Weet hoe het zit en hoe u bespaart Uitvoeringskosten Divosa Vrijdag

VERSLAG

Divosa Vrijdag

Uitvoeringskosten

Weet hoe het zit en hoe u bespaart

www.divosa.nl

G

Tot en met 2014 was de verdeling van de algemene uitkering uit het gemeentefonds gebaseerd op een systematiek uit 1997. Sinds dat jaar zijn echter zowel de gemeentelijke taken als de bekostiging ervan verder ontwikkeld. Vanwege vergaande decentralisaties – waaronder die op het gebied van werk en inkomen – is de systematiek flink onder handen genomen. De nieuwe maatstaven die het rijk gebruikt bij toewijzing van de uitkering uit het gemeentefonds

staan vermeld in de Meicirculaire 2015. Tijdens de Divosa Vrijdag van 19 juni over de uitvoeringskosten Werk en Inkomen lichtte David Rietveld deze nieuwe criteria toe.

Rietveld werkt bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en houdt zich binnen het gemeentefonds bezig met het cluster Werk en Inkomen.

GROOT ONDERHOUD De inkomsten van gemeenten komen grotendeels uit het gemeen- tefonds: zo’n 32 miljard euro. De maatstaven die worden gebruikt om dat geld over de gemeenten te verdelen, zijn divers (zie kader). “De herijking van die verdeling is groot onderhoud”, zegt Rietveld. “Jaarlijks

NIEUWE VERDELING GEMEENTEFONDS

‘ VRIJHEID VAN GEMEENTEN

STAAT VOOROP’

De maatstaven voor de verdeling van het geld uit het gemeentefonds zijn herijkt, ook voor het cluster Werk en Inkomen. Grotere gemeenten krijgen gemiddeld relatief iets meer, kleinere gemeenten iets minder.

Binnen het cluster Werk en Inkomen mogen gemeen- ten zelf bepalen hoe zij hun middelen besteden.

wordt de verdeling tegen het licht gehouden en al in 2010 is gecon- stateerd dat er wat scheefgroei was ontstaan.”

Dat was ook het geval binnen het cluster Werk en Inkomen. Belangrijk- ste globale verschuiving is dat er wat meer geld gaat naar grote steden en wat minder naar kleinere gemeenten.

Een van de redenen daarvoor is dat kleinere gemeenten hun automati- sering anno 2015 veel beter op orde hebben dan een aantal jaar geleden en dus minder geld kwijt zijn aan administratie. “De verdeling sluit nu beter aan op de kosten die gemeenten maken. Per ongeluk geld overhouden of met een tekort zitten moet nu minder vaak voorkomen.”

David Rietveld

TAKEN ERBIJ, TAKEN ERAF Door de komst van de Participatie- wet hebben gemeenten er taken bij gekregen en hebben zij taken zien verdwijnen. Het rijk heeft vastgesteld waarvoor het geld uit het gemeente- fonds, cluster Werk en Inkomen, wel en niet bedoeld is. Zo is het op het gebied van inkomensdienstverlening wél bestemd voor het behandelen van aanvragen, maar níet voor het ledigen van tekorten op het inkomensdeel, BUIG-budget of bijstandsniveau. Een nieuwe taak is het opleggen en hand- haven van verplichtingen. Ook op het gebied van participatie zijn de taken strakker gedefinieerd. Geld is wél bedoeld voor het aanbieden van de voorziening, maar níet voor intensief

casemanagement. Een nieuwe taak op dit terrein is het bepalen van ap- paraatskosten voor de loonwaardebe- paling. Wat betreft het minimabeleid is de uitkering uit het gemeentefonds wél bedoeld voor bijzondere bijstand, maar niet voor kwijtschelding van gemeentelijke heffingen.

AUTONOMIE VOOROP

“Autonomie voor gemeenten staat voorop”, zegt Rietveld. Toch is het geld uit het gemeentefonds ingedeeld in clusters. Dit is nodig voor een goede verdeling, maar ook voor het onder- houd aan het fonds. “Gemeenten hebben, binnen de taken waarvoor het geld uit het gemeentefonds bestemd is, volledige vrijheid over de besteding

daarvan. Het is echt aan gemeenten zelf om hierbinnen keuzes te ma- ken.” Die keuzes moeten niet worden beïnvloed door de gemeentefondssys- tematiek. Daarom is het bedrag dat gekoppeld is aan het criterium loon- kostensubsidie even hoog als dat voor bijstandsontvangers. Rietveld: “Op die manier beïnvloedt de verdeling van het gemeentefonds de keuze niet om dit specifieke beleidsinstrument al dan niet in te zetten.”

MEER WETEN?

Bekijk de gemeentefonds 2015

Verdeling van het gemeentefonds

Een aantal objectieve maatstaven bepaalt de omvang en verdeling van het gemeentefonds. Door deze systematiek kan het gebeuren dat de totale uitkering uit het gemeentefonds daalt, terwijl het bedrag voor het cluster Werk en Inkomen stijgt.

DE MAATSTAVEN

• inwoners

• huishoudens laag inkomen

• lokaal klantenpotentieel

• regionaal klantenpotentieel

• bijstandsontvangers

• uitkeringsontvangers

• omgevingsadressendichtheid

• OZB (negatieve maatstaf)

• woonruimten

• minderheden

• jongeren

• ouderen

• leerlingen so en vo

• oppervlakte land

• oppervlakte binnenwater

• oppervlakte buitenwater

• oppervlakte bebouwing

• oeverlengte

• bodemgesteldheid

• historische kern

• lengte historisch water

• vast bedrag Waddeneilanden

• vast bedrag G4

Wijzigingen cluster Werk en Inkomen (maatstaven en bedragen)

x maatstaf bedrag in euro’s

2014

bedrag in euro’s 2015

aantal inwoners 0,04 7,37

huishoudens met laag inkomen (drempel) 56,66 178,34

huishoudens met laag inkomen 38,47 vervallen

regionaal klantpotentieel 1,55 8,50

aantal bijstandsontvangers 1.521,56 1.886,28

ABW-schaalnadeel 112.176,71 vervallen

ABW-schaalvoordeel 3.706,33 vervallen

aantal uitkeringsontvangers 16,12 vervallen

loonkostensubsidie 1.886,28

eenpersoonshuishoudens 21,05

omgevingsadressendichtheid 3,33

Meicirculaire

‘ DIVOSA BENCHMARK IS BEGINPUNT VOOR ONDERZOEK’

Wat kost de bijstand per inwoner? De Divosa Benchmark Werk en Inkomen geeft hier inzicht in en toont het aantal klanten dat uitstroomt naar werk. Meten is weten. ‘Maar’, zegt Evelien Hooghiemstra, adviseur bedrijfsvoering Sociaal Domein bij de gemeente Amersfoort, ‘voor een goed beeld moet je op zoek naar het verhaal achter de cijfers.’

Hoe scoorde Amersfoort in de benchmark?

“Jarenlang waren wij een financieelvoordeel-gemeente en scoorden we relatief goed in diverse benchmarks. In 2015 heeft Amersfoort echter te maken met een forse be- zuinigingsopgave. Dat was reden om alle uitgaven eens goed tegen het licht te houden en te bekijken waar winst te behalen viel. In de top 25 van meest logische zoekrich- tingen voor bezuinigingen stond Werk en Inkomen bo- venaan. De resultaten van de benchmark waren daartoe mede aanleiding. Er kwam een beeld naar voren van een organisatie met hoge uitvoeringskosten, waardoor het idee ontstond dat de uitvoeringskosten de komende jaren zouden kunnen dalen.”

Hoe realistisch vond u dat?

“Amersfoort werd vergeleken met onder meer Apeldoorn, Almere, Breda en Den Bosch. De Divosa Benchmark- score op sec de uitvoeringskosten was niet eenduidig.”

Waarom was die score niet eenduidig?

“De belangrijkste reden is dat wij re-integratie groten- deels zelf uitvoeren en deze kosten meenemen in de uitvoeringskosten. Veel gemeenten besteden re-integra- tietrajecten uit. Dat leidt tot lagere uitvoeringskosten en hogere re-integratiekosten. De cijfers uit de benchmark zijn dus vatbaar voor interpretatieverschillen. We hebben daarom een verdiepende analyse uitgevoerd om vast te Evelien Hooghiemstra

Wat zou u willen toevoegen aan de Divosa Bench- mark Werk en Inkomen?

“Het zou helpen om per gemeente een korte toelichting op te nemen over de organisatie van de uitvoering van Werk en Inkomen, om verschillen beter te duiden. Dat is zeker van belang nu Werk en Inkomen landelijk steeds meer vergroeid raakt met de sociale wijkteams. Dat maakt de verschillen in de uitvoering tussen gemeenten nog groter en de benchmarkuitkomsten nog moeilijker te duiden. Eenduidige kostendefinities zouden van hulp zijn, zodat we in ieder geval appels met appels vergelij- ken – waarbij we moeten beseffen dat er vele smaken appels zijn. Daarnaast zouden losse prestatie-indicatoren in samenhang getoond moeten worden om de com- municerende vaten zichtbaar te maken. Een relatief lage instroom (streng aan de poort) geeft immers ook een relatief lage uitstroom. Alleen de uitstroom als prestatie- indicator tonen geeft een verkeerd, negatief beeld.

Verder zou het goed zijn om op een integraal dashboard te zien op welke indicatoren een gemeente relatief (on)gunstig scoort. Wie de beste integrale score heeft, heeft dan eigenlijk de morele plicht om deze eigen aanpak te delen, bijvoorbeeld door het verhaal achter de cijfers te publiceren in de benchmark-community.”

Moeten de kosten nog omlaag in Amersfoort?

“Jazeker. We realiseren de bezuinigingen onder meer door het vergroten van de span of control voor het ma- nagement en het inzetten van lean-trajecten die leiden tot een strakkere organisatie.” *

stellen wat een realistische bezuinigingsopgave zou zijn voor de uitvoeringskosten van Werk en Inkomen. In deze analyse hebben we onder andere een meerjarig beeld bekeken en de relatief hoge uitvoeringskosten gecombi- neerd met de lage re-integratiekosten.”

Welke les heeft u hieruit getrokken?

“Slechte benchmarkscores kunnen wijzen op een verbe- terpunt, maar ook op een verschil in de organisatie. Grote verschillen tussen gemeenten hebben vaak een adminis- tratieve of organisatorische oorzaak. Als je dat ziet, moet je op zoek naar het verhaal achter de cijfers. De benchmark is vooral een beginpunt voor een gesprek en onderzoek.”

‘ Appels met appels vergelijken’

De Divosa Benchmark is een initiatief van Divosa, gerealiseerd in samen- werking met Stimulansz en BMC Advies. Frans Kuiper van Stimulansz over de kracht, de kwetsbaarheden en de mogelijkheden tot verbetering.

“Het belang van de benchmark zit ‘m vooral in de objectiviteit en de waarde die het daarmee ook voor de politiek heeft. Tegelijk is het lastig om per gemeente te bepalen welke kosten waaraan worden toegeschreven. Het verstrekken van uitkeringen en het aanbieden van re-integratie zijn wettelijke taken voor een gemeente. Gemeenten kunnen ervoor kiezen om de uitvoering op onderdelen, bijvoorbeeld re-integratie, uit te besteden. Een toelichting per gemeente over de manier van werken zou duidelijk- heid scheppen. Wij gaan kijken of dat te realiseren is, want uiteindelijk wil je natuurlijk

appels met appels vergelijken.”

‘ Slechte benchmark-

scores kunnen wijzen

op een verbeterpunt

óf op een organisatie-

verschil; je moet op

zoek naar het verhaal

achter de cijfers’

FORMATIEMODEL

BRENGT WERKPROCESSEN GEDETAILLEERD IN KAART

In Arnhem hebben ze de apparaats- kosten van Werk en Inkomen heel precies in kaart gebracht. Met het Formatiemodel. Irene Niessen, ont- werper van het Formatiemodel, wijst erop dat de apparaats- en program- makosten van Werk en Inkomen vaak communicerende vaten zijn. Bezuini- gen heeft gevolgen.

D

in de uitkeringen uit het gemeen- tefonds leiden ertoe dat gro- tere gemeenten globaal gezien iets meer te besteden krijgen en kleinere gemeenten iets minder. Gemiddeld sluit het nieuwe budget beter aan op de werkelijke uitgaven, stelt het ministerie van Binnenlandse Zaken. Irene Niessen van adviesbureau Anderson Elffers Felix (AEF) onderschrijft dat. Tege-

lijkertijd stelt ze dat de herverdeling van het budget de discussie over bezuinigingen in het cluster Werk en Inkomen zal aanwakkeren; een discussie die vanwege de krimpende budgetten sowieso al actueel is. Om- dat apparaatslasten de grootste hap nemen, wordt bij eventuele bezuini- gingen vanzelfsprekend gekeken hoe werkprocessen efficiënter kunnen worden georganiseerd.

Die werkprocessen kun je heel nauwkeurig in kaart brengen, zoals AEF in Arnhem deed. Maar aller- Irene Niessen

‘ Bij extra aanvragen komt er automatisch formatie bij’

Het Arnhemse Formatiemodel brengt heel gedetailleerd de werkprocessen van medewerkers van Werk en Inkomen in kaart. Hans Niemeijer, senior medewerker planning en control bij de gemeente Arnhem legt uit hoe hij dat heeft aangepakt en wat het Formatiemodel oplevert.

“Uitvoering heeft steevast geen bestuurlijke prioriteit. Daarom is het belangrijk om bestuurlijk vast te leggen wat een aanvraag, inclusief handhaving en dergelijke kost. Dat hebben wij gedaan met het Formatiemodel. Als er nu extra aanvragen zijn, komt er automatisch formatie bij. Het model is vast, de uitkomsten variëren. Als je kiest voor verandering, dan maakt ons Formatiemodel de kosten inzichtelijk. En die veranderingen worden steevast ingegeven door bestuurlijke afwegingen. Voorafgaand aan de invoering van het Formatiemodel hebben we wel enkele fundamentele keuzes gemaakt. Zo hebben klanten hebben geen eigen contactpersoon meer, zoals je bij Albert Heijn geen vaste caissière hebt. Iedereen moet elke klant te woord kunnen staan. Dat draagt bij aan efficiëntie. Het Formatiemodel geeft handvatten om het hele proces inzichtelijk te krijgen. Ook kunnen we conjunctureel meebewegen door de inzet van een flexibele schil naast onze vaste medewerkers. Met de ontwikkeling zijn we vijf jaar bezig geweest; van het in kaart brengen van het werkproces tot het bijspijkeren van competenties van medewerkers en het bestuurlijk vastleggen van het Formatiemodel.”

eerst pleit Niessen voor een bredere blik van gemeentebestuurders.

COMMUNICERENDE VATEN Niessen: “Het gemeentefondsbud- get staat niet op zichzelf. Andere budgetten zijn groter. Lagere ap- paraatslasten kunnen leiden tot hogere programmalasten.” Het zijn communicerende vaten: controleer je aan de voordeur te licht of uitke- ringen terecht worden toegekend (lage apparaatskosten), dan verstrek je mogelijk te veel uitkeringen (hoge programmalasten). Andersom kan een strenge toegang goed zijn voor het aantal bijstandsuitkeringen (lage programmakosten), maar kan het zorgen voor hogere kosten op andere domeinen, zoals jeugdzorg en WMO.

“Gemeenten moeten nadenken over het gewenste niveau van dienstverle- ning aan de burger. Alle opties heb- ben voor- en nadelen.” Waarop moet worden bezuinigd is afhankelijk van drie factoren: bestuurlijke prioriteit, financiële schaarste en inhoudelijke afwegingen.

Gemeenten, zo zegt Niessen, maken verschillende keuzes in hun inrich- ting van de sociale dienst. “Zo kiest de ene gemeente voor een integrale aanpak en de andere voor een ge- knipt werkproces. Een integrale aan- pak leidt tot hogere apparaatslasten.

Gemeenten met lage apparaatslasten hebben de inkomensdienstverlening vaak volledig gesplitst van re-integra- tie en sturen op een hoge caseload.”

Een ander onderscheid is de mate van inzet op fraudebestrijding en een derde verschil is de mate van aan-

sluiting op het sociaal domein. “Als werk en inkomen een plek heeft in wijkteams, hebben consulenten ook te maken met andere problematiek.”

ZOEKEN NAAR FRUSTRATIES Dat het lastig is om de uitvoerings- kosten precies vast te stellen, blijkt uit de Divosa Benchmark Werk en Inkomen. Om die kosten op het ge- bied van Werk en Inkomen in de ge- meente Arnhem in kaart te brengen, ontwierp AEF het Formatiemodel.

Op basis van een aantal variabelen, zoals het aantal aanvragen en het aantal klanten, kan uiteindelijk de totale benodigde formatie worden vastgesteld. Andere variabelen zijn onder meer de gemiddelde duur van klantcontacten en de manier waarop dossiers worden bijgehouden. “Het is interessant om te zoeken naar

inefficiënties”, vertelt Niessen. “Die uiten zich vaak in frustraties van medewerkers.” Ook zijn er de funda- mentele, politieke keuzes, zoals de tijd die aan fraudebestrijding wordt besteed. Al die variabelen leiden tot een model waarmee aan ‘knoppen’

kan worden gedraaid. Besteed je iets meer aan het een, dan heeft dat gevolgen voor iets anders. Zo wordt het formatiemodel een geobjecti- veerd sturingsinstrument. Natuurlijk zal de discussie over het budget blijven bestaan. Maar als het model bestuurlijk voldoende steun krijgt, zoals in Arnhem, gaat bij bezuini- gingen de discussie over de inhoud.

“Uiteindelijk maak je de politiek op deze manier verantwoordelijk voor consequenties van die bezuinigin- gen”, besluit Niessen. *

‘ De discussie over het budget zal blijven bestaan,

maar als het model bestuurlijk voldoende steun

krijgt, kun je het bij bezuinigingen over de inhoud

hebben’

‘Op het gebied van werk en inkomen worstelen gemeenten allemaal met dezelfde vraagstukken, zoals dat van de uitvoeringskosten.

Informatie delen met elkaar is noodzakelijk. Ik heb hier de bevestiging gekregen dat beleidskeuzes sterk bepalend zijn voor de kosten: er is een

samenhang tussen financiën en bestuurlijke prioriteiten’

KOEN STRINGA, LEKSTROOM

‘In Rhenen zijn we erg op uitvoeringskosten georiënteerd, maar ik betwijfel inmiddels of ons formatieberekeningsmodel wel voldoet.

Uiteindelijk moet de politiek keuzes maken’

LEON HOLTUS, RHENEN

‘Dat je een bezuiniging kunt realiseren door formatie

uit te breiden is een interessant gegeven. Het

Formatiemodel dat ze in Arnhem gebruiken biedt die handvatten.

Als je precies in kaart brengt hoeveel tijd werkprocessen kosten,

en je door de jaren heen meet wat dat werk

oplevert, dan kun je uiteindelijk aan knoppen

draaien om uitkomsten te beïnvloeden’

NICK BAKKER, DANTUMADEEL

‘Dat programmakosten en uitvoeringskosten werken als communicerende vaten is voor

mij een eyeopener’

JAAP SCHIPPER, GR DE BEVELANDEN

‘Bij een benchmark let je vaak alleen op de cijfers, waaruit je opmaakt wie het goed of slecht doet.

Maar uiteindelijk is het belangrijk dat gemeenten van elkaar leren. Op deze bijeenkomst over uitvoeringskosten zie

je dat gemeenten dat ook willen’

LIESBETH GOL, NOORDERKWARTIER

‘Er is niet één grote knop waaraan

je kunt draaien om uitvoeringskosten te

regelen. Maar het is als ambtelijke

organisatie wel belangrijk om bestuurders te laten

zien waarmee je bezig bent; zodat zij beseffen dat hun beleidskeuzes direct invloed hebben op

uitvoerings- en programmakosten’

GERARD SCHÖNFELD, BOXTEL

‘Het is de kunst om bestuurders verantwoordelijk

te maken voor kosten van de werkprocessen.

Daarom is het zaak dat je meerjarig

goede cijfers aanlevert’

WOUTER GROENEWEG, CUIJK, GRAVE EN MILL

‘De focus op het werkproces moet scherper. Het zijn de medewerkers zelf

die werkprocessen soepeler kunnen laten verlopen. Zij hebben er ook het meeste baat bij. Efficiëntie moet van

de onderkant komen’

ADRI DERICKX, APELDOORN

MEER WETEN?

Wilt u naar aanleiding van dit verslag van de Divosa Vrijdag meer weten over bedrijfsvoering? Neem contact op met Evert Jan Slootweg of Marije van Dodeweerd via 030-233 2337 of

COLOFON

Tekst: Robin Ouwerkerk

Eindredactie: Jolanda van den Braak Fotografie: Jos Stuart

Vormgeving: Curve mags and more

© Divosa, juli 2015

Dit verslag is een uitgave van Divosa in het kader van het programma Effectiviteit en Vakmanschap.

info@divosa.nl.