FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL

(1)

Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 1 van 6

FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL

Administratief medewerker

A. Algemene info

Graad (functietitel): Administratief medewerker Functionele loopbaan: C1 – C2 – C3

B. Visie

Het lokaal bestuur Lievegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners.

Om dit te realiseren zoekt het bestuur enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klanten resultaatgerichtheid en voortdurend verbeteren en ontwikkelen belangrijk vinden.

C. Doel van de functie

Je wordt als administratieve duizendpoot ingezet in een team van lokaal bestuur Lievegem.

Je neemt met vol enthousiasme administratieve taken op. Het kan hierbij gaan over taken in jouw team die specifiek aan jou toegewezen zijn en waarvoor jij verantwoordelijk bent of administratieve taken waarin je eerder je collega's ondersteunt. Je neemt daarnaast ook administratieve taken op in teamoverschrijdende opdrachten en projecten met en voor andere teams.

D. Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan en werkt onder de leiding van de teamleider.

E. Takenpakket

Deze lijst hieronder is indicatief.

Algemene administratieve taken

Administratieve ondersteuning bieden aan het team of de organisatie.

Dit omvat onder meer volgende taken:

• allerhande administratieve taken uitvoeren;

• postverwerking;

• verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens;

• administratieve procedures tijdig opstarten en zorgvuldig toepassen en opvolgen;

• brieven, nota’s en verslagen opmaken;

• beslissingen van de officiële organen (bv. college) opmaken en nadien afwerken;

• inlichtingen inwinnen (digitaal, telefonisch, mondeling of schriftelijk);

• informatie verzenden, kopiëren, verspreiden en klasseren;

• dossiers opvolgen;

(2)

• offertes opvragen en prijzen vergelijken voor eenvoudige overheidsopdrachten;

• in back-up voorzien ingeval van (langdurige) afwezigheid.

Loket

Vragen van externe (bv. inwoners of derden) of interne (bv. collega’s, het college) klanten behandelen aan de klantenbalie op basis van de afspraken, processen en regelgeving. Dit op een klantvriendelijke en klantgerichte manier doen om zo bij te dragen aan een optimale dienstverlening en het positief imago van de organisatie.

• de klant laten voelen dat hij welkom is;

• klantvriendelijk zijn;

• vragen behandelen;

• oplossingen voorstellen;

• naar het juiste team of de juiste behandelaar doorverwijzen;

• algemene informatie aan de klant verstrekken;

• bezoekers registreren;

• klanten actief helpen, ook als ze niet voor het eigen team komen (bv. door wachtrijen te beperken of mensen die op zoek zijn spontaan aan te spreken).

Telefonie

Instaan voor de telefoonpermanentie en de externe of interne klant op een klantvriendelijke en klantgerichte manier telefonisch onthalen en doorverwijzen.

• klantvriendelijk zijn;

• vragen behandelen;

• oplossingen voorstellen;

• naar het juiste team of de juiste behandelaar doorverwijzen;

• algemene informatie aan de klant verstrekken;

• de contactgegevens van de klant noteren ingeval van afwezigheid van een collega;

• duidelijke afspraken maken over de telefoonpermanentie met de collega’s ingeval van eigen afwezigheid.

Externe communicatie

Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de externe klant.

• in alle omstandigheden klantvriendelijk en professioneel blijven;

• helder en beknopt communiceren;

• contacten (digitaal, telefonisch, mondeling of schriftelijk) op de meest efficiënte en professionele manier afhandelen;

• de bestaande wetgeving (bv. wetgeving openbaarheid van bestuur) respecteren;

• meldingen en klachten ontvangen en deze oplossen of verder verspreiden binnen het team of de organisatie.

(3)

Interne communicatie

Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de interne klant. Er mee voor helpen zorgen dat collega’s en bestuur op de hoogte zijn van de informatie die voor hen belangrijk is bij het uitvoeren van eigen taken of het nemen van beslissingen.

• helder en beknopt communiceren;

• belangrijke informatie voor het team of de organisatie verspreiden;

• afspraken rond communicatie respecteren;

• voor een vlotte en duidelijke communicatiestroom zorgen binnen het team of de organisatie;

• problemen rond het functioneren van het team of de organisatie (indien mogelijk reeds met een voorstel van oplossing) aankaarten bij collega’s of de teamleider.

Wet- en regelgeving

Op de hoogte blijven van wijzigende wet- en regelgeving die van belang zijn voor het team of de organisatie. Deze wet- en regelgeving vlot kunnen opzoeken en correct kunnen interpreteren en toepassen.

De interne regels (bv. rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code en personeelsnota’s) respecteren.

Kennisborging

De opgedane vakkennis en de uitgeschreven regels en procedures integreren in de werking van het team of de organisatie.

Nuttige informatie naar aanleiding van het volgen van opleidingen verspreiden binnen het team of de organisatie.

Er bij (langdurige) afwezigheid voor zorgen dat het team of de organisatie op de hoogte is van de lopende dossiers en de belangrijkste procedures.

Archivering

Papieren en digitale stukken correct archiveren om te zorgen voor een vlotte toegang tot de informatie in de toekomst.

• De richtlijnen van de archivaris opvolgen

• Ervoor zorgen dat dossiers gemakkelijk kunnen teruggevonden worden

• De stukken ordelijk en volgens een logische structuur archiveren

Kassabeheer (indien van toepassing)

Kassaverrichtingen doen en garant staan voor een correcte financiële afhandeling van beperkte financiële verrichtingen.

• kleine verkopen (bv. tickets, folders, verbruiksgoederen);

• kleine aankopen (mits toestemming);

• gemeentelijke gebouwen en terreinen verhuren;

(4)

• verantwoord omgaan met cash geld;

• de kasverrichtingen en de bijhorende stukken controleren, de boekhouding van de kassa opvolgen en toezien op het verloop van de geldstromen;

• periodieke rapportering over de eigen kassa;

• (vermoeden van) fraude melden.

Ondersteuning bij activiteiten van het team of de organisatie (indien van toepassing)

Meehelpen op een activiteit of receptie, een zaal klaarzetten, avond- en weekendwerk, overuren …

F. Competenties

Kerncompetenties

Kerncompetenties zijn die competenties waarover elke medewerker van de gemeente Lievegem moet beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie.

Samenwerken

Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.

Niveau 1 – Informeert, pleegt overleg en werkt mee

• Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep

• Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening

• Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht

• Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen

• Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)

Klantgerichtheid

Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren

Niveau 1 – Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden

• Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort

• Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op

• Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen

• Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen

• Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening

Verantwoordelijkheid nemen

Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie

• Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie

• Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie

(5)

• Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties

• Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen

• Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit

Resultaatgerichtheid

Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen Niveau 1 – Werkt gericht en actief aan het bereiken van de vastgestelde doelen

• Toont motivatie en inzet om het gewenste resultaat te behalen

• Geeft aan de hand van concrete en meetbare acties aan hoe de doelen bereikt zullen worden (wie, wat, wanneer)

• Evalueert op regelmatige momenten de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling

• Neemt actie om bij te sturen als de doelstellingen in het gedrang komen

• Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat leidt

Voortdurend verbeteren

Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 1 – Ontwikkelt zich binnen zijn functie

• Gaat proactief en doelgericht te werk om zijn kennis en vaardigheden aan te scherpen

• Volgt de ontwikkelingen in zijn vakgebied (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen,

…)

• Past nieuwe afspraken, richtlijnen, kennis, informatie en werkwijzen gemakkelijk toe, werkt zich snel in bij nieuwe ontwikkelingen

• Staat open voor feedback en suggesties van anderen en gaat ermee aan de slag

• Gebruikt moeilijkheden en fouten om over zijn gedrag te reflecteren en eruit te leren

Functiespecifieke competenties

Competenties die belangrijk zijn voor de uitoefening van deze specifieke functie .

Nauwgezetheid (zorgvuldigheid)

Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 – Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren

• Blijft onder tijdsdruk op details letten

• Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit

• Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid

• Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren

• Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 – Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk

• Drukt zich correct en zonder taalfouten uit

• Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon)

• Formuleert de boodschap helder en kernachtig

• Brengt structuur aan in zijn boodschap

(6)

• Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl)

Plannen en organiseren

Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken

Niveau 1 – Plant en organiseert zijn werk effectief

• Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht

• Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast

• Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk

• Gaat systematisch en stapsgewijs te werk

• Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig

Initiatief

Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen

Niveau 1 – Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)

• Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen

• Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen

• Gaat uit zichzelf achter informatie aan

• Ziet werk liggen en gaat over tot actie

• Grijpt de kansen die zich aandienen

Digitale vaardigheden

Beschikken over alle vaardigheden die nodig zijn om digitale technologie te benutten om de kwaliteit van de zorg te vergroten en efficiënter, makkelijker, veiliger en transparant te werken.

• Goede kennis hebben van de gangbare softwarepakketten voor administratie (bv. Word, Outlook, Excel, PowerPoint) en op de hoogte blijven van de belangrijkste wijzigingen.

• Inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT.

Verruimende bepaling

De bedoeling van deze functiebeschrijving is dat je je een beeld kan vormen van de functie en de belangrijkste taken. Deze opsomming heeft niet de bedoeling om volledig te zijn. De job kan taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd en je opgedragen worden door de teamleider, deskundige of directeur, waaronder het eventueel verrichten van ondersteunende taken aan collega’s van andere teams.

Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan.