11-12-2018 Nota
Integrale sturing
programma’s en organisatie
Integrale sturing programma’s en organisatie
1. Aanleiding
Op 27-6-2017 heeft de gemeenteraad de Toekomstagenda Asten 2030 vastgesteld. Een waardevol en inspirerend proces ging hieraan vooraf, waarin inwoners, bestuur en organisatie gezamenlijk hebben vastgesteld welke maatschappelijke opgaven centraal staan in de komende jaren. Het vervolgens realiseren van de inhoudelijke
maatschappelijke opgaven vraagt om een cultuuromslag bij samenleving, bestuur en organisatie: een ‘andere manier van werken’ waaraan ‘Asten’ en ‘Gemeente’ gezamenlijk vorm en inhoud gaan geven.
Op grond van de begroting 2019, gebaseerd op de voorjaarsnota 2018, willen we voor de maatschappelijke opgaven programma’s opzetten en daarvoor per programma een programmabestuurder en programmamanager aanwijzen, die ervoor moeten zorgen dat de visie wordt geconcretiseerd en gerealiseerd en de focus daarop blijft bestaan. Het gaat namelijk om langdurige trajecten die bestuursperioden overschrijden.
Kortom, de visie en de focus is helder. Nu moeten we het nog gaan doen en laten zien.
2. Probleemstelling
A) Hoe besturen en volgen we de programma’s van de Toekomstagenda Asten 2030?
B) Hoe bewaken we de integraliteit en onderlinge samenhang tussen de Toekomstagenda Asten 2030 en de reguliere werkterreinen en processen?
3. Kaders/bestaand beleid
Toekomstagenda Asten 2030 (raad 27-6-2017);
Voorjaarsnota 2019 (raad 3-7-2018);
(Concept) Begroting 2019 (raad 6-11-2018).
4. Doelstelling
Integrale besturing en monitoring van de uitvoering van de Toekomstagenda Asten 2030 en de reguliere werkzaamheden.
5. Integrale aanpak, aansturing en afstemming
Inhoudelijke maatschappelijke opgaven
De Toekomstagenda Asten 2030 legt de focus op de realisatie van de volgende 4 maatschappelijke opgaven:
1. Transformatie Buitengebied;
2. Vitale kernen;
3. Centrumontwikkeling;
4. Klimaatbestendig en Energieneutraal Asten (duurzaamheid);
Randvoorwaardelijke (maatschappelijke) opgave
De randvoorwaardelijke (5e) (maatschappelijke) opgave is de ‘Vitale democratie in Asten’, die moet leiden tot een andere manier van werken en besturen, samen met inwoners en partners.
De programma’s kunnen (en zullen) langer lopen dan de bestuursperiode 2018-2022.
Dat is ook een van de redenen om te kiezen voor een planmatige gefaseerde aanpak. We kunnen niet alles tegelijk en de financiële middelen zijn niet onbeperkt. We moeten keuzes maken, prioriteiten stellen en hierover goed communiceren met onze inwoners.
De belangrijkste zaken eerst. Deze 5 grotere maatschappelijke opgaven worden daarom programmatisch opgepakt. Voor elk programma zal als start een aparte
programmaopdracht worden opgesteld en voorgelegd aan de gemeenteraad ter vaststelling.
Transitie Omgevingswet
Daarnaast is er nóg een grote opgave, te zien als randvoorwaardelijk voor de inhoud (en daarnaast verplicht om in te voeren) namelijk de Omgevingswet. Deze treedt in 2021 in werking en bundelt alle wetten en regels op het gebied van de fysieke leefomgeving.
Voor onze burgers en bedrijven betekent dit dat men gemakkelijker ruimtelijke projecten kan starten. Deze opgave wordt ook programmatisch opgepakt.
Overige inhoudelijke doelstellingen en burgerinitiatieven
Tenslotte zijn er nog andere doelstellingen opgenomen in het coalitieakkoord / meerjarenbegroting en kan het zijn dat er nog nieuwe burgerinitiatieven worden ontvangen die niet passen in de 4 maatschappelijke opgaven uit de Toekomstagenda Asten 2030 maar waarvan college / raad besluit om deze aanvullend uit te voeren.
In het plaatje op de volgende pagina is deze samenhang in beeld gebracht.
Samenhang in programma’s en overige doelstellingen & burgerinitiatieven:
De inhoudelijke opgaven zijn opgenomen in het blauwe gedeelte. De manier waarop we deze inhoudelijke initiatieven oppakken (gericht op de gewenste cultuuromslag) gebeurt in het 5e randvoorwaardelijke programma ‘Vitale democratie in Asten’. Dit 5e programma geeft ondersteuning aan de inhoudelijke programma’s zodat per programma/project wordt afgewogen hoe het proces wordt opgezet en hoe en in welke vorm
burgerparticipatie plaatsvindt. Dit maakt onderdeel uit van een organisch cultuurveranderingsproces / mentaliteitsveranderingsproces.
In dit 5e programma komt de bestuurlijke ontwikkeling, de doorontwikkeling van
participatie en de organisatie ontwikkeling vanuit het bedrijfsplan terug. Als het gaat om bijvoorbeeld zaken zoals brede externe communicatie over participatiemogelijkheden, vergroten van mogelijkheden op de website om gemakkelijk in contact met de gemeente te komen voor bijv. een burgerinitiatief etc. dan zal dit in dit 5e programma gefaciliteerd worden t.b.v. de inhoudelijke programma’s.
Organisatorisch en procesmatig gezien ontstaan er dus naast de reguliere organisatie die de begroting en werkplannen uitvoert tijdelijke bijzondere organisaties (programma’s).
Dat roept de vraag op hoe deze programma’s (met hun projecten en activiteiten) worden aangestuurd en hoe gezorgd wordt voor integraliteit met de andere programma’s en de werkzaamheden in de reguliere werkterreinen en processen.
Het ligt voor de hand de (integrale) coördinatie van het totaal van Toekomstagenda Asten 2030 en reguliere werkzaamheden neer te leggen bij de burgemeester als voorzitter van college en raad (bestuurlijk verantwoordelijke), de griffier als eerste ambtelijk adviseur van de raad en bij de gemeentesecretaris als hoogst leidinggevende van de organisatie (ambtelijk verantwoordelijke). Het gaat dan om het toetsen of we met de uitvoering op de beoogde strategische koers zitten (Toekomstagenda Asten 2030 als kompas), het bewaken van de eenheid van beleid, de onderlinge samenhang in de uitvoering en voortgang van de programma’s / processen.
Burgemeester, griffier en secretaris dragen er zorg voor dat de processen van
voorbereiding en realisatie van de Toekomstagenda Asten 2030 en regulier werk en de rollen van de gemeenteraad, college, programmabestuurders, programmamanagers, MT en organisatie helder, effectief en efficiënt worden opgezet.
6. Rolverdeling
1. Een heel bijzondere rol heeft de gemeenschap, zeg de inwoners. In de processen van elk programma en de daaronder liggende projecten en activiteiten zal deze rol steeds worden aangegeven. Dit is maatwerk, maar wel gebaseerd op hetgeen in programma 5 samen met de inwoners zelf wordt ontwikkeld en op belanghebbendenanalyses.
2. Een rol is er ook voor het netwerk: het ‘Huis van Asten’ waarin we schakelen tussen schalen. Voor grensoverschrijdende opgaven en gelijksoortige ambities (bijv.
energietransitie) is regionale samenwerking vanzelfsprekend. In de uitwerking van de onderliggende programma’s worden de rollen en processen van besluitvorming en informatie/communicatie in relatie tot onze partners (andere gemeenten, verbonden partijen etc.) aangegeven.
3. De gemeenteraad is opdrachtgever van de programma’s. De raad geeft via de programma-opdracht de start van de programma’s.
4. De bestuurlijk opdrachtnemer is het college. Het college stelt de (dynamische) projectenagenda’s vast die door de programmabestuurders samen met de programmamanagers in overleg met het MT zijn voorbereid. De plannen
concretiseren de programma-opdrachten in bemensing, fasering en prioritering, projecten, activiteiten, middelen en communicatie (waaronder voortgang).
5. Waar het in het randvoorwaardelijke programma Vitale democratie in Asten gaat om de rol van de raad is de burgemeester, als voorzitter van raad en presidium,
bestuurlijk opdrachtnemer. De griffier bereidt de projectenagenda met betrekking tot de rol van de raad voor in overleg met het presidium.
6. De burgemeester is bestuurlijk coördinator van het totaal van de uitvoering van de Toekomstagenda Asten 2030 in relatie tot de reguliere werkzaamheden.
7. De burgemeester werkt in de bestaande driehoek (Burgemeester-Griffier-Secretaris) samen met de griffier en de secretaris (ambtelijk verantwoordelijken) bij het
coördineren van de uitvoering van de Toekomstagenda Asten 2030 in relatie tot de reguliere werkzaamheden.
8. Elke programma heeft een eigen programmabestuurder, een lid van het college, belast met de voorbereiding en uitvoering van alles wat onder het programma valt.
9. Deze bestuurders werken in een soort van tandemconstructie samen met de programmamanager, die voor elk programma is aangesteld.
10. Het MT (secretaris is voorzitter) stuurt op strategisch niveau de ambtelijke afstemming tussen de 5 programma’s, de transitie Omgevingswet én met de
reguliere organisatie, zowel inhoudelijk (bijv. afstemming met onderwerpen zoals het project Scenario ontwikkeling Gezond Financieel Huishouden 2019-2022) als
organisatorisch.
11. De programmaopdrachten en (dynamische) projectenagenda’s geven aan welke (programma)medewerkers structureel of incidenteel worden ingezet en een
In overzicht:
Maatschappelijke opgave Programmabestuurder Programmamanager 1 Transformatie Buitengebied T. Martens J. Meulendijks
2 Vitale Kernen J. Spoor P. v.d. Oetelaar
3 Centrumontwikkeling H. van Moorsel Vacature 4 Klimaatbestendig en
Energieneutraal Asten
T. Martens M. v. Jole
5 Vitale democratie in Asten:
een meer gezamenlijke manier van besturen en werken van gemeente en gemeenschap
H. Vos M. Feijen
6 Transitie Omgevingswet T. Martens L. Wiersma
Algemeen Bestuurder Ambtelijke
coördinatoren Coördinatie realisatie
Toekomstagenda Asten 2030 i.r.t.
reguliere werkzaamheden
H. Vos M. van Erp (griffie) W. Verberkt (MT)
7. Besluitvorming en Informatie over de voortgang
De besluitvorming door raad en college en informatie over de voortgang aan raad en college loopt via de bestaande bestuurlijke besluitvormingsprocedures en bestaande Planning & Control cyclus instrumenten (Voorjaarsnota, Begroting, Jaarrekening,
Tussentijdse rapportages) en voor het college komt daar ook de cockpit bij (via regulier overleg MT-College).
Belangrijk is te beseffen dat programma 5 (Vitale democratie in Asten) zich zelf richt op een andere manier van besturen en werken. Onderdeel van dit programma is onder meer de vraag aan de raad, het college en de organisatie welke besturingsinstrumenten (nog) passen bij de andere manier van besturen en werken. Dit kan en zal dan veranderingen met zich meebrengen in de bestaande P&C-cyclus.
We hanteren daarnaast ‘slimme communicatievormen’ om aan onze inwoners (en andere belanghebbenden) te laten zien hoe het staat met de realisatie van de Toekomstagenda 2030 in de praktijk.
We denken hierbij bijvoorbeeld aan:
Visueel maken welke initiatieven (programma’s, projecten) gerealiseerd worden of al gerealiseerd zijn.
Zichtbaar maken op de website, via social media etc.
Stil staan bij successen, bijv. de realisatie van een burgerinitiatief.
Periodiek informeren secretaris, griffier en de programmamanagers het MT (mondeling) over de voortgang. We houden dit simpel (KISS). Geen grote documenten.
8. Tijds- en capaciteitsplanning
Als het gaat om realisatie van de Toekomstagenda Asten 2030 dan beginnen we niet (overal) op nul. Er lopen al diverse initiatieven en er zijn al plannen beschikbaar, zoals het Duurzaamheidsbeleid 2017 (in het programma Klimaatbestendig en Energieneutraal).
En burgerinitiatieven zoals het processiepark in Ommel en het Vorstermansplein in Heusden. En het Bedrijfsplan Asten met de focus op klantgerichtheid,
omgevingsbewustzijn en flexibiliteit en de roadmaps (plannen van aanpak m.b.t.
ontwikkeltrajecten) per team die hiervan afgeleid zijn (we verwijzen naar de paragraaf Bedrijfsvoering van de Begroting 2019).
Zoals hiervoor reeds geschetst zijn de middelen beperkt en kunnen we niet alles tegelijk.
Als het gaat om prioritering dan prioriteren we niet TUSSEN programma’s maar wel BINNEN programma’s. Dit betekent dat alle programma’s starten in 2018 of 2019.
Het 5e randvoorwaardelijke programma ‘Vitale democratie in Asten’ start in december 2018 wanneer de programmaopdracht in de gemeenteraad wordt voorgelegd. Deze memo maakt onderdeel uit van dit programma en van de programmaopdracht.
De overige programma’s starten in 2019.
We hebben nog overwogen of het mogelijk is alle programmaopdrachten tegelijk te starten, maar dit is niet te realiseren. Daarnaast is eerder toegezegd (n.a.v. thema- avond 5 september 2018) de programma-opdracht van het 5e programma tegelijk met de evaluatie Plan van aanpak stimuleren Burgerinitiatieven en Burgerparticipatie in 2018 in de raad te brengen.
7. Financiële aspecten
De benodigde middelen voor de realisatie van de programma’s wordt beoordeeld binnen elk individueel programma. Voor de overkoepelende monitoring is geen apart budget nodig.
8. Risico’s
Het is van belang dat we focussen op realisatie van de Toekomstagenda Asten 2030 zodat we de hierin opgenomen maatschappelijke opgaven in de praktijk ook echt gaan realiseren.
