Notulen KRUL overleg 16 september 2004 te Leiden
Actiepunten n.a.v KRUL overleg 16 september 2004 20040916_1: JD: schrijven 7e en 8ste kwartaalrapportage
20040916_2: Allen: alle deliverables (Fase A, C en D) doorsturen naar ES 20040916_3: ES: deliverables op FTP-site zetten
20040916_4: deelprojectleiders: financiële rapportage voor 7e kwartaalrapportage opsturen naar PB voor 16.10.04
20040916_5: Leiden en AMC: overleggen standbemanning SURF Onderwijsdagen 20040916_6: PB: maken puntenlijst voor stukken accountant
20040916_7: deelprojectleiders: deadline fin. stukken doorgeven aan interne acc.
20040916_8: deelprojectleiders: in december fin. correcties doorgeven over jan '03 – nov.
'04. In januari '05 kosten van december '04.
20040916_9: PB: contact met SURF ivm uitstel 8ste en eindrapportage, tevens vragen of restanten uitgaven op personele uitgaven aangewend mogen worden.
Acties uit vorig overleg:
20040526_9.PVR.PB.JD.MQ: Accountant regelen voor financiën KRUL.
20040526_10.PVR.PB.JD.MQ: Controleren of SURF genoeg geld heeft gestort.
20040526_13.Allen: Nadenken over onderzoeksdoelen voor de evaluatiefase.
20040219_1.Allen_ES.MQ: Fasen D doorsturen aan ES en MQ.
20040219_2.Allen_ES: Fasen A doorsturen aan ES.
20031210_1.PB.RS: RS stuurt interface met tooltips naar PB.
1. Opening
aanwezig: JD Josette Donnison (voorzitter), PB (Peter Bloemendaal), ES (Ernst
Schoonderwaldt), SE (Sylvia Eggermont) , MQ (Martien Quaak), vanaf 12.00 uur PVR (Pieter de Vries Robbé), TK (Thea Kuipers) notulist.
afwezig: Roel Sijstermans (RS), Margret Alers (MA), Victor Langeveld (VL) Marinus Popeijus (MP), Esther Beekhuizen (EB)
Thea Kuipers wordt voorgesteld als de nieuwe secretaresse onderwijs van de afdeling Heelkunde binnen het L.U.M.C.
Agenda wijzigingen:
Mededelingen toevoegen als punt 1 Financiën erbij als laatst punt
Punt 4 van de agenda (afronding 6e kwartaal / Knelpunten) wordt verschoven toot voor punt 7.
Hierna wordt de agenda vastgesteld.
2. Mededelingen
EB is per 01.09.04 niet meer in dienst bij het Heelkunde Onderwijs van het LUMC. Er is misschien hierdoor een lichte achterstand ontstaan, maar deze is voor het einde van het project ingelopen. SE en ES nemen de taken van EB zoveel mogelijk over.
- Van MP is het contract afgelopen.
- MA is weer terug van zwangerschapsverlof
- MP had over de performance van de KRUL servers geklaagd. Het probleem is inmiddels door het CDIV van het LUMC opgelost.
- MQ deelt mede dat hij de maanden november en december weinig beschikbaar is ivm privé verhuizing. PB deelt mede dat hij als projectleider geen vertraging hierdoor verwacht. Er moeten echter nog veel fases C gedaan worden.
- JD deelt mee dat in het AMC door reorganisatie het onzeker is of haar functie blijft bestaan. Ze houdt het KRUL team hiervan op de hoogte.
Werktijden JD: MA en DI werkt ze thuis, WO, DO en Vrij op het AMC.
3. Notulen overleg 26 mei 2004
Blz. 2 t/m 5 tekstueel en n.a.v. geen opmerkingen.
Blz. 1 Actiepunten:
Actiepunt 1 t/m 8 komen te vervallen 20040526;9 : laten staan
20040526;10: laten staan, MQ heeft 1ste kwartaal binnen, PVR is het niet bekend of het binnen is.
20040526,11: PB heeft contact gehad met mevr. Desiree v.d. Berg van SURF ivm het organiseren van een symposium. V.d Berg kaart de financiële problemen aan bij Tom Dousma, het probleem ligt nu dus bij SURF.
20040526;13: SE deelt mede dat het ICLON meedenkt vnl. over onderzoeksdoelen voor de evaluatie van KRUL binnen het blok beweging.
RS wordt bedankt voor de notulen.
4. Herziening verdeling 7e en 8e kwartaal rapportage en eindrapportage
PB deelt mede dat er nog 2 kwartaalrapportages te gaan zijn. Leiden schrijft de eindrapportage.
In verband met problemen in Nijmegen en Utrecht wordt het voorstel van het AMC dat zij de 7e en 8ste kwartaalrapportage schrijven aanvaard. JD zal deze taak op zich nemen.
Alle deliverables (Fase A, C en D) voor de 7e rapportage uiterlijk 1 oktober opsturen naar ES. ES zorgt ervoor dat ze op de FTP-site komen te staan, zodat JD de deliverables in de rapportage kan verwerken De 7e kwartaalrapportage dient uiterlijk 1 november bij SURF ingeleverd te zijn.
De deelprojectleiders dienen de financiële rapportage voor de 7e kwartaalrapportage voor 16 oktober op te sturen naar PB.
5. SURF Onderwijsdagen + overige congressen
Bijgewoonde congressen:
Ottawa conference in Barcelona: veel inschrijvingen, maar weinig belangstelling in de zalen
AMEE congres te Edingburgh: een goed congres
NVMO Congres 11 en 12 november 2004 te Egmond aan Zee
ES neemt de presentatie over KRUL van EB over. Zowel SE als PB hebben ook een presentatie op dit congres over niet-KRUL gerelateerde onderwerpen..
SURF Onderwijsdagen te Utrecht 16 en 17 November 2004
Leiden en AMC bemannen de KRUL-stand. In onderling overleg worden de dagen
afgestemd. Het is de bedoeling dat hetzelfde postermateriaal als verleden jaar gebruikt gaat worden.
SOL congres 2005
Het ziet er naar uit dat dit congres volgend jaar geen doorgang kan hebben. Het stoppen van de sponsoring is hiervan de rede.
Vraag:
Waar en wanneer kunnen we KRUL presenteren? Dit is nog niet duidelijk af te stemmen, omdat het project eerst af moet zijn. Een ieder blijkt na afloop van het project tijd te willen investeren voor het houden van de presentatie(s).
6. Afronding 6e kwartaal rapportage, knelpunten
Het 6e kwartaal rapport is afgerond en opgeleverd aan SURF.
In die rapportage is voor Nijmegen een aangepaste planning opgenomen voor het opleveren van de nog resterende deliverables tot het einde van het project. Het blijkt dat deze planning waarschijnlijk niet helemaal gehaald gaat worden.
Nijmegen moet voor 01.10.04 laten weten wat de knelpunten zijn voor het opleveren van de geplande deliverables voor de 7e kwartaalrapportage. Er zal worden bekeken of er eventueel een extra persoon in Nijmegen kan/moet worden aangenomen.
De afgelopen maanden is er dus een flinke achterstand ontstaan in Nijmegen. Door het vertrek van EB in Leiden is er ook extra werkdruk ontstaan in Leiden. De vergadering besluit hierom om aan SURF 2 maanden uitstel te vragen voor het opleveren van de 8e kwartaalrapportage en de eindrapportage, zodat er meer tijd is voor het afronden van de casussen. Eventueel hieraan verbonden extra (personele) kosten kunnen alleen worden gedeclareerd voor zover ze binnen de totale projectbegroting blijven. Tevens zal aan Surf worden gevraagd om eventuele restanten op de materiële begroting voor personele uitgaven ter mogen aanwenden (geld met name voor Nijmegen). PB neemt hierover contact op met SURF.
De KRUL casus die gereed zijn dienen zo snel mogelijk op KRUL server gezet te worden en in LRS.NET gehangen te worden.
ES neemt contact op met MA over hoe ze deze casussen op de server kan zetten.
7. Financiën
In de tot op heden opgeleverde kwartaalrapportages is soms gewerkt met prognoses van salariskosten, omdat de exacte kosten niet tijdig aangeleverd konden worden. Deze prognoses dienen voor het einde van het project gecorrigeerd te worden tot de
daadwerkelijke personele kosten. Er kunnen alleen correcties plaatsvinden van de kosten
per uur, niet van het aantal uren dat iemand gewerkt heeft. De correcties over de maanden januari 2003 t/m november 2004 dienen in december a.s aan PB te worden doorgegeven De exacte kosten over december 2004 moeten in januari aan PB worden doorgegeven.
De weergave van de salariëring dient per maand op correcte wijze vermeld te zijn in de bekende Excel sheet.
Voor wat betreft de financiële rapportage van Nijmegen treedt Ralf op als tussenpersoon (aanspreekpunt) maar blijft PVR eindverantwoordelijk voor de financiële rapportage.
PB deelt mede dat de eindrapportage door een externe accountant gecontroleerd wordt.
Daar de externe accountant. niet bij de stukken van de andere ziekenhuizen kan vraagt hij aan alle deelprojectleiders om een intern accountantsrapportage aan hem te overleggen.
Daarin moet vermeldt staan dat de financiën correct zijn uitgevoerd. Er wordt afgesproken dat de deelprojectleiders de deadline van deze financiële eindrapportage kenbaar maken aan hun interne accountant zodat voor 01.10.04 aan PB doorgegeven kan worden of het haalbaar is.
PB maakt lijst van punten/items (uitbestedingsvoorwaarden, urenbriefjes/werkafspraken mutatie formulieren etc.) die nodig zijn voor het in orde maken van de stukken door de accountant.
8. Volgende KRUL bijeenkomst
De volgende KRUL bijeenkomst is gepland voor 15 december 2004, aanvang 14.00 uur in het AMC met aansluitend dineren in Amsterdam
Mocht er geen uitstel van de 8e kwartaalrapportage en eindrapportage bij SURF mogelijk zijn (zie punt 6), dan wordt de afspraak vervroegd.
