Invloeden van andere afdelingen

1. De eerste oorzaak van onjuiste informatie op een voorraadlocatie is het niet goed tellen van de hoeveelheid LL die terug gaan naar het magazijn. Dit komt voor door het gebrek aan uitgangscontrole.

2. Er is nog een andere oorzaak van het niet kloppen van de hoeveelheid op een voorraad locatie. Er kan een telfout gemaakt zijn bij de trekkerij. Een voorbeeld hiervan heeft recent plaatsgevonden. Een pallet met daarop 144 staven verdeelt over 4 dozen, dus 36 stuks per doos, bleek bij openen op de nabewerking een doos te bevatten met slechts 20 stuks. Dit soort afwijkingen valt alleen op bij LL met grote afmetingen, bij kleinere afmetingen valt het vaak niet op het eerste gezicht op of er te veel dan wel te weinig in een doos zit.

Omdat er honderden voorraadlocaties in het magazijn en duizenden dozen met LL is het moeilijk te kwantificeren hoe vaak het voorkomt dat hoeveelheden op een voorraadlocatie niet kloppen. Uit het voorbeeld blijkt wel dat het voorkomt. Op basis van steekproeven tijdens het onderzoek kan er een schatting gemaakt worden gebaseerd op de maanden oktober november en december van 2007. Uit deze steekproeven blijkt dat de inhoud van ongeveer 10% van de dozen die geopend op de afdeling nabewerking hebben gestaan en gedeeltelijk gebruikt weer terug gestuurd zijn niet klopt met de gegevens in SAP. Van ongeopende dozen die rechtstreeks van de trekkerij/magazijn komen klopt de inhoud in 1% van de gevallen niet. Dit komt doordat de controles nergens 100% waterdicht zijn. Een oplossing zou zijn om een ingangscontrole toe te passen waarbij gekeken wordt of de hoeveelheid die in SAP staat klopt met de werkelijke hoeveelheid.

5.2 Invloeden van andere afdelingen

De afdeling nabewerking heeft binnen de procesinrichting te maken met de afdelingen trekkerij en de afdeling magazijn. In onderstaand schema, figuur 5.2, is weergegeven welke goederenstromen tussen de verschillende afdelingen plaats kunnen vinden. Boekingen kunnen op dezelfde manier plaatsvinden. Er kan rechtstreeks vanuit de trekkerij iets geleverd en geboekt worden op de nabewerking.

Trekkerij Nabewerking

Magazijn

Fig. 5.1 Voorgekomen goederenstromen trekkerij, nabewerking en magazijn.

In de volgende subparagrafen zal per afdeling worden gekeken naar de invloed die deze afdeling heeft op de materiaalefficiency bij de nabewerking.

5.2.1 Trekkerij

Het komt zelden voor dat er rechtstreeks geleverd wordt vanuit de trekkerij aan de nabewerking. Hier moet men denken aan 1 tot 2 keer per jaar. Komt dit voor dan geeft het vaak wel problemen. Men levert alleen rechtstreeks als er veel spoed bij de desbetreffende eindproducten is. Spoed betekent in dit geval onduidelijkheid wat

ervoor zorgt dat boekingen niet altijd goed plaatsvinden. De onduidelijkheid ontstaat omdat de LL rechtstreeks uit de ovens komen en niet duidelijk gedocumenteerd in dozen zitten.

Tijdens het onderzoek is het voorgekomen dat er rechtstreeks geleverd en geboekt was vanuit de trekkerij naar de nabewerking maar dat er dubbel geboekt is. Als dit eenmaal heeft plaatsgevonden is het erg moeilijk na te gaan waar het fout gegaan is. Men boekt rechtstreeks vanuit de vacuümovens naar de nabewerking zonder dat het eerst naar unieke locaties wordt geboekt in het magazijn. Het overzicht is op dat moment kwijt. Dit heeft afgelopen jaar ongeveer €4000,- aan materiaalefficiency gekost. Dit is de hoeveelheid die aantoonbaar teveel naar de nabewerking als gebruik was geboekt. Dit bedrag resulteert in een positief verschil voor de trekkerij. Omdat dit niet vaak voorkomt is hier makkelijk op in te springen. Het is verstandig om extra controle te doen tijdens het boeken en tijdens het transporteren van de trekkerij naar de nabewerking.

5.2.2 Magazijn

Het magazijn draagt zorg voor de aan en afvoer van de LL en de gemaakte eindproducten. Tijdens het onderzoek kwam in interviews naar voren dat het magazijn onbeperkte toegang heeft tot het boeken van LL op de nabewerking. Het vermoeden werd uitgesproken dat het voorkwam dat er voorraadlocaties met LL die in het magazijn aanwezig moesten zijn, werden geboekt als gebruikt op de nabewerking. Deze LL waren dus niet echt gebruikt. Dit wordt gedaan om verantwoordelijkheid van een lege plek in het magazijn af te schuiven.

Er is gekeken of er in SAP iets te vinden was aan bewijs dat dit daadwerkelijk gebeurt is. In SAP is niet na te gaan of dit heeft plaatsgevonden in de laatste 6 maanden. Naar aanleiding van dit vermoeden is gesproken met de planning en het magazijn. Het is in het afgelopen jaar voorgekomen dat een lege locatie, waar wel iets zou moeten staan volgens het systeem, geboekt is op de nabewerking als gebruikt. Het is aan te raden om duidelijke afspraken te maken met het magazijn hierover. Dit heeft incidenteel plaatsgevonden en het gaat over 4 boekingen afgelopen jaar. Het is na te gaan in SAP wie een boeking doet.

Dit lijkt erg weinig maar dit is een werkelijk materiaalefficiency verschil. Dit zorgde voor een verschil van ongeveer €4000,- in 2006.

5.3 Conclusie procesinrichting

• Geen vaste uitgangscontrole bij de nabewerking. • Geen vaste ingangscontrole bij de nabewerking.

• Pallets met dozen die geopend en gebruikt zijn op de afdeling nabewerking daarvan klopt de inhoud in 10% van de gevallen niet.

• Trekkerij levert soms rechtstreeks aan de nabewerking waardoor er boekingsproblemen kunnen voorkomen. In 2006 resulteerde dit in €4000,- aan materiaalefficiency.

• Het magazijn kan boeken op de afdeling zonder tussenkomst van de nabewerking. Hierdoor komt het voor dat het magazijn voorraad die niet meer in het magazijn staat boekt als gebruik bij de nabewerking. Dit heeft tot gevolg dat ongeveer 1% van het materiaalefficiency verschil hiervandaan komt. In 2006 resulteerde dit in €4000,- aan materiaalefficiency.

De bovenstaande punten zijn gevolgen van de inrichting van het proces. Dit zijn bedreigingen waaruit materiaalefficiency verschillen kunnen voorkomen. Deze gevolgen zijn allemaal een keer voorgekomen, en zijn dus reëel. Om deze bedreigingen weg te nemen zijn de volgende oplossingen mogelijk:

• Boeken vanuit het magazijn rechtstreeks op order.

• Bij rechtstreeks leveren vanuit de trekkerij extra aandacht van de leidinggevende dat het orderproces goed verloopt.

6 Procesbesturing

In dit hoofdstuk wordt gekeken naar de invloeden van procesbesturing op de materiaalefficiency. Het hoofdstuk wordt opgedeeld in een paragraaf met taken en verantwoordelijkheden. En een paragraaf met de gewenste stuur- en management informatie.

§6.1 Waar liggen de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de procesbesturing bij de nabewerking?

§6.2 Welke stuur/management informatie is gewenst om de nabewerking aan te sturen op materiaalefficiency?

Zoals in figuur 3.2, in hoofdstuk 3, te zien is vindt sturing plaats tijdens het proces. Bij de nabewerking speelt dit zich af tijdens de productie. De twee vragen die hieruit komen zijn wie doet de besturing? En welke informatie is er nodig om te besturen? Als eerste wordt gekeken welke taken en verantwoordelijkheden de versschillende actoren hebben met betrekking tot sturing op materiaalefficiency. Vervolgens wordt gekeken welke informatie vereist is om deze taken en verantwoordelijkheden uit te voeren.

Figuur 6.1 sturing op basis van informatie door een actor.

De oorzaken van materiaalefficiency verschillen in dit hoofdstuk zijn minder kwantificeerbaar dan die in hoofdstuk 4. Daar was heel goed aan te geven wat de exacte gevolgen zijn van de gevonden oorzaken. In paragraaf 6.1 ligt de nadruk meer op het aangeven van risico’s met betrekking tot materiaalefficiency. Paragraaf 6.2 bekijkt geen oorzaken of risico’s, in deze paragraaf ligt de nadruk op de benodigde informatie en waar deze vandaan komt.

Informatie Actor

(uitvoerende)

Besturing