Sense and Efficiency

Sense and Efficiency

Het in kaart brengen van de materiaalefficiency verschillen bij de afdeling nabewerking van Philips Winschoten.

Sense and Efficiency

Het in kaart brengen van de materiaalefficiency verschillen bij de afdeling nabewerking van Philips Winschoten.

Afstudeerscriptie

Student: F.B. Frankema

Studentnummer: 1441434

Datum: 31 Mei 2007

Faculteit: Bedrijfskunde

Studie: Technische Bedrijfswetenschappen

Richting: Discrete Technologie

1e begeleider RuG: Dr. M. Broekhuis

2e begeleider RuG: Drs. D.A. Vegter

Afstudeerbedrijf: Philips Lighting Winschoten

Afdeling: Finishing Department

Bedrijfsbegeleider: S. Kneten

Voorwoord

Voor u ligt de scriptie die gemaakt is ter afsluiting van mijn studie Technology Management. Dit afstudeeronderzoek heeft plaatsgevonden in Winschoten bij Philips Lighting. Deze scriptie geeft een verslag van de onderzoeksresultaten en het onderzoek op zich.

Dit onderzoek had niet kunnen plaatsvinden zonder de hulp van een aantal personen en die zou ik in dit voorwoord graag willen bedanken. Als eerste de mensen in mijn privé omgeving die mij gesteund hebben gedurende het afstuderen.

Verder zou ik graag Stephan Kneten willen bedanken voor de begeleiding en de mogelijkheid die hij mij bood om te kunnen afstuderen bij Philips. Verder zou ik mijn kamergenoot Geert Weijers willen bedanken voor de gezelligheid in ons kantoor. Ook zou ik de mensen van de planning en de nabewerking willen bedanken voor hun hulp die ik kreeg om dit onderzoek te doen. Ten slotte zou ik mijn begeleiders van de universiteit, Manda Broekhuis en Dennis Vegter, willen bedanken voor hun steun en begeleiding dit onderzoek.

Samenvatting

Dit onderzoek heeft zich gericht op het in kaart brengen van de materiaalefficiency verschillen bij de afdeling nabewerking van Philips Winschoten. Bij Philips Winschoten worden kwarts glazen buizen en staven geproduceerd in verschillende diameters, lengtes en materiaalsamenstellingen hoofdzakelijk voor gebruik in verlichting. Naast het in kaart brengen van materiaalefficiency verschillen is er ook een methode ontwikkeld die helpt om toekomstige verschillen te kunnen ontdekken. In deze samenvatting vindt u een korte omschrijving van de stappen in het onderzoek en de hoofdconclusies en aanbevelingen.

Aanleiding onderzoek

Door de afdeling Finance and Accounting (F&A) wordt maandelijks een rapportage gemaakt met daarin de (materiaal)efficiency resultaten van de nabewerking. Hierin staan alle op de nabewerking gemaakte producten van die maand. De gemaakte hoeveelheid producten worden in gewicht afgezet tegen het gebruikte materiaal. Het verschil hiertussen is een materiaalefficiency verschil. Het is echter niet duidelijk wat de reden is van deze verschillen. Daarom is dit afstudeeronderzoek gestart voor het achterhalen van de achterliggende reden van de materiaalefficiency verschillen in de efficiencyrapportages.

Probleemstelling

“De diversiteit in materiaalefficiency bij de afdeling nabewerking van Philips

Winschoten in kaart brengen en verklaren. Daarnaast het ontwikkelen van een methode waarmee materiaalefficiency verschillen zo effectief mogelijk verklaard kunnen worden in de toekomst.”

Hierbij gelden als belangrijkste randvoorwaarden dat alleen gekeken wordt naar materiaalefficiency en niet naar de efficiency van andere productiemiddelen. Er wordt uitgegaan van de huidige fysieke inrichting van de afdeling nabewerking.

Vooronderzoek

In de probleemverkennende fase van de diagnose is er een oriënterend onderzoek gedaan naar de verscheidene factoren die met het probleem te maken kunnen hebben. Dit vooronderzoek was een breedte onderzoek gebaseerd op literatuuronderzoek, interviews met betrokkenen, observatie van het systeem en observatie van de afdeling. Uit het vooronderzoek kwam naar voren dat het probleem op te delen was in drie onderzoeksgebieden waarin oorzaken liggen van de materiaalefficiency verschillen.

• berekenen van materiaalefficiency • procesinrichting

• procesbesturing

Het eerste gebied is “het berekenen van materiaalefficiency” dit is het gedeelte dat zich richt op de systemen en de daarin gebruikte berekeningen. De procesinrichting richt zich op de inrichting van de informatie systemen en de manier waarop is vastgesteld hoe/welke informatie moet worden ingevoerd. Procesbesturing richt zich voornamelijk op het gebruik van de informatie systemen en het boeken van materialen.

Methode voor het bepalen van materiaalefficiency verschillen

Conclusies

Verschil per maand 2006 Aantal Percentage

Begin/einde maand 12 44,4%

Correcties 5 18,5%

Dekkingsverschil 2 7,4%

Onjuist aantal LL in kist 0,3 1,1%

Rechtstreeks boeken 0,3 1,1%

Materiaalprobleem 3 11,1%

Machineprobleem 4 14,8%

Overig 0,2 0,7%

Totaal 27 100%

Materiaalefficiency verschillen op maandniveau in 2006.

In bovenstaande tabel 1.1 is te zien waar de maandelijkse rapportage van materiaalefficiency uit bestaat. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen werkelijke materiaalverschillen en boekhoudkundige materiaalverschillen. Begin/einde maand verschillen en correcties zijn boekhoudkundige verschillen. Deze verschillen gebeuren door het boeken/afmelden van materiaal in verschillende maanden.

1. Het grootste gedeelte van de verschillen in de maandelijkse materiaalefficiency rapportages (44% + 18,5%) wordt veroorzaakt door maand verschillen. De lange lengtes (half fabrikaten) worden niet in dezelfde maand geboekt als de eindproducten.

2. Kwaliteitsproblemen met ingangsmateriaal is een grote veroorzaker van werkelijke materiaalefficiency verschillen (11,1%). De keuze om toch te produceren wordt gemaakt omdat het goedkoper is om materiaal van onvoldoende kwaliteit te gebruiken dan opnieuw ingangsmateriaal te produceren.

3. Machineproblemen vormen ook een grote kostenpost (14,8%). Tijdens het afstuderen was men hier echter al bezig dit op te lossen.

4. 40% van alle producten die gemaakt worden krijgen te weinig basisdekking. Ze draaien volgens de norm die vastgesteld is binnen Philips Winschoten altijd verlies. Dit zorgt voor 7,4 % van het materiaalefficiency verschil.

5. Machine en materiaal problemen worden niet meteen gekoppeld aan een materiaalefficiency verschil. Hierdoor ontstaat er later veel onduidelijkheid over materiaalefficiency verschillen terwijl de reden van deze verschillen bij duidelijke documentatie gelijk gevonden kan worden.

Aanbevelingen

Naar aanleiding van het onderzoek volgen de volgende aanbevelingen:

1. Het boeken van materiaal niet op afdeling maar direct op order. Hierdoor neemt de onbetrouwbaarheid van de gegevens op zowel batch, order en productgroep niveau toe. Ook wordt de traceability vergroot en kan men werkelijk nagaan welke korrel zand in een buis gegaan is.

2. Een duidelijke controle punt vastleggen bij binnenkomst en vertrek van LL op de afdeling. Zowel de kwaliteit als de hoeveelheid kan dan beter gecontroleerd worden.

3. De operators de gevolgen van het niet secuur invoeren in de informatiesystemen laten zien, en controle laten plaatsvinden van de invoering en hieraan consequenties verbinden.

Inhoudsopgave

2 VOORONDERZOEK / BESCHRIJVING PROBLEEMSITUATIE 12

2.1 FLOW 12 2.1.1 Goederenstroom 12 2.1.2 Documentflow 13 2.2 INFORMATIE SYSTEMEN 14 2.2.1 SAP 14 2.2.2 Kassa 15 2.3 PROBLEEMANALYSE 15 2.3.1 Magazijn 15 2.3.2 Planning 16 2.3.3 F&A 16 2.3.4 Nabewerking 16 2.4 CONCLUSIE VOORONDERZOEK 17 3 ONDERZOEKSOPZET 19 3.1 PROBLEEMSTELLING 19 3.1.1 Doelstelling 19 3.1.2 Vraagstelling 19

3.2 THEORETISCH VERKENNING MATERIAALEFFICIENCY 19

3.2.1 Beheersingsprincipes 20

3.2.2 Terugkoppeling 20

3.2.3 Procesbeheersing door sturing op materiaalefficiency 21

3.2.4 Voorwaarden voor effectieve besturing 22

3.3 DEELVRAGEN 22

3.4 RANDVOORWAARDEN 23

3.5 SAMENHANG CONCEPTEN 24

3.6 ONDERZOEKSAANPAK 24

4 BEREKENEN MATERIAALEFFICIENCY 26

4.1 BETROUWBAARHEID MATERIAALEFFICIENCY GEGEVENS SAP 26

4.1.1 Onbetrouwbare materiaalefficiency gegevens 26

4.1.2 Oorzaken onbetrouwbare materiaalefficiency gegevens 27

4.1.3 Gevolgen Onbetrouwbare materiaalefficiency gegevens 27

4.2 MEETMOMENT 28

4.3 DEKKINGSNORMEN 29

4.3.1 Opbouw norm 30

4.3.2 Kassa dekking 30

4.3.3 Aangeraden Lengte SAP 31

4.3.4 Impact dekkingverschil 31

4.4 CONCLUSIE BEREKENEN MATERIAALEFFICIENCY 32

5 PROCESINRICHTING 34

5.1.1 Boeken op afdeling 35

5.1.2 Controle punten 35

5.2 INVLOEDEN VAN ANDERE AFDELINGEN 36

5.2.1 Trekkerij 36

5.2.2 Magazijn 37

5.3 CONCLUSIE PROCESINRICHTING 37

6 PROCESBESTURING 39

6.1 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN PROCESBESTURING 39

6.1.1 Operators 39

6.1.2 Eindverantwoording besturingen 40

6.1.3 Materiaal en Machineproblemen 41

6.1.4 Besturingsingreep 41

6.2 GEWENSTE STUUR/MANAGEMENT INFORMATIE 41

6.2.1 Benodigde informatie 42

6.2.2 Informatiebronnen 42

6.3 CONCLUSIE PROCESBESTURING 42

7 METHODE 44

7.1 BASISEISEN 44

7.1.1 Benodigde programma’s / data 44

7.1.2 Vereiste basis kennis 44

7.2 GEBRUIKERSGROEP METHODE 45

7.3 ONTWERPPROCES METHODE 45

7.4 TOETSING METHODE 48

8 CONCLUSIE & AANBEVELINGEN 50

8.1 CONCLUSIES 50

8.1,1 Betrouwbaarheid gegevens 50

8.1.2 Conclusie algemene materiaalefficiency verschillen 50

8.1.3 Conclusie werkelijke materiaalefficiency verschillen 51

8.2 AANBEVELINGEN 53

8.3 DISCUSSIE 53

LITERATUURLIJST 55

BIJLAGE 1 PRODUCTEN PHILIPS WINSCHOTEN FOUT! BLADWIJZER NIET

GEDEFINIEERD.

1 Inleiding

Dit afstudeeronderzoek gaat over de diversiteit in materiaalefficiency verschillen bij de afdeling nabewerking bij Philips Winschoten. Dit inleidend hoofdstuk dient als kennismaking met Philips in het algemeen, Philips Winschoten, haar producten en haar productieproces. Verder zal dit hoofdstuk het probleemgebied in een paragraaf uiteenzetten. De laatste paragraaf geeft de onderzoeksmethode weer en zal deze nader toelichten.

1.1 Philips algemeen

Met 159.000 werknemers in meer dan 60 landen en een omzet van EUR 30,395 miljard in 2005 is Koninklijke Philips Electronics N.V. de grootste elektronicafabrikant van Europa en één van de grootste ter wereld. Philips is van oorsprong een Nederlands bedrijf en bestaat al sinds 1891.[www.philips.nl]

Philips is tegenwoordig opgedeeld in 4 verschillende bedrijfsonderdelen. • Medische Systemen

• Domestic Appliances and Personal Care • Consumentenproducten

• Lighting

In het verleden had men meerdere divisies en activiteiten maar onder leiding van de huidige CEO G. Kleisterlee is Philips zich gaan richten op deze 4 gebieden. Een andere divisie was bijvoorbeeld de divisie semi-conductors. Andere activiteiten waren bijvoorbeeld een bank.

1.1.1 Philips Winschoten

De locatie in Winschoten is een zelfstandige opererende productie eenheid van de Lighting divisie. Men levert dus niet alleen binnen Philips maar ook aan bedrijven daar buiten. Philips Lighting Winschoten (PLW) is zelf verantwoordelijk voor haar winst, omzet en producten en kan geclassificeerd worden als investment center. [Kaplan, 1998]

Philips Winschoten bestaat sinds 19 juli 1971 en was oorspronkelijk een fabriek voor de productie van zwart-wit beeldbuizen. Sinds 1982 is men volledig gericht op de productie van speciaal glas, kwartsglas en granules. Deze producten en hun toepassingen staan nader toegelicht in de bijlagen. (Bijlage 1, Producten Philips

Winschoten)

1.1.2 Productieproces

Het productieproces valt op te delen in 4 stappen: • Uitstoken zand

• Smelten en trekken van buizen/staven • Zuren/stoken

• Nabewerking

In 1929 werd in Frankrijk door L. Sanchez-Vello een verticaal trekproces voor buisglas ontwikkeld. Bij dit glas stroomt het glas door een opening in de bodem van de oven op een naar beneden uiteenlopende holle pijp. (Doorn) Deze doorn is in hoogte instelbaar en via een lange pijp van doorngas (stikstof of argon) voorzien. De diameter van het glas is afhankelijk van de werktemperatuur, hamdruk en treksnelheid. Het bereik wordt ook hier bepaald door de afmetingen van de doorn. Het glas kan om een rol worden gebogen om verder in horizontale richting te kunnen trekken. Na afkoeling wordt het glas in lange stukken gezaagd.[Mos, 2005 p.67] Het zuren moet ervoor zorgen dat het glas wordt geëtst en zorgt ervoor dat het glas zo glad en egaal mogelijk wordt. Dit gebeurt door middel van een zuurbad. Ook verlengt dit zuurbad de levensduur van het glas. Na het zuren wordt het glas gestookt om het droog te maken. Hierna worden de glazen buizen opgeslagen in het magazijn, voor transport of voor nabewerking.

Binnen Philips Winschoten is er sprake van een ontkoppelde besturing van de afdelingen productie en nabewerking. [Betrand, 1998] Men werkt in de afdeling productie met campagnes die langere tijd duren omdat omstellen erg kostbaar en tijdrovend is. Men produceert in die afdeling op basis van de verwachte vraag van o.a. de nabewerking. Op dit moment is er een afstudeeronderzoek bezig om de doorlooptijd te verkorten, waarbij vooral gekeken wordt naar het beter afstemmen van de planning van de trekkerij en de nabewerking.

1.1.3 Afdeling Nabewerking

Bij de afdeling nabewerking worden de lange buizen glas in de door de klant gewenste specifieke lengtes gebroken of gezaagd. Deze lange buizen zijn de half fabrikaten en worden ook wel de Lange Lengtes (LL) genoemd.

Bij elke order die gemaakt word in de nabewerking worden eerst de benodigde lange lengtes besteld. Deze lange lengtes worden door het magazijn geleverd en bij de afdeling nabewerking als voorraad bij geboekt. De buizen worden geleverd in kisten met een standaard hoeveelheid. Hieronder in figuur 1.2 staat een overzicht van de nabewerking. Zuren en uitstoken kwarts Trekken kwarts Verwerken order A 1. zagen? planning nabewerking 2. zagen kwarts 5. wassen kwarts 6. drogen kwarts 3. krassen/breken kwarts 4. afbotten? 7. afbotten krassen/breken kwarts 8. sorteren kwarts nabewerking 9. inpakken kwarts nabewerking 10. auditten kwarts nabewerking planning nabewerking vernietigen Verzenden order A gereedmelding

nabewerking kwarts SAP ja

ja

Nadat de LL binnengekomen zijn hangt het van het type af of er gezaagd word (ZS) of dat men de buizen dmv krassen/breken (KB) verkleind. Na het zagen worden de buisjes gereinigd doormiddel van een was/droog proces. Dit gebeurt in 3 dompelbaden met demiwater waarvan de temperatuur oploopt tot 60oC. Na het spoelen wordt in een droogkast met een temperatuur van 70oC het eindproduct gedroogd.

Er bestaat de mogelijkheid om de afgezaagde stukken glas aan de scherpe kanten af te botten door de scherpe kant te verhitten in een vlam. Als het glas eenmaal droog is dan wordt het glas gekeurd/gesorteerd op fouten zoals scheurvorming, breuk, kras, enzovoorts. Na de keuring wordt het glas verpakt en naar het magazijn gereden waar het als voorraad geregistreerd wordt. Hierna wordt de order afgemeld.

1.2 Schets probleemgebied

Door de afdeling Finance and Accounting (F&A) wordt maandelijks een rapportage gemaakt met daarin de (materiaal)efficiency resultaten van de nabewerking. Hierin staat van alle producten van die maand de hoeveelheid lange lengtes die erin zijn gegaan en hoeveel eindproducten eruit zijn gekomen. Het is echter niet duidelijk waar de verschillen precies vandaan komen. Dit onderzoek richt zich op materiaalefficiency, het is daarom zaak dit gelijk goed te definiëren. De onderstaande definitie is de definitie die binnen dit onderzoek als definitie voor materiaalefficiency gebruikt wordt.

“Van der Schroef: Efficiency is een vergelijking van de op basis van de standaard berekende kosten met de werkelijk gebrachte offers.” [In ’t Veld,

2002]

In de materiaalefficiencyrapportages wordt per product het aantal gebruikte half fabrikaten uiteengezet tegenover het aantal goedgekeurde producten. Deze half fabrikaten zijn buizen glas die bekend staan als Lange Lengtes. (LL) De gemaakte producten worden terug gerekend naar het aantal Lange Lengtes die volgens de norm eigenlijk gebruikt had moeten worden. De verschillen hiertussen zijn de materiaalefficiency verschillen.

In de norm zit een factor voor uitval en opzetverliezen die is gebaseerd op standaard gebruik. Deze factor is gebaseerd op historische gegevens en bedraagt bij de meeste producten 4%. Ondanks deze factor zitten er elke maand bij verschillende producten grote verschillen tussen de norm en het aantal LL die werkelijk gebruikt zijn. In 2005 werd op deze efficiency verschillen een verlies geleden van €400.000,-.

Materiaal efficiency verschillen 2006

In grafiek 1.3 is te zien dat ook in 2006 de materiaalefficiency verschillen erg schommelen en gemiddeld rond de 10.750 euro per maand liggen. In grafiek 1.3 is de Series 1 lijn de maandelijkse efficiencyverschillen en de Series 2 lijn is de lijn van het gemiddelde verlies.

Vergeleken met 2005 is er al aanmerkelijk minder materiaalefficiency verlies, de oorzaak hiervan is de aanstelling van een nieuwe unitleider. Het materiaalefficiency verschil in 2006 is gezakt naar 2,1 % van de totale omzet (6,2 miljoen) die de afdeling nabewerking jaarlijks draait. Mede doordat er sprake is van het verplaatsen van onderdelen naar lage lonen land, moet het produceren steeds efficiënter. Vanuit het hogere management wordt dan ook een zo laag mogelijk materiaalefficiency verschil nagestreefd

1.2.1 Probleem

De maandelijkse efficiencyrapportages worden gebruikt voor de beoordeling van de nabewerking. Het is voor de nabewerking dan ook van belang om geen verlies te maken ten aanzien van de norm. De verschillen in de materiaalefficiency rapportages zijn in de meeste gevallen niet makkelijk te verklaren. De betrokken leidinggevenden hebben dit gesignaleerd en hebben behoefte aan meer inzicht in de materiaalefficiency verschillen. Ook wil men de toekomstige verschillen makkelijker kunnen verklaren. Dit heeft geresulteerd in een diagnostische probleemstelling. De diagnostische probleemstelling luidt:

De diversiteit in gerealiseerde efficiency op de afdeling nabewerking inzichtelijk maken en deze efficiency verbeteren. Daarnaast het ontwikkelen van een model waarmee de afdeling nabewerking in de toekomst de efficiency diversiteit kan verklaren

1.3 Opzet afstudeeronderzoek

Het onderzoek is probleemoplossend van aard en zal dan ook volgens het DOV-model van De Leeuw (Diagnosticeren, Ontwerpen, Veranderen) worden uiteengezet. [De Leeuw, 1996] Hierbij zijn een aantal dingen belangrijk volgens De Leeuw, zo dient men een integrale diagnose te maken en is een goede probleemafbakening belangrijk. In het geval van dit onderzoek wordt de diagnose opgedeeld in een probleemverkennende en een probleemverklarende diagnose.

De probleemverkennende fase zal in het volgende hoofdstuk in de vorm van een beschrijving van de probleemsituatie worden uiteengezet. Deze eerste probleemverkenning is tot stand gekomen doormiddel van gesprekken met betrokkenen van de afdeling nabewerking en met mensen van andere relevante afdelingen. Dit hoofdstuk resulteert in een conclusie met daarin een overzicht van het probleemgebied.

Hoofdstuk 3 zal gaan over de onderzoeksopzet. Naar aanleiding van het vooronderzoek worden de doelstelling en de hoofdvraag gevormd. Hierna zal een theoretisch kader helpen om de deelvragen te formuleren. Het hoofdstuk zal worden afgesloten met een onderzoeksaanpak.

In Hoofdstuk 4, 5 en 6 worden de deelvragen behandeld. Deze deelvragen vormen gezamenlijk de probleemverklarende diagnose. Uit deze hoofdstukken zullen de redenen van de efficiencyverschillen en de kwantificering naar voren komen.

2

Vooronderzoek / Beschrijving Probleemsituatie

Dit hoofdstuk bevat de probleemverkennende fase van de diagnose. Deze eerste verkenning is gedaan doormiddel van interviews met betrokkenen, observatie van het systeem en observatie van de afdeling en wordt beschouwd als vooronderzoek. Om de probleemsituatie in kaart te brengen zullen gebieden die te maken hebben met het probleem nader toegelicht worden. Als eerste de goederenstroom naar de afdeling nabewerking. Hierna zal de documentflow tussen de afdelingen in kaart worden gebracht. Daarna de informatie systemen SAP en KASSA die gebruikt worden binnen Philips Winschoten en die betrekking hebben op het probleemgebied.

Dit hoofdstuk resulteert in een conclusie met daarin een overzicht van het probleemgebied. In dit overzicht is te zien hoe de efficiencyrapportage ontstaat en waar mogelijke problemen zich voor kunnen doen.

2.1 Flow

Voor het onderzoek zijn er twee stromen interessant om te bekijken dit zijn de goederen en de informatie stroom. Deze twee stromen omvatten gezamenlijk het hele proces. In de hierop volgende twee subparagrafen zullen de goederenstroom en de documentflow behandeld worden.

2.1.1 Goederenstroom

De goederenstroom van halffabrikaten naar de afdeling nabewerking ziet er als volgt uit: H e f t a f e l L L B e w e r k t p r o d u c t G e r e e d p r o d u c t S o r t e r e n M a g a z i j n L L T r a n s p o r t n a a r n a b e w e r k i n g N a b e w e r k i n g S o r t e r e n ( K w a l i t e i t s c o n t r o l e ) T r a n s p o r t n a a r s o r t e r e n M a g a z i j n L L T r a n s p o r t n a a r m a g a z i j n G o e d e r e n s t r o o m N a b e w e r k i n g L e g e n d a V o o r r a a d W a c h t r i j T r a n s p o r t P r o d u c t i e p r o c e s

Fig. 2.1 Goederenstroom nabewerking

Zoals in figuur 2.1 te zien is worden de producten vanuit het magazijn naar de afdeling nabewerking toegebracht. Dit wordt gedaan door medewerkers van het magazijn. Het gaat hier om kisten met LL die per product een vaste verpakkingshoeveelheid hebben. Deze kisten worden geplaatst bij de machine op de heftafel waar de bewerking plaats zal vinden. Hieruit pakt de operator de benodigde hoeveelheid en voert deze in de machine om bewerking te ondergaan. Eventueel kan hierna nog een afbotting plaats vinden welke batchgewijs gebeurt.

2.1.2 Documentflow

In deze paragraaf zal het proces van het maken van een order vanaf sales tot de efficiency rapportage per afdeling stap voor stap toegelicht worden. Alle beslissingen, documenten, afdelingen en handelingen die gedaan worden zijn opgenomen in figuur 2 “Orderproces nabewerking”.

De afdeling Sales registreert de bestellingen en maakt hiervan Klantorders in SAP. SAP staat voor Systeme, Anwendungen, Produkte en is een ERP-pakket (Enterprise Resource Planning). Binnen Philips Winschoten werkt elke afdeling met dit programma.

De klantorder gaat naar de afdeling Planning waar er een planorder voor gemaakt wordt. Dit is een order die nog niet ingepland staat voor een bepaalde datum. Deze Planorders worden door de planning van de nabewerking omgezet in proces orders nadat er gekeken is of er voldoende LL op voorraad zijn en of er capaciteit is. Procesorders zijn orders die gepland staan voor een bepaalde week en waar half fabrikaten voor zijn. Procesorders worden door de planner van de nabewerking gemaakt op basis van de planorders.

De procesorders gaan naar de afdeling nabewerking welke de orders uitvoert. De operators krijgen de orders die ze moeten maken en kijken of er al voldoende LL op de vloer staan, over van eerdere orders die ervoor gedraaid zijn. Als dit niet het geval is worden er LL besteld via SAP. De LL worden besteld bij het magazijn. Het magazijn boekt de LL op de afdeling nabewerking. Als de LL bij de nabewerking binnenkomen worden ze visueel kort geïnspecteerd. Bij onvoldoende kwaliteit worden LL terug geboekt op het magazijn. De LL worden dus niet op order geboekt maar op de afdeling nabewerking.

Als de LL van voldoende kwaliteit zijn worden ze bewerkt. Als er tijdens het produceren gesignaleerd wordt dat een staaf of buis niet aan de kwaliteitseisen voldoet wordt deze in een afvalbak gegooid. Ook komen in deze bak eventuele kapotte buizen/staven die tijdens het bewerken gesneuveld zijn. Dit wordt uitval genoemd, de uitval wordt na de bewerking door de operators afgemeld in de uitvalregistratie. Deze wordt door de operators ingevoerd in SAP. De order zelf wordt gereed gemeld met daarop het gebruikte aantal LL. De restanten van de LL die over zijn worden terug geboekt op het magazijn.

Op elk willekeurig moment kan in principe een efficiency rapportage uitgedraaid worden. Deze efficiency rapportage komt uit Kassa. Kassa is een programma wat door Finance & Accounting gebruikt word. Kassa gebruikt gegevens uit SAP en normgegevens. In figuur 2.2, op de volgende pagina, is een schematisch overzicht te zien van alle stappen die gedaan worden van Sales tot efficiency rapportage.

Orderproces Nabewerking Sa le s Kl ant o rder SA P Plan ning al ge m e e n Plan ning N a bewe rk in g Pl a n ord e r SA P Voldo e nd e LL / ca p a citeit? P ro c e s or de r SA P Ja B e stellen Ne e Na b e we rk in g Voldoe nde LL? Kw a lit eit LL goed ? Be s tel le n N abe we rk ing Bo ek LL op N abe we rk ing B e we rk ing e n SA P - M e ld ge re e d - Bo ek L L - B o ek r e stant S A P b oek LL naar magaz ijn Ui tv a l re gis trat ie K a ssa V e rgelij k met no rm Eff ici e n cy rap p or ta ge Ja Ja Ne e Ne e Sale s Plan n ing Na bew e rking Fina nce & Acco unt in g L e ge nda Pro c es Af de ling Ch e c k Do c u m e n t

Fig. 2.2 Orderproces nabewerking

2.2 Informatie systemen

In de documentflow worden twee informatie systemen genoemd; SAP en Kassa. Planning en voorraad vinden plaats in SAP en Kassa wordt gebruikt voor de voorcalculatie. Relevant voor dit onderzoek is de efficiency rapportage die wordt gedaan vanuit Kassa in vergelijking tot de gegevens uit SAP.

2.2.1 SAP

Zo heeft de afdeling planning toegang tot het planningsgedeelte. Ook heeft de afdeling planning inzicht in het voorraadgedeelte van het magazijn en het voorraadgedeelte van de afdeling nabewerking. De afdeling planning regelt wat wanneer, waar en met welke materialen gemaakt wordt, en gebruikt SAP hiervoor als aansturing. In SAP worden ook de voorraad verschillen bij of afgeboekt die gesignaleerd zijn na de weektelling die elke donderdag plaats vindt.

Het magazijn heeft ook toegang tot SAP en kan voorraden overboeken naar de nabewerking als deze besteld worden door de operators. Dozen lange lengtes worden door operators besteld en worden, niet op order, maar op de afdeling nabewerking geboekt. De restanten worden in SAP door de operators terug geboekt naar het magazijn. Het magazijn heeft onbeperkt toegang in SAP met betrekking tot boekingen naar en van de nabewerking.

Zoals al kort vermeld in bovenstaande alinea, operators bestellen de LL die men op dat moment nodig heeft voor een order zelf vanuit het magazijn. De operator meldt vervolgens hoeveel LL gebruikt zijn voor een order. Ook de uitval en het aantal overgebleven LL worden door de operator in SAP ingevoerd.

2.2.2 Kassa

Het programma Kassa wordt alleen door de afdeling F&A gebruikt. Deze afdeling gebruikt het o.a. om de efficiency rapportages mee te maken. De input voor deze rapportages komt uit materiaalverbruik informatie gecombineerd met het aantal gereed gemelde producten geïmporteerd vanuit SAP. Het programma bestaat sinds 1994 en is geschreven in D-Base. Omdat dit programma en de programmeertaal waarin dit geschreven is sterk verouderd zijn, wordt op dit moment een nieuw programma geschreven gebaseerd op Kassa. Dit programma wordt over ongeveer een jaar ingevoerd.

Voor de efficiency rapportages maakt Kassa gebruik van normen die van tevoren zijn vastgesteld. De normen die bij een bepaald eindproduct horen worden de ideale lange lengte genoemd. Deze normen worden door Kassa vergeleken met het aantal dat uiteindelijk gebruikt is. Het verschil hier tussen is het efficiency verschil. F&A is ook de enige afdeling die toegang heeft tot Kassa.

In Kassa wordt ook de voorcalculatie gedaan waarop de kostprijs van de producten gebaseerd wordt.

2.3 Probleemanalyse

In de probleemanalyse zal op basis van de in dit hoofdstuk besproken actoren en processen per actor worden ingegaan op problemen die spelen in de huidige situatie. Met de huidige situatie wordt de situatie bedoeld die zojuist besproken is in het kader van de diagnostische probleemstelling. Het onderzoek richt zich tot de plekken waar efficiency verschillen kunnen ontstaan.

De actoren zijn de afdelingen die geïdentificeerd zijn in voorgaande paragrafen. Deze hebben te maken met de efficiencyrapportages en bevatten gezamenlijk de problemen die leiden tot de efficiency verschillen. Het is zaak om deze problemen te signaleren zodat op basis van de problemen en de conceptualisatie tot deelvragen voor het onderzoek te komen.

2.3.1 Magazijn

afhankelijk van de geleverde LL die het magazijn levert. Het magazijn is verantwoordelijk voor de transporten van en naar de Nabewerking.

Het magazijn levert standaard hoeveelheden bij bestellingen van LL. Dit houdt in dat er alleen per boxpallet besteld kan worden. Dit heeft te maken met de breekbaarheid van glas, hierdoor is het aan te raden zo min mogelijk handelingen te doen. Ook bestaat de mogelijkheid dat boxpallets met een rest hoeveelheid, die eerder door de nabewerking gebruikt zijn, geleverd worden. De geleverde hoeveelheid wordt door het magazijn geboekt op de afdeling nabewerking. Verschillen tussen de hoeveelheid die geboekt worden en de hoeveelheden die geleverd worden kunnen voorkomen als er telfouten gemaakt zijn.

2.3.2 Planning

Binnen de planning wordt de gehele productie ingepland zowel op jaar, maand als week niveau. Dit wordt dan doorgestuurd naar de afdeling nabewerking welke de week planning gebruikt om de orders in te plannen voor de desbetreffende week. De afdeling nabewerking heeft te maken met twee typen planners, de planner die de planorders maakt en de planner voor de nabewerking die de procesorders maakt. Elke woensdag vindt er een telling plaats van producten die nog op de vloer van de nabewerking staan. Deze worden door de planning verwerkt in de voorraad gegevens van de nabewerking. Doordat de planning de tellingen verwerkt signaleert deze als eerste eventuele excessen. De planning stuurt de tel gegevens door naar de leiding van de afdeling nabewerking.

De planning bepaalt ook waarmee geproduceerd wordt. Zo bepaalt de planning bijvoorbeeld of er afgeweken moet worden van de ideale LL en er een alternatieve LL gebruikt moet worden. Dit kan in sommige gevallen nodig zijn omdat de ideale LL er op dat moment niet zijn of dat er teveel alternatieve LL zijn. Dit kan gevolgen hebben voor de materiaalefficiency, als er niet met de ideale lengte geproduceerd wordt is er meer afval of worden er minder producten geproduceerd.

2.3.3 F&A

Finance & accounting is verantwoordelijk voor de budgettering, controlling en financiering. Deze afdeling maakt de efficiency rapportages elke maand met behulp van Kassa. De normen in Kassa worden door F&A ingevoerd. Controle op normverschillen tussen SAP en Kassa vindt bijna nooit plaats. De efficiency berekeningen worden echter altijd op de normen in Kassa gebaseerd.

De mogelijkheid bestaat dat er verschillen bestaan tussen de norm in Kassa en de geadviseerde/gebruikte LL in SAP. Bijvoorbeeld: in Kassa staan de ideale LL bij elk eindproduct maar omdat die ideale LL in de praktijk niet gebruikt wordt, wordt er een alternatieve LL voorgeschreven in SAP. Een reden hiervoor is bijvoorbeeld dat van het desbetreffende product onvoldoende gemaakt worden om er apart LL voor te gaan produceren, het gevolg is dat men een meer gangbare uitgangslengte gebruikt. De kostprijs van producten wordt één keer per jaar vastgesteld in de technische voorcalculatie Kassa. [TVC Kassa]

2.3.4 Nabewerking

De afdeling nabewerking is als standard cost center verantwoordelijk voor de efficiency van haar eigen afdeling. [Kaplan, 1998]

verschillende diktes en materialen kunnen in willekeurige lengtes gezaagd worden. Dit plaatst de productie in de nabewerking bij de procesgewijze fabricage [Betrand, 1998]. De verantwoordelijkheden die de operators hebben zijn dan ook mogelijk doordat er procesgewijs geproduceerd wordt.

Ad 1 unitleider nabewerking

De afdeling nabewerking valt onder de verantwoordelijkheid van de unitleider nabewerking. Deze is dan ook uiteindelijk verantwoordelijk voor de efficiency resultaten. Om de afdeling zo goed mogelijk aan te kunnen sturen dient er voldoende management informatie aanwezig te zijn. Een goed inzicht in de materiaalefficiency van het proces kan hier een aanvulling zijn.

Ad 2 operators

Operators zijn verantwoordelijk voor: - het bestellen van de LL, - kwaliteitscontrole, - het produceren,

- het afmelden van uitval tijdens het produceren, - het afmelden op order van het gebruikte aantal LL, - en het terug zenden van LL.

Zoals in bovenstaande opsomming al te zien is zijn de operators verantwoordelijk voor praktisch het hele proces. Er zijn ongeveer 20 operators die deze taken uitvoeren. De reden voor de vele verantwoordelijkheden van de operators heeft te maken met een nooit helemaal afgemaakte verandering naar zelfsturende teams. Deze is niet afgemaakt omdat er op een gegeven moment geen draagvlak meer was bij het hogere management.

2.4 Conclusie vooronderzoek

Dit vooronderzoek heeft tot doel gehad om het probleemgebied in kaart te brengen. In figuur 2.3 is te zien hoe de materiaalflow en de documentflow samen komen. In figuur 2.3 is het gehele proces schematisch weergegeven vanaf het moment van materiaal binnenkomst tot de materiaalefficiency rapportage.

Heftafel Bewerkt product Gereed product Sorteren Magazijn LL Nabewerking Sorteren (Kwaliteitscontrole) Magazijn LL Nabewerking SAP Bestellen LL Boeken LL op afdeling nabewerking Boeken gebruikte LL op order SAP PDB Boeken uitval LL Boeken uitval LL PDB Gereed melden order SAP K

Figuur 2.3 Overzicht probleemgebied

De rode getallen in figuur 2.3 geven de hoofdpunten aan in het proces vanaf de input van materiaal naar de output van gegevens. In totaal zijn er 7 verschillende

hoofdgebieden die te maken hebben met het tot stand komen van de materiaalefficiency. Theoretisch gezien kan in elk van deze gebieden een materiaalefficiency verschil veroorzaakt worden. Het onderzoek zal dan ook elk van deze punten nader bekijken. Elk punt wordt even kort toegelicht.

1. De input vanuit het magazijn.

2. De informatie systemen, gebruik en inrichting. 3. De informatie input naar kassa.

4. Kassa.

5. De gemaakte producten. 6. De afdeling nabewerking.

7. De informatie behoefte van de afdeling nabewerking.

Deze 7 punten kunnen worden onderverdeeld in drie aandachtsgebieden. De punten 3,4 en 5 hebben betrekking op het berekenen van materiaalefficiency. De punten 1 en 2 zijn gerelateerd aan de procesinrichting; de inrichting van de informatie systemen en de manier waarop is vastgesteld hoe/welke informatie moet worden ingevoerd valt onder procesinrichting. De punten 2, 6 en 7 kunnen worden toebedeeld aan procesbesturing.Het gebruik van de informatie systemen, de boekingen, valt onder procesbesturing.

3 Onderzoeksopzet

Dit hoofdstuk zal de onderzoeksopzet bevatten. In de onderzoeksopzet staan de probleemstelling, de samenhang tussen de concepten en de onderzoeksaanpak. Dit geeft de uitlijning weer van het onderzoek naar de materiaalefficiency verschillen bij de afdeling nabewerking.

Als eerste zijn de doelstelling en vraagstelling geformuleerd. Om de juiste deelvragen te krijgen om de hoofdvraag op te lossen is vervolgens een theoretisch kader geformuleerd. Dit theoretische kader wordt gecombineerd met de in het vooronderzoek gevonden aandachtsgebieden waaruit vervolgens de deelvragen volgen. Vervolgens worden de randvoorwaarden gelegd voor het onderzoek. Het hoofdstuk wordt ten slotte af gesloten met een onderzoeksaanpak.

3.1 Probleemstelling

De probleemstelling bestaat uit de doelstelling, vraagstelling, deelvragen en de randvoorwaarden. Tussen de vraagstelling en de deelvragen is het theoretische kader opgenomen welke gebruikt wordt om de deelvragen te vinden.

3.1.1 Doelstelling

De functie van de doelstelling is tweeledig: sturend en evaluerend. [Nederhoed, 2000] De doelstelling is er als leidraad voor het onderzoek, en geeft het uiteindelijke doel van het onderzoek weer.

Doelstelling:

De diversiteit in materiaalefficiency bij de afdeling nabewerking van Philips Winschoten in kaart brengen en verklaren. Daarnaast het ontwikkelen van een methode waarmee materiaalefficiency verschillen verklaard kunnen worden.

De doelstelling is opgedeeld in twee delen, het eerste deel dat de daadwerkelijke oorzaken in kaart brengt. Het tweede deel is gebaseerd op het eerste deel maar dan gericht op de toekomst. Komen er efficiency verschillen voor dan zijn deze te verklaren. Deze methode is een tool gebaseerd op een samenvatting van de in dit onderzoek in kaart gebrachte problemen. De gebruikers van deze tool worden de leidinggevenden van de afdeling nabewerking. Het doel van de methode is om snel de oorzaak van een efficiencyverschil te kunnen achterhalen.

3.1.2 Vraagstelling

De vraagstelling heeft tot doel de doelstelling te behalen en is op te delen in de hoofdvraag en deelvragen. Deze vraagstelling bestaat uit twee delen het eerste deel is er om de gewenste informatie te verkrijgen. Gebaseerd op het vooronderzoek is al bekend wat het probleem is en in welke gebieden gezocht moet worden. Het tweede deel heeft betrekking op methode die ontwikkeld dient te worden om efficiencyverschillen op te kunnen sporen. Om dit te kunnen doen is het nodig om de oorzaken van de materiaalefficiency verschillen gevonden te hebben.

Hoofdvraag:

Wat zijn de oorzaken van de variatie in materiaalefficiency en hoe moet de methode eruitzien om oorzaken uit de materiaalefficiency data te verkrijgen?

3.2 Theoretisch verkenning materiaalefficiency

beheersingsprincipes van Betrand et al [Betrand, 1998] en op de procesbeheersing van In ’t Veld. [In ’t Veld, 2002]

3.2.1 Beheersingsprincipes

Een proces dient beheerst te worden zodat kwaliteit, efficiency en leverbetrouwbaarheid gegarandeerd kunnen worden. Bij beheersing van een proces (operationeel niveau) baseert men beheersing op een drietal algemene principes van beheersing. [Betrand, 1998]

1. Terugkoppeling 2. Gelaagdheid 3. Ondersteuning

Het eerste principe is terugkoppeling. Men heeft behoefte aan actuele informatie over de voortgang en de toestand. Het tweede principe is gelaagdheid (decompositie) hierbij moet er rekening gehouden worden met de meerdere niveaus in een organisatie, zowel op order/product niveau als op afdeling of fabrieksniveau. Het laatste punt is de beslissingsondersteuning, welke systemen worden gebruikt om te beheersen.

3.2.2 Terugkoppeling

Als eerste dient er volgens In ’t Veld aan een drietal essentiële zaken voldaan te worden: er moet een doeltoestand zijn, het systeem moet in staat zijn om die doeltoestand te realiseren en er moeten mogelijkheden zijn om het systeemgedrag te beïnvloeden. De doeltoestand is in dit geval de efficiencyverschillen te laten afnemen, dit is haalbaar en binnen de afdeling nabewerking zijn er voldoende mogelijkheden om dit te realiseren. [In ’t Veld, 2002] In zoverre past deze manier binnen het onderzoek.

Vervolgens komen de beheersingsprincipes van Betrand et al aan bod. Het eerste beheersingsprincipe, in combinatie met de definitie van efficiency die geleid heeft tot de terugkoppeling van In ’t Veld, geeft aan hoe de beheersing en daarmee de materiaalefficiency geregeld kan worden. In figuur 3.1 is aangegeven hoe efficiency past binnen procesbeheersing. De definitie voor efficiency die gehanteerd wordt in dit onderzoek is door Van der Schroef opgesteld:

“Efficiency is een vergelijking van de op basis van de standaard berekende kosten met de werkelijk gebrachte offers.” [In ’t Veld, 2002]

Transformatiefunctie (proces) Meting: Werkelijk gebrachte offers Materiaal efficiency rapportage Regelfunctie: Methode ingreep Doorvoer In Uit Afwijking Van de norm Norm: standaard berekende kosten

Figuur 3.1 terugkoppeling toegepast op dit materiaalefficiency onderzoek.

krijgen. Dit is goed voor de nabewerking maar niet voor de andere afdelingen of de gehele fabriek, concreet is dit wat er bedoeld wordt met gelaagdheid.

De methode die ontwikkeld dient te worden valt samen met het derde procesbeheersingprincipe van ondersteuning. De methode wordt na afloop van het onderzoek als tool gebruikt om de oorzaak van materiaalefficiency verschillen te vinden. Deze methode fungeert als filtert waarmee de werkelijke materiaalefficiency verschillen kan vinden, werkelijke materiaalefficiency verschillen zijn verschillen die financiële gevolgen hebben zoals een slechte kwaliteit van materiaal. Op basis van deze methode kan de oorzaak gevonden worden en hierop kan beslist worden welke ingreep er verricht moet worden.

3.2.3 Procesbeheersing door sturing op materiaalefficiency

Er zijn drie momenten te identificeren in een systeem. De rustoestand (T=0) waarin de inrichting van het proces plaatsvindt. Zodra het proces aan de gang is vindt er procesbesturing plaats. En zodra er output is vindt er een meting plaats met vergelijking waarop de terugkoppeling gebaseerd is. Op basis van de informatie verkregen uit het meetmoment vindt de ingreep plaats. In figuur 3.2 worden deze drie momenten weergegeven. Regelfunctie: Methode ingreep In Uit Afwijking Van de norm 2. Procesbesturing 3. procesinrichting (T=0) Transformatiefunctie (proces) Meting: Werkelijk gebrachte offers Materiaal efficiency rapportage Norm: standaard berekende kosten 1. Berekenen materiaalefficiency

Figuur 3.2 Drie onderzoeksgebieden. (T=tijd)

Berekenen materiaalefficiency (1) het stuk van de terugkoppeling dat gebruikt wordt om het signaal te bepalen. Het meetmoment valt altijd op het einde van een maand, deze maanden zijn ingedeeld volgens de productiekalender van Philips. Deze productiekalender werkt met hele weken en kent 4 maanden met 5 weken en 8 maanden met 4 weken. Productiemaanden beginnen altijd op maandag en eindigen altijd op zondag. Als de procesinrichting T = 0 is dan is berekenen van materiaalefficiency T = n+1 omdat het na afloop van het proces plaatsvindt.

De procesbesturing (2) is de vorm van regelen gedurende het proces, dus T = n. Dit zijn maatregelen die tijdens het proces de uitkomst kunnen beïnvloeden. Men verandert niet de inrichting maar bestuurt de inrichting. Dit moment van regelen bevat twee componenten: een actor die stuurt en de informatie die hiervoor gebruikt wordt. Toegespitst op het sturen op materiaalefficiency geldt dit ook, er is informatie betreffende materiaalefficiency en er is een actor die stuurt.

gebeurt op verschillende niveaus in de organisatie. De fysieke inrichting is als randvoorwaarde buiten het onderzoek gehouden. De fysieke inrichting is erbuiten gehouden omdat de materiaalefficiency gemeten wordt in kilo’s en een verandering in fysieke inrichting gevolgen heeft in tijd (b.v. doorlooptijd). De inrichting van informatiesystemen op de afdeling nabewerking en tussen de afdelingen die met de nabewerking te maken hebben zijn wel van belang.

3.2.4 Voorwaarden voor effectieve besturing

Om te kijken of voldaan wordt aan het effectief besturen en te kijken hoe wordt gestuurd op materiaalefficiency wordt gekeken naar de voorwaarden voor effectieve besturing [De Leeuw, 1996]. De voorwaarden bestaan uit:

1. Een doelstelling of een manier om vast te stellen of het de goede kant op gaat.

2. Een model van het te besturen deel van de werkelijkheid (van het te besturen systeem).

3. Informatie over de omgeving.

4. Informatie over de toestand van het systeem. 5. Voldoende bestuurlijke maatregelen.

In figuur 3.2 is goed te zien dat aan al deze voorwaarden wordt voldaan. Hierin is te zien dat er goed te sturen is op materiaalefficiency. Een zo laag mogelijke materiaalefficiency is de doelstelling van dit model. Hiervoor is aangegeven in welke gebieden en hoe de informatie verzameling gedaan moet worden. Ook informatie over het systeem is constant beschikbaar in de vorm van materiaalefficiency rapportages maar ook in OCAP’s. De procesinrichting draagt zorg voor de besturing van het systeem.

Het sturen op materiaalefficiency voldoet aan de voorwaarden van effectieve besturing. Er wordt geproduceerd in kilo’s dus de controle en sturing dienen ook te gebeuren op basis van kilo’s. Het is dan ook een logisch gevolg dat er gestuurd wordt op het zo efficiënt mogelijk omgaan met materiaal. Vooral door de relatieve simpele en kort durende bewerkingen is het efficiënter omgaan met een factor als tijd niet interessant. Sturen op tijd is eigenlijk niet mogelijk voor een afdeling als de nabewerking, en ook niet interessant aangezien hier geen voordeel uit te behalen valt.

3.3 Deelvragen

Om de opgestelde hoofdvraag te beantwoorden is er gekozen voor meerdere deelvragen. De in het vooronderzoek genoemde 7 punten worden elk in een deelvraag behandeld. Verder is er ook een deelvraag over de inrichting van de methode. Gezamenlijk geven deze deelvragen de zogenaamde kennisbehoefte weer. De combinatie van deelvragen zal de hoofdvraag beantwoorden.

Elk van de onderzoeksgebieden komt naar voren in het theoretische raamwerk. Het eerste gebied, het bereken van de materiaalefficiency zijn deelvragen gebaseerd op de norm, rapportage en betrouwbaarheid van de gegevens. In het tweede gebied, de procesinrichting, wordt gekeken hoe de informatie systemen zijn ingericht. Zowel op de afdeling nabewerking als de afdelingen die met de nabewerking te maken hebben. Het derde gebied, de procesbesturing, is het gebied dat zich bezig houd met het regelen van het systeem. Uit het theoretische raamwerk komt vooral naar voren dat de actor (degene die bestuurt) en de benodigde stuurinformatie van belang zijn.

I. Berekenen materiaalefficiency

1. Zijn de materiaalefficiency gegevens die in SAP gebruikt worden betrouwbaar?

II. Procesinrichting

4. Hoe zijn de informatiestromen van het materiaalgebruik ingericht, en wat is de invloed hiervan op de materiaalefficiency?

5. Wat zijn de invloeden van de interne leveranciers en afnemers van de afdeling nabewerking op de materiaalefficiency van de nabewerking?

III. Procesbesturing

6. Waar liggen de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de procesbesturing bij de nabewerking?

7. Welke stuur/management informatie is gewenst om de nabewerking aan te sturen op materiaalefficiency?

IV. Ontwerp

8. Welke ontwerpeisen gelden er voor de te ontwikkelen methode?

Als eerste worden de efficiency verschillen die maandelijks plaatsvinden geïdentificeerd doormiddel van een criteria welke aangeeft wanneer het verschil tussen de gebruikte hoeveelheid en de norm te hoog is. De informatie van een paar maanden wordt gebruikt om aan in kaart te brengen waar de problemen liggen. Bij elk geïdentificeerd probleem wordt ook verklaard wat de oorzaak ervan is. Op basis van deze gegevens wordt er een methode ontwikkeld die getoetst zal worden in de werkelijkheid op bruikbaarheid.

3.4 Randvoorwaarden

Er zijn twee verschillende soorten randvoorwaarden, de randvoorwaarden van het onderzoek en de randvoorwaarden in het onderzoek. De randvoorwaarden van het onderzoek hebben betrekking tot het uit te voeren onderzoek en zijn algemeen geldend. De randvoorwaarden in het onderzoek zijn de afbakening van het onderzoeksgebied.

Randvoorwaarden van het onderzoek: 1. Beperkte tijd.

Randvoorwaarden in het onderzoek:

1. Het onderzoek beperkt zich tot materiaalefficiency en neemt niet de efficiency van andere productiemiddelen mee.

2. Het onderzoek beperkt zich tot de materiaalefficiency op de afdeling nabewerking.

3. Oplossingen mogen geen ingrijpende veranderingen in het productieproces tot gevolg hebben.

4. Er wordt uitgegaan van de huidige fysieke inrichting van de afdeling. 5. De kwaliteit en de leverbetrouwbaarheid van de eindproducten mogen

niet negatief veranderen.

6. Aanbevelingen moeten binnen de regelcapaciteit van de opdrachtgever, Philips Winschoten liggen.

De bovenstaande randvoorwaarden behoeven wat uitleg. Als eerste de randvoorwaarden van het onderzoek. Vanzelfsprekend is er een beperkte tijd voor het onderzoek, omdat het hier een afstudeeronderzoek betreft.

Vervolgens de randvoorwaarden in het onderzoek. Om het onderzoek niet te groot te maken wordt alleen gekeken naar de materiaalefficiency op de afdeling nabewerking. De afdelingen productie en het magazijn worden, buiten dat deze soms genoemd worden, niet nader onderzocht.

Ook mogen oplossingen niet de kwaliteit en de leverbetrouwbaarheid van de eindproducten negatief aantasten. Verder wordt er ook rekening gehouden met de regelcapaciteit van Philips Winschoten.

3.5 Samenhang concepten

De onderlinge samenhang tussen de verschillende concepten is weergegeven in onderstaand model. (Figuur 3.1) Hierin zijn de deelvragen te onderscheiden en hoe die zich verhouden ten aanzien van elkaar.

Hfst 6. Procesinrichting

6.2 Invloeden andere afdelingen

6.1 Foutief ingevoerde informatie Hfst 5. Berekenen materiaalefficiency 5.3 Dekkingsnormen 5.2 Invloed meetmoment 5.1

Betrouwbaarheid gegevens in SAP

Hfst 7. Procesbesturing

7.2

Gewenste stuur/management informatie 7.1

Taken/verantwoordelijkheden

Hfst 8 Ontwerp methode

Hfst 9 Conclusie en Aanbevelingen

Figuur 3.1: gerelateerde concepten.

3.6 Onderzoeksaanpak

Hieronder per hoofdstuk de deelvragen die behandeld worden. Bij de deelvragen wordt aangegeven op wat voor manier deze worden beantwoord.

Hoofdstuk 5 Berekenen materiaalefficiency

Deelvraag 1: Zijn de materiaalefficiency gegevens die in SAP gebruikt worden betrouwbaar?

Het vergelijken van de materiaalgegevens die ingevoerd worden in SAP met de werkelijk gebruikte materialen. Deze vergelijking dient op batch, order en productgroepniveau plaats te vinden en er moeten zowel grote als kleine orders in de vergelijking meegenomen worden.

Deelvraag 2: Wat is de invloed van het meetmoment op de materiaalefficiency?

Dit is te meten door de materiaalefficiency rapportage van meerdere maanden naast elkaar te leggen en te vergelijken met de gereedmelding/gebruikmelding data in SAP.

Deelvraag 3: Wat is de invloed van de dekkingsnormen op de materiaalefficiency?

Hiervoor is informatie nodig over de norm en de ideale LL. Deze informatie is te vinden in TVC Kassa, dit is een overzicht met alle technische en financiële data per product. Verder moet gekeken worden welke LL in werkelijkheid gebruikt wordt en welke LL op de bill of materials staat.

Hoofdstuk 6 Procesinrichting

Door observatie en door interviews met betrokkenen moet de informatiestroom in kaart worden gebracht. Zowel de inrichting en gebruik van SAP en PDB (productie database) worden onderzocht. Er moet onderzocht worden hoe er geboekt wordt en door wie er geboekt wordt.

Deelvraag 5: Wat zijn de invloeden van de interne leveranciers en afnemers van de afdeling nabewerking op de materiaalefficiency van de nabewerking?

Doormiddel van observatie van de informatiestromen en de fysieke stromen van en naar de nabewerking vanuit het magazijn en de trekkerij, en door interviews met de planning en de leidinggevenden van de nabewerking wordt de invloed van andere afdelingen op de nabewerking met betrekking tot de materiaalefficiency uitgediept. Er moet worden onderzocht in hoeverre andere afdelingen materiaalefficiency verschillen kunnen veroorzaken.

Hoofdstuk 7 Procesbesturing

Deelvraag 6: Waar liggen de taken en verantwoordelijkheden van de procesbesturing bij de nabewerking?

Doormiddel van observatie en gesprekken met medewerkers in de productie alsmede gesprekken met de operationele leiding van de nabewerking moet duidelijk worden wie waarvoor verandwoordelijk is. Uit het vooroderzoek is al naar voren gekomen dat de operators van de afdeling nabewerking erg veel verantwoordelijkheden hebben. Het is intressant om te kijken in hoeverre dit een effect heeft op de materiaalefciency.

Deelvraag 7: Welke stuur/management informatie is gewenst om de nabewerking aan te sturen op materiaalefficiency?

Doormiddel van een interview en in overleg met de unitleider van de nabewerking moet de gewenste informatie worden geïdentificeerd. Aan de hand hiervan kan de methode ontwikkeld worden om de reden van een materiaalefficiency verschil op te sporen.

Hoofdstuk 8 Methode

Deelvraag 8: Welke ontwerpeisen gelden er voor de te ontwikkelen methode?

4

Berekenen materiaalefficiency

De basis van het onderzoek is in de voorgaande hoofdstukken gelegd, het probleem en de onderzoeksopzet zijn bekend. Het is nu zaak om dit probleem te verklaren. In dit hoofdstuk zullen de drie deelvragen met betrekking tot het berekenen van de materiaalefficiency worden verklaard. De drie deelvragen worden elk in een paragraaf behandeld.

§ 4.1 Zijn de gegevens die in SAP gebruikt worden betrouwbaar? § 4.2 Wat is de invloed van het meetmoment op de materiaalefficiency? § 4.3 Wat is de invloed van de dekkingsnormen op de materiaalefficiency?

In dit hoofdstuk wordt voor het eerst de term opvallende verschillen gebruikt. Opvallende verschillen zijn verschillen groter dan 5% of groter dan 200kg. Dit is getoetst op de efficiency verschillen van de afgelopen maanden. Deze verschillen zijn verantwoordelijk voor 98% van het efficiencyverschil. Gemiddeld per maand worden er in 50 tot 70 verschillende productgroepen orders gemaakt. In gemiddeld 40% van de productgroepen zitten opvallende verschillen

4.1 Betrouwbaarheid materiaalefficiency gegevens SAP

In SAP worden gegevens ingevoerd en gebruikt op verschillende aggregatieniveaus. Zo zijn er batch, order, product, productgroep, maandelijkse productie en jaarlijkse productie niveaus. Een batch is de hoeveelheid die in 1 boxpallet past, een order kan bestaan uit één of meerdere batches. Productgroepen bestaan uit producten van hetzelfde materiaal, diameter en wanddikte. Binnen een productgroep kan de lengte van de eindproducten variëren.

De SAP gegevens worden op meerdere plekken in de organisatie gebruikt zowel voor operationele, tactische als strategische ondersteuning. Om management beslissingen te nemen is het zaak om gegevens te gebruiken die correct zijn.

Als eerste is het belangrijk duidelijk te hebben wanneer gegevens als onbetrouwbaar te classificeren vallen. Als gegevens niet weergeven wat werkelijk heeft plaats gevonden dan zijn de gegevens niet waar en dus onbetrouwbaar. Er is echter wel gebleken dat onbetrouwbare gegevens op een hoger aggregatieniveau wel betrouwbaar kunnen zijn. Hierover in de volgende subparagraaf meer.

De informatie in SAP wordt vanonder (LL-niveau/batchniveau) naar boven (fabrieksniveau) toe opgebouwd. Dit wil zeggen dat de batchgegevens samen de ordergegevens maken en de ordergegevens de productgegevens en zo verder tot het jaaroverzicht. Bij een batch hoort een bepaalde datum van gereed melding hierin is ook het gebruikte aantal LL in opgenomen. De productiegegevens, zoals hoeveel LL er gebruikt worden voor een order, worden door operators ingevoerd in SAP.

Tijdens het vooronderzoek werd snel duidelijk dat de gegevens die in SAP vermeld stonden niet altijd klopten. Dit viel op door erg grote verschillen in gebruik bij batches. Een batch van een bepaald product heeft altijd de zelfde grootte vastgesteld in SAP. Als er een afwijking (soms meer dan 100%) is in het aantal LL dat gebruikt wordt boven de norm (op batchniveau) is er een reden om te gaan kijken hoe betrouwbaar de gegevens in SAP zijn.

4.1.1 Onbetrouwbare materiaalefficiency gegevens

gekozen voor orders die meerdere weken duren. Van beide soorten zijn 5 productgroepen gekozen die elk meerdere keren per jaar gemaakt worden (n=5). Als eerste is op batchniveau gekeken, hierna op orderniveau en ten slotte op productgroepniveau. In Tabel 5.1 worden de resultaten hiervan weergegeven. De percentages geven de mate van betrouwbare gegevens, oftewel wat er in SAP genoteerd is en wat er werkelijk gebeurt is. Deze gegevens zijn doormiddel van observatie verkregen. Batch Order (meerdere batches) Productgroep n=5 (meerdere orders) Klein 80% 100% 100% Groot 36% 84% 100%

Tabel 4.1 Betrouwbaarheid materiaalefficiency gegevens.

Zoals te zien is zijn de gegevens van de kleine orders die gemaakt worden betrouwbaar op order niveau en op productgroepniveau. De 80% in het eerste veld geeft aan dat in 80% van de gevallen de gegevens klopten tussen wat ingevuld was en wat werkelijk gebeurt bij de kleine orders. Op order en productgroepniveau kloppen de gegevens in SAP wel.

De gegevens op batchniveau van grote orders kloppen echter helemaal niet, er is slechts in 36% van de gevallen genoteerd in SAP wat er werkelijk heeft plaatsgevonden. Ook op order niveau kloppen de gegevens slechts in 84% van de gevallen. Opmerkelijk is ook het gebruik van exact de norm in LL wat soms voorkomt in SAP. Als er tijdens produceren van een order meerdere keren achter elkaar exact de norm wordt gebruikt bij een order waar normaal gesproken altijd schommelingen inzitten, moeten er alarmbellen gaan rinkelen want het is .

Het is in tabel 4.1 goed te zien dat naarmate men op een hoger aggregatieniveau komt de gegevens betrouwbaarder worden. Elke week vinden er weektellingen plaats en zo worden eventuele verschillen tussen input en output van de afdeling weg gewerkt. Productgroepen worden bekeken per maand en deze worden elke week doormiddel van de weektellingen bijgewerkt.

4.1.2 Oorzaken onbetrouwbare materiaalefficiency gegevens

De oorzaak van de onbetrouwbare gegevens op batchniveau is het foutief invoeren van de gebruikte LL. Dit invoeren gebeurt door de operators die bij de zaagmachines staan. Deze medewerkers zijn verantwoordelijk voor het juist invoeren van het aantal LL die gebruikt worden. De meest voorkomende geïdentificeerde redenen waarom het afmelden niet juist gebeurd:

• Elke operator heeft zijn eigen systeem (van post-it tot uit het hoofd) van het bijhouden van de gebruikte LL. Hierdoor raken gegevens kwijt en worden dingen vergeten en dus niet in uiteindelijk in SAP ingevoerd.

• Shift wissels. Doordat er een andere operator verdergaat wordt er niet goed doorgeven hoeveel LL er al gebruikt zijn.

• Bij de laatst gemaakte batch alle LL afmelden die voor de gehele order gebruikt zijn, in plaats van afmelden per batch.

De reden dat operators het niet juist invoeren is dat het voor hen geen enkel gevolg heeft of het wel of niet juist ingevoerd wordt, zowel niet negatief als positief.

4.1.3 Gevolgen Onbetrouwbare materiaalefficiency gegevens

teveel LL gebruikt zijn. Dus de eventuele oorzaken van een te hoog gebruik kunnen op deze manier lastig getraceerd worden. Een voorbeeld van deze traceerbaarheid is wanneer men een boxpallet vol met LL krijgt en deze zijn iets minder van kwaliteit. Een batch kan hierdoor een veel hoger gebruik krijgen. Dit wordt echter niet achterhaald omdat de desbetreffende operator niet goed het gebruik afmeldt. Zelfs al zou de operator het goed invoeren, met de hoogte van het percentage wat op batchniveau onbetrouwbaar is zijn alle gegevens verdacht.

De uiteindelijke gegevens in de maandrapportage zelf kloppen wel, deze staan op productgroepniveau. Maar het onjuist invoeren van productiegegevens door de operators heeft wel gevolgen voor de materiaalefficiency rapportages. Doordat er niet duidelijk wordt afgemeld van LL komt het geregeld voor dat het systeem “denkt” dat er nog voorraad op de afdeling aanwezig is. Als dit niet het geval is wordt dit door de weektellingen gecorrigeerd. Hierdoor komt het voor dat er LL als gebruikt worden aangegeven in een maand waarin dat product niet geproduceerd wordt omdat het nog wel als aanwezig op de afdeling stond in het systeem. Het gevolg is het ontstaan van een productgroep in de maandrapportage met alleen een verbruik of een productgroep met een hoger verbruik dan normaal.

Hieronder staat in tabel 4.2 hoe vaak het gebeurt dat er geen geproduceerd product is gevonden bij een af/bijboeking van LL. Dit zijn de meldingen van ”Geen

geproduceerd product gevonden” in het maandelijkse materiaalefficiency overzicht.

Maand: Sept. 2006 Okt. 2006 Nov. 2006

Aantal productgroepen 58 71 73

Aantal opvallende verschillen 25 29 30

Percentage 43% 41% 41%

Af/bij boeking 5 6 8

% af/bijboeking 20% 21% 26%

Tabel 4.2 Aantal af/bij boekingen zonder gemaakt product veroorzaakt door telfouten.

Bij tabel 4.2 wordt met het aantal productgroepen bedoeld hoeveel productgroepen er in die desbetreffende maand gemaakt zijn. Met het aantal opvallende verschillen1 wordt bedoeld het aantal productgroepen met een verschil van 5% of meer dan 200kg LL. De af/bijboekingen zijn verschillen in de materiaalefficiency rapportage die veroorzaakt zijn door correcties die gemaakt worden omdat er niet goed afgemeld wordt op batch niveau.

De grootste nadelen van het verkeerd afmelden van LL op batchniveau zijn:

• Onduidelijkheid in de maandelijkse efficiencyrapportage. Het is moeilijk te achterhalen op batchniveau en bij grote orders waar verschillen voorkomen. • Extra werk met bij en afboeken doordat er aparte orders moeten worden

aangemaakt waarop verschillen worden weggeschreven.

Om de werkelijke problemen van de efficiencyverschillen te achterhalen moeten de af en bijboekingen eruit gefilterd worden.

4.2 Meetmoment

De volgende deelvraag die in deze paragraaf behandeld wordt is: Wat is de invloed

van het meetmoment op de materiaalefficiency? Het jaar is ingedeeld volgens de

productiekalender met de concernnorm. Elke productiemaand begint op een maandag en eindigt op een zondag. Het jaar kent 12 productiemaanden waarvan 4 van 5 weken en 8 van 4 weken. Weektellingen vinden altijd plaats op donderdag en

1

de materiaalefficiency rapportages lopen altijd tot de laatste zondag van de maand om 24:00. In tabel 1.2 is er een grote schommeling te zien in het maandelijkse materiaalefficiency resultaat in deze paragraaf zal naar voren komen dat de schommeling gedeeltelijk veroorzaakt wordt door het meetmoment.

De maandelijkse rapportage is een moment opname van de stand van zaken. Hierdoor komen er in de rapportage ook de orders te staan die al wel op de afdeling geboekt zijn maar die nog niet gereed gemeld zijn. Ook andersom kan het plaatsvinden, materialen die vorige maand bijgeboekt zijn en die deze maand gereed gemeld worden. Op jaarbasis maken deze verschillen niks uit, want ze heffen elkaar op. Maar ze worden wel in de maandelijkse rapportages getoond.

Omdat dit wel als efficiency verschil genoteerd wordt in de rapportage dient het wel te worden meegenomen in het onderzoek. Door per maand de orders met materiaalefficiency verschillen te bekijken en de data te checken kan worden nagegaan of deze orders tijdens de overgang van een maand plaatsvonden. Om te kijken hoe vaak dit voor is gekomen zijn drie maanden lang alle orders bekeken. (Tabel 5.3)

Maand: Sept. 2006 Okt. 2006 Nov. 2006

Aantal productgroepen 58 71 73

Aantal opvallende verschillen 25 29 30

Percentage 43% 41% 41%

Verschillen begin/einde maand 12 13 14

% begin/einde 48% 44% 46%

Tabel 4.3 Overzicht productgroepen met verschillen veroorzaakt begin/einde maand.

In tabel 4.3 is te zien dat het eerste deel van de tabel hetzelfde is als tabel 5.2. Het onderste gedeelte laat het aantal productgroepen zien met een verschil dat veroorzaakt is doordat er gereed gemeld wordt een maand nadat het gebruik gemeld is. Er is te zien dat de grootste oorzaak van de materiaalefficiency verschillen in de maandelijkse materiaalefficiency rapportage veroorzaakt wordt door verschillen die ontstaan door het moment van meten.

Hierbij moeten voor de duidelijkheid een tweetal kanttekeningen worden geplaatst. 1. Dit zijn geen werkelijke efficiency verschillen. (Ze heffen elkaar elke

maand op.)

2. Deze verschillen zijn onvermijdbaar bij de huidige manier van registreren. Er is tijdens het onderzoek gebleken dat deze verschillen voor veel verwarring zorgen. Het opsporen van deze verschillen gaat meestal niet erg snel, men moet zoeken in verschillende productlijsten binnen SAP en weten waarnaar men opzoek is. Om zeker te weten dat het om begin/einde maand verschillen gaat moet men in SAP op batchniveau gaan kijken of er nog orders niet gereed gemeld zijn. Of andersom of er materialen in de vorige maand als gebruikt geboekt zijn.

Het gevolg van de begin/einde maand verschillen is dat er een materiaalefficiency verschil wordt gerapporteerd dat er feitelijk niet is. Bijna de helft van alle materiaalefficiency verschillen in de maandrapportages worden hierdoor veroorzaakt. De methode die in hoofdstuk 8 ontwikkeld gaat worden dient deze verschillen er uit te filteren.

4.3 Dekkingsnormen

Wat is de invloed van de dekkingsnormen op de materiaalefficiency?

programma waarin de voorcalculatie wordt gedaan en waarmee efficiency rapportages gemaakt worden. De gegevens over de productie worden uit SAP gehaald en ingevoerd in Kassa. In Kassa staan de berekeningen en de normen waaraan de gemaakte producten dienen te voldoen. De dekkingsnormen staan in Kassa, in SAP staat echter de LL die wordt aanbevolen. Deze paragraaf kijkt naar de verschillen tussen de LL die gebruikt wordt, de LL die aanbevolen wordt in SAP en de ideale LL die in Kassa staat, en de gevolgen hiervan.

4.3.1 Opbouw norm

Voor de opbouw van een norm geldt de lengte van het eindproduct (L) als uitgangspunt. Hier wordt de zaagsnede (Z) bij opgeteld waarna het wordt vermenigvuldigd met het aantal producten per lengte (N). Hier worden de twee afval stukken (A) aan de uiteinden bij opgeteld. Dit gezamenlijk wordt vermenigvuldigd met een afstemmingfactor (U). (t.g.v. afwijking van optimale lengte) Hieruit volgt de treklengte die ideaal is voor een eindproduct. Als men ook rekening houd met de maximum treklengte (M) krijgt men de ideale lengte

Treklengte = (( L + Z ) * N + A ) * U L = Lengte eindproduct Z = Dikte zaagsnede A = Afval uiteinden U = Afstemmingfactor

N = Aantal eindproducten per treklengte M = Maximum treklengte

= Int ( ( M – A ) / ( ( L + Z) * U )

Voor de afstemmingsfactor is door Philips Winschoten gekozen voor 1,5%. Deze anderhalf procent wordt toegevoegd omdat men niet altijd kiest voor de ideale lengte en is bedoeld om eventuele materiaalverliezen als gevolg hiervan op te vangen. De treklengte die voor een product uit bovenstaande berekening volgt wordt de

ideale lange lengte genoemd. Deze ideale lange lengtes staan per product

opgesteld in de TVC Kassa (Technische Voorcalculatie). De TVC Kassa is een interne publicatie.

4.3.2 Kassa dekking

Op basis van de ideale lange lengte wordt dekking gegeven aan de producten die gemaakt worden in de nabewerking. Dekking is de terugrekenfactor van eindproducten naar LL, met een productierendement factor en een afstemmingsfactor. Dekking wordt gebruikt om te kijken hoe materiaalefficiënt er geproduceerd wordt. Als eerste worden de gemaakte eindproducten omgerekend naar het netto gewicht. Dit netto gewicht wordt daarna omgerekend naar een bruto gewicht met behulp van de onderstaande berekening. Het bruto gewicht is de dekking die uiteindelijk gegeven wordt ten aanzien van het gewicht van de LL die als ingangsmateriaal worden gebruikt.

((( I * G ) / A ) * 1 / X ) * E I = Ideale LL

G = Gewicht desbetreffende materiaal A = Aantal eindproducten uit de LL X = Productie rendement

E = Aantal eindproducten