Werkgroep interne communicatie
Beste collega’s,
De afgelopen 9 maanden zijn 4 werkgroepen actief geweest met ieder een eigen onderwerp.
De komende weken gaat iedere werkgroep kort vertellen wat er de afgelopen maanden besproken en bereikt is in de werkgroepen.
De werkgroep Interne Communicatie doet de aftrap voor deze samenvattingen. Hieronder kun je lezen wat onze werkgroep heeft gedaan. In de werkgroep zitten:
• Eric
• Floor
• Ilse
• Jos
• Marijke
• Thomas
Uitgangspunten
Vergaderingen
In april is een enquête gehouden onder alle medewerkers.
Bovendien hebben de afdelingshoofden een brainstormsessie gehouden. De informatie die uit deze 2 zaken kwam, hebben we gebruikt als startpunt van onze werkgroep.
En hieruit hebben we de volgende 5 thema’s vastgesteld waarmee we aan de slag zijn gegaan:
1. Contact tussen verschillende afdelingen
2. Informeren collega’s / afdelingen (niemand vergeten) 3. Afdelings-/werkoverleg
4. Missie/visie
5. Communicatie in het algemeen
We hebben als werkgroep 7 keer (begin en eind mei, juli, september, oktober en 2x in november), bij elkaar gezeten om te brainstormen over bovenstaande punten en om sommige zaken ook al concreet uit te werken.
We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd waar iedereen iets van zou moeten gaan merken. Op de volgende pagina’s lees je wat die verbeteringen zijn. Ze zijn gebaseerd op bovengenoemde 5 thema’s:
Thema 1: contact tussen afdelingen
Thema 1 – contact tussen de verschillende afdelingen
Dit thema is nog niet helemaal afgerond. Dat komt doordat er momenteel een onderzoek loopt van 2 stagiaires Justin en Raoul. Zij onderzoeken de orderstroom en dit heeft natuurlijk alles te maken met contact en informatie-uitwisseling tussen de afdelingen. Zodra dit onderzoek klaar is, zal de werkgroep kijken wat daaruit naar voren komt op het gebied van
(mis)communicatie. Hier komt waarschijnlijk dus nog een vervolg op.
Wel heeft de werkgroep al geconstateerd dat we zelf actief moeten zijn en blijven om in
contact te blijven met andere afdelingen en collega’s. Op onze huidige locatie zitten we ver uit elkaar en in aparte gebouwen. Dit maakt het moeilijker om met elkaar in contact blijven. Maar het zou jammer zijn als we elkaar uit het oog verliezen.
Zorg er daarom voor dat je elkaar blijft opzoeken en kom ook zeker naar de borrels (kerst- en vakantieborrel), de personeelsbijeenkomsten en het personeelsfeest. Praat dan ook eens met andere collega’s dan alleen die van je eigen afdeling. Je leert elkaar wat beter kennen en dat maakt de samenwerking veel leuker!
Thema 2: informeren
Thema 2 – informeren van collega’s / afdelingen (niemand vergeten) Hier zijn de afgelopen jaren al veel stappen in gemaakt. Onder andere de personeelsbijeenkomsten zorgen er voor dat we bedrijfsbreed informatie verstrekken.
Aanvullend hierop is een universele agenda voor het werkoverleg opgesteld. Alle afdelingshoofden hebben de instructie gekregen om deze agenda te gebruiken. Op de agenda staat een aantal vaste
onderwerpen. Op deze manier zorgen we ervoor dat alle medewerkers dezelfde informatie krijgen die voor de hele organisatie van belang is.
Werkoverleg is belangrijk. Het zorgt er voor dat je even uit de hectiek van alledag bij elkaar zit om een aantal punten te bespreken. Heb je behoefte aan meer werkoverleg of heb je het gevoel dat belangrijke informatie niet wordt gedeeld? Vraag er naar bij je afdelingshoofd!
Ook zijn er wijzigingen doorgevoerd in de NieuwsLiner: we hebben ‘m verbeterd en je krijgt hem voortaan thuisgestuurd.
Thema 3: overleg
Thema 3 – Afdelings- en werkoverleg
Hierboven hebben we het al gehad over de standaard agenda van het werkoverleg. Maar we hebben meer gedaan:
De afdelingshoofden informeren elkaar sinds een paar maanden
maandelijks (via een formulier per mail) over de belangrijkste zaken die spelen op hun afdeling. Hierdoor zijn alle afdelingshoofden op de hoogte van wat er op andere afdelingen actueel is. Dit zorgt voor meer begrip voor elkaar, maar maakt het ook mogelijk om andere afdelingen te
helpen. Het is natuurlijk heel goed mogelijk dat een afdeling bezig is met
iets, waar jouw afdeling ook veel verstand van heeft. Samenwerken levert dan betere resultaten op.
Meten = weten:
Aanvullend is de werkgroep bezig met een project waarmee we per afdeling cijfers gaan registeren die belangrijk zijn. Door zaken te gaan meten, kunnen we gerichter gaan acteren op dingen die structureel fout gaan. We hebben nu vaak het gevoel dat we verbeteringen moeten doorvoeren, maar dat kunnen we niet onderbouwen met cijfers. Met als resultaat dat we reactief zijn: we reageren op incidenten. Door vast te leggen waar en waarom dingen niet goed gaan, kunnen veel betere keuzes maken voor bepaalde verbeteringen en proactief acteren. Het klinkt nog een beetje vaag, maar denk hierbij bijvoorbeeld aan:
Hoe vaak wordt een order uitgesteld en door wie (klant of B&G)?
Hoe vaak zijn de adresgegevens niet juist (chauffeur op verkeerde plaats, montageploeg op verkeerde plek, factuur komt niet aan, etc.)?
Welk type orders zorgen voor problemen in de uitvoering?
Enzovoort.
Thema 4: Missie & visie
Thema 4 – Missie / visie
In oktober hebben alle afdelingshoofden gebrainstormd over een aantal thema’s. Op de agenda stonden de thema’s van de 4 werkgroepen:
interne communicatie, klantbeleving, collegialiteit en werkdruk.
Maar ook een belangrijk item was missie en visie (en de vertaling naar concrete doelstellingen). Op verzoek van o.a. onze werkgroep heeft de
directie een presentatie gehouden met de toekomstmogelijkheden van ons bedrijf. Een goede presentatie die liet zien wat de uitdagingen, maar zeker ook de kansen voor de toekomst zijn.
We weten allemaal dat de wereld in een rap tempo verandert; daar moeten we rekening mee houden in de beslissingen die we nemen en de investeringen die we gaan doen. Onze
directie is zich daar terdege van bewust. We hebben afgesproken dat alle afdelingshoofden meedenken over de toekomst en betrokken zullen worden in de te nemen beslissingen.
We gaan nog proberen om voor alle medewerkers kort de doelstellingen van onze organisatie voor de nabije toekomst op papier te zetten. Zodat we met z’n alle hetzelfde doel nastreven en alle neuzen dezelfde kant op staan.
Thema 5: Communicatie algemeen
Thema 5 – Communicatie in het algemeen
Google maar eens op het woord communicatie en je ziet dat er heel veel te vertellen is over communicatie. Het is een veelomvattend begrip.
Communicatie is bovendien niet eenvoudig. Ieder mens communiceert op zijn eigen manier; dit heeft ook te maken met wie je bent en hoe je in elkaar zit.
Duidelijk is ook dat veel fouten worden veroorzaakt door een vorm van miscommunicatie. Dat kan van alles zijn: niet de juiste mensen zijn geïnformeerd, er is vanuit gegaan dat de ander het allemaal wel weet of begrijpt, of we zijn gewoon vergeten iets door te geven.
De werkgroep heeft een korte communicatierichtlijn in de vorm van een boekje opgesteld met tips & tricks op het gebied van communicatie. Binnenkort delen we dit boekje uit. Lees het goed door en realiseer je dat een goede communicatie een verlaging van de werkdruk kan opleveren! Want door goed communiceren gaat er minder fout.
Tot slot
Verbeteren van communicatie houdt nooit op. Maar voor de werkgroep houdt het hier voorlopig wel op. Een aantal leden van de werkgroep stapt over naar projectgroepen die een aantal specifieke projecten op gaan pakken. Dit betreft projecten die uit de diverse werkgroepen naar voren zijn gekomen en die moeten worden opgepakt met collega’s die daar meer kennis en ervaring in hebben. Daarnaast hebben we nog een paar wensen open staan die nu niet kunnen worden ingevuld, bijvoorbeeld omdat ze te maken hebben met het nieuwe ERP-systeem.
Maar: dit betekent niet dat we niet constant op zoek blijven naar verbeteringen. Daarom hierbij een OPROEP.
De beste manier om je te realiseren wat er mis kan gaan in communicatie is aan de hand van concrete voorbeelden. Daarom het verzoek om ‘communicatiebloopers’ in te sturen. Het is niet de bedoeling om te klagen over collega’s of alles en iedereen met naam en toenaam te benoemen, maar juist om te laten zien hoe dingen fout kunnen lopen door verkeerde
informatie. Je kunt je communicatiebloopers insturen naar de redactie van de NieuwsLiner.
Maar ook als je nog andere verbeteringsmogelijkheden ziet op het gebied van communicatie ontvangen we graag je input. Ook deze info kun je sturen naar de redactie van de
NieuwsLiner.
Bedankt voor jullie input:
Eric, Floor, Ilse, Jos, Thomas, Marijke
