Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen

(1)

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging +

Koninklijke Akademie van Wetenschappen

december 2004-januari 2005

Rijksarchiefinspectie

(2)

Basisgegevens

1 Naam organisatie Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen

2 Naam en functie van onze gesprekspartner(s). Naam : mw. M. Valdez Functie : Informatiespecialist Naam : hr R. Rietveld

Functie : sectiehoofd van de afdeling DIV

3 Welke omvang heeft de organisatie? Personeelsleden: het bureau van de KNAW telt 127 medewerkers (113.3 fte)

4 Bestaat de organisatie uit meerdere organisatieonderdelen?

9 Ja. De organisatie bestaat uit een bestuur en leden, verenigd in afdelingen, raden en commissies, uit instituten en uit een bureau onder leiding van een directie. Dit bureau ondersteunt het bestuur en de leden, de raden en commissies en de instituten.

Nee

Niet bekend bij contactpersoon

4.1 Zo ja, is er een overzicht van alle organisatieonderdelen?

We bedoelen hier alle organisatieonderdelen die onder de zorgdrager vallen, dus ook onderdelen die op een andere locatie zijn gehuisvest.

9 Ja. Dit overzicht is in ieder te vinden op de website van de KNAW en wordt jaarlijks gepubliceerd in het Jaarboek en het Jaarverslag van de KNAW.

Nee

Niet bekend bij onze contactpersoon

4.2 Zijn alle organisatieonderdelen op dezelfde locatie gehuisvest?

Ja

9 Nee. De instituten zijn door heel Nederland gevestigd.

Niet bekend bij contactpersoon

4.3 Is de organisatie zelf een onderdeel van een grotere organisatie?

Ja

9 Nee. De organisatie is een zelfstandig bestuursorgaan met een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid.

(3)

Organisatie en middelen

Regelingen en procedures

5 Is de contactpersoon bekend met de archiefwetgeving? 9 Volledig bekend (de informatiespecialist) 9 Ten dele bekend (het sectorhoofd DIV)

Weet dat er een Archiefwet is

Geheel niet bekend

6 Moet de organisatie zelf beheersregels in de zin van art.

14 van het Archiefbesluit 1995 vaststellen?

Ja.

6.1 Zo ja, heeft de organisatie beheersregels in de zin van art. 14 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld?

Nee.

6.2 Indien de organisatie zelf beheersregels moet vaststellen, maar dit nog niet heeft gedaan, wordt dan op dit moment gewerkt aan de ontwikkeling van beheersregels?

Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het concept.

7 Wie draagt de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer van de organisatie?

Functie : het hoofd van de Facilitaire Dienst

8 Zijn de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer schriftelijk vastgelegd?

Ja, in de functiebeschrijving van het hoofd Facilitaire Dienst.

(4)

9 Zijn er procedures beschikbaar voor alle beheershandelingen?

Er is een procedure beschikbaar voor:

Ontwerpen en onderhouden van structuurplannen

Onderhouden van beheersregels 9 Postregistratie

Voortgangsbewaking en afdoeningscontrole

Selectie van archiefbescheiden

Vernietiging van archiefbescheiden

Vervreemding van archiefbescheiden

Vervanging van archiefbescheiden

9 Overdracht van dynamisch naar semi-statisch archief 9 Toegankelijk maken archieven

9 Materiële verzorging archieven

9 Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van de eigen organisatie

Beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan burgers en medeoverheden

Handelen in het geval van een archiefincident

Overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats

Personeel

Art. 14 Ab 1995

10 Hoeveel personeel is beschikbaar voor de uitvoering van de taken op het gebied van archiefbeheer?

7 medewerkers. De sectie DIV is een onderdeel van de facilitaire dienst van het bureau. Deze sectie verzorgt het archiefbeheer van het bestuur, de raden en commissies en het bureau zelf. De instituten archiveren zelfstandig.

11 Is er specialistisch personeel aangesteld voor het (dynamisch en semi-statisch) archiefbeheer?

9 Ja

Nee

12 Is er voldoende personeel beschikbaar voor de uitvoering van alle DIV-taken?

9 Ja, maar de onderhoudstaken schieten er wel eens bij in.

Nee

(5)

Bestandsbeheer

Geordende en toegankelijke staat

Artt. 3 en 21 lid 2 Aw 1995, Artt. 12 en 24 lid 2 Ab 1995, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

Feitelijke aanwezigheid

13 Hoe zijn de archiefbescheiden vindbaar en/of raadpleegbaar gemaakt?

9 Via een postregistratiesysteem. De organisatie heeft sinds 1994 een geautomatiseerd systeem in gebruik. Het huidige systeem dateert van 2002.

Anders, nl.

Niet

14 Is deze toegang 100% dekkend? 9 Ja

Nee

Deels

15 Als registratie van archiefbescheiden plaatsvindt, ligt dan vast welke archiefbescheiden worden

geregistreerd?

9 Ja

Nee

15.1 Worden e-mails geregistreerd? 9 Ja. De sectie DIV ontvangt 30 à 50 e-mails per dag. De archiefwaardige e-mails worden uitgeprint en geregistreerd.

Nee

15.2 Worden interne stukken geregistreerd? 9 Ja

Nee

16 Wordt geregistreerd waar de stukken worden opgeborgen?

9 Ja. In het registratiesysteem wordt aangetekend wie de behandelende medewerker is en wordt een archiefcode aan het stuk toegekend.

Nee

(6)

16.1 Vindt registratie van dossiers plaats? 9 Ja. Dossiers worden geregistreerd op het moment dat ze worden overgebracht naar het semi-statisch archief.

Nee

16.2 Hoe circuleren de stukken? 9 Centrale bewaring, kopieën naar medewerkers.

9 Originelen naar medewerkers, terug naar centrale bewaring na afhandeling (in uitzonderlijke gevallen)

Centrale scanning, digitale afhandeling

Anders, nl.

Overzicht

17 Beschikt de organisatie over een actueel overzicht van de omvang en locatie van alle archieven die door de organisatie worden beheerd?

9 Ja, er is een volledig overzicht dat regelmatig wordt bijgewerkt.

Nee, er is slechts een gedeeltelijk overzicht, dat dateert van ………… (jaartal en eventueel maand invullen)

Nee

Niet bekend bij de contactpersoon

17.1 Zo ja, is dit een overzicht op document- / dossier-, bestands- of archiefniveau?

(meerdere antwoorden mogelijk)

9 documenten 9 dossiers

bestanden

archieven

anders, nl...

17.2 Welke archieven zijn in dit overzicht opgenomen?

9 semi-statisch 9 dynamisch 9 werkarchieven

digitale archieven 9 primaire proces(sen)

ondersteunende processen

17.3 Zijn de archieven van alle organisatieonderdelen in het overzicht opgenomen?

9 Ja, alle organisatieonderdelen waarvoor de sectie DIV archiveert.

Nee, een deel van de organisatieonderdelen

(7)

18 Zijn eventuele decentrale en werkarchieven hierbij inbegrepen?

9 Ja

Nee

19 Is er een documentair structuurplan? 9 Ja. Dit plan is geordend op code.

Nee

19.1 Zo nee, hoe heeft de organisatie haar archieven dan geordend?

Selectie en vernietiging

Selectielijsten

Artt. 5 en 9, lid 1 Aw 1995, Artt. 2-5 Ab 1995

20 Hanteert de organisatie één of meer geldige selectielijsten of vernietigingslijsten?

Ja 9 Nee

Niet bekend bij onze contactpersoon

20.1 Zo ja, is de selectielijst of vernietigingslijst in gebruik bij het archiefbeheer bij alle organisatieonderdelen?

Ja

Nee

20.2 Zo ja, heeft de organisatie de ordening van haar archieven ingericht op basis van de handelingen in de selectielijst?

Ja

Nee

Vernietiging

Artt. 3, 5 en 6 Aw 1995, artt. 2-5 en 8 Ab 1995

21 Vindt vernietiging van archiefbescheiden plaats? 9 Ja, maar slechts van dubbelen afkomstig uit de werkarchieven.

Nee

21.1 Zo ja, met welke frequentie worden archiefbescheiden vernietigd?

(8)

21.2 Op grond waarvan worden archiefbescheiden vernietigd?

Bij inlevering van werkarchieven wordt de inhoud van deze dossiers vergeleken met die van de centraal bewaarde dossiers. De dubbelen uit de werkdossiers worden vernietigd.

21.3 Wordt altijd een verklaring opgemaakt van de vernietiging?

Ja 9 Nee

Duurzaamheid

Artt. 3 en 21 Aw 1995, art. 11 Ab 1995, Regeling duurzaamheid archiefbescheiden

22 Kan de organisatie aantonen dat het gebruikte papier, hechtmechanieken, mappen, dozen en andere

verpakkingen aan de wettelijke eisen voldoen, omdat de organisatie goedgekeurde producten bestelt en de leveringen regelmatig controleert?

Ja 9 Nee

Anders

23 Zijn de blijvend te bewaren papieren archiefbescheiden in mappen opgeborgen?

9 Ja

Nee

23.1 Welke hechtmechanieken worden gebruikt bij het opbergen van de blijvend te bewaren archiefbescheiden?

Hechtmechanieken van zuurvrije kunststof.

23.2 Welke mappen / omslagen worden gebruikt voor de berging van blijvend te bewaren

archiefbescheiden?

Hechtmap zipclip plus A4.

24 Zijn de blijvend te bewaren papieren archiefbescheiden in dozen opgeborgen?

Ja 9 Nee

24.1 Wat voor soort dozen worden gebruikt?

(9)

Archiefruimten en materiële staat

Artt. 1, sub e en 21 lid 1 Aw 1995, artt. 13 en 24 lid 4 Ab 1995, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

25 Wordt onderscheid gemaakt tussen dynamisch en semi- statisch archief?

9 Ja. Het archief ouder dan 2000 is semi-statisch.

Nee

26 Beschikt de organisatie over één of meer archiefruimten voor de opslag van semi-statisch archief?

9 Ja

Nee

26.1 Hoeveel procent van de archiefruimte(n) is momenteel bezet?

90 %

26.2 Voldoet / voldoen de archiefruimte(n) op dit moment aan de eisen die worden gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen?

Ja 9 Deels

Nee

26.3 Zijn er afspraken vastgelegd over het beheer van de archiefruimte(n)? De afspraken kunnen ook deel uitmaken van algemene regels voor het beheer van het gebouw.

9 Ja

Nee

26.4 Is / zijn de archiefruimte(n) voor iedereen toegankelijk?

Ja

9 Nee. De ruimte is slechts toegankelijk voor de medewerkers van de sectie DIV.

27 Controleert de organisatie regelmatig of de materiële staat van archiefbescheiden nog in orde is (faxen, kringlooppapier, videobanden, CD-ROM’s)?

9 Ja. Dit gebeurt niet planmatig, maar incidenteel bij de raadpleging van de stukken.

Nee

(10)

Bewerking en overbrenging

Artt. 12, 13 en 15 Aw 1995, artt. 9 en 10 Ab

28 Sinds wanneer bestaat de organisatie? De organisatie bestaat sinds 1808.

29 Is de contactpersoon bekend met de wettelijke bepalingen over overbrenging, bijvoorbeeld:

9 Welke archieven de organisatie moet overbrengen 9 Op welke termijn de organisatie archieven moet

overbrengen

9 Naar welke archiefdienst de organisatie archieven moet overbrengen

9 Aan welke eisen de archieven bij overbrenging moeten voldoen

30 Uit welke periode beheert de organisatie archiefbescheiden?

9 Vóór 1945?

Niet bekend bij de contactpersoon 9 1945-1975?

Niet bekend bij de contactpersoon 9 Na 1975

Het semi-statisch archief wordt aan de moederorganisatie overgedragen

31 Beheert de organisatie archief van rechtsvoorgangers? Ja 9 Nee

31.1 Zo ja, om welke rechtsvoorganger(s) gaat het dan?

31.2 Over welke periode loopt het archief van deze rechtsvoorganger(s)?

31.3 Gaat het om archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van reorganisatie nog niet waren afgedaan?

(11)

32 Komen de archiefbescheiden van de KNAW op grond van een geldige vernietigingslijst of selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking?

De KNAW beschikt niet over een geldige selectielijst.

33 Brengt de organisatie archieven over naar een archiefbewaarplaats en / of heeft de organisatie archieven overgebracht?

9 Ja

Nee

33.1 Zo ja, naar welke archiefbewaarplaats(en) vindt overbrenging plaats?

Het Rijksarchief in Noord-Holland

33.2 Zo ja, met welke frequentie vindt overbrenging naar een archiefbewaarplaats plaats?

Er heeft een overbrenging over de periode 1850-1940 plaatsgevonden in het jaar 1983.

33.3 Worden verklaringen van overbrenging opgemaakt?

9 Ja

Nee

33.4 Zo nee, naar welke archiefbewaarplaats is de organisatie voornemens haar blijvend te bewaren archiefbescheiden over te brengen?

34 Heeft de organisatie een machtiging tot opschorting van overbrenging voor haar archiefbescheiden ouder dan 30 jaar?

Ja 9 Nee

35 Is de contactpersoon bekend met de normen goede en geordende staat?

9 Ja

Nee

36 Is er een planning voor de overbrenging van archieven naar een rijksarchief beschikbaar?

Ja

9 Nee. De organisatie is voornemens niet vóór 2008 tot overbrenging over te gaan.

37 Worden de over te brengen archieven bewerkt (van een toegang voorzien)?

9 Ja

Nee

(12)

38 Worden werkarchieven en toepassingsapplicaties in de bewerking meegenomen?

Ja

9 Nee. De organisatie heeft geen eigen applicaties en werkarchieven worden op termijn in het centrale archief geïntegreerd.