Functiebeschrijving
Deskundige communicatie
﹆ Salarisschaal: B1-B2-B3
﹆ Afdeling: Interne organisatie
﹆ Dienst: Communicatie
Plaats in de organisatie
Leiding, coaching en evaluatie
Eerste evaluator: Manager interne organisatie Tweede evaluator: Algemeen directeur
Doel van de functie
Als communicatiemedewerker ontwikkel en onderhoud je communicatiekanalen om op een open, duidelijke, correcte en transparante manier te communiceren naar verschillende doelgroepen, waaronder de medewerkers van onze organisatie, inwoners en bezoekers van de stad Hoogstraten.
Je communiceert over het beleid, over de stedelijke dienstverlening, samenwerkingen met partners en de Hoogstraatse troeven.
Je hebt een adviserende rol naar collega’s en het politiek bestuur toe over het in de kijker zetten van beleid, acties, evenementen en communicatieprojecten.
Resultaatgebieden en de daaraan verbonden taken
Stadsbestuur Hoogstraten is een organisatie die steeds in beweging is en verwacht ook van zijn medewerkers dat ze meegroeien met de veranderende omgeving. Wat volgt is een opsomming van verschillende taken, om een beeld te geven van de functie. Deze lijst is niet volledig en kan in de toekomst wijzigen.
﹆ Je bent verantwoordelijk voor een goede informatiedoorstroming via diverse kanalen naar collega’s, inwoners, bezoekers, de pers en andere mogelijke doelgroepen:
o Je schrijft en redigeert teksten, en bent mee verantwoordelijk voor de opmaak, planning, ontwikkeling, invulling en coördinatie van verschillende communicatiemedia (bv. het informatieblad Info’zine en de UiT in Hoogstraten-katern, personeelsblad Informa, (online) nieuwsbrieven, affiches, uitnodigingen, flyers, Facebookpagina stad
Hoogstraten, Facebookpagina medewerkers stad Hoogstraten, website, toespraken en speeches…)
o Je vertaalt informatie over beleidsbeslissingen op een heldere manier en deelt ze mee aan de diverse doelgroepen volgens een intern en extern communicatieplan.
o Je zoekt proactief naar informatie binnen en buiten de organisatie.
o Je maakt persberichten en -uitnodigingen op, werkt persconferenties uit en bouwt mee aan een duurzame relatie met de pers.
o Je werkt zowel intern als extern mee aan inspraak- en participatietrajecten.
o Je werkt mee aan het uitdragen van Hoogstraten als een sterk merk. Je promoot de stad naar bewoners, bedrijven/investeerders, andere overheden en bezoekers toe.
o Je verhoogt de kennis en liefde voor Hoogstraten bij verschillende doelgroepen, zowel intern als extern.
o In geval van nood werk je crisiscommunicatie uit met de burgemeester en het communicatieteam.
o Samen met het team zet je in op citymarketing en communicatie met betrekking tot het vrijetijdsaanbod.
﹆ Je bent verantwoordelijk voor een cocreatieve samenwerking met collega’s om tot een mooi communicatief eindresultaat te komen:
o Je werkt coachend naar collega’s toe, spoort hen aan om te communiceren en informeert hen over nieuwe communicatie-ideeën.
o Je waakt erover dat elke collega de huisstijl hanteert en denkt mee over het gebruik ervan.
o Je hebt een oog voor vormgeving en lay-out en weet de juiste afbeelding bij een tekst te maken of te vinden in de stedelijke databank.
﹆ Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe (al dan niet digitale) communicatiekanalen:
o Je houdt de vinger aan de pols inzake nieuwe communicatiekanalen. Je hebt kennis van digitale media en gaat mee op zoek naar nieuwe communicatietechnologieën en –kanalen.
Kennisprofiel
Grondige kennis van (eind)redactie en voeling met vormgeving.
Grondige kennis van Officetoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, …).
Grondige kennis van digitale communicatiemedia en sociale media.
Goede pen en uitstekende kennis van spelling en grammatica.
Kennis van videotechnieken en beeldmontage is een plus.
Kennis van de werking van een lokaal bestuur.
Competentieprofiel
COMPETENTIE SOORT NIVEAU
KLANTGERICHTHEID Kerncompetentie II
SAMENWERKEN Kerncompetentie III
MONDELINGE COMMUNICATIE Functiespecifiek II SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE Functiespecifiek III ORGANISATIEBETROKKENHEID Functiespecifiek II
Uitdiepingscompetenties
KLANTGERICHTHEID–Dedienstverlening afstemmen op de behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Een correcte service
verlenen en klachten ernstig nemen; de zelfstandigheid/zelfredzaamheid van de klant stimuleren.
Laagdrempelig werken.
Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen en optimaliseert de dienstverlening.
﹆ Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen.
﹆ Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd.
﹆ Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren (eventueel na specifieke feedback van klanten)
﹆ Reageert binnen aanvaardbare tijd op vragen/klachten (cfr klachtenprocedure).
﹆ Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing.
﹆ Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening.
SAMENWERKEN–Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, afdeling, organisatie of in relatie met de burger.
Creëert gedragen samenwerkingsverbanden zowel binnen als buiten de organisatie.
﹆ Werkt actief aan het creëren van een vertrouwensband met andere afdelingen en creëert structuren om de samenwerking te verbeteren.
﹆ Onderneemt acties om contacten te leggen en te onderhouden binnen en buiten de organisatie.
﹆ Maakt actief gebruik van de externe relaties om bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie.
MONDELINGE COMMUNICATIE – Een mondelinge boodschap overbrengen op een wijze dat het publiek tot wie ze gericht is, de boodschap begrijpt.
Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen.
﹆ Richt zich tot de gesprekspartner.
﹆ Brengt structuur in de boodschap.
﹆ Beperkt het gebruik van vakjargon.
﹆ Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan.
SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE – Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep.
Heeft een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl.
﹆ Schrijft teksten die een uithangbord zijn voor de organisatie wat betreft stijl, taal en vormgeving.
﹆ Slaagt er in zijn boodschap via een aantrekkelijk taalgebruik visueel voor te stellen.
﹆ Kan de doelstellingen van de organisatie/afdeling/… vertalen in een begrijpelijke tekst.
﹆ Kan teksten aanpassen aan de verschillende doelgroepen waarvoor ze bedoeld zijn.
﹆
ORGANISATIEBETROKKENHEID–Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep;
de belangen verdedigen bij anderen.
Werkt actief mee aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie.
﹆ Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren.
﹆ Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, …)
﹆ Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in.
﹆ Zoekt actief naar opportuniteiten om de belangen van de organisatie beter te dienen.
PLANNEN EN ORGANISEREN – Een beleidslijn vertalen in meetbare objectieve; efficiënte, overzichtelijke plannen uitwerken in logische stappen en prioriteiten bepalen om de objectieven te halen.
Organiseert het eigen werk.
﹆ Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af.
﹆ Pakt de zaken efficiënt aan.
﹆ Kan inspelen op en omgaan met wijzigende omstandigheden.
﹆ Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht.
﹆
ZIN VOOR KWALITEIT – Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door hoge eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen.
Bewaakt de kwaliteit van het eigen verantwoordelijkheidsdomein en bouwt kwaliteit in in de
﹆ Laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren.
﹆ Verwerpt resultaten die niet aan de vereiste normen voldoen.
VISIE– De dagdagelijkse praktijk overstijgen door feiten te bekijken van op een afstand, door ze in een ruimere context en op een langetermijnperspectief te plaatsen.
Betrekt bredere (maatschappelijke, technische, …) factoren bij zijn aanpak.
﹆ Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein.
﹆ Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext.
﹆ Denkt kritisch en zelfstandig.
﹆ Heeft een globaal inzicht in het geheel van (niet)-gerelateerde domeinen.
