Bijlage A: Enquête (en begeleidende brief)
Beste collega’s,
Graag vraag ik jullie aandacht voor het volgende.
Door de (komende) nieuwe Waterschapswet worden wij, evenals gemeenten en provincies, geconfronteerd met het onderwerp rechtmatigheid. Als hoofd financiën van het waterschap Noorderzijlvest kwam ik met dit onderwerp in aanraking op een tweetal momenten. In de eerste plaats zijn wij eind vorig jaar gewisseld van accountant. De nieuwe accountant (Ernst & Young) gaf richting ons Algemeen Bestuur aan dat het onderwerp rechtmatigheid niet moet worden onderschat. Zij verwezen hierbij naar de ervaringen van de gemeenten sinds 2004. In de tweede plaats kreeg ik het verzoek van een student accountancy van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) een afstudeer-onderwerp aan te dragen. Gezien het voorgaande punt, leek mij het onderwerp rechtmatigheid een aardige gedachte hiervoor. Inmiddels is de student, Martin van Dijk, zover met het literatuuronderzoek dat hij graag een enquête wil uitvoeren onder de 26 waterschappen om te temperaturen hoe het onderwerp in onze wereld leeft. Deze enquête treffen jullie bijgaand aan.
Door de Unie van Waterschappen is een Ad-hoc Werkgroep Financiële bepalingen nieuwe Waterschapswet (AWFW) ingesteld. Ik maak zelf deel uit van deze werkgroep. De werkgroep zal de nieuwe bepalingen uit de Waterschapswet vertalen naar voorbeeld-verordeningen, regelingen en handleidingen etc. Hiervan maakt ook het onderwerp rechtmatigheid deel uit. De werkgroep is recentelijk van start gegaan, zodat op dit moment nog geen exact beeld bestaat hoe we de punten willen uitwerken en voor willen leggen aan de waterschappen. De werkgroep is benieuwd naar de resultaten van het verkennende onderzoek en zal deze, evenals het eindverslag van Martin, mogelijk mede als input voor zijn werkzaamheden gaan gebruiken. Daarbij is het wel goed op te merken dat het afstudeeronderzoek vooral vanuit de accountancy wordt bekeken, terwijl de waterschappen uiteraard meer geïnteresseerd zijn naar de interne werking en gevolgen van de invoering van rechtmatigheid.
Ik wil jullie vragen om medewerking aan deze enquête. De opzet is eenvoudig gehouden, zodat het naar verwachting slechts enkele minuten tijd zal vragen. Uiteraard zullen jullie ter zijner tijd over de uitkomsten worden geïnformeerd. Ik wil jullie alvast bedanken voor de medewerking. Met vriendelijke groet,
RECHTMATIGHEID
Voor u ligt een inventariserende enquête met betrekking tot de invoering van de
rechtmatigheidscontrole door de accountant bij de waterschappen. Het waterschap is niet het eerste decentraal overheidsorgaan dat de rechtmatigheidscontrole dient te ondergaan, de gemeenten en provincies zijn hen voorgegaan. Een wijziging in de waterschapswet stelt de verplichting aan het waterschap om de accountant een oordeel te laten vormen over de rechtmatigheid.
De verplichting voor gemeenten en provincies om door de accountant een oordeel te laten vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening gold voor het eerst over het boekjaar 2004. Hierbij zijn een aantal probleemgebieden naar voren gekomen, welke geleid hebben tot een moeizame invoering van de rechtmatigheidscontrole.
1. Weet u wat rechtmatigheid inhoudt?
Ja / Enigszins / Nee 2. Wanneer gaat volgens u de rechtmatigheidscontrole door de
accountant onderdeel uitmaken van zijn oordeel over de jaarrekening?
(jaartal) ……
Het onderzoeksbureau Haute Finance heeft in 2005 in opdracht van het ministerie van
Binnenlandse Zaken een onderzoek uitgevoerd naar de invoering van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten en provincies.
3. Bent u bekend met dit onderzoek?
Ja / Nee 4. Zo ja, weet u wat de belangrijkste probleemgebieden zijn
die naar voren zijn gekomen bij dit onderzoek?
Ja / Enigszins / Nee 5. Door middel van welke onderstaande media volgt u de invoering van de
rechtmatig-heidscontrole bij gemeenten en provincies, dan wel heeft u deze gevolgd? a) Tijdschriften (B&G, Openbaar Bestuur) Ja / Nee
b) Publicaties NIVRA Ja / Nee
c) Specifieke sites (www.platformrechtmatigheid.nl) Ja / Nee
d) Overig Ja / Nee
6. Wordt er binnen uw waterschap op dit moment al aandacht
geschonken aan de naderende invoering van de rechtmatigheidscontrole?
Ja / Enigszins / Nee 7. Het waterschap kan leren van de problemen bij de invoering bij
gemeenten (en provincies).
Het grootste gedeelte van de gemeenten (68%), betrokken bij het onderzoek, heeft bij de
accountantscontrole van de jaarrekening over 2004 geen controle op de rechtmatigheid ondergaan. De oorzaak hiervan lag in het ontbreken van een toereikend normenkader.
8. Het opstellen van het normenkader is de verantwoordelijkheid van de accountant.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens 9. Heeft u al voorbereidingen getroffen met betrekking tot het
opstellen van het normenkader?
Ja / Enigszins / Nee
Het normenkader bestaat uit een overzicht van alle relevante wet- en regelgeving waarvan de accountant moet kunnen controleren dat deze is nageleefd.
10. Relevante wet- en regelgeving bestaat voor de rechtmatigheidscontrole alleen uit wet- en regelgeving met financiële gevolgen.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens
De accountant maakt voor de controle op het getrouwe beeld van de jaarrekening gebruik van een zestal controlecriteria, te weten:
- Calculatiecriterium: de juistheid van de vastgestelde bedragen
- Valuteringscriterium: de toerekening aan het juiste jaar
- Volledigheidscriterium: de volledige verantwoording van de opbrengsten
- Adresseringscriterium: de betalingen zijn gedaan aan de juiste rechthebbende
- Aanvaardbaarheidscriterium: de uitgevoerde activiteiten passen binnen het beleid
- Leveringscriterium: de ontvangst/levering van de juiste goederen/tegenprestatie
Met de invoering van de rechtmatigheidscontrole zal de accountant daarnaast een drietal nieuwe criteria gebruiken in het kader van zijn verklaring over de jaarrekening;
- voorwaardencriterium
- Misbruik- en Oneigenlijk gebruikcriterium.
- begrotingscriterium
De vragen 11 tot en met 20 gaan in op deze nieuwe criteria. Voorwaardencriterium:
De besteding en inning van gelden door overheidsorganen zijn aan bepaalde voorwaarden gebonden. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in wet- en regelgeving (algemene verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, AmvB’s, ministeriële regelingen,
bestuursbesluiten). Het betreft met name nadere voorwaarden die worden gesteld aan het verstrekken en ontvangen van subsidies en uitkeringen.
11. Dergelijke nader gestelde voorwaarden zijn voor het waterschap aan de orde.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens
In het kader van de interne controle op de naleving van dergelijke nadere voorwaarden is een volledige dossiervastlegging noodzakelijk om achteraf de rechtmatigheid van de verstrekking van een subsidie of uitkering te kunnen bepalen.
12. Wordt er een interne controle uitgevoerd op de naleving van dergelijke voorwaarden?
Ja / Nee 13. Binnen het waterschap is er sprake van een volledige
dossiervastlegging.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens
Haute Finance heeft een aanvullend onderzoek gedaan naar de naleving van (Europese)
aanbestedingsregels. De problemen op dit gebied worden bij gemeenten voornamelijk veroorzaakt door het ontbreken van een centrale registratie en bewaking op aanbestedingen en het ontbreken van de benodigde kennis over de veelal complexe regelgeving.
14. Binnen het waterschap is sprake van een goede naleving van de aanbestedingsregels.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens 15. Binnen het waterschap is sprake van een centrale registratie
van aanbestedingen, bijvoorbeeld door de centrale inkoopfunctie.
Ja / Nee 16. De benodigde kennis over (Europese) aanbestedingsregels is
binnen het waterschap in voldoende mate aanwezig.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens
M&O-criterium:
Misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of niet, dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Oneigenlijk gebruik: het door het aangaan van rechtshandelingen, die in strijd zijn met doel of strekking van een regeling verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet, dan wel voor een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid. Het gaat dus om het voorkomen van misbruik van wet- en regelgeving door derden en om de juistheid en volledigheid van de gegevens van derden waarvan de overheid gebruik maakt.
17. Het waterschap maakt gebruik van gegevens verstrekt door anderen. (Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een schaderegeling,
kwijtscheldingsregeling of nadeelcompensatie.)
Ja / Enigszins / Nee 18. Binnen het waterschap bestaan beleidsregels met betrekking
tot het vaststellen van de juistheid en volledigheid van ontvangen gegevens van derden?
Ja / Nee 19. Binnen het waterschap bestaat een overkoepelend M&O-beleid.
Ja / Nee
Het begrotingscriterium heeft betrekking op de vraag of de uitgaven gedurende het jaar binnen de vastgestelde begroting en het vastgestelde beleid zijn gedaan. Eventuele overschrijdingen zijn namelijk in strijd met het budgetrecht van de verantwoordelijke.
20. Bestaan er binnen het waterschap beleidsregels met betrekking tot eventuele overschrijdingen van de begroting / het budget?
(Bepaalde percentages of bedragen die zijn toegestaan als overschrijding.)
Ja / Nee
Tot slot nog enkele algemene vragen.
21. De invoering van de rechtmatigheidscontrole biedt de kans om beter ‘in control’ te komen d.m.v. interne controle.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens 22. De invoering van de rechtmatigheidscontrole leidt tot een
lastenverzwaring voor het ambtelijk apparaat.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens 23. De invoering van de rechtmatigheidscontrole is meer
een kans dan een last.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens 24. De UvW heeft een rol in het bewustwordingsproces met
betrekking tot rechtmatigheid.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens 25. De naderende invoering van de rechtmatigheidscontrole is tot
nu toe voldoende onder de aandacht gebracht door de UvW,
de accountant, provincie en het Ministerie van Verkeer en Waterstaat.
Volstrekt mee oneens / Oneens / Neutraal / Eens / Volledig mee eens
Tot slot nog een vraag ten behoeve van nadere analyse.
26. Wat is de omvang aan lasten binnen uw waterschap?
< 50 miljoen
tussen 50-100miljoen tussen 100-150 miljoen > 150 miljoen
Als u nog op- of aanmerkingen hebt op deze enquête sta ik hiervoor open.
Hartelijk dank voor uw medewerking. Met vriendelijke groeten,
Martin van Dijk
Bijlage B: Uitkomsten enquête (totaal)
Vraag Ja Enigszins Nee 1 17 5 2006 2007 2008 2009 Weet niet 2 1 2 9 7 3 Ja Nee 3 5 17 Ja Enigszins Nee 4 2 2 1Ja Nee Niet ingevuld
5a 14 7 1 5b 5 16 1 5c 2 19 1 5d 13 8 1 Ja Enigszins Nee 6 5 14 3 VMO MO N ME VME 7 11 11 VMO MO N ME VME 8 6 11 4 1 Ja Enigszins Nee 9 1 2 19
VMO MO N ME VME Niet ingevuld
10 10 3 6 1 2 VMO MO N ME VME 11 17 5 Ja Nee 12 12 10 VMO MO N ME VME 13 6 6 8 2
VMO MO N ME VME 14 3 9 10 Ja Nee 15 8 14 VMO MO N ME VME 16 1 4 4 11 2
Ja Enigszins Nee Geen idee
17 17 2 2 1 Ja Nee Notitie * 18 7 14 1 Ja Nee 19 3 19 Ja Nee 20 20 2 VMO MO N ME VME 21 1 4 14 3 VMO MO N ME VME 22 3 3 13 3 VMO MO N ME VME 23 8 9 5 VMO MO N ME VME 24 2 14 6 VMO MO N ME VME 25 2 10 3 7 <50 50-100 100-150 >150 26 4 11 6 1
* Bij het gesprek met de accountant over jaarrekening 2005 is afgesproken dat een notitie over dit onderwerp wordt gemaakt door hen.
Bijlage C: Uitkomsten enquête per grootteklasse
Vraag <50 Miljoen Ja Enigszins Nee 1 4 2006 2007 2008 2009 Weet niet 2 2 2 Ja Nee 3 2 2 Ja Enigszins Nee 4 1 1 Ja Nee 5a 2 2 5b 1 3 5c 1 3 5d 3 1 Ja Enigszins Nee 6 1 3 VMO MO N ME VME 7 2 2 VMO MO N ME VME 8 2 1 1 Ja Enigszins Nee 9 1 3VMO MO N ME VME Niet ingevuld
10 1 2 1 VMO MO N ME VME 11 3 1 Ja Nee 12 3 1 VMO MO N ME VME 13 2 2 46
VMO MO N ME VME 14 2 2 Ja Nee 15 1 3 VMO MO N ME VME 16 1 3 Ja Enigszins Nee 17 3 1 Ja Nee Notitie * 18 2 1 1 Ja Nee 19 4 Ja Nee 20 4 VMO MO N ME VME 21 2 2 VMO MO N ME VME 22 1 1 1 1 VMO MO N ME VME 23 1 3 VMO MO N ME VME 24 2 2 VMO MO N ME VME 25 1 1 1 1 <50 50-100 100-150 >150 26 4 Vraag 50-100 Milj. Ja Enigszins Nee 1 8 3
2006 2007 2008 2009 Weet niet 2 1 1 3 4 2 Ja Nee 3 2 9 Ja Enigszins Nee 4 1 1 Ja Nee 5a 8 3 5b 4 7 5c 1 10 5d 7 4 Ja Enigszins Nee 6 1 8 2 VMO MO N ME VME 7 5 6 VMO MO N ME VME 8 3 4 4 Ja Enigszins Nee 9 11
VMO MO N ME VME Niet ingevuld
10 5 2 2 1 1 VMO MO N ME VME 11 8 3 Ja Nee 12 5 6 VMO MO N ME VME 13 3 3 4 1 VMO MO N ME VME 14 2 5 4 Ja Nee 15 3 8 48
VMO MO N ME VME
16 1 3 6 1
Ja Enigszins Nee Geen idee
17 7 2 1 1 Ja Nee 18 1 10 Ja Nee 19 1 10 Ja Nee 20 10 1 VMO MO N ME VME 21 1 3 6 1 VMO MO N ME VME 22 2 2 6 1 VMO MO N ME VME 23 5 5 1 VMO MO N ME VME 24 1 8 2 VMO MO N ME VME 25 1 5 1 4 <50 50-100 100-150 >150 26 11 Vraag 100-150 Milj. Ja Enigszins Nee 1 4 2 2006 2007 2008 2009 Weet niet 2 1 4 1 Ja Nee
3 1 5 Ja Enigszins Nee 4 1 Ja Nee 5a 3 3 5b 6 5c 6 5d 2 4 Ja Enigszins Nee 6 2 3 1 VMO MO N ME VME 7 3 3 VMO MO N ME VME 8 1 5 Ja Enigszins Nee 9 1 5 VMO MO N ME VME 10 3 1 2 VMO MO N ME VME 11 5 1 Ja Nee 12 3 3 VMO MO N ME VME 13 1 3 1 1 VMO MO N ME VME 14 1 2 3 Ja Nee 15 3 3 VMO MO N ME VME 16 1 3 1 1 Ja Enigszins Nee 50
17 6 Ja Nee 18 3 3 Ja Nee 19 1 5 Ja Nee 20 5 1 VMO MO N ME VME 21 1 5 VMO MO N ME VME 22 5 1 VMO MO N ME VME 23 2 3 1 VMO MO N ME VME 24 4 2 VMO MO N ME VME 25 4 1 1 <50 50-100 100-150 >150 26 6 Vraag >150 Milj. Ja Enigszins Nee 1 1 2006 2007 2008 2009 Weet niet 2 1 Ja Nee 3 1 Ja Enigszins Nee 4
Ja Nee 5a 1 5b 1 5c 1 5d 1 Ja Enigszins Nee 6 1 VMO MO N ME VME 7 1 VMO MO N ME VME 8 1 Ja Enigszins Nee 9 1 VMO MO N ME VME 10 1 VMO MO N ME VME 11 1 Ja Nee 12 1 VMO MO N ME VME 13 1 VMO MO N ME VME 14 1 Ja Nee 15 1 VMO MO N ME VME 16 1 Ja Enigszins Nee 17 1 Ja Nee 18 1 52
Ja Nee 19 1 Ja Nee 20 1 VMO MO N ME VME 21 1 VMO MO N ME VME 22 1 VMO MO N ME VME 23 1 VMO MO N ME VME 24 1 VMO MO N ME VME 25 1 <50 50-100 100-150 >150 26 1
