Functie- en competentieprofiel
1Administratief medewerker personeelsdienst / secretariaat
1. Identificatiegegevens
Functietitel Administratief medewerker personeelsdienst / secretariaat
Sector – Dienst Personeelsdienst / secretariaat
Niveau C
Graad C1-C3
2. Positionering in het organogram
Rapporteert aan/ krijgt leiding van
Diensthoofd personeelsdienst / secretariaat
Geeft leiding aan /
3. Arbeidsomstandigheden
Uurregeling dag avond nacht weekend
Werkregeling vast variabel
4. Doel van de functie
Als administratieve duizendpoot beweeg je vlot tussen verschillende taken op onze personeelsdienst en het secretariaat naargelang de noden.
Je voert primair diverse administratieve taken uit voor de personeelsdienst en behandelt de dossiers met betrekking tot de verschillende personeelsmateries volgens de geldende reglementering om bij te dragen aan een efficiënte en kwaliteitsvolle HR- dienstverlening. Je neemt een ondersteunende rol op bij de automatisatie en digitalisering van de personeelsadministratie en het hele HR-gebeuren.
Daarnaast ondersteun je in 2
einstantie via ad-hoc opdrachten het secretariaat en sta je mee in voor het beheer van de dossiers voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Je ondersteunt de werking verder administratief (briefwisseling, het klassement, archief) en zorgt mee voor een correct en klantvriendelijk onthaal.
1 De functieomschrijving is steeds indicatief. Ten allen tijde kunnen wijzigingen aangebracht worden indien de werking dit noodzaakt.
5. Kernresultaatsgebieden
Dossierbeheerder Je analyseert, verwerkt en volgt de dossiers op die worden toevertrouwd met betrekking tot de diverse HR-domeinen
(selectie, verloning, vorming, loopbaan, gezondheidstoezicht,…) om bij te dragen tot een efficiënte en optimale dienstverlening Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Voorbereiding van beslissingen inzake dagelijks personeelsbeheer
o Ondersteunen van het selectieproces op vlak samenstelling kandidatenlijsten, contacten met de juryleden, aanleveren van de nodige selectiedocumenten, …
o Voorbereiden van de loonberekeningen, vergoedingen,
pensioenen,…in samenwerking met de weddecentrale en jouw collega’s
o Opvolgen en verwerken van de beslissingen die genomen worden door de algemeen directeur en de diverse
beleidsorganen
o Verifiëren, verwerken en opvolgen van verschillende
aanverwante taken zoals vakbondspremies, arbeidsongevallen, kinderbijslag,…
o Digitaliseren, verwerken en controleren van documenten, data en informatie met als einddoel een volledig gedigitaliseerd dossierbeheer binnen de personeelsdienst
o ….
Gegevensbeheerder Je voert dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie in specifieke bestanden/programma’s in en houdt gegevens up-to-date om op een gestructureerde manier
informatie, documenten en gegevens ter beschikking te stellen binnen de vooropgestelde reglementaire verplichtingen
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Invoeren en up-to-date houden van personeelsdossiers o Personeelsdossiers zelfstandig voorbereiden en afwerken o Beheren en up-to-date houden van personeelslijsten o Voorbereiden en invoeren van opdrachten in functie van de
uitbetaling van lonen en vergoedingen
o Aangifte sociale risico’s (ziekte, werkloosheid,…) o Invoeren en opvolgen van arbeidsongevallen o Aanvragen hospitalisatieverzekering
o …
Administratief ondersteuner
Je stelt documenten op, verifieert en/of bewerkt deze volgens geldende procedures of voorschriften zodat alle partijen tijdig over de noodzakelijke documenten en informatie beschikken Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Opstellen van typebrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst (aanstellingen, kennisgeving en erkenning
arbeidsongevallen,…)
o Invullen van diverse sociale documenten
o Opmaken en controleren van de dossiers t.a.v. het bestuur op hun volledigheid
o Registreren van briefwisseling o Ondersteunen in het archief
o Voorbereiden van beslissingen die genomen worden door de o algemeen directeur en de diverse beleidsorganen
o …
Interne communicatie Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Verstrekken van informatie en instaan voor communicatie in verband met personeelsaangelegenheden, zowel met externe diensten als met het eigen personeel
o Ontvangen van vragen en/of klachten, deze onderzoeken en eventueel bijkomende informatie inwinnen
o Beantwoorden van vragen en/of klachten rekening houdende met de geldende reglementering en procedures of deze doorverwijzen naar de aangewezen personen
o Vragen om eenvoudige en/of routinematige inlichtingen van interne en externe klanten telefonisch, via mail of per brief beantwoorden of doorverwijzen naar gespecialiseerde personen en/of diensten
o …
Teamwerking Bijdragen aan het gemeenschappelijk doel en goede relaties binnen het team
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o samenwerken met collega’s en leidinggevende o delen van informatie en expertise
o bereid zijn taken over te nemen van (afwezige) collega’s o meewerken aan het ontwikkelen en opvolgen van
teamdoelstellingen
o rapporteren aan de leidinggevende in verband met de
taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project,…
o formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeter initiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening
o signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten,… die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben o informeren en/of begeleiden van collega’s van de eigen dienst
of andere diensten o …
5. Competenties 5.1 Kerncompetenties Klantgerichtheid
• leeft zich in de situatie van klanten in
• vraagt cliënten of klanten naar hun wensen; luistert en vraagt door tot een compleet beeld van de vraag ontstaat
• speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen
• stelt bij het uitwerken van acties de vraag van de cliënt centraal
• kijkt naar de organisatie, dient of eigen werk door de ogen van de klant en zoekt naar verbeteringen
Samenwerken
• Deelt informatie en ervaringen met anderen.
• Biedt hulp aan wanneer collega’s daar behoefte aan hebben.
• Levert bijdragen, ideeën of voorstellen gericht op groepsresultaten.
• Reageert actief en op constructieve wijze op ideeën van anderen.
• Past zich aan de groep aan als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen.
• Overbrugt tegenstellingen en verschillende zienswijzen tussen personen
• Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten Flexibiliteit
• Schakelt gemakkelijk over naar een andere activiteit.
• Blijft effectief wanneer taken onverwacht veranderen.
• Kan met veel verschillende mensen samenwerken.
• Past zich snel en effectief aan aan andere omstandigheden.
• Is in staat en bereid om zich aan te passen aan nieuwe verwachtingen in een nieuwe functie of nieuwe rol, zonder het eigen doel uit het oog te verliezen.
• Maakt zich in een nieuwe organisatie snel de cultuur eigen, weet snel wat wel en niet kan
Kwaliteitsvol werken
• stelt hoge eisen aan de kwaliteit
• evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen
• stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is
• voorkomt dat er fouten worden gemaakt
• schat in wanneer aspecten efficiënter kunnen verlopen en doet zelf voorstellen ter verbetering of past de eigen werkwijze aan
5.2 Functiespecifieke competenties
Zelfstandig werken
• kan met de nodige instructies aan de slag
• is stipt in het nakomen van afspraken
• kan werken zonder externe controle
• stuurt bij indien er fouten optreden en is dus oplossingsgericht
• werkt taken volledig en tijdig af
• kan goed inschatten wanneer er zelf beslist kan worden of wanneer de leidinggevende geraadpleegd moet worden
Integriteit
• Stelt zich open en eerlijk op, houdt geen informatie achter waar een ander recht op heeft
• geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten
• wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie
• gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie
• houdt vast aan en handelt volgens de gangbare normen en waarden, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is
• maakt geen misbruik van macht, voorkennis of persoonlijke informatie Mondeling communiceren
• formuleert bondig en duidelijk een mondelinge boodschap
• spreekt in begrijpbare taal
• sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties
• brengt heldere structuur aan in de informatie door vorm en opbouw
• kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon
• toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen
5.3 Vaktechnische competenties
• Algemene kennis van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement en de werking van een lokaal bestuur
• Basiskennis van relevante wetgeving en reglementering
• Basiskennis sociaal recht en personeelsbeheer
• Toepassing van software voor tekstverwerking, data beheer, internet en e-mail
