1
Samenwerkingsovereenkomst 2020 - 2025
tussen Stad Roeselare en EVA VZW De Spil (extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm)
TITEL I: Algemene bepalingen en kader
1.1. Partijen
Voorliggende samenwerkingsovereenkomst wordt in toepassing van art. 247 van het Decreet over het Lokaal Bestuur (verder: DLB) afgesloten tussen
De Stad Roeselare, met zetel te Botermarkt 2, 8800 Roeselare (Stadhuis), hier vertegenwoordigd door de heer Piet Delrue, voorzitter van de Gemeenteraad en de heer Geert Sintobin, algemeen directeur, handelend in uitvoering van het besluit van de Gemeenteraad van ………
hierna de Stad genoemd;
En
VZW De Spil, gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm, opgericht krachtens gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2008, met Hippoliet Spilleboutdreef 1, 8800 Roeselare, hierbij
vertegenwoordigd door Mieke Vanbrussel, voorzitter van de Raad van Bestuur en de heer Dirk Cornelis, algemeen directeur.
hierna VZW De Spil genoemd;
en beide samen omschreven als de partijen.
1.2 Historiek
De Gemeenteraad van de Stad Roeselare nam op 21 oktober 2013 de beslissing om het cultuurcentrum van de Stad te organiseren via een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm, namelijk VZW De Spil.
Deze beslissing werd op 6 februari 2014 goedgekeurd door de Vlaamse regering.
Op 3 april 2014 stemde de Algemene Vergadering van VZW De Spil in met de omvorming tot een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.
Tussen VZW De Spil en de Stad dient overeenkomstig artikel 247 van het DLB een
samenwerkingsovereenkomst afgesloten te worden die minstens de volgende aangelegenheden moet regelen:
1° in voorkomend geval de aanwending van de aan het agentschap ter beschikking gestelde of overgedragen personeelsleden, middelen en infrastructuur; (cf. infra – TITEL III)
2° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het
agentschap worden toegekend; (cf. infra – TITEL IV)
2 3° de wijze waarop de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting zal voorzien in een systeem van organisatiebeheersing; (cf. infra – TITEL IV)
4° de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren.
(cf. infra – TITEL III)
De vorige samenwerkingsovereenkomst werd goedgekeurd op de Gemeenteraad van 15 december 2014.
Op de Gemeenteraad van 18 november 2019 werd de beslissing genomen om de verzelfstandiging verder te zetten.
1.3 Doel en finaliteit
Deze samenwerkingsovereenkomst lijst in alle transparantie de wederzijdse engagementen van partijen op in het streven naar een optimale samenwerking gebaseerd op vertrouwen, zodat de Stad de garantie krijgt dat VZW De Spil de haar toegewezen opdracht uitvoert in een kader en onder modaliteiten die door de Stad worden bepaald, en anderzijds VZW De Spil zelfstandig haar opdracht kan uitvoeren, zonder operationele inmenging van de Stad, maar ook zonder een beroep te moeten doen op ondersteuning van de Stad voor operationele aangelegenheden.
Deze samenwerkingsovereenkomst laat toe de sturing, de beheersing en de verantwoording van VZW De Spil vorm te geven. Het bevordert de formulering van duidelijke doelstellingen in functie van
resultaatsgerichtheid, kostenbewustzijn en klantenoriëntatie. Het biedt de nodige zekerheid aan VZW De Spil over de middelen en faciliteert de samenwerking en de dialoog tussen de Stad en VZW De Spil. Deze
samenwerkingsovereenkomst moet beide partijen ook ondersteunen om steeds een langetermijnvisie te ontwikkelen.
1.4 Uitgangspunten
De Stad belast VZW De Spil met de basisopdracht omschreven in de statuten en aangevuld door voorliggende samenwerkingsovereenkomst. De Stad en VZW De Spil nemen vervolgens m.b.t. die basisopdracht
respectievelijk een regisseursrol en een actorrol op, waarbij:
VZW De Spil:
• De beleidsplanning afstemt op en koppelt aan het bestuursakkoord en het meerjarenplan van de Stad.
• De Stad actief betrekt bij de (door)ontwikkeling van de missie en visie van VZW De Spil, de bepaling van de doelstellingen, etc. (cf. infra, titel IV, Overleg).
• De informatiedoorstroming en het overleg met de Stad garandeert, aanvullend aan de
besluitvorming en infodoorstroming via de bestuursorganen van VZW De Spil, voor wat betreft (cf.
infra, titel IV, Overleg):
o Strategische keuzes die VZW De Spil maakt;
o Acties of beslissingen van VZW De Spil die een potentieel belangrijke financiële,
beleidsmatige of communicatieve impact hebben, en/of die raken of kunnen raken aan
3 materies waar ook de Stad mee bezig is, en/of die een meerwaarde kunnen hebben als ze op groepsniveau bekeken worden;
o Strategische informatie die VZW De Spil bekomt en die een invloed kan hebben op haar strategie of op de middelen die de Stad haar ter beschikking moet kunnen stellen om haar missie te kunnen verwezenlijken.
• De engagementen op lange termijn met de Stad vastlegt, zowel inhoudelijk als financieel.
• De kwalitatieve en inhoudelijke return realiseert, die geëxpliciteerd wordt in deze overeenkomst via de bepaling van de basisopdracht en de specifieke opdrachten voor VZW De Spil (cf. infra, titel II, Opdracht).
de Stad:
• Vertrouwen in VZW De Spil als een basisuitgangspunt ziet.
• De bestuursorganen van VZW De Spil ten volle respecteert en responsabiliseert.
• VZW De Spil binnen de afgesproken kaders zelfstandig laat opereren en evolueren.
• De kwalitatieve en inhoudelijke return opvolgt en faciliteert, die geëxpliciteerd wordt in deze overeenkomst via de bepaling van de basisopdracht en de specifieke opdrachten voor VZW De Spil (cf. infra, titel II, Opdracht).
1.5 Beleidskader
• Statuten van VZW De Spil VZW De Spil heeft tot doel:
De werking van het cultuurcentrum “VZW De Spil” te waarborgen, teneinde de volgende doelstellingen te realiseren, namelijk:
• Een kwalitatief geheel van infrastructuur, service, manifestaties en begeleiding aan te bieden, die de centrumfunctie van Roeselare ondersteunt en promoot, zowel lokaal als regionaal;
• De socio-culturele vorming en de ontplooiing van de bevolking te bevorderen, door de initiatieven van lokale en regionale verenigingen te stimuleren, te coördineren en te promoten;
• Eigen initiatieven te ontwikkelen ter aanvulling van het bestaand aanbod op cultureel vlak;
• In alle acties en initiatieven kwaliteit na te streven en aan te bieden aan alle
bevolkingsgroepen op een pluralistische basis. Aan alle geledingen van de samenleving, kwalitatief hoogstaande accommodatie aan te bieden als ontmoetingsplaats.
• (Beleids)planning
Er dient een synergie te zijn tussen de doelstellingen van VZW De Spil en deze van de Stad. VZW De Spil haakt haar (beleids)planning aan op de strategische planning en doelstellingen van de
stadsorganisatie. Het beleidsplan van VZW De Spil draagt bij tot het bereiken van de strategische doelstellingen van de Stad. VZW De Spil werkt via deze weg facetten mee uit van het stadsbeleid.
4
• Evaluatierapport
Het evaluatierapport per legislatuur zoals goedgekeurd in de GR van 18 november 2019 waarin de werking van VZW De Spil werd geduid.
1.6 Juridisch kader
Deze samenwerkingsovereenkomst wordt gesitueerd in een juridische context, waarvan de hoekstenen bestaan uit:
• Het publiekrechtelijk karakter van VZW De Spil
• Het DLB
• De statuten van VZW De Spil
1.7 Tijdsduur en herzieningsmogelijkheden
Deze overeenkomst vangt aan de dag na de laatst genomen in 1.1 (cf. supra) vermelde beslissing en neemt een einde, onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding van de samenwerkingsovereenkomst, uiterlijk twaalf maanden na de volledige vernieuwing van de Gemeenteraad in 2025.
Als bij het verstrijken van de samenwerkingsovereenkomst om een of andere reden geen nieuwe overeenkomst in werking is getreden, wordt de duurtijd van de voorgaande overeenkomst automatisch verlengd.
Indien de wetgeving en regelgeving het bestaan, de opdracht, de organisatie en/of de werking van VZW De Spil fundamenteel wijzigt, met een impact op de haalbaarheid van de geldende
samenwerkingsovereenkomst, kunnen de deelgenoten in afwijking van de bepalingen in de vorige alinea binnen de zes maanden een nieuwe samenwerkingsovereenkomst opstellen, die zo nauw mogelijk aansluit bij de samenwerkingsovereenkomst die op dat ogenblik geldt.
1.8 Beëindiging en geschillenregeling
Bij ontbinding van VZW De Spil, om welke reden ook, neemt deze overeenkomst automatisch en van rechtswege een einde.
De overeenkomst kan beëindigd worden door de Stad, indien de voorwaarden waaronder zij verleend werd niet worden nageleefd. Indien VZW De Spil in gebreke blijft door de haar bij huidige overeenkomst opgelegde verplichtingen na te leven, kan de Stad VZW De Spil in gebreke stellen bij een met redenen omklede aangetekende brief.
Alle geschillen zullen in elk geval geregeld worden op basis van een bemiddelingsprocedure, die op initiatief van elk van de partijen kan worden opgestart. De procedure wordt gevoerd door een commissie bestaande uit twee afgevaardigden van VZW De Spil, twee afgevaardigden van de Stad en één onafhankelijke derde.
5 Indien de bemiddeling geen uitkomst biedt, kan het geschil door elke partij worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk.
6 TITEL II: Opdracht
Basisopdrachten van VZW De Spil
De basisopdracht van VZW De Spil staat omschreven in de statuten van VZW De Spil.
De opdrachten van VZW De Spil kaderen in het strategisch meerjarenplan van de Stad en meer specifiek binnen de beleidsdoelstelling: ‘Verbindend Vooruit’, en worden nader vertaald in de ‘Visie’ van VZW De Spil, zoals hieronder bepaald.
Visie VZW De Spil: (hierna De Spil in onderstaande visie)
De Spil is een multidisciplinair cultuurhuis, dat stevig verankerd is in de Stad Roeselare en tegelijk de ruime regio bespeelt.
De Spil is een dynamisch cultuurhuis, dat inspeelt op maatschappelijke tendensen en gebeurtenissen, en deze weet te vertalen in vernieuwend cultureel beleid, in samenspraak met de verschillende stadsactoren.
De Spil viert de kunsten in volle breedte, diepte en diversiteit, maakt letterlijk en figuurlijk plaats voor de artiest en geeft ruimte aan Roeselaarse verenigingen.
Dit huis wil zijn naam niet alleen voor cultuurbeleving alle eer aan doen, maar ook als spil in diverse netwerken. Die samenwerkingsverbanden focussen op cultuur, maar - als open en warm huis - ook op maatschappelijk vlak.
De context waarin De Spil dit doet, is tegelijk (boven)lokaal, nationaal, internationaal en duurzaam.
CULTUURHUIS
De Spil haalt met duidelijke keuzes het beste uit nationale en internationale podiumkunsten naar Roeselare.
Het ontwikkelt daarvoor een eigen programma-aanbod met beeldende kunsten, eigen producties,
schoolproducties, aandacht voor Roeselaarse kunstenaars van vandaag en toen, coproducties en festivals.
Daarin stelt het kwaliteit (in het aanbod en de werking) en diversiteit (in voorstellingen en beoogd publiek) als criteria voorop.
Specifieke aandachtspunten:
A. BEELDENDE KUNSTEN
o TER POSTERIE: tentoonstellingsbeleid voor hedendaagse expo’s i.s.m. de Stad B. EIGEN PRODUCTIES & FESTIVALS
o DE GROOTE STOORINGE: internationaal circus- en straattheaterfestival in 2021 en 2024, in 2021 met focus op het Albrecht Rodenbachjaar in overleg met de Stad
o WINTER: nieuw extra muros evenement in 2021-2022 en 2023 of 2024
o SOUNDS OF SILENCE: concerten in kerstperiode op locatie (stadscentrum) 2021-2023 C. COPRODUCTIES & FESTIVALS
7 o RSL JAZZ: festival - samenwerking met Gent Jazz, Comité van de Kop en Pelzen
o PLEIN PUBLIQUE: festival - samenwerking met VZW Luster o MAATWERK: clubconcerten - samenwerking met Pelzen o ADRIAEN WILLAERT - award
D. KUNSTENAARS & ARTIESTEN
o Ondersteuning via residenties, (repetitie)ruimte faciliteren, coproducties, technische of artistieke knowhow
o In het bijzonder neemt De Spil een begeleidingsfunctie op voor Roeselaarse professionele kunstenaars/compagnies rond bijvoorbeeld het genre dans/circus
OPEN HUIS
A. PUBLIEKSGERICHTE WERKING
o Een doorgedreven socio-culturele / kunsteducatieve werking, met meer aandacht voor jongeren en ouderen binnen een intergemeentelijke aanpak
o Het verder ontwikkelen van vrijwilligerswerking B. GEBOUW
o De Spil engageert zich als openbaar gebouw binnen Enchanté Roeselare
C. NETWERKORGANISATIE
Als open huis maakt De Spil deel uit van netwerken op verschillende niveaus:
o Lokaal: verder uitwerken van het cultureel netwerk in en voor de Stad, een letterlijke spil rond:
o Culturele projecten en spelers
o Nieuwe stadsontwikkelingen: (cf. infra, titel II, Specifieke opdrachten)
o Citymarketing: de programmatie in huis, festivals en evenementen van De Spil maken deel uit van de citymarketing van de Stad, waar communicatief gezamenlijk kan op ingezet worden
o Bovenlokaal: o.a. partnership met projectvereniging BIE D. SAMENWERKINGEN
Ondersteuning voor en coproducties met:
o Verenigingen: coproducties als een hedendaagse vorm en actualisering van de opdracht als huis voor Roeselaarse verenigingen
8 o De Stad: technische ondersteuning TRAX-festival 21-25
Projectmatig:
o Bij projecten rond thema’s waarin ook de Stad en/of andere maatschappelijke en culturele spelers actief zijn, kiest De Spil voluit voor samenwerking waar opportuun of toegevoegde waarde oplevert.
E. GASTEN
o Een huis voor vele verenigingen die te gast zijn met hun (eigen) voorstellingen.
DUURZAAM HUIS
o Verder ontwikkelen van duurzame maatregelen in huis en op evenementieel niveau WARM HUIS
A. SOCIO-ARTISTIEKE WERKING & PARTICIPATIE
o Kansen voor en talentontwikkeling van kwetsbare en specifieke groepen, door samen met hen voorstellingen en festivals te maken. Specifieke aandacht voor: diversiteit en geestelijke gezondheidszorg.
B. TUIN DER LUSTEN
o Wordt als doorlopende (fundamentele) participatieve kunstpraktijk, die sociaal artistieke projecten creëert, verdergezet.
In 2021: theaterproductie ‘Animal Farm’ i.s.m. De Schaduw C. FINANCIEEL DREMPELVERLAGENDE INITIATIEVEN
o Vrijetijdspas
o European Disability Card
o Plusticket – systeem wordt uitgebreid binnen principe Enchanté Roeselare o TalentO
Specifieke opdrachten
De Stad kent VZW De Spil voor haar basisopdracht een toelage toe. Hiernaast kan de Stad aanvullende specifieke opdrachten geven aan VZW De Spil, in lijn met het meerjarenplan van de Stad. Over de
modaliteiten moet telkens afgestemd worden. Indien de specifieke opdrachten ingevolge volledige benutting van financiële en personele middelen binnen VZW De Spil niet haalbaar zijn, dan wordt onderling afgestemd over de modaliteiten of wordt een herschikking van prioriteiten in de basisopdracht voorzien.
De specifieke opdrachten vormen een niet-limitatieve lijst:
9 - De Stad geeft aan VZW De Spil de opdracht om een concreet voorstel uit te bouwen voor de uitbouw
van het muziekcentrum TRAX en dit in de basiswerking van VZW De Spil te integreren, met als streefdatum 1 januari 2022, cf. de punten 38 en 39 uit het bestuursakkoord, waardoor minstens de programmatorische invulling wordt overgenomen, maar eventueel ook het volledige infrastructurele beheer (indien verzoenbaar met het aanbod t.a.v. jeugd en verenigingen). In functie van de concrete deelaspecten die effectief zullen worden overgenomen, zullen ook de daaraan verbonden
budgettaire, personele en andere middelen mee over gaan vanuit de Stad naar VZW De Spil.
- De Stad geeft aan ARhus en VZW De Spil de opdracht om meer samenwerking en synergie inzake de ondersteunende diensten én inzake afstemming qua programmatie te genereren en het voorstel in dit verband ter validatie aan de Stad voor te leggen tegen 1 januari 2022, waarbij de opbrengst van de daarbij gerealiseerde synergie-effecten in beider organisaties blijft.
- De Stad geeft aan ARhus en VZW De Spil de opdracht om in samenspraak met de Stad tegen 1 januari 2024 te onderzoeken hoe een intensere samenwerking tussen de verschillende culturele spelers in de Stad kan leiden tot hun integratie in een nieuwe samenwerkingsstructuur.
- De Stad geeft aan VZW De Spil de opdracht om mee bij te dragen aan het visieplan voor Site De Spil als een echte cultuur- en kunstensite in deze legislatuur.
- Etc. (doorheen de legislatuur kunnen andere specifieke opdrachten afgestemd worden).
TITEL III: Ondersteuning (ondersteunende processen) Engagementen en verbintenissen inzake financiën
• De Stad kent VZW De Spil voor het jaar 2020 t.e.m. 2025 een exploitatietoelage toe. Het bedrag van deze toelage werd bij de aanvang van het meerjarenplan van de Stad vastgelegd voor elk jaar van het meerjarenplan en blijft in principe onveranderd gedurende deze periode. De exploitatietoelage aan VZW De Spil is gekoppeld aan de personeelskost van VZW De Spil en blijft steeds binnen een vork van € 50.000 rond deze gebudgetteerde personeelskost. Uitgangspunt om deze personeelskost te budgetteren, is de goedgekeurde personeelsformatie, waarbij het totale aantal VTE’s en de macroverdeling over de verschillende niveaus en loonschalen moet gerespecteerd blijven (minimale verschuivingen zijn bijgevolg wel toegestaan, zolang ze passen binnen het budget). Deze
theoretische personeelsformatie houdt geen rekening met bijkomende leeftijdsgebonden
verlofdagen. Bij veroudering van het personeelsbestand mogen dus extra personeelsleden worden aangeworven, zonder het totale aantal theoretisch beschikbare effectieve arbeidsdagen te
overschrijden. Bij verjonging van het personeelsbestand moet dan logischerwijze weer worden afgebouwd.
• VZW De Spil gaf bij de opmaak van het meerjarenplan van de Stad haar vooruitzichten m.b.t. haar personeelsbudget voor de daaropvolgende jaren door aan de Stad, die op basis hiervan haar toelages in het meerjarenplan opnam. Als uit de jaarrekening blijkt dat de doorgegeven simulaties sterk afwijken van de werkelijkheid, kan de Stad beslissen haar toelages voor de komende jaren aan te passen.
De Stad kan gedurende deze periode beslissen tot het uitkeren van een extra toelage i.f.v. het uitvoeren van een bepaalde programmatie of tot een daling van de toelage i.f.v. budgettaire noodzaak, mits de verwachtingen t.a.v. VZW De Spil in overleg worden aangepast. De exploitatietoelage wordt tweemaandelijks betaald op het door VZW De Spil doorgegeven
rekeningnummer, met een stortingsdatum voor de 7de van de maand. De Stad kan, als eigenaar van
10 de gebouwen, beslissen om investeringen uit te voeren aan haar patrimonium. Deze investeringen kaderen in de verplichtingen als eigenaar.
• De vraag voor investeringen aan de gebouwen kan gesteld worden door VZW De Spil aan de Stad of kan een voorstel van de Stad zelf zijn in het kader van de herziening van het meerjarenplan. De Stad kan via haar deskundigen deze noodzaak tot investeren al dan niet laten bevestigen vooraleer ze een beslissing hiertoe neemt.
De besliste investeringen worden budgettair voorzien in het meerjarenplan van de Stad. De
bevoegde stadsdiensten staan in voor de uitvoering en opvolging van de besliste investeringen. In elk geval wordt de directeur van VZW De Spil door de bevoegde stadsdiensten op de hoogte gebracht m.b.t. de geplande investeringen en wanneer deze zullen worden uitgevoerd. Het staat de Stad vrij te beslissen over de investeringen die haar eigenaarsverplichtingen te boven gaan. Indien hiertoe wordt beslist, kan dit verlopen via een investeringstoelage aan VZW De Spil of via budgettering binnen het meerjarenplan van de Stad zelf. Indien dit via een investeringstoelage verloopt, wordt deze gestort op het door de VZW De Spil doorgegeven rekeningnummer. De investeringstoelage wordt slechts uitgekeerd voor het bedrag van de werkelijke kostprijs van de investering en dit met een maximum van het in het stadsbudget voorziene bedrag.
Indien BTW recuperatie mogelijk is bij een investering die door de Stad bekostigd werd, beslist de Stad of dit bedrag al dan niet moet worden terugbetaald. VZW De Spil koppelt hieromtrent actief terug naar de Stad.
Eventuele werkingsmiddelen afkomstig van een hogere overheid, bedoeld voor de werking van de VZW De Spil en gestort aan de Stad, worden door de Stad zo vlug mogelijk na ontvangst doorgestort.
• Na een werkjaar kan VZW De Spil een overschot of een tekort hebben.
VZW De Spil moet bij een batig saldo op de werkingsmiddelen geen deel van de exploitatietoelage aan de Stad terugbetalen, maar kan zich anderzijds ook niet tot de Stad wenden bij tekorten, tenzij dit tekort een oorzaak heeft die dit tekort structureel van aard zou maken in de toekomst. In dit laatste geval gaat VZW De Spil in overleg met de Stad om deze oorzaken te bespreken en tot oplossingen te komen.
Er is geen automatische verplichting van de Stad om tekorten aan te vullen.
• Het is VZW De Spil toegestaan boekhoudkundige reserves aan te leggen.
De Stad kan - in samenspraak met VZW De Spil - beslissen dat reserves moeten worden aangelegd of moeten worden aangewend i.f.v. het uitvoeren van bepaalde investeringen of i.f.v. een bepaald ander doel, waar de Stad anders extra zou moeten voor bijdragen.
• Alle middelen waarover VZW De Spil beschikt, worden uitsluitend aangewend met het oog op het bereiken van de doelstellingen en het vervullen van de opdrachten van VZW De Spil. Deze
doelstellingen en opdrachten worden duidelijk omschreven in deze samenwerkingsovereenkomst.
De stipte uitvoering van de omschreven opdrachten en het bereiken van de afgesproken
doelstellingen is voor de Stad de gewenste return van de door haar in VZW De Spil geïnvesteerde middelen.
VZW De Spil rapporteert op regelmatige basis m.b.t. de voortgang van de afgesproken opdrachten en doelstellingen (cf. infra, titel IV, Overleg).
11
• Indien de Stad mee investeert in de infrastructuur en/of de werking van een commerciële activiteit van VZW De Spil, dan worden afspraken gemaakt omtrent de bestemming van de eventuele winst.
• VZW De Spil kan geen leningen aangaan of krediet verstrekken zonder uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen van de Stad.
• VZW De Spil kan alle rechtshandelingen stellen en alle activiteiten uitoefenen die tot haar doel bijdragen, dit overeenkomstig haar statuten. Beslissingen die een financiële impact – in de ruimste zin van het woord - kunnen hebben voor de Stad, worden vooraf met de Stad doorgesproken. VZW De Spil neemt zelf het initiatief om hieromtrent met de Stad in contact te treden.
• VZW De Spil voert de boekhouding zoals deze voor een VZW van haar omvang wettelijk is vastgelegd en zal op eigen kosten een erkende bedrijfsrevisor (commissaris) aanstellen die jaarlijks haar
financiële toestand, haar jaarrekening en balans en de regelmatigheid van haar financiële operaties controleert en er een verslag van opmaakt.
Dit verslag wordt bij de bespreking van de rekeningcijfers met de Stad voorgelegd en toegelicht.
• De Stad zorgt ervoor dat VZW De Spil steeds kan afnemen van lopende en instappen in nieuw op te starten raamcontracten van de Stad (raamcontracten waarbij de Stad als trekker fungeert). VZW De Spil geeft daartoe éénmalig aan dat het van deze mogelijkheid gebruik wil maken. De dienst
Aankopen van de Stad engageert zich ertoe het agentschap op regelmatige basis op de hoogte te brengen van lopende en nieuw op te starten/opgestarte raamcontracten van de Stad. De dienst Aankopen zal dit actief communiceren of VZW De Spil toegang geven tot het digitale overzicht van raamcontracten, van zodra dit technisch mogelijk is.
De Stad zal bij nieuw op te starten raamcontracten, i.f.v. de raming van de opdracht, VZW De Spil bevragen naar de omvang van haar mogelijke afname van het contract.
De Stad heeft het mandaat te beslissen of i.f.v. een bepaalde behoefte al dan niet een raamcontract wordt opgestart. De Stad heeft het mandaat te beslissen omtrent de inhoud van het raamcontract (o.a. soorten producten) en zal niet systematisch de agentschappen bevragen naar mogelijke aanvullende behoeften van hun kant.
VZW De Spil richt zich bij een concrete wens voor afname van een lopend raamcontract tot de dienst Aankopen, die de VZW zal doorverwijzen naar de bevoegde leidend ambtenaar van het betreffende raamcontract voor de plaatsing van de bestelling. Indien de leidend ambtenaar door de VZW gekend is, kan het zich rechtstreeks tot deze leidend ambtenaar wenden.
Indien mogelijk wordt rechtstreekse facturatie aan de VZW opgenomen in de opdracht.
Engagementen en verbintenissen inzake personeel
VZW De Spil voert autonoom haar personeelsbeleid en kan zelf personeel aanstellen naargelang de behoeften, dit binnen de bepaalde engagementen en verbintenissen inzake financiën (cf. supra).
Engagementen en verbintenissen inzake patrimonium
VZW De Spil kreeg het gebouw in de Hippoliet Spilleboutdreef 1 ter beschikking gesteld als gebruiker met de Stad als eigenaar.
12 VZW De Spil zal de Stad steeds tijdig verwittigen indien grondige onderhouds- of herstellingswerken zich opdringen, die conform het burgerlijk wetboek tot de verantwoordelijkheid van de eigenaar behoren. Ook voor ingrepen die als een vast element van het gebouw kunnen beschouwd worden, moet overlegd worden met de Stad.
Engagementen en verbintenissen inzake communicatie en ICT VZW De Spil organiseert zelf haar communicatie en ICT.
M.b.t. communicatie:
De Stad en VZW De Spil werken samen een algemeen afsprakenkader voor de werking van communicatie uit:
om structureel informatie en expertise te delen en elkaars communicatie en visibiliteit te versterken.
We bewaken de goede verhouding tussen de huisstijl en merkenstrategie van VZW De Spil en die van de Stad. VZW De Spil schrijft zich mee in de werking van het brandlab in. Binnen dit op te richten brandlab ligt de focus op de uitwerking van de citybranding, om de speerpunten van de Stad inhoudelijk vorm te geven.
Het departement Communicatie van de Stad en de strategische communicatiepartner van de Stad staan in voor de strategische communicatie en citymarketing, dit eveneens met aandacht voor de wisselwerking tussen de Stad en de schillen rond de Stad, zoals de verzelfstandigde entiteiten.
Bij crisissituaties is het essentieel dat alle partners dezelfde communicatie uitdragen. In discipline 5 neemt de Stad de leiding: er wordt een cascadesysteem opgezet tussen de diverse communicatie-actoren om goed af te stemmen.
M.b.t. ICT:
De Stad en VZW De Spil zetten in op mogelijke synergiën inzake ICT waar opportuun.
Inzake informatieveiligheid doet VZW De Spil beroep op de informatieveiligheidsconsulent die aangesteld wordt door de Stad.
Engagementen en verbintenissen inzake algemeen ondersteunende processen
De Stad voorziet in principe geen dagdagelijkse ondersteunende dienstverlening aan VZW De Spil. VZW De Spil is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze taken.
VZW De Spil kan wel de vraag stellen aan de Stad om - ad hoc - van bepaalde ondersteunende
dienstverlening van de Stad gebruik te kunnen maken. De Stad bekijkt op dat ogenblik of de bevraagde dienst hiervoor over de nodige capaciteit beschikt en zal haar beslissing hieromtrent aan VZW De Spil meedelen. De eventueel geleverde dienstverlening zal aan VZW De Spil integraal worden doorgerekend, dit met de nodige verduidelijking van de aangerekende kostprijs.
De Stad kan beslissen dat de door haar betoelaagde verzelfstandigde entiteiten bepaalde efficiëntiewinsten moeten behalen m.b.t. hun ondersteunende activiteiten en kan de hoogte van de exploitatietoelage hiervan afhankelijk maken. De Stad zal VZW De Spil van dergelijke beslissing steeds vroegtijdig op de hoogte
brengen, zodat VZW De Spil de nodige tijd krijgt zich hierop te organiseren (cf. supra, titel II, Specifieke opdrachten).
13 TITEL IV Engagementen en verbintenissen van de Stad en VZW De Spil op het gebied van de
beleidsuitvoering, werkwijze, interne beleidsplanning en andere facultatieve engagementen
Overleg
VZW De Spil treedt verder regelmatig in overleg met de inhoudelijke beleidsdienst(en) van de Stad met de gepaste actor afhankelijk van het dossier.
Om meer in globo af te stemmen wordt een verbindingsorgaan opgericht tussen de Stad en VZW De Spil dat regelmatig de voortgang van de afgesproken doelstellingen of andere elementen uit de
samenwerkingsovereenkomst afstemt. Hiernaast zijn ook de volgende zaken mogelijke onderwerpen:
• Gemeenschappelijke projecten
• Communicatie over de deelname aan subsidieoproepen
• Communicatie over de deelname aan projecten en samenwerkingsverbanden met derden die sectoroverschrijdend zijn
• Communicatie over strategische beslissingen die ook een (financiële) impact op de Stad kunnen hebben
• Etc.
Het opzet en de modaliteiten worden verder afgestemd. De directeur van VZW De Spil en het inhoudelijke aanspreekpunt van het MAT nemen hiertoe initiatief.
Rapportering en evaluatie
VZW De Spil rapporteert op regelmatige basis m.b.t. de voortgang van de afgesproken opdrachten en doelstellingen.
VZW De Spil doet dit door minstens tweemaal per jaar een toelichting te geven aan de onderling af te stemmen organen binnen de Stad (CBS en/of GR of commissie). De modaliteiten worden afgestemd op het hierboven omschreven verbindingsorgaan.
Deze toelichting vindt idealiter plaats bij begin van het jaar (budget/planning) en na het verstrijken van het werkjaar wordt a.d.h.v. de rekeningcijfers en inhoudelijke toelichting aangetoond of de afgesproken doelstellingen werden bereikt.
De Stad spreekt de concrete modaliteiten hieromtrent af met VZW De Spil.
Op basis van deze rapporteringen kunnen partijen steeds beslissen om de overeenkomst tussentijds te evalueren.
Daarnaast legt VZW De Spil overeenkomstig art. 227, 2° lid van het DLB in de loop van het eerste jaar na de volledige hernieuwing van de Gemeenteraad een evaluatieverslag voor aan de Gemeenteraad over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan. Dit verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de Gemeenteraad zich binnen de drie maanden uitspreekt.
14 GROEP RSL1
VZW De Spil sluit aan bij de GROEP RSL.
VZW De Spil maakt deel uit van de GROEP RSL waarvan, de werkingsprincipes en afspraken vorm krijgen in een charter of engagementsverklaring.
Rollen beleidsorganen Stad-VZW De Spil
VZW De Spil wordt bestuurd door de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering.
Hiernaast is structureel overleg tussen de Stad en VZW De Spil opgenomen in deze samenwerkingsovereenkomst (cf. supra, titel II, overleg).
Operationele gebruiksrechten
Het wederzijds gebruik van infrastructuur, materiaal en diensten door de Stad van VZW De Spil en vice versa gebeurt gratis o.b.v. de wederkerigheid, dit voor zover het occasionele karakter gerespecteerd wordt (richtlijn: enkele keren/jaar). Dit wederkerigheidsprincipe is ook van toepassing op culturele activiteiten op locatie. M.b.t. BTW-plichtige activiteiten of ruimtes wordt een wederzijdse facturatie toegepast.
Deelname door college- en directieleden ten persoonlijken titel aan activiteiten waar een kostprijs aan verbonden is, wordt steeds afgerekend met de betrokken persoon en niet met de betreffende organisatie.
Presentiegelden en vergoedingen
In het kader van de bestuurlijke werking van VZW De Spil worden geen presentiegelden noch vergoedingen toegekend.
Organisatiebeheersing en audit
VZW De Spil zal onder haar verantwoordelijkheid een systeem van organisatiebeheersing opzetten, zoals bedoeld in artikel 217 van het DLB:
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
VZW De Spil zal haar organisatiebeheersingssysteem op afdoende wijze documenteren, zal onder andere permanent nieuwe risico’s op dat vlak monitoren en daaromtrent de gepaste remediëringsmaatregelen
1GROEP RSL is het geheel van publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organisaties die specifiek actief zijn op het grondgebied RSL en waarvan de doelstellingen en activiteiten volledig of voor een significant deel voortvloeien of afgeleid kunnen worden uit het Strategisch Meerjarenplan zoals goedgekeurd door de democratisch verkozen organen van de Stad. De Stad ondersteunt deze organisaties sterk financieel in functie van het behalen van de doelstellingen van de Stad RSL.
15 nemen, bijvoorbeeld maar niet uitsluitend op het vlak van de toegenomen bedreigingen inzake informatieveiligheid (hacking, respecteren GDPR-richtlijnen, etc.
Indien VZW De Spil intern niet over de nodige personele middelen beschikt, dan zal het hiervoor binnen haar eigen middelen beroep doen op gespecialiseerde derden. Samenwerking met vergelijkbare organisaties of lidmaatschap van een organisatie die interne audits organiseert, zijn daarbij enkele van de vele mogelijkheden.
Minstens éénmaal per jaar zal VZW De Spil via een formeel rapport over haar organisatiebeheersingssysteem rapporteren aan haar Raad van Bestuur, en het formele rapport nadien ook ter info overmaken aan de Stad waar het zal worden opgenomen in Brieven en Stukken van het College van Burgemeester en Schepenen, in voorkomend geval samen met het verslag van de Raad van Bestuur waarin deze laatste haar appreciatie uitspreekt over de genomen maatregelen en ontwikkelde procedures.
In geval de genomen maatregelen door de Stad als ontoereikend worden beschouwd, kan de Stad op eender welk moment een audit van VZW De Spil organiseren, zowel betreffende haar volledige werking als betreffende een deelaspect. Deze audit kan georganiseerd worden op vraag van College van Burgemeester en Schepenen. De kosten worden gedragen door VZW De Spil.
VZW De Spil engageert er zich toe aan eventuele audits haar volledige medewerking te verlenen.
Aldus opgemaakt te Roeselare in tweevoud op ……. 2020, waarvan beide partijen erkennen een exemplaar ontvangen te hebben.
Voor de Stad
…
Voorzitter van de Gemeenteraad
…
Algemeen Directeur
Voor VZW De Spil
16
…
Voorzitter
…
Algemeen Directeur
