FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL

(1)

Functie- en competentieprofiel deskundige (leidinggevend) - buitenschoolse kinderopvang Pagina 1 van 9

FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL

Deskundige (leidinggevend) - buitenschoolse kinderopvang (BKO)

A. Algemene informatie

Graad (functietitel): Deskundige (leidinggevend) - buitenschoolse kinderopvang

Niveau van de functie: B

Rang: Bv

Salarisschaal: B1-B2-B3

Team: Team Jeugd, Kinderopvang en Senioren

Prestaties: 38/38

B. Visie

Lokaal bestuur Lievegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. De organisatie realiseert dit met enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid, voortdurend verbeteren en resultaatgericht werken belangrijk vinden.

C. Doel van de functie

Je staat in voor de coördinatie en praktische leiding van een aantal opvanglocaties voor buitenschoolse kinderopvang. Je organiseert en verzekert de dagelijkse kinderopvang volgt daarbij een visie met aandacht voor pedagogische aspecten. Je geeft leiding aan de kinderbegeleiders en springt op drukke momenten bij in de opvang.

D. Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan en werkt onder leiding van de teamleider jeugd en kinderopvang.

E. Resultaatsgebieden

De lijst hieronder is indicatief.

Coördinatie en dagelijkse leiding van de opvanglocaties

Het organiseren, coördineren, plannen en opvolgen van de dagelijkse interne en externe activiteiten van de opvanglocaties.

Dit omvat onder meer:

• Opmaken van een duidelijke planning en taakverdeling van het personeel

• Opstellen en bijsturen uurroosters (oplossen ziektes, inplannen verlofperiodes en vormingen, regelen schoolvrije dagen, …)

• Zorgen voor vervangingen bij ziekte personeelsleden

• De continuïteit van de opvanglocatie verzekeren

(2)

• De organisatie van spelactiviteiten coördineren en zorgen voor een educatief verantwoorde vrijetijdsbesteding (creatief activiteitenaanbod, “vrij spel”, participatie, …)

• Waken over de uitvoering van taken en opdrachten met het oog op het behalen van de doelstellingen van het team

• Organisatiedoelstellingen vertalen tot op het niveau van de individuele medewerker

• Uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van activiteiten binnen de opvanglocatie

• Zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk

Coaching van medewerkers en begeleiders

Het motiveren, begeleiden en ondersteunen van medewerkers en begeleiders met het oog op ontwikkeling en zelfontplooiing van de medewerker.

• Medewerkers informeren over wijzigingen die belangrijk zijn voor de uitvoering van hun functie

• Open staan voor vragen en opmerkingen van medewerkers en begeleiders

• Opvolgen van regels en afspraken van de organisatie en van het team

• On-the-job coachen en actief bijsturen van medewerkers

• Het voeren van feedbackgesprekken met medewerkers

• Vormingsinitiatieven voorzien voor medewerkers

• Het onthalen en rondleiden van nieuwe personeelsleden in de opvanglocatie(s)

• Begeleiden en evalueren van stagiairs en jobstudenten op de werkplek

Beleidsadvisering en ondersteuning

Het uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen op vlak van kinderopvang met het oog op het realiseren van de vooropgestelde beleidsdoelstellingen.

• In overleg met je teamleider en collega-deskundige(n), een visie ontwikkelen op de organisatie van en de pedagogiek binnen de buitenschoolse kinderopvang en hierover het beleid concreet adviseren

• Beleidsvoorbereiding voor de gemeentelijke organen, o.m. maken van besluiten en nota’s voor het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad

• Coördineren, evalueren en bijsturen van het activiteitenaanbod van de buitenschoolse kinderopvang

• Meehelpen aan het ontwerpen van het meerjarenplan (maken van doelstellingen) en de omgevingsanalyse met het oog op het verder uitbouwen van de buitenschoolse kinderopvang

• Het organiseren en opvolgen van de gemeentelijke adviesraad Lokaal Overleg Kinderopvang

Administratieve en uitvoerende taken

Uitvoeren van allerhande administratieve taken, gekoppeld aan de buitenschoolse opvang.

• Maken van nota’s, verslagen, documenten, e-mails, huishoudelijk reglement, …

• Voorbereiden en afwerken van beslissingen van het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad

• Uitvoeren van de beleidsdoelstellingen vooropgesteld door het bestuur

• Coördineren van de inschrijvingen, de aanwezigheidslijsten, de facturatie en het vervoer van de kinderen

(3)

• Samen met het team financiën de facturatie coördineren, de ouderbijdragen controleren, fiscale attesten maken, financiële ramingen maken voor de kinderopvang, opvolgen van de werkingskredieten

• Stockbeheer werkmateriaal

• Maken van bestelaanvragen voor werkmateriaal (speelgoed, knutselmateriaal, …) en zorgen voor de aankoop van het materiaal

• Bijhouden van statistieken van de opvanglocatie(s)

• Subsidiedossiers aanleggen en opvolgen

• Opvolgen van in- en uitgaande post

• Opvolgen aanvragen stages buitenschoolse kinderopvang

• Opvolgen en goedkeuren van overuren, verlof en inhaalrust van medewerkers

Kwaliteitsbeleid (kwaliteitszorg)

Waken over de kwaliteit, veiligheid en gezondheid van de buitenschoolse kinderopvang en het kwaliteitsbeleid evalueren en bijsturen.

• Opvolgen van de erkenningscriteria van Kind en Gezin m.b.t. de kinderopvang

• Actueel houden van kwaliteitshandboek en huishoudelijk reglement

• Doorlichten en evalueren van de werking van de opvanglocatie(s)

• Planning en evaluatie van verbeterprojecten

• Klachten opvangen en behandelen

• Enquêtes maken om te peilen naar de tevredenheid van de belanghebbenden

• Opvolgen hygiënepraktijken en controles door Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

Infrastructuur

Instaan voor het onderhoud en de inrichting van de opvanglocatie en het organiseren van een gezonde, veilige en stimulerende omgeving voor het kind.

• Het dagelijks onderhoud van de leefruimte, binnen en buiten (opruimen van speel- en werkmateriaal, opkuis, …)

• Het inrichten van de leefruimte met aandacht voor huiselijkheid en veiligheid

• Het op een veilige manier openen en afsluiten van de opvanglocaties

• Het melden van defecten aan het juiste team

Externe communicatie

Instaan voor een open externe communicatie naar de ouders, scholen en andere belanghebbenden.

• Telefonische, schriftelijke en mondelinge contacten met de ouders op een efficiënte en professionele manier afhandelen

• Ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten

• Bevorderen van de relatie met ouders, kinderen en scholen

• Relaties leggen en onderhouden met externe partners (Kind en Gezin, VVSG, …)

• Samenwerken met de verschillende scholen en stimuleren van ouderparticipatie

(4)

• De dienstverlening (openingsuren, aanbod, ontspanning, educatie) en de reglementeringen van de opvanglocatie bekend maken aan de belanghebbenden (ouders, scholen, …) via verschillende mediakanalen

Interne communicatie

Instaan voor een open interne communicatie naar de begeleiders, de medewerkers, de teamleider, het bestuur en naar de andere teams binnen de organisatie.

• Rapporteren aan de teamleider Jeugd, Kinderopvang en Senioren, de schepen van kinderopvang en aan de directeur Vrije Tijd en Evenementen

• Rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen

• Overleg met de schepen van kinderopvang

• Aanwezigheid op zitting van college van burgemeester en schepenen, gemeenteraad of andere gemeentelijke raden indien vereist

• Voorbereiden, organiseren, verslag maken en opvolgen van teamvergaderingen

• Voorbereiden van en deelnemen aan overlegmomenten met de collega-coördinatoren en teamleider

• Nauw samenwerken met de collega’s van de cluster Vrije Tijd en evenementen (Jeugd, Sport, Cultuur en Bibliotheek) met het oog op het uitwerken van een vrijetijdsaanbod voor de jeugd

• Overleggen met andere gemeentelijke diensten om af te stemmen met andere gemeentelijke initiatieven (speelplein, sport, cultuur, OCMW, …)

Wetgeving en regelgeving

Op de hoogte blijven van nieuwe wetgeving- en regelgeving die van toepassing is op de kinderopvang.

• Verzamelen, bijhouden en opvolgen van wetgeving en regelgeving van toepassing op de entiteit (vb. regelgeving Kind & Gezin, …)

• Wetgeving en regelgeving toepassen

• Vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen voor de medewerkers van het team

• Bijwonen van opleidingen en vormingen en dit integreren in de dagelijkse werksituaties

Kennis en ervaring

• Kennis van pedagogie, ontwikkelingspsychologie, groepsdynamica, communicatie, actuele vormen van kinderopvang, actuele visies en visies op buitenschoolse kinderopvang

• Kennis van de dagelijkse verzorging van kinderen, van hygiëne, veiligheid en milieu

• Goede kennis van de gangbare softwaretoepassingen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

• In het bezit zijn van een rijbewijs B

(5)

F. Competenties

Kerncompetenties

Kerncompetenties zijn die competenties waarover elke medewerker van lokaal bestuur Lievegem moet beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie.

Samenwerken

Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is

Niveau 2 – Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen

• Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang

• Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren

• Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af

• Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken

• Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft

Klantgerichtheid

Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren

Niveau 3 – Optimaliseert de dienstverlening van de organisatie aan belanghebbenden via structurele acties

• Legt voor zijn entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid

• Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen

• Past diensten, procedures en structuren aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van belanghebbenden te beantwoorden

• Onderneemt extra acties om de relatie met belanghebbenden op te bouwen en/of te bestendigen

• Stimuleert en faciliteert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren

Verantwoordelijkheid nemen

Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie

• Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie

• Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie

• Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties

• Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen

• Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit

(6)

Resultaatgerichtheid

Concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen

Niveau 2 – Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken

• Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen

• Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af

• Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega’s) moet overtuigen

• Evalueert op regelmatige basis zijn resultaten en stuurt het proces bij om de doelstellingen te behalen

• Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt

Voortdurend verbeteren

Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 2 – Neemt verantwoordelijkheid voor zijn ontwikkeling

• Heeft belangstelling voor onderwerpen die niet direct zijn vakgebied betreffen en benut deze om zijn aanpak en werking te optimaliseren

• Blijft kritisch op zijn ontwikkeling en stelt zijn werk ter discussie, vraagt regelmatig feedback

• Deelt kennis- en leerervaringen met anderen, leert van en met anderen

• Toont inzicht in zijn kwaliteiten, valkuilen, ontwikkelpunten, waarden, drijfveren, interesses en ambities

• Heeft inzicht in zijn leerstijl en herkent ook andere manieren van leren

Leidinggevende competenties:

Competenties waarover elke leidinggevende van het lokaal bestuur Lievegem moet beschikken. Ze zijn van belang in het uitoefenen van een leidinggevende functie.

Plannen en organiseren

Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken

Niveau 2 – Coördineert het eigen werk en dat van anderen

• Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af

• Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen

• Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk)

• Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering

• Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen

(7)

Coachen

Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt

Niveau 2 – Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag

• Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling)

• Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeelden, stelt vragen ter bewustwording, …)

• Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen

• Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die

• Stimuleert kennisoverdracht in het team, de entiteit, …

Richting geven

Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband

Niveau 3 – Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie

• Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de entiteit of de organisatie en over het belang daarvan (de missie van de entiteit of organisatie)

• Geeft richting of sturing aan een team of entiteit door een duidelijk en inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie naartoe wil)

• Bepaalt haalbare en uitdagende doelstellingen en doet beroep op het talent van de medewerkers om ze te realiseren

• Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het beleid te realiseren

• Inspireert als leider vanuit de waarden en doelstellingen van de Vlaamse overheid

Innoveren

Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen

Niveau 2 – Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit

• Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen

• Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren

• Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten …

• Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die

• Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst

Visie

Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Niveau 2 – Betrekt brede (maatschappelijke, technische …) factoren bij zijn aanpak

• Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext

• Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein

• Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn

(8)

• Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden

• Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld

Functiespecifieke competenties

Competenties die in de uitoefening van deze specifieke functie belangrijk zijn.

Flexibiliteit

Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 3 – Blijft soepel én doelgericht functioneren in situaties die bijzonder onderhevig zijn aan veranderingen

• Blijft rustig en doelmatig handelen in complexe, onzekere en onbekende situaties

• Schat de impact van de wijziging van één variabele op de andere aspecten snel en correct in

• Anticipeert en schat de mogelijke hindernissen vooraf in

• Ontwikkelt meerdere strategieën: bekijkt voorafgaandelijk meerdere wegen om het doel te bereiken en heeft alternatieven voorhanden

• Voelt goed aan in welke rol hij gewaardeerd wordt en maakt daar authentiek en effectief gebruik van

Zorgvuldigheid

Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 3 – Neemt verantwoordelijkheid over de kwaliteit van het werk van anderen

• Benoemt kwaliteitscriteria voor de organisatie en zorgt dat anderen deze kennen

• Bewaakt de kwaliteit van het werk van anderen en maakt hen attent op fouten

• Analyseert de oorzaak van gesignaleerde afwijkingen en stelt oplossingen voor om deze te voorkomen

• Ontwikkelt en bewaakt systemen en procedures gericht op het voorkomen van onnauwkeurigheden

• Is alert op mogelijkheden tot verbetering op detailniveau

Beslissen

Zich op onderbouwde wijze tijdig en eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen

Niveau 3 – Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is

• Neemt zelfstandig beslissingen en draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid

• Neemt cruciale beslissingen die impact hebben op lange termijn

• Neemt beslissingen waarvan de uitkomst onzeker is, die duidelijk afbreukrisico inhouden of waar meerdere belangen spelen

• Neemt zo nodig onpopulaire beslissingen (waartegen weerstand of verzet verwacht kan worden)

• Verzorgt de communicatie in het besluitvormingsproces, zorgt voor draagvlak en geeft een aanzet tot de uitvoering van beslissingen

(9)

Communiceren

Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen

Niveau 3 – Communiceert vlot met verschillende doelgroepen, ook over complexe onderwerpen

• Geeft abstracte of complexe materie op een inzichtelijke wijze weer

• Bouwt zijn betoog op een gericht gestructureerde wijze op

• Communiceert selectief vanuit zijn inzicht in de situatie, om zo sneller zijn doel te bereiken

• Zoekt aansluiting bij het publiek en gebruikt voor hen relevante en overtuigende redeneringen, argumenten, voorbeelden en vergelijkingen

• Hanteert een rijk en gevarieerd taalgebruik

Assertiviteit

Voor zijn mening of belang opkomen met respect voor anderen, zelfs als de omgeving druk uitoefent om dat niet te doen

Niveau 3 – Reageert gevat in emotionele of kritieke situaties

• Aanvaardt kritiek op zijn standpunt of verantwoordelijkheidsdomein en reageert er constructief op

• Bespreekt meningsverschillen zonder het conflict uit de weg te gaan

• Gaat adequaat om met onaangepaste reacties, verbale agressie en provocaties

• Verwerpt onaanvaardbare voorstellen op een besliste maar respectvolle manier

• Blijft zijn standpunt verdedigen in situaties van grote druk en manipulatie

Verruimende bepaling

De bedoeling van deze functiebeschrijving is dat je je een beeld kan vormen van de functie en de belangrijkste taken. Deze opsomming heeft niet de bedoeling om volledig te zijn. De job kan taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd en je opgedragen worden door de teamleider, deskundige of directeur, waaronder het eventueel verrichten van ondersteunende taken aan collega’s van andere teams.

Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan.