereid zijn om zich bij te scholen over nieuwe en efficiëntere technieken
• Bereid zijn om deel uit te maken van een permanentiesysteem
F. Competentieprofiel
Kerncompetenties
Kerncompetenties zijn die competenties waarover elke medewerker van het lokaal bestuur Lievegem moet beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie.
Samenwerken – Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Niveau 2 - Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen
• Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang
• Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
• Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af
• Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken
• Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft
Klantgerichtheid – Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
• Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort
• Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op
• Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen
• Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen
• Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Verantwoordelijkheid nemen – Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 2 - Handelt in het belang van de organisatie
• Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie
• Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie
• Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties
• Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen
• Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Resultaatgerichtheid – Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen
Niveau 1 - Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen
• Toont motivatie en inzet om het gewenste resultaat te behalen
• Geeft aan de hand van concrete en meetbare acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer)
• Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling
• Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen
• Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat leidt
Voortdurend verbeteren – Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen
Niveau 2 - Ontwikkelt zich binnen zijn/haar functie en neemt verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van anderen
• Gaat proactief en doelgericht te werk om zijn kennis en vaardigheden aan te scherpen
• Volgt de ontwikkelingen in zijn vakgebied (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, …)
• Past nieuwe afspraken, richtlijnen, kennis, informatie en werkwijzen gemakkelijk toe, werkt zich snel in bij nieuwe ontwikkelingen
• Staat open voor feedback en suggesties van anderen en gaat ermee aan de slag
• Gebruikt moeilijkheden en fouten om over zijn gedrag te reflecteren en eruit te leren
• Draagt bij tot de ontwikkeling van de ploeg en het team
• Blijft kritisch op zijn ontwikkeling en stelt zijn werk ter discussie, vraagt regelmatig feedback
• Deelt kennis- en leerervaringen met anderen, leert van en met anderen
Functiespecifieke competenties
Dit zijn competenties die belangrijk zijn voor het uitoefenen van de functie.
Communiceren – Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 - Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk
• Drukt zich correct en zonder taalfouten uit
• Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon)
• Formuleert de boodschap helder en kernachtig
• Brengt structuur aan in zijn boodschap
• Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl)
Coachen – Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt
Niveau 1 - Ondersteunt bij het behalen van resultaten
• Maakt de verwachtingen duidelijk en legt uit hoe opdrachten kunnen uitgevoerd worden en waarom
• Moedigt anderen aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job
• Geeft duidelijke en constructieve feedback over het functioneren
• Geeft aanwijzingen en tips om resultaten te verbeteren
• Heeft zicht op wat iemand kan en houdt bij het leerproces rekening met zijn talenten en beperkingen
Plannen en organiseren – Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt Niveau 2 - Coördineert het eigen werk en dat van anderen
• Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af
• Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen
• Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk)
• Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering
• Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen
Voortgangscontrole – Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers
Niveau 2 - Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen
• Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces
• Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen)
• Checkt afspraken inzake kwaliteit en timing op afgesproken controlemomenten
• Wijst medewerkers (collega’s, leveranciers …) op hun planning of afspraken
• Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang
Initiatief nemen – Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 2 - Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)
• Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg)
• Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden
Beslissen – Zich op onderbouwde wijze tijdig en eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen
Niveau 1 - Neemt beslissingen met een beperkt risico na afweging van alle relevante aspecten
• Steunt zijn/haar beslissingen op een grondige probleemanalyse
• Houdt in zijn/haar afweging rekening met alle relevante aspecten of kenmerken van de zaak
• Handelt doortastend en durft een standpunt in te nemen of een knoop door te hakken
• Maakt binnen een gegeven kader van regels en richtlijnen zelfstandig keuzes
• Neemt beslissingen met beperkt risico in overleg en neemt hiervoor de verantwoordelijkheid op zich
Flexibiliteit – Zijn/haar werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn/haar gedrag kunnen aanpassen
Niveau 1 - Past zijn/haar aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist
• Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden
• Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften
• Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen
• Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is
• Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn/haar aanpak bij te stellen
Verruimende bepaling
De bedoeling van deze functiebeschrijving is dat je je een beeld kan vormen van de functie en de belangrijkste taken. Deze opsomming heeft niet de bedoeling om volledig te zijn. De job kan taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd en je opgedragen worden door de teamleider, deskundige of directeur, waaronder het eventueel verrichten van ondersteunende taken aan collega’s van andere teams.
Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan.
